Configurer un calendrier de comptabilisation des produits dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez à configurer un calendrier automatique pour faciliter la comptabilisation des produits dans QuickBooks en ligne Avancé. 

La comptabilisation des produits est un principe comptable généralement reconnu (PCGR) qui définit comment et quand comptabiliser les produits. Les entreprises qui utilisent la méthode de la comptabilité d’exercice comptabilisent les produits lorsqu’ils sont gagnés et non lorsqu’ils sont reçus. C’est le cas notamment des services prépayés et des abonnements.

Dans le présent article, les sujets suivants seront abordés :

• L’importance de la comptabilisation des produits
• La configuration de la comptabilisation des produits
• La modification et la personnalisation d’un calendrier de comptabilisation des produits
• Émettre une note de crédit pour une facture avec comptabilisation des produits existante
• Les intervalles et la fréquence du service
• Le calcul mensuel de la fréquence de comptabilisation

L’importance de la comptabilisation des produits

Voici quelques modèles d’affaires qui se prêtent bien à la méthode de comptabilisation des produits.

Découvrez les méthodes de comptabilité de caisse et d’exercice dans QuickBooks en ligne.

Configuration de la comptabilisation des produits dans QuickBooks en ligne Avancé

Configurez la fonction Comptabilisation des produits pour programmer le transfert automatique des produits du compte de passif sélectionné vers le compte d’actif désigné. Vous pourrez ensuite tirer profit des rapports sur les revenus.

Étape 1 : Activer la comptabilisation des produits

1. Allez au menu Paramètres , puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Ventes.
3. Dans Produits et services, sélectionnez Modifier ✎.
4. Activez la comptabilisation des produits.
5. Sélectionnez la Fréquence : Quotidienne ou Mensuelle.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Note : Les produits peuvent maintenant être comptabilisés sur une base quotidienne ou mensuelle.

Étape 2 : Ajouter un service avec la fonction de comptabilisation des produits

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Produits et services (Amenez-moi là-bas). 
2. Sélectionnez Nouveau, puis sélectionnez Services.
   Remarque : Si c’est votre premier ajout, sélectionnez Ajouter un produit ou un service, puis sélectionnez Service,
3. Remplissez les champs. 
4. Sélectionnez Je comptabilise les produits pour ce produit chaque jour ou chaque mois.
   Note : La fréquence variera en fonction de ce que vous avez sélectionné à l’étape 1 : Activer la comptabilisation des produits.
5. Choisissez un Compte de passif. Dans le champ Durée du service, saisissez le nombre de jours, de semaines, de mois ou d’années pour la comptabilisation des produits.
   Remarque : Vous pouvez saisir jusqu’à 3 652 jours pour une fréquence quotidienne, jusqu’à 521 semaines pour une fréquence hebdomadaire, jusqu’à 120 mois pour une fréquence mensuelle ou jusqu’à 10 ans pour une fréquence annuelle.
6. Sélectionnez un Intervalle de service dans la liste déroulante ▼.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Créer une facture avec la fonction de comptabilisation des produits

Maintenant, créez une facture pour ce service que vous venez de configurer. La Date du service sur la facture indiquera à QuickBooks quand commencer le calendrier de comptabilisation des produits.

1. Allez à + Nouveau et sélectionnez Facture.
2. Remplissez les champs de la facture. Ajoutez le service que vous venez de créer. 
3. Sous Date du service, sélectionnez la date de début de ce service.
   Remarque : la date du service peut être après la date de clôture des comptes,
4. Sélectionnez Enregistrer. 
   Remarque : Une fois la facture créée, le calendrier commencera à la fin du mois sélectionné dans le champ Date du service.
5. À côté de la ligne du service, sélectionnez Afficher la comptabilisation des produits.
6. Le calendrier de comptabilisation des produits pour ce service s’affiche.

