Utiliser des rapports pour faire le suivi de votre flux de trésorerie dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment faire le suivi de votre flux de trésorerie dans QuickBooks en ligne.

Votre flux de trésorerie est le montant d’argent qui entre dans votre compte bancaire d’entreprise et qui en sort. Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez utiliser différents rapports et différentes projections pour obtenir un aperçu clair des finances actuelles et futures de votre entreprise.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Savoir où vous en êtes financièrement
  • Vérifier l’exactitude de vos données
  • Comprendre votre flux de trésorerie à l’aide de rapports
• Optimiser votre flux de trésorerie
  • Voir quels clients vous doivent de l’argent
  • Réduire les dépenses fixes
  • Voir les factures à payer
  • Réduire vos sorties d’argent
  • Réduire les dépenses discrétionnaires

Savoir où vous en êtes financièrement

Chapitres :

0 :00 – Comment utiliser le planificateur de flux de trésorerie

0 :22 – Ce que fait le planificateur de flux de trésorerie

0 :51 – Utiliser le planificateur de flux de trésorerie pour planifier votre entreprise

Étape 1 : Vérifier l’exactitude de vos données

Concernant les rapports de flux de trésorerie, la première chose à faire est de vous assurer que vos documents comptables sont exacts. Tous les rapports utiliseront vos données dans QuickBooks; vous devez donc vous assurer d’avoir un point de départ exact.

1. Assurez-vous d’avoir saisi toutes vos opérations dans QuickBooks.
2. Rapprochez vos comptes dans QuickBooks et assurez-vous qu’ils correspondent à vos relevés bancaires et de carte de crédit réels. Si vous avez besoin d’aide pour rapprocher votre compte, c’est une bonne idée de communiquer avec votre comptable.

Si votre rapport de rapprochement correspond à votre relevé bancaire, vous êtes prêt à commencer à exécuter des rapports. S’il y a des divergences, voici comment résoudre les problèmes de solde initial dans QuickBooks.

Étape 2 : Comprendre votre flux de trésorerie à l’aide de rapports

Vous pouvez comprendre votre flux de trésorerie en vous fondant sur les rapports suivants :

Exécutez le rapport État des résultats

Exécutez un rapport État des résultats pour les trois derniers mois afin de comprendre vos dépenses et revenus moyens pour chaque mois.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Trouvez et sélectionnez le rapport État des résultats.
3. Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼, sélectionnez 90 derniers jours. Ou sélectionnez Personnalisée et saisissez une période de trois mois.
4. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Lorsque vous examinez les revenus, concentrez-vous sur les principales sources de revenus. En ce qui concerne les dépenses, faites attention aux éléments tels que la paie, le loyer, les assurances et les dépenses de marketing pour voir où vous pourriez réduire les dépenses.

Exécutez un rapport Factures impayées

Le rapport Factures impayées affiche toutes les factures impayées et tous les relevés périodiques, ainsi que les totaux pour chaque client.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Ce qu’on vous doit, sélectionnez Factures impayées.
3. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Optimiser votre flux de trésorerie

Après avoir examiné votre flux de trésorerie actuel et utiliser des rapports, vous pourrez vous concentrer sur la recherche des meilleures façons de gérer le flux de trésorerie. Vous devrez probablement utiliser une combinaison d’approches pour augmenter vos rentrées d’argent et réduire vos dépenses. Vous pouvez utiliser les données des principaux rapports de QuickBooks.

Étape 1 : Afficher les clients qui vous doivent de l’argent

Vérifiez les clients qui vous doivent de l’argent et les dates d’échéance. En vous assurant d’être payé, vous pourriez disposer de plus d’argent pour continuer à exploiter votre entreprise.

Exécutez un rapport Factures impayées

Le rapport Factures impayées vous indiquera quels clients vous doivent le plus d’argent. Vous pourrez alors déterminer comment gérer ces comptes de façon à augmenter les fonds en caisse.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Ce qu’on vous doit, sélectionnez Factures impayées.
3. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Exécutez un rapport Détails du solde des clients

Pour voir une ventilation détaillée du montant dû par chaque client ainsi que les dates d’échéance, exécutez un rapport Détails du solde des clients.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Ce qu’on vous doit, sélectionnez Détails du solde des clients.
3. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Pour vous aider à vous concentrer sur les clients à contacter, sélectionnez Trier et utilisez la date d’échéance pour voir les clients qui ont le plus de factures en souffrance.

Étape 2 : Réduire les dépenses fixes

Les dépenses mensuelles importantes sont les plus faciles à repérer. La réduction de ces dépenses peut avoir un impact substantiel sur les liquidités disponibles pour l’entreprise.

