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Gerencie saldos pendentes para clientes e fornecedores em QuickBooks Online

by Intuit• Updated 1 week ago

Saiba como inserir um saldo anterior para um cliente que deve dinheiro a você ou um fornecedor que deve ser pago.

Se é sua primeira vez no QuickBooks Online, você pode ter clientes ou fornecedores com saldos em aberto. Mostraremos a maneira recomendada de gerenciar esses saldos conforme você cria perfis de clientes e de fornecedores.

Quando usar saldos de abertura

Os saldos de abertura são importantes quando você está conectando um banco ou cartão de crédito a QuickBooks Online. Eles ajudam a garantir que QuickBooks corresponde exatamente aos seus registros bancários a partir da data de início QuickBooks. Porém, com novos clientes e fornecedores são diferentes. Você tem a opção de informar saldos de abertura ao criar novos perfis de cliente ou fornecedor, mas isso não é recomendado. 

Como gerenciar saldos de clientes e fornecedores

Se você tem clientes e fornecedores com um saldo em aberto anterior à data de abertura do QuickBooks Online conta, é recomendado deixar o saldo de abertura em branco. Em vez disso, adicione as faturas não pagas de seus clientes ou as contas não pagas de fornecedores a QuickBooks. Isso permite adicionar detalhes claros sobre o que seus clientes estão pagando e o que você está pagando em seus fornecedores.

Para começar, selecione se você está adicionando um cliente ou fornecedor.

Veja como começar:

  1. Ao adicionar um novo cliente, deixe o Saldo de abertura em branco.
  2. Clique em Salvar.

Em seguida, crie as faturas não pagas para o cliente:

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Selecione o cliente.
  3. No menu suspenso Nova transação ▼, selecione Fatura.
  4. Em seguida, crie uma nova fatura não paga para o cliente.
  5. Verifique se a Data da fatura é a data real em que você forneceu os produtos ou os serviços.
  6. Repita para todas as outras faturas não pagas deste cliente.

Importante: adicione somente faturas não pagas. Não adicione transações para este cliente que tenham sido pagas e fechadas antes de você começar a usar o QuickBooks.

Veja como começar:

  1. Ao adicionar um novo fornecedor, deixe o Saldo de abertura em branco.
  2. Clique em Salvar.

A seguir, crie todas as contas não pagas que você deve ao fornecedor:

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Selecione o fornecedor.
  3. No menu suspenso Nova transação ▼, selecione Despesa a prazo.
  4. Em seguida, crie uma nova conta não paga para o fornecedor.
  5. Verifique se a Data da conta é a data real em que você recebeu a conta.
  6. Repita para todas as outras contas não pagas deste fornecedor.

Importante: adicione somente contas não pagas. Não adicione transações para este fornecedor que tenham sido pagas e fechadas antes de você começar a usar o QuickBooks.

E se eu já adicionei um saldo de abertura?

Se você digitou um saldo de abertura em vez de deixá-lo em branco, não se preocupe. Mostraremos como isso afeta seus livros contábeis e o que fazer em seguida.

Para começar, selecione se o saldo era para um cliente ou fornecedor.

Quando você adiciona um saldo de abertura de cliente, o QuickBooks cria uma fatura genérica para o cliente. Faturas afetadas Contas a receber (A/R) e Contas de receitas.

  • Contas a receber (A/R): isso significa que o cliente ainda deve dinheiro a você. A fatura permanecerá em contas a receber até que seja paga.
  • Receita: a fatura está atribuída a uma conta de receitas não específica (como Vendas).

Como a fatura é genérica, não está claro o que o cliente está pagando. Para evitar confusão no futuro, você pode adicionar detalhes específicos à fatura ou excluí-la.

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Selecione o cliente.
  3. Localize e selecione a fatura do saldo de abertura .

Então, você pode adicionar os produtos ou serviços específicos que você forneceu:

  1. Na coluna Produto/Serviço , clique no menu suspenso ▼ e escolha outro item ou adicione uma nova linha conforme necessário.
  2. Os produtos ou serviços que você seleciona determinam a(s) conta(s) de receitas.
  3. Selecione Salvar e fechar.

Ou você pode anular ou excluir a fatura e seguir as etapas acima para adicionar as faturas específicas que o cliente ainda não pagou.

Se não tiver certeza de qual opção escolher, consulte seu contador. Não tem um contador? Podemos ajudar você encontre um contabilista (para a sua região).

Quando você adiciona um saldo de abertura de fornecedor, o QuickBooks cria uma conta genérica para o fornecedor. Contas afetadas Contas a pagar (A/P) e contas de despesas.

  • Contas a pagar (A/P): isso significa que você ainda precisa pagar o fornecedor. A conta permanecerá em contas a pagar até que seja paga.
  • Despesa: a conta é atribuída a uma conta de despesas não específica (geralmente, Outras despesas diversas).

Como a conta é genérica, não está claro pelo que você está pagando. Para evitar confusão no futuro, você pode adicionar detalhes específicos à despesa a prazo ou excluí-la.

  1. Clique no link para concluir as etapas no produto Abrir este link em uma nova janela
  2. Selecione o fornecedor.
  3. Selecione a conta Saldo de abertura .

Então, você pode adicionar detalhes mais específicos da despesa:

  1. Altere a conta de despesas no item de linha detalhado da despesa a prazo ou adicione uma nova linha conforme necessário.
  2. Selecione Salvar e fechar.

Ou você pode excluir a despesa a prazo e seguir as etapas acima para adicionar todas as contas que devem ser pagas.

Se não tiver certeza de qual opção escolher, consulte seu contador. Não tem um contador? Podemos ajudar você encontre um contabilista (para a sua região)

O método para inserir saldos pendentes para clientes e fornecedores depende de quando você começou a usar o QuickBooks. Em geral, isso depende se eles tinham saldos antes ou após a data de início do QuickBooks.

Observação: se você desejar monitorar as vendas ou contas individuais que compõem o saldo de abertura de seus clientes e fornecedores, insira cada fatura não paga e conta não paga em vez de inserir um saldo total para cada cliente e fornecedor.