إدارة الجرد عبر الإنترنت - برنامج QuickBooks

يهدف برنامج Quickbooks لإدارة الجرد إلى تنظيم الجرد وتسهيل العثور على المنتجات والخدمات. وبفضله يمكنك تعقب الجرد المتاح لديك، وتلقي التنبيهات عند وصول المخزون إلى مستويات إعادة الطلب، والإلمام بكافة العناصر التي تشتريها وتبيعها. باستخدام برنامج Quickbooks لإدارة المخزون، يمكنك إدخال المنتجات والخدمات كعناصر غير خاضعة للتعقب في الجرد. وهي العناصر التي تشتريها وتبيعها ولكن لا يمكنك تعقبها كعناصر خاضعة للتعقب في الجرد. ويمكنك أيضًا إنشاء الحزم من خلال تجميع عدة منتجات وخدمات معًا.

يتيح لك برنامج Quickbooks لإدارة المخزون إضافة العناصر الخاضعة للتعقب في الجرد، والعناصر غير الخاضعة للتعقب في الجرد، والخدمات، والحزم. وتشمل العناصر الخاضعة للتعقب في الجرد المنتجات التي تبيعها وتتعقبها من خلال تعقب الجرد. أما العناصر غير الخاضعة للتعقب في الجرد، فهي المنتجات التي تشتريها وتبيعها ولكن لا يمكنك تعقبها لأنه لا يمكن بيعها مباشرة. وتشمل الخدمات العناصر غير الملموسة التي تقدمها لعملائك في إطار معاملة معينة. وأخيرًا، تتمثل الحزم في مجموعة العناصر التي تبيعها معًا كمنتج واحد.

يسمح لك برنامج Quickbooks لجرد المخزون بإعداد التقارير لتعقب حالة المبيعات والجرد. وتساعدك مجموعة التقارير "المبيعات والعملاء" على معرفة المنتجات الأكثر مبيعًا والاطلاع على المبيعات حسب المنتجات والخدمات. وكذلك، تعرض "تقارير تثمين الجرد" بيانًا عن الجرد المتاح لديك وقيمته ومتوسط التكلفة لكل عنصر والمعاملات الخاصة بكل عنصر من عناصر الجرد. وأخيرًا، توضح مجموعة التقارير "النفقات والموردين" العناصر التي ما زالت مقيدة تحت الطلب.

يجب على برنامج Quickbooks لإدارة جرد المخزون عبر الإنترنت تخصيص اشتراك منفصل في QuickBooks Online (QBO) لكل موقع من أجل تعقب الجرد في عدة مواقع. ويجب على اشتراك QBO لكل موقع طلب الجرد في موقعه وبيعه، ولكن لا يمكنه نقل الجرد من موقع إلى آخر. يمكنك أيضًا تعقب جرد عدة مخازن باستخدام اشتراك QBO واحد وإعداد قائمة منفصلة بالعناصر المتاحة في مواقع مختلفة.

يمكنك إضافة جميع العناصر التي تشتريها وتبيعها كعناصر جرد في برنامج Quickbooks لجرد المخزون. ما عليك سوى تشغيل ميزة التعقب لإضافة العناصر الخاضعة للتعقب في الجرد، والعناصر غير الخاضعة للتعقب في الجرد. لإضافة منتج أو خدمة، أدخل اسم المنتج ووحدة حفظ المخزون (SKU) والفئة. وبمجرد إضافة الكمية الأولية المتوافرة في المخزون للمنتج، أضِف نقطة إعادة الطلب لتلقي التنبيهات عندما يحين وقت إعادة الطلب.

توجد طرق مختلفة لتثمين الجرد تُطبَّق على كل من قوائم جرد عملية التصنيع والتسويق. وتشمل طرق إدارة جرد المخزون طريقة التمييز المحدد، وطريقة متوسط التكلفة، وطريقة الوارد أولاً يخرج أولاً (FIFO)، وطريقة الوارد أخيرًا يخرج أولاً (LIFO). وتساعدك هذه الطرق على تثمين الجرد ومن ثم تقسيم تكلفة البضائع المتاحة للبيع بين تكلفة البضائع المبيعة وتكلفة الجرد الختامي.

تتضمن الأساليب الثلاثة الرئيسية لإدارة جرد المخزون التحليل الثلاثي للمخزون، والتدخل في الوقت المناسب، وطريقة كمية الطلب الاقتصادي (EOQ). يصنّف التحليل الثلاثي للمخزون المنتجات تبعًا لثمن هذه العناصر. تتمثل طريقة التدخل في الوقت المناسب في تنسيق جداول الإنتاج مع طلبات المواد الخام لضمان تسليم المواد الخام المطلوبة لتصنيع المنتجات الجاهزة في الوقت المناسب إلى وحدة التصنيع. وأخيرًا، تحدد طريقة كمية الطلب الاقتصادي المستوى الأمثل للجرد حيث تكون كل من تكاليف تخزين البضائع وتكاليف الطلب عند أدنى حد لها.