Frais de location : Utilisez le rapport Détails des opérations par compte pour obtenir les frais de location mensuels moyens.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
3. Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
4. Sélectionnez Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes de frais de location appropriés.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Assurance : Utilisez le rapport Détails des opérations par compte pour voir les frais d’assurance mensuels.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
3. Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
4. Sélectionnez Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes d’assurance appropriés.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Étape 3 : Voir les factures à payer

Il peut être utile de commencer par les factures à payer qui sont déjà dues. Les fournisseurs pourraient proposer un calendrier de paiement flexible ou être en mesure d’offrir des modalités de paiement.

Exécutez un rapport Factures à payer non réglées

Le rapport Factures à payer non réglées indique les factures impayées ainsi que les dates d’échéance et le nombre de jours de retard. Cela vous permettra d’afficher votre flux de trésorerie à court terme.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Ce que vous devez, sélectionnez Factures à payer non réglées.
3. Sélectionnez la période couverte par le rapport dans la liste déroulante ▼.
4. Saisissez votre date d’échéance.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Exécutez un rapport Sommaire des dépenses par fournisseur

Exécutez un rapport Sommaire des dépenses par fournisseur et triez-les par total des dépenses. Cela vous permettra de vous concentrer sur les fournisseurs à contacter.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Dépenses et fournisseurs, sélectionnez Sommaire des dépenses par fournisseur.
3. Sélectionnez la période couverte par le rapport dans la liste déroulante ▼.
4. Sélectionnez Exécuter le rapport.
5. Sélectionnez Trier et choisissez le tri par total en ordre décroissant.

Étape 4 : Réduire les sorties d’argent

Moins vous dépenserez d’argent, plus vos réserves de liquidités dureront longtemps. Collaborez avec les fournisseurs, les prêteurs et les organismes gouvernementaux pour explorer les options de report des paiements ou de restructuration des conditions et des taux. Utilisez les données des rapports de QuickBooks pour classer les personnes à contacter par ordre de priorité.

Déterminer les prêteurs à contacter

Pour déterminer les prêteurs ou les obligataires à contacter au sujet du report des remboursements de prêt, utilisez le rapport Détails des opérations par compte.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
3. Sélectionnez Personnaliser, puis sélectionnez Filtre.
4. Choisissez Compte de distribution, puis sélectionnez Tous les comptes de passif dans la liste déroulante ▼.
5. Choisissez Fournisseur, puis sélectionnez les fournisseurs appropriés dans la liste déroulante ▼.
6. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Déterminez les administrations fiscales à contacter

Pour voir les administrations fiscales que vous payez, exécutez un rapport Détails des ventes taxables. Vous obtiendrez ainsi une liste de vos produits et services taxables, ainsi que le montant que vous devez.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Taxe de vente, sélectionnez Sommaire des ventes taxables.
3. Sélectionnez une période dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼.
4. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Calculez les cotisations sociales

Pour calculer le montant des cotisations sociales à payer, utilisez le rapport Coût total de la paie. Cela vous permettra de voir les coûts associés à la paie des employés, y compris les cotisations sociales.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Paie, sélectionnez Coût total de la paie.
3. Sélectionnez une période dans la liste déroulante Période ▼.
4. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Étape 5 : Réduire les dépenses discrétionnaires

Il existe un large éventail de dépenses que vous pouvez contrôler. En déterminant les éléments qui ne sont pas nécessaires, que ce soit à court - terme ou pas du tout, vous pourrez réduire le stress lié au flux de trésorerie.

Marketing et publicité

Les budgets de marketing offrent généralement une certaine flexibilité, et vous devriez être en mesure de les rajuster pour les prochains mois. Pour voir les dépenses moyennes, utilisez le rapport Détails des opérations par compte.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
3. Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
4. Sélectionnez Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes que vous utilisez pour le marketing et la publicité.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Abonnements et adhésions

Vous avez peut-être des abonnements ou des adhésions qui ne sont pas nécessaires à court terme. Leur annulation ou leur suspension pourrait entraîner des économies immédiates. Pour faire le suivi des cotisations ou des frais d’abonnement en cours, utilisez le rapport Détails des opérations par compte.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
3. Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
4. Sélectionnez Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes que vous utilisez pour les droits d’adhésion et les abonnements.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Repas et frais représentation

Essayez de réduire les dépenses dans ce domaine au cours des prochains mois. Utilisez le rapport Détails des opérations par compte pour voir les frais de repas moyens.

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
3. Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
4. Sélectionnez Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes que vous utilisez pour les frais de déplacement, de repas et de représentation.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.