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Saisir et gérer les dépenses dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne46Mis à jour il y a 1 semaine

Apprenez comment enregistrer, modifier et supprimer des dépenses dans QuickBooks en ligne.

En plus d’effectuer le suivi des ventes, QuickBooks en ligne facilite l’enregistrement des dépenses d’entreprise. En saisissant vos revenus et vos dépenses, vous aurez un portrait plus complet de votre entreprise et de vos profits.

Si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise, saisissez-la comme dépense. Par contre, si vous prévoyez payer la dépense plus tard, saisissez-la comme facture à payer. Ces types d’opérations spécifiques indiquent à QuickBooks comment tout comptabiliser. Le présent article explique comment saisir et gérer les dépenses dans QuickBooks.

Assurez-vous de connaître la différence entre les factures à payer, les chèques et les dépenses.

Regardez cette courte vidéo pour en savoir plus sur l’enregistrement des dépenses :

Enregistrer une dépense

Suivez ces étapes si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise et que vous devez l’enregistrer dans QuickBooks :
Conseil : Si vous avez beaucoup de dépenses à enregistrer, vous pouvez également les saisir directement dans le registre de compte :

  1. Sélectionnez + Nouveau. Sélectionnez ensuite Dépenses.
  2. Dans le champ Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur. Conseil : Si l’opération comprend plusieurs dépenses de petite caisse, laissez ce champ vide.
  3. Sous le champ Compte de paiement, sélectionnez le compte que vous avez utilisé pour payer la dépense.
  4. Dans le champ Date de paiement, saisissez la date de la dépense.
  5. Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement de la dépense.
  6. Si vous voulez obtenir un suivi détaillé, saisissez un Nº de réf. Cette étape est facultative.
  7. Dans le champ Balises, saisissez l’étiquette préférée pour catégoriser votre argent.
  8. Dans la section Détails de la catégorie, saisissez l’info sur la dépense. Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez le compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des opérations de dépenses. Saisissez ensuite une description. Conseil : Vous pouvez également saisir des produits et services spécifiques dans la section Détails des articles pour ventiler la dépense.
  9. Saisissez le Montant et la taxe de vente.
  10. Si vous envisagez de facturer la dépense à un client, cochez la case Facturable et saisissez son nom dans le champ Client. En savoir plus à propos des dépenses facturables.
  11. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pouvez également saisir des notes dans le champ Mémo. Elles apparaissent dans l’Historique du compte, sur les chèques imprimés et sur les rapports.

  • Si vous utilisez des remboursements de dépenses, sélectionnez Imprimer pour obtenir une copie du justificatif.

Gérer les dépenses

Modifier une dépense

Puisque vous avez déjà payé les dépenses que vous saisissez dans QuickBooks, vous pouvez les modifier en tout temps. Toutefois, si vous avez décidé de facturer la dépense à votre client, les modifications que vous apportez auront une incidence sur la facture que vous leur enverrez plus tard :

  1. Allez au Dépenses
  2. Trouvez la dépense que vous voulez modifier. Sélectionnez Afficher/Modifier dans la colonne Action.
  3. Mettez à jour l’opération si nécessaire.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vérifier vos dépenses

Vous voulez voir les revenus et les dépenses de chaque client?

  1. Allez au Rapports
  2. Exécutez le rapport Sommaire des revenus par client.

Supprimer une dépense

  1. Allez au Dépenses
  2. Trouvez la dépense que vous voulez supprimer.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Afficher/Modifier ▼ dans la colonne Action, puis sélectionnez Supprimer.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression de l’opération.

Une fois que vous supprimez une dépense, elle disparaît des rapports. Mais vous pouvez toujours en voir une trace dans le journal de bord.

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