Saisir et gérer les dépenses dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment enregistrer, modifier et supprimer des dépenses dans QuickBooks en ligne.

En plus de permettre d’effectuer le suivi des ventes, QuickBooks en ligne facilite l’enregistrement des dépenses d’entreprise. En saisissant vos revenus et vos dépenses, vous aurez un portrait plus complet de votre entreprise et de vos profits.

Si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise, saisissez-la comme dépense. Par contre, si vous prévoyez payer la dépense plus tard, saisissez-la comme facture à payer. Ces types d’opérations spécifiques indiquent à QuickBooks comment tout comptabiliser. Le présent article explique comment saisir et gérer les dépenses dans QuickBooks.

Apprenez la différence entre les factures, les chèques et les dépenses.

Visionnez cette courte vidéo pour en savoir plus sur l’enregistrement des dépenses :

Enregistrer une dépense

Suivez ces étapes si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise et que vous devez l’enregistrer dans QuickBooks :
Conseil : Si vous avez beaucoup de dépenses à enregistrer, vous pouvez également les saisir directement dans l’historique du compte.

1. Sélectionnez + Nouveau. Sélectionnez ensuite Dépense.
2. Dans le champ Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur. Conseil : Si l’opération couvre plusieurs dépenses de petite caisse, laissez ce champ vide.
3. Dans le champ Compte de paiement, sélectionnez le compte que vous avez utilisé pour payer la dépense.
4. Dans le champ Date de paiement, saisissez la date de la dépense.
5. Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement de la dépense.
6. Si vous voulez un suivi détaillé, saisissez un Nº de réf. Cette étape est facultative.
7. Dans la section Détails de la catégorie, saisissez les renseignements sur la dépense. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez le compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des opérations de dépenses. Saisissez ensuite une description. Conseil : Vous pouvez également saisir des produits et services spécifiques dans la section Détail des articles pour détailler la dépense.
8. Saisissez le Montant et la taxe de vente.
9. Si vous envisagez de facturer la dépense à un client, cochez la case Facturable et saisissez son nom dans le champClient ou Client/Projet . En savoir plus sur les dépenses facturables.
10. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pouvez également saisir des notes dans le champ Mémo. Celles-ci apparaîtront dans l’Historique du compte, sur les chèques imprimés et sur les rapports.

• Si vous utilisez des demandes de remboursement des dépenses, sélectionnez Imprimer pour obtenir une copie papier du talon de dépense.

Gérer les dépenses

Modifier une dépense

Puisque vous avez déjà payé les dépenses que vous saisissez dans QuickBooks, vous pouvez les modifier en tout temps. Toutefois, si vous avez décidé de facturer la dépense à votre client, les modifications que vous apportez auront une incidence sur la facture que vous lui enverrez plus tard.

1. Allez à Dépenses, puis à Dépenses (Accéder).
2. Repérez la dépense que vous voulez modifier. Sélectionnez Afficher/Modifier dans la colonne Action.
3. Mettez à jour l’opération si nécessaire.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vérifier vos dépenses

Vous voulez voir les revenus et les dépenses de chaque client?

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Exécutez un rapport Sommaire des revenus par client.

Supprimer une dépense

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Dépenses (Accéder).
2. Repérez la dépense que vous voulez supprimer.
3. Sélectionnez la liste déroulante Afficher/Modifier ▼ dans la colonne Action, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer que vous voulez supprimer l’opération.

Une fois que vous aurez supprimé une dépense, celle-ci disparaîtra des rapports, mais vous pourrez toujours en voir un enregistrement dans le journal de bord.