Convertir les données d’Acomba à QuickBooks en ligne

Cet article aborde les sujets suivants :

• Durée du transfert des données
• Protection des données de votre entreprise
• Limites
• Liste de contrôle préalable à la migration
• Liste de contrôle postérieure à la migration
• Étapes à suivre après la migration

Voici un aperçu du processus de conversion. Chaque étape sera décrite plus en détail dans cet article.

1. Préparez votre fichier Acomba actuel pour la conversion et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est configuré correctement.
2. Remplissez la section inférieure de notre formulaire d’assistant de migration pour autoriser la migration des données d’Acomba vers QuickBooks en ligne.
3. Sélectionnez les modules complémentaires (optionnels) dont vous aurez besoin. Comme Acomba enregistre seulement une année de données, vous ne pourrez pas importer d’années supplémentaires.
4. Téléversez votre fichier Acomba dans l’outil Dataswitcher à l’aide d’un serveur sécurisé pour procéder à la migration vers QuickBooks en ligne.
5. Une fois vos données migrées, passez en revue les résultats et effectuez certaines tâches à l’aide de la liste de contrôle postérieure à la conversion.
6. Une fois que vous avez confirmé les résultats, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.

Combien de temps prendra le transfert des données?

Le processus de conversion de vos données prendra environ 72 heures à partir du moment où vos données sont téléversées dans l’outil Dataswitcher. Communiquez avec l’équipe de soutien technique de QuickBooks en ligne si vous attendez depuis plus de 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées comme suit :

• Tant que vous utilisez le formulaire en ligne pour le téléversement, nous protégerons vos données à l’aide du chiffrement SSL standard du secteur.
• Vos données sont régies par les principes d’intendance des données d’Intuit (document en anglais seulement).

Limites

Nous visons à couvrir tous les scénarios possibles de votre système comptable source lors de sa conversion vers le nouveau système. Cependant, comme tous les systèmes présentent des variations subtiles, il n’est pas toujours possible de tout convertir pour toutes les périodes comptables. Il est important que vous preniez le temps de comprendre les limites de nos services de conversion pour tous les systèmes (Dataswitcher; en anglais seulement).

De plus, Acomba a également les contraintes particulières suivantes :

Exercice

Dataswitcher prend en charge la conversion d’un seul exercice.

La routine de fin d’exercice doit être effectuée dans Acomba avant de créer le fichier de sauvegarde et de le soumettre aux fins de conversion. Les périodes comptables doivent également être clôturées. Ainsi, lors des vérifications finales, les données financières converties d’Acomba correspondront à celles transférées dans QuickBooks en ligne.

Les remboursements en espèces et par chèque seront comptabilisés dans les journaux

QuickBooks en ligne ne prend pas en charge le remboursement d’un paiement en espèces ou d’un chèque d’un fournisseur. Ces écritures seront comptabilisées en tant qu’écritures de journal régulières sans lien direct avec le client ou le fournisseur.

Les écritures de journal contrepassées ne seront pas publiées

Les écritures de journal contrepassées ne seront pas publiées.

Certaines opérations de débiteurs ou de créanciers peuvent apparaître différemment dans QuickBooks en ligne

Dataswitcher pourrait avoir besoin d’utiliser un compte zClients ou zFournisseurs pour aligner l’historique de vos comptes clients (CC) et de vos comptes fournisseurs (CF). L’appariement automatique des CC et des CF se produit lorsque des opérations de ces comptes ne sont associées à aucun client ou fournisseur.

Dataswitcher tentera d’attribuer automatiquement tous les clients et fournisseurs qui n’ont pas de montant impayé à la date de conversion grâce à un algorithme spécial. Si vous avez passé des écritures directement dans vos comptes clients ou dans vos comptes fournisseurs, vous devrez les corriger après la migration. 

Dataswitcher tentera d’apparier l’historique de vos comptes fournisseurs et comptes clients aux dates clés (fin d’exercice et date de conversion). Entre ces dates, les rapports peuvent contenir des écarts. Lorsque vous vérifiez les rapports des CC et des CF, assurez-vous que les données d’Acomba sont exactes. Dans certains cas, les factures impayées ne figurent pas dans le sommaire, mais plutôt dans la vue détaillée d’Acomba. 

