Après avoir intégré QuickBooks Time et QuickBooks en ligne ou Quickbooks Desktop, trouvez plus d’options ou modifiez vos options initiales dans Préférences d’intégration de QuickBooks.
Vous trouverez ici un aperçu de l’ensemble des préférences et des options offertes dans cette fenêtre.
Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks, puis sélectionnez Préférences,
Choisissez ce que les feuilles de temps doivent afficher
Voici les options que les employés peuvent voir sur leurs feuilles de temps et les éléments qui servent à faire le suivi de leurs heures travaillées.
Note : Quel que soit votre choix, tous les changements à ce champ doivent être apportés dans QuickBooks, puis synchronisés avec QuickBooks Time.
- Clients et clients rattachés : Si cette option est sélectionnée, une sélection du client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard,
- Articles de services : Si cette option est sélectionnée, la sélection du service est requise sur les feuilles de temps.
- Facturable oui/non : Si cette option est sélectionnée, les membres de l’équipe peuvent marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
- Exiger un choix oui/non facturable : Le choix facturable est requis avant le pointage de départ.
- Taux facturable : Si cette option est sélectionnée, les membres de l’équipe peuvent saisir un taux facturable sur les feuilles de temps.
- Classe : Si le suivi par classe est activé dans QuickBooks, ce champ peut être sélectionné. Si cette option est sélectionnée, la sélection de la classe est requise sur les feuilles de temps.
- Emplacement : Si le suivi par lieux est activé dans QuickBooks, ce champ peut être sélectionné. Le nom du champ varie en fonction de son nom dans QuickBooks. S’il est sélectionné dans QuickBooks Time, ce champ est obligatoire sur les feuilles de temps.
Exporter des heures vers QuickBooks
Ces options ne sont pas offertes avec un abonnement à Paie actif.
- Exporter les feuilles de temps approuvées lors de la synchronisation (QuickBooks Desktop seulement) : Cochez cette case lorsque vous êtes prêt à exporter des feuilles de temps approuvées lors d’une synchronisation avec QuickBooks Desktop.
- Ne pas exporter les feuilles de temps avant cette date : Sélectionnez l’icône du calendrier, puis sélectionnez une date. Aucune heure travaillée avant cette date ne sera exportée vers QuickBooks lors des synchronisations.
Importation automatique à partir de QuickBooks (QuickBooks en ligne seulement)
L’intégration avec QuickBooks en ligne permet d’importer automatiquement tous les renseignements nouveaux ou modifiés de QuickBooks vers QuickBooks Time. Si vous n’utilisez pas la paie, vous pouvez restreindre cette option en désélectionnant les options que vous ne voulez pas importer.
Sous Importation automatique de QuickBooks, décochez les éléments que vous ne voulez pas importer automatiquement. Pour désactiver complètement l’option d’importation automatique, décochez Importation automatique des changements apportés dans QuickBooks,
Abonnements par courriel (QuickBooks en ligne seulement)
M’envoyer un courriel lorsque les détails sur un membre de l’équipe ou un fournisseur changent : Cochez cette option pour être informé par courriel de la mise à jour des renseignements sur les employés ou les fournisseurs dans QuickBooks afin de savoir quand procéder à une importation pour mettre à jour QuickBooks Time.
Abonnements par courriel (QuickBooks Desktop seulement)
Envoyer un rapport sur l’état par courriel après chaque synchronisation QuickBooks : Cochez la case pour afficher le rapport de synchronisation (sélectionnez QuickBooks liste déroulante, puis Journal de synchronisation) a été envoyé à votre adresse courriel.
Autres options
- Importer des fournisseurs en tant que membres de l’équipe : Ajoute vos fournisseurs à QuickBooks Time en tant que membres de l’équipe. Remarque : tous les fournisseurs actifs avec un prénom et un nom seront importés.
- Utiliser QuickBooks en ligne pour la paie : Cette case à cocher est disponible, uniquement si vous n’êtes pas abonné au service de paie. Lorsque vous cochez cette case, le bouton Outil de mappage des éléments de paie s’affiche. Voir Outil de mappage des éléments de paie (paie seulement) ci-dessous pour plus de détails.
- Avisez-moi si une entrée d’heures travaillées n’est pas synchronisée avec QuickBooks : Si vous sélectionnez cette option, vous recevrez une notification lorsqu'une saisie des heures travaillées n'est pas synchronisée avec QuickBooks.
Outil de mappage des éléments de paie (paie seulement)
Si vous avez un abonnement à la paie, avant d’exporter les heures, assurez-vous que vos employés sont configurés avec les éléments de paie. Utiliser cette outil pour mapper leurs éléments de paie QuickBooks aux types d’heures appropriés dans QuickBooks Time (p. ex., régulières, heures supplémentaires, congés, etc.).
Voir aussi : FAQ sur l’intégration de QuickBooks Desktop