تُعد إدارة جرد المخزون ضرورية للحفاظ على التدفق المستمر للمواد الخام والمنتجات الجاهزة. وعلاوة على ذلك، تساعد مراقبة الجرد على التخلص من مشكلة الجرد الزائد أو غير الكافي، ومراقبة تكلفة المواد الخام، وتقليل الخسائر الناجمة عن الهدر، والتأكد من احتفاظ أعمالك التجارية بالمستوى الأمثل من الجرد حسبما تقتضيه عملية الإنتاج. تساعد أيضًا مراقبة الجرد على تجنب طلب المواد الخام ذاتها مرتين وتنفيذ أنشطة الإنتاج بسلاسة.

تتمثل قوائم الجرد في أصول إما محتفظ بها قيد البيع في السياق العادي للأعمال التجارية، أو لا تزال في عملية الإنتاج، أو ستُستخدم حاليًا في إنتاج السلع أو الخدمات التي تُباع في نهاية المطاف. وتشتمل الفئات أو الأنواع الثلاثة للجرد على المواد الخام والمنتجات قيد التصنيع والمنتجات الجاهزة. على سبيل المثال، تحتوي وحدة تصنيع سيارات على الألومنيوم والصلب باعتبارهما مواد خام، وسيارات نصف مجمّعة باعتبارها منتجات قيد التصنيع، وسيارات مكتملة باعتبارها منتجات جاهزة.

توضح معادلة الجرد التغيير في مستوى الجرد في نهاية فترة المحاسبة. تشير معادلة الجرد إلى حساب الجرد الختامي خلال فترة زمنية معينة. ومن ثمَّ، الجرد الختامي يساوي المخزون الافتتاحي مضافًا إليه المشتريات مطروحًا منه تكلفة البضائع المبيعة. وتكلفة البضائع المبيعة ما هي إلا تكلفة إنتاج البضائع والخدمات التي ما زال يتعين بيعها.

برنامج إدارة جرد المخزون هو برنامج مُصمَّم لإدارة عناصر الجرد وتعقبها في المراحل المختلفة من سلسلة التوريد. ويساعد هذا البرنامج على تصنيف فئات عناصر الجرد، وتعقب أوامر البيع والشراء، وإدارة مستويات المخزون، وإجراء المسح الضوئي للرمز الشريطي، وإجراء عمليات الشراء تلقائيًا عند الوصول إلى نقاط إعادة الطلب. يساعد أيضًا برنامج جرد المخزون أعمالك التجارية على تجنب مشكلة المخزون الزائد أو غير الكافي ومن ثمَّ تجنب نفاد المخزون أو هدره.

تتمثل إدارة الجرد في الوقت الفعلي في عملية استخدام الأدوات، مثل الماسحات الضوئية للرموز الشريطية وبرامج إدارة الجرد لتسجيل المشتريات والمبيعات والجرد وحركة الجرد في نظام الجرد عبر الإنترنت. وتتضمن هذه العملية تحديث بيانات الجرد في الوقت الفعلي، وتحديد نقاط إعادة الطلب التلقائي، وتجنب إدخال البيانات ذاتها مرتين، وضمان دقة البيانات. وتساعد الأدوات مثل الماسحات الضوئية للرموز الشريطية على تجنب الأخطاء المرتكبة في أثناء إدخال البيانات يدويًا. باختصار، يعمل نظام إدارة الجرد في الوقت الفعلي على تحسين سلسلة التوريد الخاصة بك ويساعد أعمالك التجارية على تحقيق الكفاءة.

يشير المخزون إلى العناصر الجاهزة التي تبيعها لعملائك أو المواد الخام في حال كانت أعمالك التجارية تبيع هذه العناصر باعتبارها منتجات نهائية. يضم الجرد جميع تلك العناصر المُستخدمة في تصنيع المنتجات التي تبيعها أعمالك التجارية لعملائها. وبناءً على ذلك، قد يشتمل الجرد على المواد الخام أو المنتجات قيد التصنيع أو المنتجات الجاهزة. ويحدد المخزون مقدار الأرباح التي تولّدها أعمالك التجارية. بينما يحدد الجرد سعر البيع لمخزونك.

توجد ثلاث خطوات عليك اتباعها لتعقب المخزون. أولاً، تحديد المستويات المُثلى للجرد. ثانيًا، تحديد مقدار المراقبة المطلوب لتحقيق الغرض الأساسي من إدارة الجرد. أخيرًا، وضع نظام مراقبة الجرد لأعمالك التجارية، فهو يرسي بنية وسياسات الحفاظ على الجرد ومراقبته. وتشمل أساليب إدارة الجرد المختلفة التحليل الثلاثي للمخزون وكمية الطلب الاقتصادي والتدخل في الوقت المناسب وأسلوب تخطيط متطلبات المواد ومخزون الأمان وتحليل العناصر الضرورية والأساسية والمطلوبة (BED).

يتمثل الغرض الأساسي من نظام إدارة الجرد في الحفاظ على المخزون عند المستويات المُثلى. ويتم ذلك لضمان التوريد المستمر للمواد اللازمة لعملية التصنيع لتلبية طلب العملاء في الوقت المحدد. يعمل أيضًا برنامج إدارة المخزون على تحسين تكلفة الجرد، وإزالة المخزون المتكرر، والحد من الهدر، والحفاظ على سجل جرد منظم، وتجنب التخزين الزائد أو غير الكافي للجرد.