À propos des préférences d’intégration de QuickBooks dans QuickBooks Time

Après avoir intégré QuickBooks Time et QuickBooks en ligne ou QuickBooks Desktop, trouvez plus d’options ou modifiez vos options initiales dans les Préférences d’intégration de QuickBooks.

Vous trouverez ici un aperçu de l’ensemble des préférences et des options offertes dans cette fenêtre.

Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks, puis Préférences.

Choisissez ce que les feuilles de temps doivent afficher

Voici les options que les employés peuvent voir sur leurs feuilles de temps et les éléments qui servent à faire le suivi de leurs heures travaillées.

Note : Quel que soit votre choix, tous les changements à ce champ doivent être apportés dans QuickBooks, puis synchronisés avec QuickBooks Time.

• Clients et clients rattachés : Si cette option est sélectionnée, une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard.
• Articles de service : Si cette option est sélectionnée, une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. 
• Choix oui/non facturable : Si cette option est sélectionnée, les membres de l’équipe peuvent marquer des feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
  • Exiger un choix oui/non facturable : Le choix facturable est requis avant le pointage de départ. 
  • Taux facturable : Si cette option est sélectionnée, les membres de l’équipe peuvent saisir un taux facturable sur les feuilles de temps. 
• Classe : Si le suivi par classe est activé dans QuickBooks, ce champ peut être sélectionné. Si cette option est sélectionnée, une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
• Lieu : Si le suivi par lieu est activé dans QuickBooks, ce champ peut être sélectionné. Le nom du champ varie en fonction de son nom dans QuickBooks. S’il est sélectionné dans QuickBooks Time, le champ est requis sur les feuilles de temps.

Exporter des heures vers QuickBooks

Ces options ne sont pas disponibles avec un abonnement actif à la paie.

• Exporter les feuilles de temps approuvées lors de la synchronisation (QuickBooks Desktop seulement) : Cochez cette case lorsque vous êtes prêt à exporter des feuilles de temps approuvées pendant une synchronisation avec QuickBooks Desktop. 
• Ne pas exporter les feuilles de temps avant cette date : Sélectionnez l’icône du calendrier, puis sélectionnez une date. Aucune heure travaillée avant cette date ne sera exportée vers QuickBooks lors des synchronisations.

Importation automatique à partir de QuickBooks (QuickBooks en ligne seulement)

L’intégration avec QuickBooks en ligne permet d’importer automatiquement tous les renseignements nouveaux ou modifiés de QuickBooks vers QuickBooks Time. Si vous n’utilisez pas la paie, vous pouvez limiter cette utilisation en désélectionnant les options que vous ne voulez pas importer.

Sous Importation automatique de QuickBooks, décochez les éléments que vous ne voulez pas importer automatiquement. Pour désactiver complètement l’importation automatique, décochez Importer automatiquement les changements apportés dans QuickBooks.

Abonnements aux courriels (QuickBooks en ligne seulement)

M’envoyer un courriel lorsque les détails sur un membre de l’équipe ou un fournisseur changent : Cochez cette option pour être informé par courriel de la mise à jour des renseignements sur les employés ou les fournisseurs dans QuickBooks afin de savoir quand procéder à une importation pour mettre à jour QuickBooks Time.

Abonnements par courriel (QuickBooks Desktop seulement)

Envoyer un rapport d’état par courriel après chaque synchronisation de QuickBooks : Cochez cette option pour que le rapport de synchronisation (sélectionnez le menu déroulant QuickBooks, puis Journal de synchronisation) soit envoyé par courriel.

Autres options

• Importer des fournisseurs en tant que membres de l’équipe : Ajoute vos fournisseurs à QuickBooks Time en tant que membres de l’équipe. Note : Tous les fournisseurs actifs ayant un prénom et un nom seront importés.
• Utiliser QuickBooks en ligne pour la paie : Cette case à cocher est disponible uniquement si vous n’êtes pas abonné à la paie. Lorsque vous cochez cette case à cocher, le bouton Outil de mappage des éléments de paie devient visible. Voir la section Outil de mappage des éléments de paie (paie seulement) ci-dessous pour plus de détails.
• Me prévenir lorsqu’une entrée d’heures n’est pas synchronisée avec QuickBooks : Si vous sélectionnez cette option, vous recevrez une notification lorsqu’une entrée d’heures n’est pas synchronisée avec QuickBooks.

Outil de mappage des éléments de paie (paie seulement)

Si vous avez un abonnement à la paie, assurez-vous que vos employés sont configurés avec les éléments de paie avant d’exporter les heures travaillées. Utilisez cet outil pour mapper leurs éléments de paie QuickBooks aux types d’heures appropriés dans QuickBooks Time (par exemple, heures normales, heures supplémentaires, congés, etc.).

Consultez aussi l’article : Foire aux questions sur l’intégration de QuickBooks Desktop