Assurez-vous de valider vos dossiers à l’une des dates suivantes :

1. Date de la dernière opération dans le fichier
2. Date de migration (la date à laquelle vos données ont été transférées vers QuickBooks en ligne)
3. Fin d’exercice

L’alignement des CC et des CF est uniquement effectué à ces dates. 

QuickBooks en ligne ne prend pas en charge plusieurs comptes clients et comptes fournisseurs. Si vous utilisez plusieurs CC et CF dans Accomba, ils seront fusionnés dans QuickBooks en ligne. Les CC et CF qui comportent des données comptables liées deviendront les CC et CF principaux.

Les virements entre comptes clients et comptes fournisseurs seront traités comme des écritures de journal. Si vous avez supprimé les données de votre fichier, les paiements et les factures seront publiés comme des écriture de journal. Il se peut que vous deviez attribuer des débits aux crédits pour les clients ou les fournisseurs qui ont un montant impayé à la date de migration.

Si vos CC et CF ne correspondent pas au total des soldes impayés des comptes fournisseurs ou de la balance de vérification chronologique des comptes clients dans Acomba, Dataswitcher reportera ces écarts dans des comptes fictifs zClients ou zFournisseurs.

Les dates seront copiées directement à partir du fichier

Acomba passe les écritures en fonction de la période au cours de laquelle elles ont été ajoutées. QuickBooks utilise plutôt la date réelle. Lorsque la date d’une opération est en dehors de la période habituelle, elle peut s’afficher différemment dans QuickBooks.

Exemple : Dans l’exercice financier terminé le 31-12-2019, une opération dans Acomba a été créée par erreur le 30-04-2091. Dans Acomba, l’écriture sera ajoutée dans la période se terminant le 31-12-2021, alors que dans QuickBooks, il s’agira d’une opération future.

Données transactionnelles et balance de vérification

Dataswitcher migrera les données d’opérations de l’année la plus récente et la balance de vérification de l’année précédente. Toutes les données sont migrées sous forme d’écritures de journal. Les renseignements sur le classement chronologique des CC et des CF à la date de migration seront importés sous forme d’écritures de journal.

Conversion des données en devise étrangère en devise locale

Toutes les données en devise étrangère seront converties en devise locale. Le taux de change historique dans Acomba sera utilisé pour effectuer la conversion.

Historique des migrations de comptes

Acomba vous permet de transférer des soldes vers de nouveaux comptes à la fin de l’exercice (transfert des soldes d’ouverture). QuickBooks n’offre pas cette option, car il ne prend pas en charge les exercices. Dataswitcher ferme donc le compte au début de l’exercice. 

Exemple : Un ancien compte (1250) a été utilisé en 2018. Au début de l’année 2019, vous avez renuméroté ce compte à 1251. 

1. Dataswitcher fermera le solde (par exemple, 1 500,00) du compte 1250 en indiquant un montant de 0,00.
2. Dataswitcher ouvrira le solde de 2019 du compte 1251 en indiquant un montant de 1 500,00.

Les soldes d’ouverture et de fermeture des CC et des CF ne sont pas pris en charge dans QuickBooks, et peuvent présenter des écarts lors de la comparaison des balances de vérification. Les soldes de clôture seront exacts. Dataswitcher ne peut pas aligner les soldes de fermeture avec leurs soldes d’ouverture pour ces CC et ces CF. Lorsque vous comparez des rapports de CC et de CF dans QuickBooks à ceux d’Acomba, assurez-vous d’utiliser le paramètre « Courant ».

Date de début d’exercice

Acomba permet de choisir une date de début au cours d’un mois, par exemple 14-01-2020. Dans QuickBooks, vous devez indiquer le premier jour du mois, par exemple 01-01-2020. Veuillez garder cette différence à l’esprit lorsque vous vérifiez votre balance de vérification, car elle peut engendrer un écart. Vos bénéfices non répartis peuvent également présenter un écart.

