Mélanger des devises dans des écritures de journal dans QuickBooks en ligne

Vous avez reçu cette alerte parce que votre comptabilité comporte des écritures de journal qui mélangent des devises pour des clients ou des fournisseurs. Elles doivent être corrigées, car elles peuvent entraîner des soldes courants incorrects ou des gains ou pertes de change incorrects dans votre comptabilité.

Comment le problème est-il survenu?

Lorsque vous utilisez plusieurs devises dans QuickBooks en ligne, toutes les opérations pour un client ou un fournisseur doivent être enregistrées dans la devise que vous avez attribuée à ce client ou fournisseur. Cela signifie que lorsque vous créez une écriture de journal qui inclut les comptes clients (CC) ou les comptes fournisseurs (CF), la devise de l’opération, les comptes clients et les comptes fournisseurs et les clients/fournisseurs doivent tous correspondre.

QuickBooks en ligne bloque désormais les écritures de journal qui mélangent des devises pour des clients ou des fournisseurs, car cela pourrait entraîner des soldes courants incorrects pour eux, ou des gains ou des pertes de change incorrects dans votre comptabilité.

Si vos rapports CC ou CF ne correspondent pas à votre bilan ou aux soldes impayés de vos clients/fournisseurs, il se peut que vous ayez une écriture de journal historique qui mélange les devises. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela a pu se produire. Voici deux exemples courants :

• Vous avez facturé votre client dans une devise, mais le client vous a payé dans une autre et vous avez utilisé une écriture de journal pour convertir le paiement.
• Vous avez enregistré une avance à un fournisseur dans une devise, mais le fournisseur a envoyé la facture à payer dans une autre et vous avez utilisé une écriture de journal pour convertir l’avance.

Trouver les écritures de journal problématiques

QuickBooks en ligne a un nouveau rapport appelé Opérations de journal non valides qui ne s’affiche que si vous avez des écritures de journal qui mélangent des devises pour un client ou un fournisseur. Il se trouve dans la section Pour mon comptable de l’onglet Rapports.

Si vous travaillez avec un comptable, nous vous recommandons de partager cet article et le rapport Écritures de journal non valides avec lui. Si vous ne travaillez pas avec un comptable, veuillez suivre les étapes ci-dessous pour corriger les écritures de journal non valides. Lorsque vous aurez terminé, le rapport Écritures de journal non valides sera vide.

Remarque : Par défaut, le rapport n’affichera que les écritures de journal problématiques dans Cet exercice. Si vous voulez également corriger les écritures de journal non valides des dernières années, vous pouvez modifier le rapport pour afficher Toutes les dates.

Corriger les entrées de parcours problématiques

Pour chaque écriture de journal qui mélange des devises pour un client ou un fournisseur :

1. Créez une copie de sauvegarde de l’écriture de journal problématique.
   1. Sélectionnez l’écriture de journal dans le rapport Écritures de journal non valides pour l’ouvrir.
   2. À partir du bouton Plus en bas à droite de l’écran, sélectionnez Journal des opérations.
   3. Lorsque le journal des opérations s’affiche, sélectionnez l’icône Équipement en haut à droite du rapport pour le personnaliser. Dans la fenêtre de personnalisation, sélectionnez le lien Afficher plus, puis cocher ces cases :
      • Client
      • Fournisseur
      • Taux de change
      • Débit étranger
      • Crédit étranger
      • Toutes les autres options que vous jugez utiles.
   4. À l’aide des boutons dans le coin supérieur droit du journal des opérations, exportez-le vers Excel ou imprimez-le. Vous avez maintenant une copie de sauvegarde de l’écriture de journal.
2. Supprimez l’écriture de journal problématique.
   1. Retournez au rapport Écritures de journal non valides et sélectionnez l’écriture de journal que vous venez de sauvegarder pour la rouvrir.
   2. À partir du bouton Plus, sélectionnez Supprimer.
      Remarque : Ne contre-passez pas l’écriture de journal avant de l’avoir supprimée.
3. Créez une écriture de journal de remplacement de l’une des façons suivantes :
   
   Option 1 (recommandée)
   
   Dans la plupart des cas, vous pouvez recréer l’écriture de journal problématique afin que la devise de l’opération, les devises des comptes clients ou des comptes fournisseurs et les devises des clients ou des fournisseurs soient les mêmes. Vous devrez peut-être convertir manuellement une devise à une autre en utilisant le taux de change de l’écriture de journal supprimée.
   
