Convertir vos données de Quickbooks Desktop à QuickBooks en ligne à l’aide de Dataswitcher

Habituellement, toutes les conversions de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne sont hébergées par l’intermédiaire de l’outil de migration d’Intuit qui se trouve dans votre logiciel Desktop.

Bien que nous continuions à prendre en charge les migrations par l’intermédiaire de cet outil, nous avons ajouté les conversions Desktop à notre suite de services Dataswitcher afin d’offrir des options supplémentaires à nos clients. Dataswitcher est un partenaire de conversion de données entièrement pris en charge par Intuit pour la conversion des données de QuickBooks en ligne.

Bien que les migrations de Dataswitcher et d’Intuit puissent importer vos données dans QuickBooks en ligne, il existe des différences subtiles entre les deux programmes, et nous vous encourageons à les examiner avant de choisir la meilleure option pour héberger votre migration.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comparer Dataswitcher et l’outil de migration
• Comprendre les limites de conversion
• Téléverser le fichier d’entreprise (.QBW) dans Dataswitcher
• Préparer votre fichier pour la migration
• Commencez à convertir vos données vers QuickBooks en ligne
• Réviser votre migration
• Commencer à utiliser QuickBooks en ligne

Comparaison entre Dataswitcher et l’outil de migration

Si vous avez décidé qu’une conversion Dataswitcher fonctionne le mieux pour votre migration, passez en revue les limites ci-dessous et suivez les étapes pour commencer votre migration de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne avec Dataswitcher.

Limites de conversion

Dataswitcher vise à convertir votre fichier QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne avec le moins de variations possible. Cependant, les deux systèmes varient légèrement dans la façon dont ils traitent les fonctions comptables, et il n’est pas toujours possible de tout convertir. Veuillez prendre le temps de lire et de comprendre les limites de ce service.

Outre les limites énumérées dans l’article lié ci-dessus, QuickBooks Desktop a également les limites particulières suivantes :

• Opérations hors bilan
• Certaines opérations de débiteurs ou de créanciers peuvent ne pas être reportées comme prévu
• Date
• Devises étrangères
• Date de début financier
• Vérifiez vos bénéfices non répartis
• Articles et stocks
• Positions pour les numéros de plan comptable
• Renommer les comptes système ou par défaut
• Paiements et reçus bancaires
• Téléverser le fichier d’entreprise (.QBW) dans Dataswitcher

Opérations hors bilan

Dans certains cas, une facture, une facture à payer ou un journal hors bilan est reporté dans QuickBooks Desktop. Ces opérations causeront une erreur pendant la conversion et peuvent affecter l’intégrité des données migrées, d’où des écarts et des irrégularités dans les comptes touchés. Dans certains cas, le processus de conversion ne peut pas continuer en raison de ces journaux ou opérations hors bilan.

Certaines opérations de débiteurs ou de créanciers peuvent ne pas être reportées comme prévu

Dataswitcher peut avoir besoin d’utiliser un compte client ou fournisseur fictif pour aligner votre historique des comptes clients et des comptes fournisseurs. L’appariement automatique des comptes clients et des comptes fournisseurs se produit uniquement lorsque le solde impayé du client ou du fournisseur est de 0,00 $.

Dataswitcher tentera d’attribuer automatiquement tous les clients et fournisseurs qui ont un montant impayé de 0,00 $ à la date de conversion à l’aide d’un algorithme. Si vous avez effectué des reports directement dans vos comptes clients ou fournisseurs, cela peut entraîner des écarts dans vos rapports par client ou fournisseur.

Les opérations des comptes clients et des comptes fournisseurs sont migrées sous forme d’écritures de journal, surtout si elles ne sont pas appariées à une facture, un reçu, une facture à payer ou un paiement. Ces écarts peuvent nécessiter des ajustements manuels après la migration.