Vérification de vos bénéfices non répartis

Acomba permet de reporter le solde d’ouverture d’un compte. Dans certains cas (en particulier pour les nouveaux fichiers, ou si une routine de clôture de fin d’année n’a pas été exécutée), Dataswitcher ne peut pas reconstituer le compte utilisé (c’est souvent le cas pour les bénéfices non répartis). Dans ce cas, Dataswitcher crée l’opération de solde d’ouverture et envoie le résultat net au compte de bénéfices non répartis dans QuickBooks.

Vous devrez réviser vos bénéfices non répartis après la migration pour valider. Dans certains cas, il sera avantageux que Dataswitcher utilise le compte de capital d’ouverture. Vous pourriez créer un journal pour transférer les bénéfices non répartis et rapprocher le compte.

Les journaux à reporter (année suivante) ne seront pas publiés

Les journaux créés pour les années futures ne seront pas publiés dans QuickBooks. 

Articles et stock

Dataswitcher convertira le code, le code de stock, le lieu, le nom et la description. Il est possible que les autres champs ne soient pas mis à jour automatiquement. La quantité actuelle en stock, le prix d’acquisition et le prix de vente s’affichent aussi. Les comptes de revenus et les comptes d’actifs ne sont pas enregistrés dans QuickBooks.

Positions pour les numéros du plan comptable

QuickBooks ne prend pas en charge les numéros de plan comptable comportant plus de sept chiffres. Les comptes Acomba contenant plus de sept chiffres empêcheront la migration. La présence de plusieurs comptes liés peut également empêcher la migration.

Renommer les comptes du système Acomba

Dataswitcher prend en charge les comptes de bilan renommés, mais renommer les comptes du système (Bénéfices non répartis, Comptes clients, Comptes fournisseurs, etc.) peut engendrer d’autres problèmes. Les comptes d’attente peuvent être affichés comme zClients ou zFournisseurs après la conversion.

Quelles données d’Acomba ne seront pas transférées?

• Services
• Projets
• Liste des stocks (produits et services)
• Rapprochements bancaires
• Budgets
• Opérations mémorisées
• Devis
• Bons de commande
• Bulletins de vente
• Modèles personnalisés

Liste de contrôle préalable à la migration

Vous devez effectuer les étapes suivantes avant de téléverser votre fichier pour la migration :

Grand livre général :

• La balance de vérification doit être équilibrée.
• Le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs doit concorder avec le solde des comptes fournisseurs qui se trouve dans le grand livre général.
• Le grand livre auxiliaire des comptes clients doit concorder avec le solde des comptes clients qui se trouve dans le grand livre général.
• Les chèques impayés ne doivent pas chevaucher l’exercice précédent et l’exercice actuel.
• Toutes les opérations sont datées de l’exercice en cours.
• Si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne que vous avez utilisé d’une façon ou d’une autre, vous devez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Il n’est pas possible de migrer des données dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient déjà des données.

Comptes clients :

• Dans Acomba, tous les paiements doivent être appliqués aux bonnes factures. 
• Le rapport hebdomadaire des comptes clients doit être traité pour toutes les opérations. Autrement, il y aura un écart avec le grand livre général.

Comptes fournisseurs :

• Dans Acomba, tous les paiements en attente doivent être traités.
• Dans Acomba, tous les paiements doivent être appliqués aux bonnes factures à payer. 
• Le rapport hebdomadaire des comptes fournisseurs doit être traité pour toutes les opérations. Autrement, il y aura un écart avec le grand livre général.

Généralités :

• Le compte QuickBooks en ligne vers lequel vous effectuez la migration doit avoir un abonnement Standard ou Plus. Vous ne pouvez pas effectuer une migration vers un abonnement Démarrage.
• Créez une copie de sauvegarde de votre fichier Acomba. Enregistrez le fichier de sauvegarde dans un emplacement facile à trouver, car il sera utilisé pour le téléversement à une étape ultérieure.
• Rapprochez tous vos comptes bancaires et de cartes de crédit jusqu’au relevé le plus récent. Après le rapprochement, notez les soldes de votre compte bancaire, car ils seront utilisés lors de la préparation du rapprochement post-conversion dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
• Produisez votre déclaration de taxe de vente trimestrielle pour le dernier trimestre. Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, il est conseillé d’effectuer la migration immédiatement après la clôture (et le rapprochement) d’une période de taxe de vente. Autrement, le travail de post-conversion dans QuickBooks en ligne peut être important (compte tenu des factures partiellement payées).

