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Convertir les données d’Acomba à QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooks1Mis à jour le 25 août, 2021

Comment fonctionne le processus de conversion

La liste suivante donne un aperçu du processus de conversion. Chaque étape est décrite dans les sections suivantes du présent article. Pour en savoir plus, consultez le Liste de contrôle préalable à la migration partie.

Préparez votre fichier Acomba actuel pour la conversion et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est configuré correctement.

Remplissez la section inférieure de notre formulaire d’assistant de migration pour autoriser la migration des données d’Acomba vers QuickBooks en ligne.

Sélectionnez le nombre d’années de données d’Acomba que vous voulez convertir ainsi que les ajouts facultatifs dont vous pourriez avoir besoin. Comme Acomba enregistre seulement une année de données, vous ne pourrez peut-être pas importer d’années supplémentaires.

Téléversez votre fichier Acomba par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé vers l’outil Dataswitcher pour la migration vers QuickBooks en ligne.

Une fois vos données migrées,  passer en revue les résultats et effectuer certaines tâches à l’aide du liste de contrôle après la conversion.

Une fois que vous avez confirmé les résultats, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.

Combien de temps prendra le transfert des données?

Le processus de conversion de vos données prend, en moyenne, 72 heures à partir du moment où vos données sont téléversées dans l’outil Dataswitcher. Contacter le Équipe de soutien de QuickBooks en ligne si vous avez attendu plus de 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées des manières suivantes :

  • tant que vous utilisez le formulaire en ligne pour le téléversement, nous protégerons vos données à l’aide du chiffrement SSL conforme aux normes de l’industrie.
  • vos données sont régies par la Principes de gérance des données (version anglaise seulement)

Quelles données d’Acomba ne seront pas transférées?

  • Services
  • Projets
  • Liste des stocks (produits et services)
  • Rapprochements bancaires
  • budgets;
  • opérations mémorisées;
  • Devis
  • Bons de commande
  • Bulletins de vente
  • Modèles personnalisés

Nous visons à couvrir tous les scénarios possibles de votre système comptable source lors de la conversion au nouveau système, mais comme tous les systèmes ont des variations subtiles, il n’est pas toujours possible de tout convertir pour toutes les périodes comptables. Il est important que vous preniez le temps de comprendre les limites de notre service. limites de conversion pour tous les systèmes (offert en anglais seulement).

De plus, Acomba a également les contraintes particulières suivantes :

Exercice

Dataswitcher ne prend en charge que la conversion d’un exercice.

La routine de fin d’année doit être complétée dans Acomba avant de créer le fichier de sauvegarde et de le soumettre pour conversion. Les périodes comptables doivent également être fermées. Ainsi, lors des vérifications finales, les données financières converties d’Acomba correspondent à celles transférées dans QuickBooks en ligne.

Les remboursements en espèces et les remboursements par chèque seront comptabilisés dans les journaux.

QuickBooks en ligne ne prend pas en charge le remboursement d’un paiement en espèces ou d’un chèque d’un fournisseur. Ces écritures seront affichées comme des journaux réguliers sans lien direct avec le client ou le fournisseur.

Les écritures de journal renversées ne seront pas affichées.

Les écritures de journal renversées ne seront pas affichées.

Certaines opérations de débiteurs ou de créanciers peuvent avoir un aspect différent dans QuickBooks en ligne.

Dataswitcher pourrait avoir besoin d’utiliser un compte « zCustomer » ou « zSupplier » pour aligner l’historique de vos comptes clients et de vos comptes fournisseurs. L’appariement automatique des CC/CF se produit lorsqu’il y a des opérations CC/CP qui ne sont attribuées à aucun client ou fournisseur.

Dataswitcher tentera d’attribuer automatiquement tous les clients et fournisseurs qui ont un montant impayé de zéro à la date de conversion avec un algorithme spécial. Si vous avez effectué des imputations directement dans vos comptes de comptes clients ou de comptes fournisseurs, vous devrez les corriger après la migration. 