Dataswitcher essaiera de s’assurer que vos rapports de comptes fournisseurs et de comptes clients historiques ont les soldes exacts pour toutes les dates clés (c’est-à-dire la fin de l’exercice et la date de conversion). Entre ces dates, les rapports peuvent présenter des écarts. Lorsque vous vérifiez les rapports des comptes clients et des comptes fournisseurs, assurez-vous que les données de QuickBooks Desktop sont correctes. Par exemple, les factures impayées apparaissent dans la vue détaillée de QuickBooks Desktop, mais pas dans le sommaire. Il est important de vérifier les soldes à toutes ces dates :

1. Date de la dernière opération dans le fichier
2. Date de conversion (date à laquelle vos données ont été transférées dans QuickBooks en ligne)
3. Date de fin d’un exercice

L’alignement des comptes clients et des comptes fournisseurs n’a lieu qu’à ces dates. Plusieurs comptes clients et comptes fournisseurs seront fusionnés en un seul compte, car QuickBooks en ligne ne prend pas en charge les comptes multiples. Les comptes clients et comptes fournisseurs liés aux fonctions de vente et de dépense de QuickBooks Desktop deviendront les comptes clients et comptes fournisseurs principaux par défaut.

Si vous transférez de l’argent entre des comptes clients et des comptes fournisseurs au moyen d’écritures de journal, celles-ci seront également reportées dans les journaux. Si vous avez supprimé des données de fournisseur ou de client de votre fichier, les opérations connexes seront reportées dans les journaux. Vous devrez peut-être attribuer des débits aux crédits pour les clients ou les fournisseurs qui ont un montant impayé à la date de conversion.

Si le solde total des comptes créditeurs et des comptes fournisseurs dans le grand livre général, tel qu’indiqué dans la balance de vérification ou le bilan, ne correspond pas au solde impayé total tel qu’indiqué dans le sommaire du classement chronologique dans QuickBooks Desktop, Dataswitcher reportera ces écarts dans les soldes impayés des clients ou des fournisseurs.

Dates

Dataswitcher copiera toutes les dates directement à partir du fichier QuickBooks Desktop. Si les journaux de votre fichier Desktop sont datés à une date ultérieure, les opérations seront également reportées à une date ultérieure dans votre compte QuickBooks en ligne.

Devises étrangères

Toutes les données en devise étrangère seront converties dans votre devise locale. Le taux de change historique dans QuickBooks Desktop sera utilisé pour traiter la conversion.

Date de début de l’exercice

Lorsque le « mois de début » de votre conversion ne coïncide pas avec le premier mois de votre exercice, cela peut entraîner des écarts dans vos comptes de profits et pertes, ainsi que dans vos bénéfices non répartis (mais seulement dans le premier exercice de votre période de conversion). Ces écarts sont corrigés plus tard dans l’exercice suivant, jusqu’à la date du jour.

Vérifier vos bénéfices non répartis

Si votre fichier QuickBooks Desktop est relativement nouveau, ou si vous n’avez jamais clôturé un exercice auparavant, Dataswitcher ne pourra pas reconstituer le compte qui a été utilisé à l’origine pour créer le solde d’ouverture de certains comptes (c’est-à-dire les bénéfices non répartis). Autrement, Dataswitcher créera une opération de solde d’ouverture et enverra le résultat net au compte de bénéfices non répartis dans QuickBooks en ligne.

Vous devrez jeter un coup d’œil à votre compte de bénéfices non répartis après la migration pour vérifier si les montants de QuickBooks Desktop et de QuickBooks en ligne correspondent. Dans de rares cas, Dataswitcher peut utiliser le compte de capital d’ouverture à la place. Vous devrez peut-être transférer le solde de ce compte de capital à vos bénéfices non répartis pour que les montants concordent.

Articles et stocks

Dataswitcher n’affiche pas la plupart des champs pour les articles et les stocks. Champs transférés à partir de QuickBooks Desktop :

• Code
• Code de stock
• Lieu
• Nom
• Description
• Stock actuel
• Prix d’achat et de vente

Les comptes de revenus et d’actifs correspondants ne sont pas reportés dans QuickBooks.

Positions pour les numéros de plan comptable

QuickBooks ne prend pas en charge les numéros de plan comptable qui dépassent sept chiffres. Si vous avez des comptes dans votre plan comptable qui comportent sept chiffres ou plus, la migration échouera. L’utilisation intensive de comptes liés peut également entraîner l’échec de la migration.

