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Téléversez vos reçus et factures dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment téléverser vos reçus et factures dans QuickBooks en ligne.

Gagnez du temps en faisant le suivi et l’enregistrement de vos reçus et factures de vos fournisseurs. Vous pouvez les téléverser dans QuickBooks en ligne à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, ou même de votre compte de courriel.

Après avoir téléversé votre reçu ou votre facture, QuickBooks en extrait les renseignements et crée une opération que vous pouvez réviser. Ensuite, vous pouvez modifier le reçu ou la facture à payer, l’ajouter à un compte ou l’apparier à une opération existante dans l’onglet Reçus.

Étape 1 : Téléverser les reçus et les factures dans QuickBooks

Il existe plusieurs façons d’ajouter des reçus ou des factures. Suivez ce que vous préférez.

Note :
  • Nous vous recommandons de ne pas téléverser des reçus ou des factures avec des renseignements sensibles ou personnels, comme des numéros de carte de crédit et des identifiants gouvernementaux.
  • QuickBooks prend en charge les formats PDF,  Images JPEG, JPG, GIF et PNG. Si vous avez un iPhone ou un iPad plus récent, il est possible que vos images soient au format HEIC. Vous pouvez convertir les images HEIC dans un format compatible.

Téléverser des reçus ou des factures à partir de votre ordinateur ou de Google Drive

  1. Connectez-vous à QuickBooks en ligne
  2. Aller à Opérations, puis Reçus.
  3. Sélectionnez Téléverser à partir d’un ordinateur ou Téléverser à partir de Google Drive.
    Note : Chaque image ou fichier doit contenir un seul reçu ou une seule facture.

Prenez une photo de votre reçu ou de votre facture sur votre appareil mobile

Vous pouvez utiliser l’application mobile QuickBooks en ligne pour capturer et téléverser des reçus et des factures à partir de votre appareil mobile.

Note : Si vous ne l’avez pas déjà fait, installez l’application QuickBooks en ligne pour iOS ou Android.

  1. Ouvrez l’appli mobile QuickBooks en ligne.
  2. Sélectionnez le Menu ≡ l’icône.
  3. Sélectionnez Reçu instantané.
  4. Sélectionnez Caméra de réception et prenez une photo de votre reçu ou de votre facture.
  5. Sélectionnez Utilisez cette photo, puis Terminé.
Note : Votre appareil Android émet-il un son lorsque vous photographiez vos reçus? Voici comment faire désactiver.

Envoyer les reçus ou les factures par courriel à QuickBooks

Si vous avez un reçu ou une facture à payer, vous pouvez également envoyez par courriel votre reçu ou votre facture à QuickBooks en ligne. Nous en extrairons les renseignements pour créer une opération que vous devrez réviser.

Étape 2 : Réviser, ajouter ou apparier les reçus et les factures

Vous avez maintenant téléversé vos reçus et factures dans QuickBooks. Ils ne sont pas encore dans vos documents comptables. Vous devez d’abord réviser, modifier, ajouter ou apparier ces opérations à des opérations existantes. Voici comment faire.

  1. Aller à Opérations, puis Reçus.
  2. Dans l’onglet Pour révision, vous pouvez réviser vos reçus et factures téléversés. QuickBooks vous permet de savoir s’il trouve des opérations existantes dans vos documents comptables qui correspondent à vos reçus ou factures téléversés.
  3. Vérifiez les étiquettes dans la colonne Action pour savoir quelles sont les étapes à suivre.

S’il n’y a pas d’enregistrement trouvé

Si  QuickBooks ne peut pas trouver une opération existante qui correspond, vous pouvez créer une nouvelle opération à partir de votre reçu ou de votre facture.

  1. Sélectionnez Révision pour apporter des corrections ou ajouter des renseignements manquants.
  2. Sélectionnez Enregistrer et suivant.
  3. Sélectionnez Créer une facture à payer ou Créer une dépense.

S’il y a un enregistrement trouvé

Cela signifie que QuickBooks a trouvé une opération existante qui correspond à votre reçu ou facture téléversée.

  1. Sélectionnez le liste déroulante ▼ à côté de Apparier, puis Révision. Ou sélectionnez Apparier pour associer votre reçu ou facture à l’opération immédiatement.
  2. Révisez l’appariement potentiel.
  3. Sélectionnez Apparier pour connecter le reçu ou la facture à votre opération existante.

S’il y a deux documents ou plus trouvés

  1. Sélectionnez le liste déroulante ▼ à côté de Apparier, puis sélectionnez Révision.
  2. Comparez les appariements potentiels, puis sélectionnez la facture à payer ou la dépense appropriée.
  3. Sélectionnez Apparier pour le connecter au reçu ou à la facture.
  1. Aller à Menu ≡.
  2. Sélectionnez Reçu instantané.
  3. Vous pouvez trouver les reçus et les factures qui ne sont pas encore dans vos documents comptables dans le Pour révision onglet.
  4. Vérifiez vos reçus et factures téléversés. Vérifiez l’étiquette sous le montant du reçu ou de la facture pour savoir quelles sont les étapes à suivre.

S’il y a un autre document trouvé

 Si QuickBooks trouve une ou plusieurs opérations qui correspondent à votre reçu ou facture téléversée, voici ce que vous pouvez faire.

  1. Sélectionnez le reçu pour voir les opérations qui correspondent.
  2. Sélectionnez l’opération avec laquelle vous voulez apparier le reçu ou la facture.

S’il n’y a pas d’enregistrement (aucune étiquette sous le montant du reçu ou de la facture)

Lorsqu’un reçu ou une facture à payer n’a pas d’étiquette sous son montant, cela signifie que QuickBooks ne peut pas trouver une opération existante qui lui correspond. Vous pouvez créer une nouvelle opération en fonction de votre reçu ou de votre facture.

  1. Sélectionnez le reçu ou la facture à payer.
  2. Créez une dépense ou une facture à payer.
Conseil : Vous pouvez également glisser le reçu ou la facture à payer pour ajouter rapidement une dépense ou une facture ouverte à vos documents comptables.

Si l’info sur le reçu ou la facture est manquante

Cela signifie que QuickBooks ne peut pas extraire tous les bons renseignements et a besoin de plus de détails avant de créer une dépense ou une facture à payer.

  1. Sélectionnez le reçu ou la facture à payer pour ajouter des détails. 
  2. Sélectionnez Enregistrer le reçu ou Enregistrer la facture.
  3. Créez une dépense ou une facture à payer.

Note : Allez à la Révisé pour afficher tous les reçus et factures à payer que vous avez ajoutés à vos documents comptables. Vous pouvez faire glisser votre doigt vers la droite sur un reçu ou une facture à payer pour l’annuler et le déplacer vers l’onglet À réviser.

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