Enregistrer et effectuer des dépôts bancaires dans QuickBooks Desktop

Apprenez à combiner plusieurs opérations en une seule écriture afin que les données dans QuickBooks correspondent à celles de vos dépôts bancaires réels.

Lorsque vous déposer de l’argent à la banque, vous déposez souvent de l’argent provenant de différentes sources en une seule opération. La banque n’enregistre généralement qu’une seule opération correspondant à la somme des montants. Si vous saisissez les mêmes paiements dans des enregistrements distincts dans QuickBooks, il se peut qu’ils ne correspondent pas à la façon dont votre banque enregistre le dépôt.

Dans ces cas, QuickBooks a une façon particulière de combiner le tout afin que vos enregistrements correspondent à vos dépôts bancaires réels. Placez les opérations à combiner dans votre compte de fonds non déposés. Enregistrez ensuite un dépôt bancaire pour les combiner. Voici comment enregistrer des dépôts bancaires dans QuickBooks Desktop.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Verser les paiements dans le compte Fonds non déposés
• Enregistrer un dépôt bancaire dans QuickBooks pour combiner des paiements
• Gérez vos dépôts bancaires

Ou apprenez-en plus sur les dépôts bancaires dans QuickBooks.

Étape 1 : Verser les paiements dans le compte Fonds non déposés

Si vous ne l’avez pas déjà fait, placez les opérations que vous voulez combiner dans le compte Fonds non déposés.

Étape 2 : Enregistrer un dépôt bancaire dans QuickBooks pour combiner les paiements

Une fois que vous avez reçu votre bordereau de dépôt de votre banque, vous êtes prêt à enregistrer le dépôt dans QuickBooks.

1. Sur la page d’accueil, sélectionnez Enregistrer des dépôts / Faire des dépôts.
2. Dans la fenêtre Paiements à déposer, sélectionnez les paiements que vous voulez combiner. Ensuite, cliquez sur OK.
3. Dans la fenêtre Faire des dépôts, sélectionnez le compte dans lequel vous voulez déposer le dépôt dans la liste déroulante Déposer sur .
4. Vérifiez le total du dépôt. Assurez-vous que le compte et les paiements sélectionnés correspondent au bordereau de dépôt de votre banque. Utilisez votre bordereau de dépôt comme référence.
5. Saisissez la date à laquelle vous avez effectué le dépôt dans votre banque.
6. Ajoutez un mémo au besoin.
7. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Chaque dépôt bancaire est un enregistrement distinct. Effectuez un dépôt pour chaque bordereau de dépôt.

Déposez les paiements dans deux comptes bancaires distincts

Si vous devez déposer votre dépôt dans plusieurs comptes bancaires :

1. Sur la page d’accueil, sélectionnez Enregistrer des dépôts / Faire des dépôts.
2. Dans la fenêtre Paiements à déposer, sélectionnez les paiements que vous voulez combiner. Ensuite, cliquez sur OK.
3. Dans la fenêtre Faire des dépôts, sélectionnez le compte dans lequel vous voulez déposer le dépôt dans la liste déroulante Déposer sur .
4. Ajoutez une nouvelle ligne sous le paiement que vous voulez verser dans un deuxième compte.
5. Dans le menu déroulant Du compte , sur la deuxième ligne, sélectionnez le deuxième compte. Saisissez ensuite le montant que vous voulez verser dans le deuxième compte en tant que valeur négative. Vous pouvez saisir le montant en entier ou en partie. Par exemple, si vous recevez 3 paiements du même client, vous pouvez transférer un paiement sous forme de chèques et 2 sous forme d’épargne.
6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Déposer des paiements dans un compte autre qu’un compte bancaire

Comme vous imitez un dépôt bancaire réel, vous enregistrez généralement les dépôts dans QuickBooks pour un compte bancaire ou un autre compte d’actif à court terme. Si vous devez transférer un dépôt dans un autre type de compte :

1. Sur la page d’accueil, sélectionnez Enregistrer des dépôts / Faire des dépôts.
2. Dans la fenêtre Paiements à déposer, sélectionnez les paiements que vous voulez combiner. Ensuite, cliquez sur OK.
3. Dans la fenêtre Faire des dépôts, sélectionnez le compte dans lequel vous voulez transférer le dépôt de la liste déroulante.
4. Saisissez le montant que vous voulez verser dans le compte. Si vous voulez tout déplacer, saisissez le total du dépôt. Si vous ne mettez pas la totalité du dépôt, le reste sera versé dans le compte que vous sélectionnez dans le champ Déposer sur.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Prochaines étapes : Gérer vos dépôts bancaires

Réviser les dépôts bancaires passés

Pour voir les dépôts passés et les opérations que vous avez combinées :

1. Sélectionnez le menu Rapports . Sélectionnez ensuite Centre des rapports.
2. Sélectionnez la section Banque .
3. Repérez le rapport Détails des dépôts , puis sélectionnez l’icône Exécuter .

Le rapport répertorie tous vos dépôts bancaires enregistrés. Vous pouvez sélectionner des dépôts individuels pour obtenir plus de détails.

Supprimer un dépôt bancaire

Si vous devez recommencer, vous pouvez supprimer un dépôt bancaire :

1. Sélectionnez le menu Rapports . Sélectionnez ensuite Centre des rapports.
2. Sélectionnez la section Banque .
3. Repérez le rapport Détails des dépôts . Sélectionnez ensuite l’icône Exécuter .
4. Trouvez et ouvrez le dépôt que vous voulez supprimer.
5. Dans la fenêtre Faire des dépôts, vous verrez tous les paiements inclus dans le dépôt. Passez-les en revue et assurez-vous que vous devez recommencer.
6. Faites un clic droit dans la fenêtre et sélectionnez Supprimer le dépôt. Sélectionnez OK pour confirmer.

Tous les paiements versés sur le dépôt sont transférés dans votre compte Fonds non déposés. Vous pouvez recommencer et créer un nouveau dépôt.

Enregistrer des dépôts récurrents

Si vous enregistrez régulièrement les mêmes dépôts, vous pouvez faire d’un dépôt existant une opération récurrente :

1. Sélectionnez le menu Banque , puis Utiliser le registre.
2. Recherchez et ouvrez un dépôt existant.
3. Cliquez avec le bouton droit sur le dépôt et sélectionnez Mémoriser le dépôt.
4. Sélectionnez Automatiser la saisie des opérations si vous voulez que QuickBooks enregistre automatiquement le dépôt. Sinon, sélectionnez Ajouter à ma liste de rappels pour recevoir une notification de création du dépôt.
5. Dans le menu déroulant Combien de fois, sélectionnez la fréquence (mensuelle, hebdomadaire, quotidienne, etc.).
6. Dans le champ Date suivante , indiquez la date de début des dépôts récurrents. Le premier dépôt récurrent commencera le premier jour.
7. Dans le champ Nombre restant , saisissez le nombre de dépôts que vous voulez que QuickBooks crée.
8. Dans le champ Nombre de jours à saisir à l’ avance , vous pouvez définir combien de jours à l’avance QuickBooks enregistrera le dépôt. Saisissez 0 si vous voulez enregistrer le dépôt le jour que vous choisissez.
9. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

QuickBooks enregistrera automatiquement le dépôt à la date et à la fréquence que vous choisissez.

Les services de transfert de fonds sont fournis par Intuit Canada Payments Inc.