Renommer les comptes système ou par défaut

Dataswitcher peut prendre en charge le renommage des comptes de bilan normaux, mais il est impossible de renommer les comptes système (bénéfices non répartis, comptes clients, comptes fournisseurs, etc.) lors de la migration. Il convient de noter que si un compte renommé contient l’historique des opérations, cela peut causer des problèmes qui pourraient faire en sorte que les comptes d’attente s’affichent comme comptes clients ou comptes fournisseurs après la conversion.

Paiements et reçus bancaires

Les paiements et reçus bancaires seront transférés sous forme d’écritures de journal dans QuickBooks en ligne. Toutes les données financières seront migrées. Il est toutefois possible que certaines données historiques ne soient pas converties.

Si l’un des éléments suivants a été saisi dans votre fichier QuickBooks Desktop, il ne sera pas converti dans votre fichier QuickBooks en ligne dans le cadre de la migration :

• Services
• Projets
• Inventaire (produits et services)
• Rapprochements bancaires
• budgets
• opérations mémorisées
• Devis
• Bons de commande
• Bulletins de vente
• Modèles personnalisés
• Journaux récurrents pour un exercice futur (à ajouter manuellement après la conversion)

Téléverser le fichier d’entreprise (QBW) dans Dataswitcher

1. Repérez le fichier .QBW que vous voulez migrer.
2. Ouvrez le fichier d’entreprise QuickBooks Desktop.
3. Appuyez sur +1 pour ouvrir la fenêtre d’information sur le produit. Le fichier .QBW se trouve dans la section des renseignements sur le fichier.
4. Fermez Quickbooks Desktop.
5. Naviguez jusqu’à l’emplacement où le fichier d’entreprise est stocké.
6. Repérez le fichier avec l’extension .QBW.
7. Si vous ne voyez pas l’extension, sélectionnez l’onglet Afficher, puis sélectionnez Détails et cochez la case Extensions de nom de fichier.

Le fichier d’entreprise QuickBooks avec l’extension .QBW (sous la colonne Type) est le bon fichier.

Si vous avez décidé d’utiliser Dataswitcher, vous pouvez commencer à vous préparer pour votre migration.

Préparer votre fichier pour la migration

Les étapes de préparation de votre fichier en vue de la migration de QuickBooks Desktop vers QuickBooks en ligne à l’aide de Dataswitcher sont décrites ci-dessous. Nous vous suggérons fortement de passer en revue les étapes générales préalables à la conversion avant de commencer.

Note : Si vous prévoyez utiliser QuickBooks en ligne en français, assurez-vous que votre compte QuickBooks en ligne est réglé sur Français avant de lancer la migration.

Étape 1 : Préparer votre rapport de taxes (TVA/TPS) pour le reste de la période de taxe (obligatoire)

Note : Si vous utilisez la comptabilité de caisse, nous vous conseillons d’effectuer la migration directement après la clôture et le rapprochement d’une période de taxe (TVA/TPS). Sinon, les étapes postérieures à la conversion dans QuickBooks en ligne peuvent prendre un peu plus de temps, compte tenu des factures partiellement payées.

Pour utiliser Dataswitcher, vous devez produire votre premier rapport de TVA en vous fondant sur les anciennes données de QuickBooks Desktop. Vous devez conserver le rapport de TVA pour la période de taxe en cours (trimestre ou mois) jusqu’à la date de conversion. Par exemple, si vous effectuez la conversion le 14 avril et que votre rapport de taxe doit être publié ou soumis chaque trimestre à l’administration fiscale, un rapport de taxe doit être préparé pour la période du 1ᵉʳ au 14 avril dans votre fichier QuickBooks Desktop, car la conversion est effectuée au milieu d’une période de taxe.

Après la conversion, vous utiliserez cette information pour préparer un rapport de taxe complet en additionnant les montants figurant dans les cases (de l’ancien fichier QuickBooks Desktop et du nouveau fichier QuickBooks en ligne). Vous trouverez plus de détails sur ce processus de TVA ici.