   Exemple : Si vous avez créé une écriture de journal pour un client ou un fournisseur en devise étrangère dans votre devise locale, vous pouvez créer une écriture de journal de remplacement dans la devise étrangère en divisant manuellement les montants en devise locale par le taux de change de l’écriture de journal supprimée.
   

   Nous vous recommandons de noter la devise réelle que vous avez reçue dans le champ Mémo de l’écriture de journal.

   Option 2

   1. Créez un double du client ou du fournisseur à partir de votre écriture de journal originale et attribuez la deuxième devise que vous voulez utiliser. Vous devrez utiliser un nom d’affichage légèrement différent pour le double.
      Par exemple, si votre client original a été attribué en dollars canadiens, mais qu’il veut vous payer en euros, créez un client en double, attribuez-le en euros et placez un trait d’union après le nom d’affichage.
   2. Annulez toutes les opérations ouvertes pour le client ou le fournisseur d’origine qui sont dans la première devise, mais qui devraient l’être dans la seconde.
   3. Recréez ces opérations en utilisant le client ou le fournisseur en double afin qu’elles soient dans la bonne devise. Reportez-vous à votre imprimé de l’écriture de journal supprimée pour le taux de change, la devise locale et les montants en devise étrangère pour recréer ces opérations.

      Exemple : Si vous avez facturé votre client en dollars canadiens, mais qu’il vous a payé en dollars américains, vous devez :

   • Créer un double du client en dollars américains
   • Recevoir le paiement en dollars américains du client sur la facture en dollars américains
   • Annuler la facture en dollars canadiens du client
   • Recréer la facture en utilisant la copie en dollars américains du client, avec les prix en dollars américains

     Option 3
     Si vous êtes à l’aise avec la comptabilité, vous pouvez utiliser un compte bancaire en devise locale et deux écritures de journal pour transférer une créance ou une dette d’un client ou d’un fournisseur à un autre dans une devise différente.

4. Créez un compte bancaire de fonds en caisse vide dans votre devise locale. Ce compte bancaire sera utilisé uniquement pour les transferts de devises et ne devrait pas comporter de solde.
   Par exemple, si votre devise locale est le dollar américain, créez le compte bancaire en dollars américains.
5. Créez un double du client ou du fournisseur à partir de votre écriture de journal originale et attribuez la deuxième devise que vous voulez utiliser. Vous devrez utiliser un nom d’affichage légèrement différent pour le double.
   Par exemple, si votre client original a été attribué en dollars canadiens, mais qu’il veut vous payer en euros, créez un client en double, attribuez-le en euros et placez un trait d’union après le nom d’affichage.
6. Créez une écriture de journal pour déplacer la créance ou la dette du client ou du fournisseur d’origine vers le compte provisoire en devise locale :
   • Devise – la même que celle du client ou du fournisseur original sur votre écriture de journal supprimée.
   • Taux de change – le même que celui de l’écriture de journal supprimée.
   • Crédit CC ou CF – le même montant que celui de l’écriture de journal supprimée dans la devise du client ou du fournisseur initial.
   • Compte débit provisoire – le même montant que celui de votre écriture de journal supprimée dans la devise du client ou du fournisseur initial.
7. Créez une deuxième écriture de journal pour déplacer la créance ou la dette du compte provisoire vers le client ou le fournisseur cible, dans sa devise :
   • Devise – la même que celle du client ou du fournisseur cible.
   • Taux de change – doit être réglé de manière à ce que la valeur de la devise locale de cette écriture de journal corresponde à la valeur de la devise locale de l’écriture de journal que vous avez créée à l’étape 2, afin qu’il n’y ait pas de reste dans le compte provisoire. Habituellement, ce montant est égal au montant en devise locale de la première écriture de journal divisé par le montant en devise cible. Note : Si votre devise cible est la même que votre devise locale, il n’y aura pas de taux de change (il est de 1 :1).
   • Compte de crédit provisoire – le montant en devise cible.
   • Débit CC ou CF – le montant en devise cible. Attribuez le client ou le fournisseur en double de la devise cible à ce poste.
8. Fermez l’opération impayée d’origine avec le client ou le fournisseur d’origine en lui appliquant le crédit de la première écriture de journal.
9. Le montant à recevoir ou à payer a été transféré au client ou au fournisseur en double dans la devise cible.