Configurer un calendrier de comptabilisation des produits dans QuickBooks en ligne Avancé

Configurez la fonction de comptabilisation des produits pour programmer le transfert automatique des produits du compte de passif sélectionné vers le compte d’actif désigné. Vous pourrez ensuite tirer profit des rapports sur les revenus.

Étape 1 : Activer la comptabilisation des produits

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Ventes. 
3. Dans Produits et services, sélectionnez Modifier ✎.
4. Activez l’option Comptabilisation des produits.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Étape 2 : Gérer et créer des modèles

Utilisez des modèles prédéfinis ou créez vos propres modèles pour personnaliser les méthodes, la fréquence et la période de comptabilisation des produits. Ensuite, attribuez un modèle à vos services.

1. Allez à Comptabilité avancée et sélectionnez Comptabilisation des produits.
2. Si vous consultez cette page pour la première fois, sélectionnez Démarrer. Sinon, sélectionnez Gérer les paramètres , puis Gérer les modèles.
3. Vous verrez plusieurs modèles prédéfinis que vous pouvez appliquer à vos produits et services. Ce choix détermine la méthode de comptabilisation des produits, la fréquence de comptabilisation des produits et le nombre de périodes au cours desquelles les produits sont comptabilisés lorsque l’article désigné est ajouté à une facture. Pour créer un nouveau modèle, sélectionnez Ajouter un nouveau modèle.
4. Saisissez un nom pour le modèle, puis utilisez la liste déroulante Paramètres de comptabilisation pour choisir l’une des options suivantes :
   • Amortissement linéaire, répartition linéaire d’une période à l’autre : Choisissez ensuite la fréquence de comptabilisation et la période de comptabilisation en mois.
   • Amortissement linéaire, calculé au prorata par jour : Choisissez ensuite la fréquence de comptabilisation et la période de comptabilisation en mois, en trimestres ou en années.
5. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : Attribuer des modèles aux produits et services

Maintenant que vous avez configuré votre modèle de comptabilisation des produits, assignez-le à un produit ou à un service. Ensuite, vous pouvez ajouter le service à une facture.

1. Passez de l’onglet Gérer les modèles à l’onglet Attribuer un produit ou un service.
2. Sélectionnez Attribuer un modèle aux produits ou aux services.
3. Dans la liste déroulante Produits/services, choisissez un article de service ou ajoutez-en un nouveau.
4. Dans la liste déroulante Modèle de comptabilisation des produits, choisissez un modèle standard ou l’un des modèles que vous avez créés.
5. Dans la liste déroulante Compte de passif, choisissez un compte de passif ou ajoutez-en un nouveau.
6. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Une fois l’enregistrement terminé, vous pouvez modifier le compte de revenus ou un article de service, ou supprimer un modèle, au besoin.

Étape 4 : Créer une facture ou un reçu de vente avec la fonction de comptabilisation des produits

Vous pouvez maintenant créer une facture ou un reçu de vente pour le service que vous venez de configurer. Le champ Date du service sur la facture indiquera à QuickBooks quand commencer le calendrier de comptabilisation des produits.

1. Allez à Nouveau et sélectionnez Facture ou Reçu de vente.
2. Remplissez les champs de la facture. Ajoutez le service que vous venez de créer. 
3. Sous Date du service, choisissez la date de début du service.
   La date du service peut être postérieure à la date de clôture des comptes. 
4. Sélectionnez Enregistrer. 
5. Cliquez sur le lien Afficher la comptabilisation des produits pour l’article de service. Le calendrier de comptabilisation des produits pour ce service s’affiche.

QuickBooks en ligne met automatiquement à jour votre calendrier de comptabilisation des produits après l’ajout d’un service avec comptabilisation des produits et la création d’une facture ou d’un reçu de vente comptant la comptabilisation des produits. Vous pouvez également modifier et personnaliser votre calendrier de comptabilisation des produits. Par exemple, vous pouvez modifier la durée de service pour un article au niveau de l’opération, modifier l’ensemble d’un calendrier ou modifier le prix d’un article. Chaque fois que vous apportez des modifications, votre calendrier de comptabilisation des produits s’ajuste automatiquement.

Modifier la durée d’un article de service au niveau de l’opération

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante qui contient l’article de service ou sélectionnez Créer une facture.
3. Remplissez les champs de la facture, à savoir :
   • Le nom du service sous Produit/service.
   • La date à laquelle le service commence sous Date du service. La date du service peut être postérieure à la date de clôture des comptes.
4. Lorsque vous avez terminé de remplir les champs de la facture, sélectionnez Enregistrer.
5. Cliquez sur le lien Afficher la comptabilisation des produits.
6. Dans le volet Comptabilisation des produits, sélectionnez Modifier.
7. Dans le champ Durée de service, saisissez une nouvelle période pour votre calendrier. La durée de service doit :
   • être supérieure à la durée des écritures enregistrées;
   • être de moins de 5 ans.
     Note : Vous ne pouvez modifier que les écritures enregistrées qui ont lieu après la date de clôture des comptes.
8. Validez ou modifiez la mise à jour automatique du calendrier, puis sélectionnez Appliquer.