Étape 2 : Extraire vos données de confirmation après la conversion (obligatoire)

Une fois la conversion terminée par Dataswitcher, vous devrez confirmer que les résultats sont exacts. Les rapports suivants doivent être extraits de votre fichier QuickBooks Desktop et conservés dans un endroit sûr afin que vous puissiez confirmer les résultats de la conversion :

1. État des résultats jusqu’à la date de conversion
2. Bilan jusqu’à la date de conversion
3. Balance de vérification jusqu’à la date de conversion
4. Soldes de vos comptes bancaires à la date de conversion
5. Liste de toutes les factures impayées de vos clients et de vos fournisseurs à la date de conversion

Lors de l’extraction de la balance de vérification et d’autres rapports, il n’est pas nécessaire d’activer Afficher les devises étrangères dans le rapport. Dataswitcher transfère toutes les données dans la devise locale.

Étape 3 : Extraire les données à des fins d’audit (obligatoire)

Lorsque vous passez d’un système comptable à un autre, il peut arriver que certaines données ne soient pas converties au nouveau système. Par conséquent, il est essentiel d’extraire les données de QuickBooks Desktop à des fins fiscales et d’audit, et de les conserver en lieu sûr.

• Rapport de taxe de vente;
• Rapport de taxe d’achat
• Opérations du compte.

Étape 4 : Vérifier votre fichier (obligatoire)

Afin d’assurer une conversion réussie, vous devrez vérifier votre fichier QuickBooks Desktop afin de détecter les problèmes de données et les inexactitudes. Vous devez résoudre les incohérences de données avant de créer le fichier de sauvegarde et de le publier dans Dataswitcher.

Si vous voyez « Vos données ont échoué à la vérification de l’intégrité », vous devrez reconstituer votre fichier QuickBooks Desktop. S’il n’y a pas de problème lié à vos données, vous pourrez créer le fichier de sauvegarde.

Étape 5 : Exigences relatives aux comptes clients et aux comptes fournisseurs (obligatoire)

Assurez-vous qu’à la date de conversion, les rapports Sommaire du classement chronologique des CC et Sommaire du classement chronologique des CF correspondent aux soldes totaux des CC et des CF dans le grand livre général. Il est également conseillé de comparer votre Sommaire du classement chronologique des CC/CF avec le rapport Détails du classement chronologique des CC/CF. Les différences entre ces rapports peuvent générer une exception pendant la conversion.

QuickBooks en ligne utilise un seul CC/CF, ce qui signifie que toutes vos factures seront enregistrées sous ce CC/CF par défaut. S’il y a des CC autres que les comptes par défaut dans votre fichier QuickBooks Desktop, les soldes de ces autres comptes seront fusionnés avec les comptes par défaut, sous les CC/CF d’attente.

Les journaux manuels concernant des CC et des CF seront également transférés vers les CC/CF d’attente.

La conversion Dataswitcher n’inclut pas la correction de ces opérations, sauf les plus évidentes et les plus simples. Ces différences seront affichées une fois la conversion terminée, et vous devrez les corriger.

Commencer à convertir vos données à QuickBooks en ligne

Visitez notre assistant de migration pour commencer.

Réviser votre migration

Après la migration, vous trouverez dans votre fichier QuickBooks en ligne un rapport qui fournit des détails sur la réussite de votre migration. Le rapport compare les bilans, l’état des résultats et le sommaire du classement chronologique des CC et des CF pour votre fichier source et pour QuickBooks en ligne. Il comprend une liste détaillée de tous les comptes du fichier ainsi que leur solde dans le fichier source et dans QuickBooks en ligne. Il contient également des informations sur les écarts qui se sont produits pendant la migration et que vous pouvez modifier manuellement.

Ce rapport se trouve dans l’onglet Dépenses sous un fournisseur appelé Dataswitcher. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis sélectionnez Pièces jointes pour trouver le fichier Report.pdf.

Commencer à utiliser QuickBooks en ligne

Une fois que vous aurez franchi les étapes décrites dans le présent document, vous pourrez commencer à utiliser QuickBooks en ligne.

Si vous avez des questions sur l’une de ces tâches, communiquez avec l’équipe de soutien de QuickBooks en ligne.