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Utiliser le journal de bord dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne2Mis à jour il y a 1 mois

Découvrez ce que le journal de bord peut faire et comment l’utiliser pour conserver une piste de vérification.

QuickBooks en ligne fait le suivi de vos activités dans le journal de bord. Vous pouvez voir qui a apporté des modifications à vos documents comptables et ce qu’ils ont fait.

En savoir plus sur le journal de bord

QuickBooks en ligne enregistre toutes vos opérations financières dans votre plan comptable.

Mais il enregistre également toutes les activités du compte dans le journal de bord, telles que les connexions des utilisateurs, les modifications apportées aux paramètres de QuickBooks et les modifications apportées aux clients, aux fournisseurs et aux employés. QuickBooks enregistre les éléments suivants dans le journal de bord :

  • la date de tout changement apporté à vos documents comptables
  • le nom de l’utilisateur qui a apporté le changement
  • le type de changement ou d’événement
  • le nom du client ou du fournisseur lié au changement
  • la date et le montant de l’opération initiale

Les événements consignés dans le journal de bord sont disponibles pendant deux ans.

Remarque : Les fermetures de session ne sont enregistrées dans le journal de bord que lorsque vous sélectionnez Fermer la session. Les fermetures de session ne sont pas enregistrées si vous fermez votre navigateur, allez à un autre site Web ou lorsque QuickBooks vous ferme automatiquement en raison de votre inactivité.

Utiliser le journal de bord

Vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur pour accéder au journal de bord. Demandez à votre administrateur principal si vous ne le voyez pas.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Journal de bord.
  2. Sélectionnez Filtre.
  3. Utilisez les champs de la Filtrer pour choisir le bon UtilisateurDate, ou Événements filtrer pour affiner les résultats.
  4. Sélectionnez Appliquer.

Le journal de bord affiche 150 enregistrements à la fois. Pour la plupart des opérations ou des événements, sélectionnez Afficher dans le Historique pour ouvrir l’historique de vérification. Cela vous indique qui a apporté le changement et ce qu’il a fait.

Vous pourriez voir ce qu’on appelle une modification indirecte. QuickBooks enregistre les modifications indirectes lorsque quelqu’un modifie une opération qui figurait déjà dans vos documents comptables, par exemple, si quelqu’un modifie un rapprochement terminé.

Remarque : Pour des raisons de vérification et de sécurité, vous ne pouvez pas désactiver le journal de bord.

En savoir plus sur les utilisateurs créés par QuickBooks

QuickBooks crée automatiquement des profils d’utilisateurs spécifiques pour faire le suivi de certaines actions dans le journal de bord. Si vous voyez un utilisateur que vous ne reconnaissez pas, il s’agit probablement de l’un de ceux-ci. En voici quelques-unes que vous pourriez voir :

  • Administration des services bancaires en ligne : Affiche un changement lié à vos comptes bancaires connectés effectué automatiquement par QuickBooks en ligne
  • Représentant du soutien technique : Affiche les modifications apportées par un conseiller du soutien technique de QuickBooks en ligne
  • Administration du système : affiche les modifications apportées automatiquement par QuickBooks en ligne. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, telles que :
    • Vous modifiez un enregistrement et le changement affecte un autre enregistrement. Par exemple, si vous modifiez un paiement et le liez à une autre facture, vous pourriez voir un événement d’administration du système pour un changement à la facture originale.
    • Vous connecter une application tierce à QuickBooks. Lorsque l’application tierce envoie des données à QuickBooks ou qu’elle modifie vos données existantes, cela s’affiche comme un événement d’administration du système.
    • Vous créer une opération récurrente, comme une dépense récurrente. Lorsque QuickBooks ajoute automatiquement une instance de l’opération à vos documents comptables, un événement d’administration du système s’affiche dans le journal de bord.
    • Vous configurez d’autres événements pour qu’ils se produisent automatiquement, même lorsque vous n’êtes pas connecté. Par exemple, un événement d’administration du système peut s’afficher lorsqu’il y a une mise à jour de vos connexions bancaires.
  • Gestion des importations : Affiche un changement automatique lié à la conversion de vos données de QuickBooks Desktop. édition

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