Modifier et personnaliser un calendrier de comptabilisation des produits

QuickBooks en ligne met automatiquement à jour votre calendrier de comptabilisation des produits après l’ajout d’un service avec comptabilisation des produits et la création d’une facture ou d’un reçu de vente comptant la comptabilisation des produits. Vous pouvez également modifier et personnaliser le calendrier de comptabilisation des produits. Par exemple, rajustez la durée de service pour un article au niveau de l’opération, rajustez l’ensemble d’un calendrier ou modifiez le prix d’un article. Chaque fois que vous apportez des modifications, votre calendrier de comptabilisation des produits s’ajuste automatiquement.

Modifier la durée d’un article de service au niveau de l’opération

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante avec l’article de service pour la modifier ou sélectionnez Créer une facture,
3. Remplissez les champs de la facture, à savoir :
   • Le nom du service sous Produit/service.
   • La date à laquelle le service commence sous Date du service. La date du service peut être après la date de clôture des comptes.
4. Lorsque vous avez terminé de remplir les champs de la facture, sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez le lien Afficher la comptabilisation des produits.
6. Dans le panneau Comptabilisation des produits, sélectionnez Modifier.
7. Dans la Durée de service, saisissez une nouvelle période pour votre calendrier.
   Note :
   • Vous pouvez saisir jusqu’à 3 652 jours pour une fréquence quotidienne, jusqu’à 521 semaines pour une fréquence hebdomadaire, jusqu’à 120 mois pour une fréquence mensuelle ou jusqu’à 10 ans pour une fréquence annuelle.
   • Vous ne pouvez modifier que les écritures reportées qui ont lieu après la date de clôture des comptes.
8. Validez ou modifiez la mise à jour automatique du calendrier, puis sélectionnez Appliquer.

Modifier le calendrier d’un article de service au niveau de l’opération

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante avec l’article de service pour la modifier ou sélectionnez Créer une facture,
3. Remplissez les champs de la facture, à savoir :
   • Le nom du service sous Produit/service.
   • La date à laquelle le service commence sous Date du service. La date du service peut être après la date de clôture des comptes.
4. Lorsque vous avez terminé de remplir les champs de la facture, sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez le lien Afficher la comptabilisation des produits.
6. Dans le panneau Comptabilisation des produits, sélectionnez Modifier.
7. Dans la colonne Montant comptabilisé, modifiez une ou plusieurs valeurs au calendrier; vous pouvez le faire tant que ces valeurs sont postérieures à la date de clôture indiquée dans Comptes et paramètres.
   Note : Le calendrier s’ajuste automatiquement pour les mois courants, non modifiés.
8. Validez ou modifiez la mise à jour automatique du calendrier, puis sélectionnez Appliquer.

Modifier le prix d’un article de service au niveau de l’opération

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante avec l’article de service pour la modifier ou sélectionnez Créer une facture,
3. Remplissez les champs de la facture, à savoir :
   • Le nom du service sous Produit/service.
   • La date à laquelle le service commence sous Date du service. La date du service peut être après la date de clôture des comptes.
4. Sous Taux, saisissez un nouveau prix.
5. Lorsque vous avez terminé de remplir les champs de la facture, sélectionnez Enregistrer.
6. Sélectionnez le lien Afficher la comptabilisation des produits.
7. Validez ou modifiez votre calendrier mis à jour automatiquement. Pour effectuer des modifications, sélectionnez Modifier.
   Note :
   • Un nouveau prix plus élevé que le prix original augmente automatiquement les montants reconnus pour les mois courants futurs.
   • Un nouveau prix inférieur au prix d’origine, mais supérieur au montant total comptabilisé jusqu’à présent, réduit les montants comptabilisés pour les mois courants futurs.
   • Un nouveau prix inférieur au montant total comptabilisé jusqu’à présent génère automatiquement un montant négatif comptabilisé pour le mois en cours.
   • Pour supprimer les montants comptabilisés négatifs, rajustez manuellement les montants à partir du volet Comptabilisation des produits.
8. Sélectionnez Appliquer.