Dataswitcher tentera d’apparier l’historique de vos comptes fournisseurs et comptes clients aux dates clés (fin d’exercice et date de conversion). Entre ces dates, les rapports peuvent afficher des différences. Lorsque vous vérifiez les rapports des comptes clients et des comptes fournisseurs, assurez-vous que les données d’Acomba sont exactes. Dans certains cas, les factures impayées n’apparaissent pas dans le sommaire, mais dans la vue détaillée d’Acomba. 

Assurez-vous de valider vos dossiers à l’une des dates suivantes :

  1. Date de la dernière opération dans le fichier
  2. Date de migration (la date à laquelle vos données ont été déplacées vers QBE)
  3. Fin d’année

L’alignement des comptes clients et des comptes fournisseurs n’a lieu qu’à ces dates. 

QuickBooks en ligne ne prend pas en charge plusieurs comptes clients et comptes fournisseurs. Lorsque plusieurs comptes clients/comptes fournisseurs sont utilisés dans Accomba, ils seront fusionnés dans QBE. Les comptes clients/comptes fournisseurs avec des documents liés deviendront les comptes clients/clients principaux.

Les virements entre comptes clients/comptes fournisseurs seront traités comme des journaux. Si vous avez supprimé les données de votre fichier, les paiements et les factures seront reportés comme des journaux. Vous devrez peut-être attribuer des débits aux crédits pour les clients/fournisseurs qui ont un montant impayé à la date de migration.

Si vos comptes clients/comptes fournisseurs ne correspondent pas au total des soldes impayés des comptes fournisseurs ou de la balance de vérification chronologique des comptes clients dans Acomba, Dataswitcher reportera ces écarts dans des comptes fictifs « zClients » ou « zFournisseurs ».

Nous copierons les dates directement à partir du fichier.

Acomba effectue ses écritures en fonction de la période au cours de laquelle elles ont été ajoutées, mais QuickBooks utilise la date réelle. Lorsqu’une opération est datée en dehors de la période habituelle, elle peut s’afficher différemment dans QuickBooks.

Exemple : dans l’exercice financier terminé le 31-12-2019, une opération dans Acomba est créée en date du 30-04-2091 par erreur. Dans Acomba, ce sera inclus dans la période se terminant le 31-12-2021, mais dans QuickBooks, il s’agira d’une opération future.

Données transactionnelles et balance de vérification

Dataswitcher migrera les données d’opérations de l’année la plus récente et la balance de vérification de l’année précédente. Toutes les données sont migrées sous forme d’écritures de journal. Les détails du classement chronologique des comptes clients et des comptes fournisseurs à la date de migration seront importés sous forme d’écritures de journal.

Les données étrangères seront converties en devise locale

Toutes les données en devise étrangère sont converties dans la devise locale. Le taux de change historique dans Acomba sera utilisé pour effectuer la conversion.

Historique des migrations de comptes

Acomba vous permet de transférer des soldes à de nouveaux comptes à la fin de l’exercice (transfert des soldes d’ouverture). QuickBooks ne prend pas en charge cette fonction, car il ne prend pas en charge les exercices financiers, donc Dataswitcher ferme le compte au début de l’exercice financier. 

Par exemple :

Un ancien compte 1250 a été utilisé en 2018 et au début de l’année 2019, vous renumérotez ce compte à 1251. 

  1. Dataswitcher fermera le solde (par exemple 1 500,00) du compte 1250 à 0,00.
  2. Dataswitcher ouvrira le solde en 2019 de 1251 avec 1 500,00.