Pour lancer ce processus :

1. Sélectionnez Reports (Rapports (Aller à)) dans le menu Accounting (Comptabilité).
2. Choisissez l’option Tax Return (déclaration de taxe de vente).
3. Cliquez sur View (Afficher) sous Looking to see VAT/GST Transactions for your own date range? (Afficher les opérations TVA/TPS pour la période sélectionnée?).
4. Sélectionnez la période. (Le début du trimestre jusqu’à la date du jour, c.-à-d. la date de conversion)
5. Sélectionnez Display (Afficher).
6. Exportez le rapport au format PDF.

Après la conversion, cette information sera utilisée pour créer un rapport complet, en additionnant les montants des cases dans l’ancien et le nouveau logiciel.

Créez les rapports suivants pour vérifier vos données après la conversion :

• État des résultats jusqu’à la date de conversion
• Balance de vérification jusqu’à la date de conversion
• Soldes de vos comptes bancaires
• Imprimez une liste des factures impayées de vos clients et fournisseurs à la date de conversion

Extrayez les données suivantes à des fins de vérification :

• Rapport de taxe de vente
• Rapport de taxe d’achat
• Opérations du compte

Vérifiez votre dossier :

• Vérifier votre fichier Acomba en accédant à Maintenance > Check Data Integrity (Vérifier l’intégrité des données). S’il y a des incohérences, elles doivent être résolues avant de transférer le fichier dans Dataswitcher.

Exigences relatives aux comptes clients et fournisseurs :

Il est possible de configurer plusieurs comptes clients et fournisseurs dans Acomba. Toutefois, QuickBooks en ligne n’utilise qu’un seul compte clients/fournisseurs. Cela entraîne une erreur s’il n’y a pas de comptes clients et fournisseurs liés dans votre fichier. Il est recommandé de vérifier vos paramètres avant de soumettre votre fichier. Dans Acomba, allez à Configuration > Assistants > Comptes liés.

Si vous en avez plusieurs dans votre fichier Acomba, ces comptes seront fusionnés dans votre fichier QuickBooks en ligne pendant le processus de conversion.

Il est fortement recommandé d’exécuter une vérification du sommaire d’intégrité sur le fichier.

Prenez note en particulier des comptes clients et fournisseurs par rapport aux comptes débiteurs et créditeurs impayés, car ces éléments génèrent une exception pendant la conversion.

S’il y a des journaux manuels utilisant les comptes clients et fournisseurs, ces opérations seront affichées aux comptes clients et fournisseurs d’attente.

Liste de contrôle postérieure à la migration

Même si nous essayons d’effectuer la conversion de données la plus complète possible, il vous reste encore quelques tâches à effectuer avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de les terminer dès que possible avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Saisie des renseignements sur votre entreprise et du mois de début de l’exercice

Étape 1 : Saisir les renseignements sur votre entreprise :

1. Sélectionnez la roue dentée, puis cliquez sur Compte et paramètres.
2. Dans l’onglet Entreprise, saisissez les renseignements de votre entreprise et vos coordonnées.
3. Mettez à jour ou vérifiez les adresses courriel pour vous assurer que les communications relatives à la facturation et aux clients seront traitées correctement.
4. Dans la case Courriel de l’entreprise, saisissez l’adresse courriel à laquelle vous voulez recevoir les factures mensuelles d’Intuit pour votre abonnement à QuickBooks en ligne.
5. Si vous ne voulez pas que vos clients utilisent l’adresse courriel de l’entreprise pour communiquer avec vous, saisissez l’adresse courriel que vous voulez qu’ils utilisent dans la case Courriel destiné aux clients.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Définir le mois de début de l’exercice :

1. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
2. Dans la section Comptabilité, accédez au menu déroulant à droite de Premier mois de l’exercice, puis sélectionnez le premier mois de votre exercice.
3. Sélectionnez Enregistrer dans cette section, puis sélectionnez Terminé en bas à droite.