Émettre une note de crédit pour une facture avec comptabilisation des produits existante

Vous pouvez fermer ou modifier un calendrier existant, puis émettre une note de crédit ou un reçu de remboursement. Par exemple, disons que vous avez déjà comptabilisé 200,00 $ CA pour le service, mais que vous voulez émettre un remboursement complet de 1 200,00 $ CA.

1. Allez à Ventes, puis à Factures (Accéder).
2. Ouvrez une facture existante pour la modifier.
3. Sélectionnez le lien Afficher la comptabilisation des produits.
4. Dans le panneau Comptabilisation des produits, sélectionnez Modifier.
5. Dans la section Calendrier, effectuez l’une des actions suivantes :
   • Reconnaître maintenant : Ceci est disponible sous Autres commandes , Vous pouvez arrêter toutes les écritures de reconnaissance des revenus futures pour l’article en comptabilisant tout le montant non reconnu restant dans le mois courant. En d’autres termes, il s’agit de comptabiliser un montant dans cette écriture afin que le compte de revenus et le prix total de l’article coïncident et de clôturer le calendrier.
     Remarque : N’oubliez pas que dans cet exemple, vous avez déjà comptabilisé 200,00 $ CA pour le service. Vous devez donc reporter un montant de 1 000,00 $ CA. De cette façon, le total du compte de revenus sera de 1 200 $ CA. Vous devez également vérifier, dans cet exemple, que toutes les entrées futures sont des montants nuls. Lorsque vous émettez une note de crédit d’un montant de 1 200 $ CA, la totalité du revenu est contrepassé. Lorsque vous émettez une note de crédit de 500 $ CA, seulement 500 $ CA du revenu est contre-passé.
   • Conservez le calendrier tel quel.
   • Personnalisez le calendrier selon vos besoins.
6. Sélectionnez Appliquer.
7. Créer et émettre une note de crédit ou un reçu de remboursement,

Exécuter le rapport Comptabilisation des produits

Vous pouvez voir les montants facturés et comptabilisés dans le rapport Détails de la comptabilisation différée pour chaque colonne. 

1. Allez à Rapports (Accéder).
2. Dans la barre de recherche, recherchez et ouvrez Rapport Reconnaissance des revenus,

Personnalisez ou filtrez le rapport selon vos besoins.

En savoir plus sur les intervalles et la fréquence du service

Intervalles et durée du service : les modalités selon lesquelles une entreprise vend ses produits et services. Par exemple : Un abonnement annuel vendu à 1 200 $ CApeut être configuré sur 12 mois ou 52 semaines.

Fréquence de comptabilisation des produits : la fréquence à laquelle vous comptabilisez les produits provenant d’un produit ou d’un service. La valeur par défaut est une fréquence mensuelle, mais elle peut être modifiée en tout temps. Une fois mise à jour, elle s’appliquera à toutes les opérations futures. Par exemple, un abonnement annuel vendu à 1 200 $ CA avec une fréquence quotidienne sera calculé au prorata en fonction du nombre de jours dans un mois donné.

Fréquence de comptabilisation : le moment où nous reportons les montants comptabilisés dans les comptes. Toutes les écritures automatiques de comptabilisation des produits sont reportées à la fin du mois.

Le calcul mensuel de la fréquence de comptabilisation

Pour un article de service au prix de 1 200,00 $ CA, les produits comptabilisés seront automatiquement transférés dans le compte de revenus à la fin du mois. Le montant mensuel comptabilisé varie en fonction de la fréquence de comptabilisation sélectionnée dans Paramètres ,

Formule : Prix total de l’article ÷ le nombre de fréquences pour la durée * le nombre de fréquences par mois.

Voici un exemple de la façon dont les produits comptabilisés sont calculés et reportés à la fin du mois en fonction du choix de fréquence :