Configurer des alertes de stock bas dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment configurer des alertes pour les produits dont la quantité de stock est basse ou en rupture de stock dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé.

Configurez des seuils de renouvellement pour garder un œil sur la gestion de vos stocks. Un seuil de renouvellement vous indique à quel moment vous devriez renouveler la commande d’un produit donné. QuickBooks utilise les seuils de renouvellement pour déterminer les articles dont les quantités sont faibles ou en rupture de stock. Nous vous aiderons à les configurer afin que vos clients ne manquent de rien. Lorsque vos stocks sont bas, nous vous aiderons également à renouveler les commandes de vos fournisseurs.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer vos seuils de renouvellement
• Vérifier les articles dont la quantité est basse ou en rupture de stock
• Créer et envoyer un bon de commande
• Faire le suivi de ce que vous recevez de la part de votre fournisseur

Configurer vos seuils de renouvellement

Il existe deux façons de configurer les seuils de renouvellement pour vos produits.

• Pour de nouveaux produits, vous pouvez saisir les seuils de renouvellement au moment d’ajouter ces articles dans QuickBooks.
• Pour des produits existants, vous pouvez modifier ces derniers afin d’ajouter des seuils de renouvellement. Voici comment procéder.

Modifier un produit pour ajouter un seuil de renouvellement

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Amenez-moi là-bas).
2. Trouvez le produit pour lequel vous voulez ajouter un seuil de renouvellement.
3. Sélectionner Modifier ✎ dans le Activité colonne.
4. Dans le champ Seuil de renouvellement, déterminez le seuil à partir duquel vous voulez passer une nouvelle commande.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vérifier les articles dont la quantité est basse ou en rupture de stock

Vous pouvez cibler les produits à commander en priorité. Une fois que vous avez configuré vos seuils de renouvellement, découvrez comment consulter les articles dont la quantité d’articles en stock est basse ou en rupture de stock.

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Amenez-moi là-bas).
2. En haut de l’écran, vous verrez rapidement si vous avez des articles en stock dont la quantité est basse ou en rupture de stock. Sélectionnez Stock bas ou Rupture de stock pour voir ces articles.

Si vous avez des alertes de stock bas ou de rupture de stock, passez à la section suivante pour créer et envoyer un bon de commande.

Créer et envoyer un bon de commande

Un bon de commande (BC) est un document que vous envoyez à des fournisseurs pour leur faire savoir de quels articles vous avez besoin.

Pour créer rapidement un bon de commande :

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Produits et services (Amenez-moi là-bas).
2. Sélectionnez Stock bas ou Rupture de stock. Si vous devez renouveler les commandes pour des articles en quantité faible et en rupture de stock du même fournisseur, n’utilisez pas les filtres dans la partie supérieure.
3. Sélectionnez les produits au besoin. Au-dessus de la liste des produits, vous verrez un menu déroulant.
4. Cochez les cases correspondant aux produits en stock au besoin. 
5. Dans Actions groupées, sélectionnez Réorganiser, Cette action crée un bon de commande pour un seul fournisseur.
6. Saisissez tous les détails du bon de commande, ou ajoutez d’autres articles que vous devez commander à nouveau auprès du fournisseur.
7. Sélectionnez Enregistrer et envoyer.

Vérifier les commandes en cours

Facilitez le suivi de vos articles en commande. Allez à Rapports (Aller à), puis repérez et exécutez le Détails du bon de commande en cours rapport.

Ce rapport indique la quantité d’articles commandés et reçus jusqu’à présent.

Faire le suivi de ce que vous recevez de la part de votre fournisseur

Il existe deux façons de faire le suivi des articles reçus de la part d’un fournisseur :

• Créer une facture à partir du bon de commande si vous comptez payer votre fournisseur plus tard.
• Créer un chèque ou une dépense à partir du bon de commande si vous avez payé le fournisseur immédiatement.

Cette action informe QuickBooks que vous vous êtes réapprovisionné. Ainsi, QuickBooks augmente la quantité en stock automatiquement en fonction du nombre d’articles que vous recevez.

Payer votre fournisseur

Si vous avez enregistré une facture à payer, enregistrez le paiement dans QuickBooks une fois que vous aurez payé votre fournisseur.