Les soldes d’ouverture et de fermeture des comptes clients et des comptes fournisseurs ne sont pas pris en charge dans QuickBooks et peuvent présenter des écarts lors de la comparaison des balances de vérification. Les soldes finaux seront exacts. Dataswitcher ne peut pas aligner les soldes de fermeture avec leurs soldes d’ouverture pour ces comptes clients/comptes fournisseurs. Lorsque vous comparez des rapports de comptes clients et de comptes fournisseurs dans QuickBooks à ceux d’Acomba, assurez-vous d’utiliser le paramètre « Actuel ».

Date de début financier

Acomba permet une date de début en cours de mois, p. ex. 14-01-2020, mais dans QuickBooks, elle doit être le premier jour du mois, p. ex. 01-01-2020. Veuillez garder cela à l’esprit lorsque vous vérifiez votre balance de vérification, car cela peut causer une différence. Vos bénéfices non répartis peuvent également montrer une différence.

Vérifiez vos bénéfices non répartis

Acomba permet de reporter le solde d’ouverture d’un compte. Dans certains cas (en particulier pour les nouveaux fichiers, ou si une routine de clôture de fin d’année n’a pas été exécutée), Dataswitcher ne peut pas reconstituer le compte utilisé (souvent il s’agit de bénéfices non répartis). Dataswitcher créera l’opération de solde d’ouverture et enverra le résultat net au compte de bénéfices non répartis dans QuickBooks. Vous devrez réviser vos bénéfices non répartis après la migration pour valider. Dans certains cas, il sera avantageux pour Dataswitcher d’utiliser le compte capital d’ouverture. Vous voudrez peut-être créer un journal à transférer aux bénéfices non répartis pour rapprocher le compte.

Les journaux à reporter (année suivante) ne seront pas affichés

Les journaux créés pour les années à venir ne seront pas publiés dans QuickBooks. 

Articles et stock

Dataswitcher convertira le code, le code de stock, le lieu, le nom et la description. D’autres champs peuvent ne pas être mis à jour automatiquement. La quantité actuelle, le prix d’acquisition et le prix d’achat sont aussi publiés. Les comptes de revenus et les comptes d’actifs ne sont pas enregistrés dans QuickBooks.

Positions pour les numéros de plan comptable

QuickBooks ne prend pas en charge les numéros de plan comptable comportant plus de sept chiffres. Les comptes Acomba contenant plus de sept chiffres empêcheront la migration. Plusieurs comptes liés peuvent également empêcher la migration.

Renommer les comptes du système Acomba

Dataswitcher prend en charge les comptes de bilan renommés, mais renommer les comptes système (Bénéfices non répartis, Comptes clients, Comptes fournisseurs, etc.) peut causer des problèmes. Les comptes d’attente peuvent être affichés comme « zClient » ou « zVendeur » après la conversion.

Ces étapes sont requis avant de téléverser votre fichier pour la migration :

Grand livre général :

  • La balance de vérification doit être équilibrée.
  • Le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs doit s’équilibrer avec le solde des comptes fournisseurs qui se trouve dans le grand livre général.
  • Le grand livre rattaché des comptes clients (compte auxiliaire) doit s’équilibrer avec le solde des comptes clients qui se trouve dans le grand livre général.
  • Les chèques impayés ne doivent pas chevaucher ceux de l’exercice précédent.
  • Toutes les opérations sont datées de l’exercice en cours.
  • Si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne que vous avez utilisé d’une façon ou d’une autre, vous devez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Vous ne pouvez pas procéder à la migration de données dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient déjà des données.

Comptes clients :

  • Dans Acomba, tous les paiements doivent être appliqués aux bonnes factures. 
  • Le rapport hebdomadaire des comptes clients doit être traité pour toutes les opérations. (Si ce n’est pas fait, il y aura un écart avec le grand livre général).

Comptes fournisseurs :

  • Dans Acomba, tous les paiements en attente doivent être traités.
  • Dans Acomba, tous les paiements doivent être appliqués aux bonnes factures à payer. 
  • Le rapport hebdomadaire de comptes fournisseurs doit être traité pour toutes les opérations. (Si ce n’est pas fait, il y aura un écart avec le grand livre général).