Vérification de vos données en comparant les rapports

Nous vous suggérons de comparer les rapports ci-dessous dans QuickBooks en ligne et Acomba pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement. Pour vérifier vos rapports, exécutez les rapports avec Cet exercice ou Cette année dans QuickBooks en ligne :

•  Rapport Bilan – Sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• Balance de vérification – Sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• Sommaire du classement chronologique des CC – Sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• Sommaire du classement chronologique des CF – Sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• État des résultats – Sélectionnez Cet exercice ou Cette année

Activation de la taxe de vente

Il est important que la taxe de vente soit activée dans QuickBooks en ligne et configurée avec le bon numéro d’entreprise de l’ARC et la bonne fréquence de déclaration avant de commencer à l’utiliser. Vous pouvez sauter les étapes ci-dessous si votre entreprise n’est pas inscrite pour la taxe de vente.

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Taxes et sélectionnez Taxe de vente (Accéder).
2. Suivez les instructions pour activer la taxe de vente pour votre province. Note : Assurez-vous de sélectionner la bonne province de résidence, car elle ne peut pas être corrigée après coup.
3. Saisissez votre numéro d’entreprise de l’ARC et votre fréquence de déclaration. Note : Assurez-vous que votre méthode comptable est réglée à Exercice, sauf si votre comptable vous a dit d’utiliser une autre méthode.

Consolidation de la taxe de vente dans le compte de taxe de vente par défaut de QuickBooks en ligne

Comme Acomba Canada utilise deux comptes (quatre au Québec) pour faire le suivi de la taxe de vente, vous devrez les regrouper en un seul compte de TPS/TVH à payer dans QuickBooks après la migration. Rapprochez tout écart entre vos comptes clients (CC) et vos comptes fournisseurs (CF) après la conversion.

Rapprochement de vos comptes bancaires et de vos comptes de carte de crédit

Note : Il est essentiel de terminer cette étape avant de connecter vos comptes bancaires et de cartes de crédit aux services bancaires en ligne. Étant donné que vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, le logiciel présume qu’aucune opération bancaire n’a pas été rapprochée. QuickBooks en ligne doit marquer toutes les opérations qui ont eu lieu avant la date de conversion comme étant rapprochées, afin que seules les opérations futures ne soient prises en compte pour le rapprochement :

1. Sélectionnez la roue dentée, puis Rapprocher.
2. Sélectionnez le compte bancaire en question dans la liste déroulante, puis Rapprocher maintenant.
3. La fenêtre Commencer le rapprochement s’ouvre. Saisissez la date de votre dernier rapprochement dans le champ Date de fin du relevé de compte et consignez le solde compensé de votre dernier rapprochement dans le champ Solde de fermeture.
4. N’inscrivez rien dans le reste du formulaire et sélectionnez OK.
5. Vous verrez une liste d’opérations. Cochez les cases du haut pour sélectionner toutes les opérations de la liste. Si les données sont réparties sur deux colonnes, assurez-vous que vous avez sélectionné toutes les opérations des deux colonnes. Ensuite, décochez la case des opérations non compensées. Quand la différence qui s’affiche est nulle, vous avez terminé ces étapes.
6. Sélectionnez Finir maintenant.
7. Il est important de répéter cette procédure pour tous les comptes bancaires et de cartes de crédit dans QuickBooks en ligne.

Après la migration

Révision de votre migration

Après la migration, vous trouverez dans votre fichier QuickBooks en ligne un rapport qui fournit des détails sur la réussite de votre migration. Le rapport compare les bilans, l’état des résultats et le sommaire du classement chronologique des CC et des CF pour votre fichier source et pour QuickBooks en ligne. Il comprend une liste détaillée de tous les comptes du fichier ainsi que leur solde dans le fichier source et dans QuickBooks en ligne. Il contient également des informations sur les écarts qui se sont produits pendant la migration et que vous pouvez modifier manuellement.

Ce rapport se trouve dans l’onglet Dépenses sous un fournisseur appelé Dataswitcher. Cliquez sur la roue dentée, puis sélectionnez Pièces jointes pour trouver le fichier Report.pdf.

Commencez à utiliser QuickBooks en ligne!

Une fois que vous avez effectué les tâches décrites dans cet article, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Si vous avez des questions sur l’une de ces tâches, communiquez avec l’équipe de soutien technique de QuickBooks en ligne.