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Photographier et catégoriser les reçus de dépenses et les factures à payer dans QuickBooks en ligne


Apprenez comment saisir, téléverser et faire le suivi des reçus de dépenses et des factures à payer que vous photographiez avec votre téléphone ou envoyez par courriel.

Il existe plusieurs façons dans QuickBooks qui vous permettent de saisir et de catégoriser vos reçus de dépense lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez notamment téléverser des reçus numérisés à partir de votre ordinateur, les photographier à l’aide de votre appareil mobile, et même les envoyer par courriel dans QuickBooks.

Les reçus téléversés s’affichent dans l’onglet Reçus, qui est accessible depuis le menu Banque ou Opérations. Vous pouvez ainsi catégoriser et faire le suivi des reçus de dépenses et des factures à payer que vous avez téléversés dans un seul endroit. Lisez la suite pour savoir comment obtenir et gérer vos reçus de dépenses et vos factures à payer dans QuickBooks.

Important : QuickBooks prend en charge les formats d’image PDF, JPEG, JPG, GIF ou PNG. Si vous utilisez un iPhone ou un iPad récent, vos images pourraient être enregistrées au format HEIC. Consultez la documentation d’Apple à ce sujet.

Étape 1 : ajouter des reçus et des factures à payer dans QuickBooks

Vous pouvez ajouter des reçus de différentes façons. Optez pour celle qui vous convient le mieux.

Note : N’envoyez et ne stockez aucune donnée sensible. Utilisez cette fonction pour les reçus d’achat et de vente ordinaires. Ne stockez pas de reçus avec des numéros de carte de crédit complets, des identifiants officiels ou des renseignements relatifs à la santé.

  1. Ouvrez un navigateur Web, puis ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
  2. À partir du menu de gauche, sélectionnez Dépenses.
  3. Sélectionnez l’onglet Gestion des dépenses.
  4. Sélectionnez Glisser et déplacer les fichiers ici ou sélectionner les fichiers à téléverser Note : Chaque image ou fichier doit contenir un seul reçu ou une seule facture à payer.
  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne dans un navigateur.
  2. Allez au menu Banque ou au menu Opérations.
  3. Sélectionnez l’onglet Reçus.
  4. Sélectionnez Téléverser à partir d’un ordinateur ou Transférer du courrielNote : Chaque image ou fichier doit contenir un seul reçu ou une seule facture à payer.
  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne dans un navigateur.
  2. Allez au menu Banque ou au menu Opérations.
  3. Sélectionnez l’onglet Reçus.
  4. Sélectionnez Téléverser à partir d’un ordinateur ou Téléverser à partir de Google DriveNote : Chaque image ou fichier doit contenir un seul reçu ou une seule facture à payer.

L’info de l’image est extraite dans une nouvelle opération, qu’il vous suffit ensuite de catégoriser.

Si ce n’est pas déjà fait, installez l’application QuickBooks en ligne.

Disponible sur iOS et Adroid, cette application vous permet de photographier vos reçus et vos factures à payer et de les téléverser à partir de votre téléphone.

  1. Ouvrez l’appli mobile QuickBooks en ligne.
  2. Ouvrez l’appli et touchez l’icône Menu ≡.
  3. Touchez Photo du reçu.
  4. Touchez l’icône de l’appareil photo et prenez une photo de votre reçu.
  5. Touchez Utiliser cette photo, puis Terminer.

QuickBooks commence une opération pour vous en se basant sur l’info de l’image, qu’il vous suffit ensuite de catégoriser.

Note : Votre appareil Android émet un son lorsque vous photographiez vos reçus? Voici comment le désactiver.

Vous pouvez envoyer par courriel vos reçus et vos factures à payer à QuickBooks. Nous commençons une opération pour vous en nous basant sur l’info de l’image,   qu’il vous suffit ensuite de catégoriser.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la fonction d’envoi par courriel.

Étape 2 : catégoriser, réviser ou apparier les reçus et les factures à payer

Maintenant vous avez téléversé ou envoyé des images de vos reçus et de vos factures à payer à QuickBooks. Ces factures à payer et reçus ne sont pas encore ajoutés dans vos comptes. Vous devez les réviser, les modifier et les apparier avec des opérations existantes d’abord :

    1. Allez au menu Banque ou au menu Opérations.
    2. Sélectionnez l’onglet Reçus.
    3. Sélectionnez une facture à payer ou un reçu pour en afficher les détails.
  1. Si l’option Réviser est visible dans la colonne Action, sélectionnez-la pour faire des corrections ou ajouter des renseignements manquants.

Pour catégoriser les reçus et les factures à payer dans le bon compte, suivez les instructions qui s’appliquent à votre situation :

  • Si l’option Apparier  est visible dans la colonne Action, cela signifie que QuickBooks présume que l’opération correspond à une opération que vous avez déjà saisie. Passez en revue l’enregistrement lié; il s’agit de la correspondance potentielle. Sélectionnez Apparier pour associer l’opération à la facture à payer ou au reçu téléversé afin d’éviter les doublons.
  • Si vous savez qu’il n’existe aucune opération correspondante, créez une dépense ou une facture à payer à partir des renseignements figurant sur l’image. Dans le menu Dépenses, sélectionnez l’onglet  Dépenses. Sélectionnez Nouvelle opération, puis Dépense. Créez l’opération et joignez-y l’image du reçu ou de la facture à payer.
  • En cas de correspondances multiples, cliquez sur Réviser. Comparez les correspondances possibles, puis sélectionnez l’opération qui convient.

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