Généralités :

  • Le compte QBE vers lequel vous effectuez la migration doit être un abonnement Standard ou Plus. (Impossible de migrer vers un abonnement Démarrage)
  • créer une copie de sauvegarde de votre fichier Acomba. Enregistrez le fichier de sauvegarde dans un emplacement facile à trouver, car il sera utilisé pour le téléversement à une étape ultérieure.
  • Rapprochez tous vos comptes bancaires ou de cartes de crédit jusqu’au relevé le plus récent. Après le rapprochement, notez les soldes de votre compte bancaire, car ils seront utilisés lors de la préparation du rapprochement post-conversion dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
  • Produisez votre déclaration de taxe de vente trimestrielle pour le dernier trimestre. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, il est conseillé d’effectuer la migration directement après la clôture (et le rapprochement) d’une période d’impôt. Sinon, le travail de post-conversion dans QuickBooks en ligne peut être important (compte tenu des factures payées partielles).

Pour lancer ce processus :

  1. Cliquez sur Rapports sous le Comptabilité menu.
  2. Choisissez le Déclaration de revenus option.
  3. Cliquez sur : Afficher sous Vous cherchez à voir les opérations de TVA/TPS pour votre propre période?
  4. Sélectionnez la plage de données. C’est le début du trimestre jusqu’à la date du jour (c.-à-d. La date de conversion).
  5. Cliquez sur Affichage.
  6. Exportez le rapport au format PDF.

Après la conversion, cette information sera utilisée pour créer un rapport complet. Cela se fait en additionnant les montants dans les cases dans l’ancien et le nouveau logiciel.

Extrayez les rapports suivants pour vérifier vos données après la conversion :

  • État des résultats jusqu’à la date de conversion
  • Balance de vérification jusqu’à la date de conversion
  • Soldes de vos comptes bancaires.
  • Imprimez une liste des factures impayées de vos clients et fournisseurs par date de conversion

Extrayez les données suivantes à des fins de vérification :

  • Rapport de taxe de vente;
  • Rapport de taxe d’achat
  • Opérations du compte.

Vérifiez votre dossier :

  • vérifier votre dossier Acomba par Entretien -> Vérifier l’intégrité des données. S’il y a des incohérences, celles-ci doivent être résolues avant de publier le fichier dans Dataswitcher.

Exigences relatives aux comptes clients et fournisseurs :

Il est possible de configurer plusieurs comptes clients et comptes fournisseurs dans Acomba, mais QuickBooks en ligne n’utilise qu’un seul compte client ou compte fournisseur. Cela entraîne une erreur s’il n’y a pas de comptes clients et fournisseurs liés dans votre fichier. Il est recommandé de vérifier vos paramètres avant de les soumettre. Dans Acomba, allez à Configuration -> Assistants -> Comptes liés.

Si vous en avez plus d’un dans votre fichier Acomba, ces comptes seront fusionnés dans votre fichier QuickBooks en ligne pendant le processus de conversion.

Il est également recommandé d’exécuter un Sommaire de l’intégrité Il est fortement recommandé de vérifier le fichier.

Prenez note en particulier des comptes CC / CF par rapport aux comptes débiteurs / créditeurs impayés, car ces éléments génèrent une exception pendant la conversion.

S’il y a des journaux manuels utilisant les comptes CC et CF, ces opérations seront affichées aux comptes clients / fournisseurs d’attente.

Commencez à convertir vos données vers QuickBooks en ligne

Vous pouvez visiter notre assistant de migration pour commencer. Veuillez noter que l’Assistant n’est disponible qu’en anglais pour le moment.

Commencer à utiliser QuickBooks en ligne

Une fois que vous avez effectué les étapes décrites dans le présent document, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Si vous avez des questions sur l’une de ces tâches , contacter le Équipe de soutien de QuickBooks en ligne.

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