Configurer et utiliser la petite caisse dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment configurer et utiliser le compte de petite caisse dans QuickBooks en ligne.

Une petite caisse est une provision d’argent comptant pratique que vous utilisez pour faire le paiement immédiat de biens ou de services. Voici quelques conseils sur la façon de gérer la petite caisse et d’en faire le suivi dans QuickBooks en ligne.

Configurer un compte de petite caisse

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un compte de petite caisse. Lorsque vous transférez de l’argent comptant de votre compte bancaire à votre petite caisse, le dépôt sera indiqué dans ce compte.

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans la liste déroulante Type de compte ▼, sélectionnez Banque.
4. Dans la liste déroulante Sous-type ▼, sélectionnez Fonds en caisse.
5. Saisissez Petite caisse dans le champ Nom du compte .
6. Le solde d’ouverture sera créé lorsque vous virez de l’argent du compte chèques en faisant un chèque ou en virant des fonds. Si vous avez déjà de l’argent à utiliser pour la petite caisse, saisissez le montant dans le champ Solde d’ouverture et sélectionnez la date En date du.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Gérer un compte de petite caisse

Maintenant que vous avez créé un compte de petite caisse, il est temps d’y verser de l’argent. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer et pour gérer le compte de petite caisse par la suite.

Conseil : Vous devez désigner une personne dans votre entreprise pour gérer la petite caisse et faire le suivi de chaque retrait.

Versez de l’argent dans

Retirez de l’argent liquide de votre compte chèques et rangez-le dans une petite caisse verrouillée. Ensuite, enregistrez l’opération dans QuickBooks en ligne.

• Si vous avez fait un chèque comptant :
  1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
  2. Sélectionnez Chèque.
  3. Sélectionnez Petite caisse comme Bénéficiaire. Sélectionnez + Ajouter si l’option Petite caisse ne figure pas dans la liste des bénéficiaires.
• Si vous avez pris de l’argent comptant sans émettre de chèque :
  1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
  2. Sélectionnez Virement.

Note : Vous pouvez utiliser la case mémo dans une opération pour enregistrer des détails spécifiques.

Pour en savoir plus, apprenez-en plus sur la création et l’enregistrement de chèques ou le transfert de fonds entre comptes.

Retirer de l’argent

Lorsque vous donnez de l’argent comptant à un employé, celui-ci doit signer une feuille indiquant son nom, la date de réception de l’argent et le motif. Cette feuille servira de reçu manuel pour faire le suivi des montants retirés de la petite caisse.

Dans QuickBooks, enregistrez le prélèvement de la petite caisse comme dépense avec le compte de paiement de la petite caisse.

La somme des montants qui se trouvent sur les feuilles de papier et du contenu de la petite caisse doit en tout temps correspondre au solde d’ouverture de celle-ci.

Conseil : Il est bon de rapprocher votre compte de petite caisse régulièrement. Une fois que c’est fait, vous pouvez transférer vos formulaires papier dans votre compte de suivi à long terme, car les opérations sont dans QuickBooks.