Modifier le calendrier d’un article de service au niveau de l’opération

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante qui contient l’article de service afin de la modifier, ou sélectionnez Créer une facture.
3. Remplissez les champs de la facture, à savoir :
   • Le nom du service sous Produit/service.
   • La date à laquelle le service commence sous Date du service. La date du service peut être postérieure à la date de clôture des comptes.
4. Lorsque vous avez terminé de remplir les champs de la facture, sélectionnez Enregistrer.
5. Cliquez sur le lien Afficher la comptabilisation des produits.
6. Dans le volet Comptabilisation des produits, sélectionnez Modifier.
7. Dans la colonne Montant comptabilisé, modifiez une ou plusieurs des valeurs au calendrier (tant que ces valeurs sont postérieures à la date de clôture indiquée dans Comptes et paramètres).
   Note : Le calendrier s’ajuste automatiquement pour les mois courants qui n’ont pas été modifiés.
8. Validez ou modifiez la mise à jour automatique du calendrier, puis sélectionnez Appliquer.

Modifier le prix d’un article de service au niveau de l’opération

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante qui contient l’article de service afin de la modifier, ou sélectionnez Créer une facture.
3. Remplissez les champs de la facture, à savoir :
   • Le nom du service sous Produit/service.
   • La date à laquelle le service commence sous Date du service. La date du service peut être postérieure à la date de clôture des comptes.
4. Sous Taux, saisissez un nouveau prix.
5. Lorsque vous avez terminé de remplir les champs de la facture, sélectionnez Enregistrer. 
6. Cliquez sur le lien Afficher la comptabilisation des produits.
7. Validez ou modifiez votre calendrier mis à jour automatiquement. Pour effectuer des modifications, sélectionnez Modifier.
   Note :
   • Un nouveau prix plus élevé que le prix original augmente automatiquement les montants comptabilisés pour les mois courants futurs.
   • Un nouveau prix inférieur au prix d’origine, mais supérieur au montant total comptabilisé jusqu’à présent, réduit les montants comptabilisés pour les mois courants futurs.
   • Un nouveau prix inférieur au montant total comptabilisé jusqu’à présent génère automatiquement un montant négatif comptabilisé pour le mois en cours.
   • Pour supprimer les montants comptabilisés négatifs, rajustez manuellement les montants à partir du volet Comptabilisation des produits.
8. Sélectionnez Appliquer.

Vous pouvez fermer ou modifier un calendrier existant, puis émettre une note de crédit ou un reçu de remboursement. Par exemple, disons que vous avez déjà comptabilisé 200,00 $ CA pour le service, mais que vous voulez émettre un remboursement complet de 1 200,00 $ CA.

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante pour la modifier.
3. Cliquez sur le lien Afficher la comptabilisation des produits.
4. Dans le volet Comptabilisation des produits, sélectionnez Modifier.
5. Dans la section Calendrier, effectuez l’une des actions suivantes :
   • Comptabiliser maintenant : Vous trouverez cette option sous Plus d’actions . Vous pouvez arrêter toutes les écritures futures de comptabilisation des produits pour l’article en comptabilisant la totalité du montant restant non comptabilisé du mois en cours. En d’autres termes, il s’agit de comptabiliser un montant dans cette écriture afin que le compte de revenus et le prix total de l’article coïncident et de clôturer le calendrier.
     Note : N’oubliez pas que dans cet exemple, vous avez déjà comptabilisé 200,00 $ CA pour le service. Vous devez donc reporter un montant de 1 000,00 $ CA. De cette façon, le compte de revenus totalisera 1200,00 $ CA. Vous devez également vérifier, dans cet exemple, que toutes les écritures futures sont des montants nuls. Lorsque vous émettez une note de crédit d’un montant de 1200 $ CA, l’ensemble du revenu est contrepassé. Lorsque vous émettez une note de crédit de 500 $ CA, seul un montant de 500 $ CA de revenu est contrepassé.
   • Conserver le calendrier tel quel.
   • Personnaliser le calendrier selon les besoins.
6. Sélectionnez Appliquer.
7. Vous pouvez aussi créer et émettre une note de crédit ou un reçu de remboursement.