Configurer des alertes de stock faible dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment configurer des alertes pour les produits dont la quantité est basse ou en rupture de stock dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé.

Configurez des seuils de renouvellement pour garder un œil sur la gestion de vos stocks. Un seuil de renouvellement vous indique à quel moment vous devriez renouveler la commande d’un produit donné. QuickBooks utilise les seuils de renouvellement pour déterminer les articles dont les quantités sont faibles ou en rupture de stock. Nous vous aiderons à les configurer afin que vos clients ne manquent de rien. Lorsque votre stock est faible, nous vous aiderons également à vous réapprovisionner auprès de vos fournisseurs.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer vos seuils de renouvellement
• Vérifiez ce qui est faible ou en rupture de stock
• Créer et envoyer un bon de commande
• Faites le suivi de ce que vous recevez de votre fournisseur

Configurer vos seuils de renouvellement

Il y a deux façons de configurer les seuils de renouvellement de vos produits.

• Pour de nouveaux produits, vous pouvez saisir les seuils de renouvellement au moment d’ajouter ces articles dans QuickBooks.
• Si vous avez enregistré des produits qui n’ont pas de seuil de renouvellement, vous pouvez modifier ces produits pour les ajouter. Voici comment.

Modifier un produit pour ajouter un seuil de renouvellement

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Trouvez le produit pour lequel vous voulez ajouter un seuil de renouvellement.
3. Sélectionnez Modifier. ✎ dans la colonne Action .
4. Dans le champ Seuil de renouvellement, déterminez le seuil à partir duquel vous voulez passer une nouvelle commande.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vérifiez ce qui est faible ou en rupture de stock

Vous pouvez prioriser la commande des produits dont vous avez le plus besoin. Une fois que vous avez configuré vos seuils de renouvellement, voici comment vérifier si vous avez des articles dont la quantité est faible ou en rupture de stock.

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. En haut, vous verrez rapidement si vous avez des articles dont la quantité est basse ou en rupture de stock. Sélectionnez Stock faible ou Rupture de stock pour voir ces articles.

Si vous avez des alertes de stock faible ou de rupture de stock, passez à la section suivante pour créer et envoyer un bon de commande.

Créer et envoyer un bon de commande

Suivez vos besoins en matière de stocks : faites le suivi du coût des produits et recevez des notifications lorsque les stocks sont bas. Obtenez les outils dont vous avez besoin pour faire progresser votre entreprise avec QuickBooks Avancé.

Un bon de commande (BC) est un document que vous envoyez à des fournisseurs pour leur faire savoir de quels articles vous avez besoin.

Pour créer rapidement un bon de commande :

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Sélectionnez Stock faible ou Rupture de stock. Si vous devez renouveler les commandes pour des articles en quantité faible et en rupture de stock du même fournisseur, n’utilisez pas les filtres dans la partie supérieure.
3. Sélectionnez les produits au besoin. Au-dessus de la liste des produits, vous verrez un menu déroulant.
4. Cochez les cases des produits en stock au besoin. 
5. Dans Actions groupées, sélectionnez Renouvellement. Cette action crée un bon de commande pour un seul fournisseur.
6. Saisissez tous les détails du bon de commande, ou ajoutez d’autres articles que vous devez commander à nouveau auprès du fournisseur.
7. Sélectionnez Enregistrer et envoyer.

Vérifier les commandes en cours

Facilitez le suivi de vos articles en commande. Aller à Rapports (Aller à), puis trouvez et exécutez le rapport Détails du bon de commande en cours.

Ce rapport indique la quantité d’articles commandés et reçus jusqu’à présent.

Faites le suivi de ce que vous recevez de votre fournisseur

Il existe deux façons de faire le suivi des articles reçus de la part d’un fournisseur :

• Créer une facture à partir du bon de commande si vous comptez payer votre fournisseur plus tard.
• Créer un chèque ou une dépense à partir du bon de commande si vous avez payé le fournisseur immédiatement.

Cette action informe QuickBooks que vous vous êtes réapprovisionné. Ainsi, QuickBooks augmente la quantité en stock automatiquement en fonction du nombre d’articles que vous recevez.

Payer votre fournisseur

Si vous avez enregistré une facture à payer, enregistrez le paiement dans QuickBooks une fois que vous aurez payé votre fournisseur.