Perguntas frequentes sobre a importação de dados para o QuickBooks Online

É possível usar um arquivo CSV (valores separados por vírgula), o Planilhas Google ou um arquivo XLS/XLSX para importar informações para o QuickBooks. 

Veja a seguir alguns detalhes sobre os diferentes formatos:

• Arquivo CSV: um formato de arquivo comum usado para arquivos de texto que contêm dados tabulares. Em arquivos CSV, cada campo de texto é separado por vírgula, ponto e vírgula ou outro caractere especial.
• Arquivo XLS/XLSX: XLS é o formato de arquivo do Microsoft Excel 1997-2003. O Microsoft Excel 2007 e mais recentes usam o formato de arquivo XLSX.
• Planilhas Google: uma planilha na nuvem criada no Google Drive.

É possível importar conteúdo de várias fontes. Por exemplo, se você tem uma lista de contatos no Excel (XLS/XLSX) e alguns no Outlook (CSV), basta seguir o processo de importação para cada fonte.

Agora, é possível importar lançamentos contábeis usando arquivos CSV do Excel. Basta acessar a criação de um novo lançamento contábil e clicar em Importar.

Antes de importar lançamentos contábeis, verifique se o arquivo inclui as seguintes informações:

• Nº do diário
• Data do lançamento
• Código do diário
• Nome da conta
• Livro diário
• Débitos
• Créditos
• Selecionar formato de data

Se sua planilha tiver novas contas, adicione-as ao seu plano de contas antes da importação.

O QuickBooks Online utiliza a primeira linha da sua folha de cálculo para mapeamento e não importa o respetivo conteúdo. Se necessitar da informação da primeira linha do seu ficheiro, adicione uma linha de cabeçalho à sua folha de cálculo ou duplique a primeira linha antes de importar o ficheiro.

Não é possível importar um contacto já existente no QuickBooks Online. Verifique a sua lista de contactos atual e mude os nomes duplicados antes de importar o ficheiro.

Apenas é possível importar folhas de cálculo com menos de 1000 linhas. Sugerimos que divida a sua folha de cálculo em ficheiros mais pequenos e que os importe separadamente.

O QuickBooks só pode importar campos específicos para cada tipo de dados. Para saber mais sobre quais campos podem ser importados, faça download dos arquivos de exemplo disponíveis no seu produto QuickBooks.

Não, o QuickBooks não faz alterações na sua planilha.

Não, atualmente não há opção para desfazer ou excluir os contatos importados em lote.

• Se a sua versão do QuickBooks for compatível com o recurso multimoeda, sua moeda local será atribuída a todos os clientes e fornecedores por padrão. Se for necessária uma alteração na moeda do cliente ou fornecedor, selecione a coluna Moeda e escolha a moeda que deseja associar ao contato na tela Revisar ao importar sua lista.

Se você importou seus produtos e serviços incorretamente, não se preocupe. É possível sobrescrever todos os valores de cada produto ou serviço importado com um nome idêntico. Basta importar o mesmo arquivo novamente e clicar em Sobrescrever todos os valores na parte inferior da página.

Observação: depois de selecionar Importar, a substituição não pode ser desfeita.

Há algumas tarefas que deve realizar para garantir que seu arquivo legado esteja o mais limpo possível antes de convertê-lo para o QuickBooks.

Observação: se você estiver convertendo seu arquivo do QuickBooks Desktop para o QuickBooks, é melhor concluir essas etapas no QuickBooks Desktop antes de iniciar o processo de conversão.

• Cotações: fechar ou finalizar.
• Ordens de compra: fechar ou finalizar.
• Atividade não cobrada: excluir ou finalizar.
• Exclua contas que nunca foram utilizadas no Plano de contas. Elas podem estar definidas como inativas agora, mas também devem ser excluídas.
• Gere um relatório de folha de pagamento para as datas de conformidade atual (mês até hoje) se estiver convertendo o período intermediário do relatório.
• Imprima detalhes completos de informações de funcionários e saldos de licenças atuais.
• Imprima saldos do acumulado no ano para Salários brutos, PAYG W e Fundo de pensão por funcionário.
• Os relatórios de arquivo são gerados no regime de competência, todas as datas:
  • Balancete
  • Balanço patrimonial
  • Relatório de resultado do exercício
  • Contas a receber por vencimento (e detalhes)
  • Contas a pagar por vencimento (e detalhes)
  • Livro razão (opcional, mas recomendado)

Não é possível mesclar várias empresas do QuickBooks em uma. No entanto, você pode considerar usar o Qvinci Consolidações, que é nosso aplicativo autorizado de terceiros. O Qvinci pode sincronizar dados de arquivos do QuickBooks em vários locais, permitindo consolidar e comparar empresas facilmente.