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Comment enregistrer des ventes en consignation

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne2Mis à jour le 13 mai, 2021

Si vous vendez des articles en consignation, vous pouvez suivre et générer un rapport qui montre les ventes en consignation que vous avez effectuées et combien vous avez payé aux consignataires.

Cette procédure comporte quatre étapes simples :

  1. Configurez les consignataires en tant que fournisseurs et classes.
  2. Configurez les comptes de revenus et les articles en consignation.
  3. Enregistrez les ventes en consignation et les paiements.
  4. Créez des rapports de consignation.

Les sections suivantes vous guideront à travers les étapes nécessaires pour compléter ce processus.

Conseil : Vous n’aimez pas faire le suivi des ventes en consignation manuellement? Si vous utilisez QuickBooks en ligne Plus, vous pouvez utiliser la fonction intégrée d’inventaire afin de faciliter le suivi des ventes en consignation.

1. Configurer les consignataires en tant que fournisseurs et classes

Avant de pouvoir configurer les consignataires comme fournisseurs et classes, vous devez vous assurer d’avoir activé la fonction Suivi par classe. Suivez les étapes de la section ci-dessous pour activer la fonction, saisissez les consignataires comme fournisseurs, puis affectez une classe à chaque consignataire à des fins de production de rapport.

 

Activer le suivi par classe

Pour activer la fonction de suivi par classe :

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Cliquez sur Compte et paramètres.
  3. Sélectionnez Options avancées.
  4. Dans la section Catégories, sélectionnez Modifier ✎ pour ouvrir les champs.
  5. Cochez la case Faire le suivi des classes.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
  7. Sélectionnez Terminer.

Le suivi par classe est activé. L’étape suivante consiste à définir vos consignataires en tant que fournisseurs.

Saisir les consignataires en tant que fournisseurs

Pour saisir vos consignataires en tant que fournisseurs, effectuez les étapes suivantes pour chacun de vos fournisseurs en consignation :

  1. Sélectionnez Dépenses, puis Fournisseurs.
  2. Sélectionnez Nouveau fournisseur.
  3. Utilisez les champs de la boîte de dialogue Information fournisseur pour saisir les renseignements relatifs au consignataire.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Répétez ces étapes jusqu’à ce que tous les fournisseurs en consignation soient configurés.

L’étape suivante consiste à configurer vos consignataires par classe.

Configurer les consignataires par classe

À des fins de production de rapport, vous pouvez affecter chacun de vos consignataires à une classe.

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Sous Listes, cliquez sur Toutes les listes.
  3. Cliquez sur l’élément Classes pour ouvrir la page Classes.
  4. Sélectionnez Nouveau.
  5. Saisissez le nom du consignataire dans la boîte de dialogue Classe.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Afin de configurer la production de rapports, répétez ces étapes pour chacun de vos consignataires. L’étape suivante consiste à configurer les comptes et les articles qui vous permettront de faire le suivi des ventes en consignation.

2. Configurer les comptes de revenus de consignation

Une fois les consignataires configurés, vous pouvez créer deux comptes pour faciliter le suivi des ventes et des paiements en consignation :

  1. Sélectionnez Plan comptable.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. Dans la boîte de dialogue Compte, sélectionnez Revenu dans la liste déroulante Type de compte.
  4. Dans la liste déroulante Sous-type, sélectionnez Revenu provenant de la vente de produits.
  5. Dans le champ Nom, inscrivez Ventes en consignation.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Vous êtes redirigé vers le Plan comptable.
  7. Sélectionnez Nouveau.
  8. Dans la boîte de dialogue Compte, sélectionnez Revenu dans la liste déroulante Type de compte.
  9. Dans la liste déroulante Type de détail, sélectionnez Revenu de ventes de produits.
  10. Inscrivez Paiements en consignation dans le champ Nom.
  11. Cochez la case Est un sous-compte et cochez Compte de revenu de ventes en consignation que vous venez de configurer.
  12. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Les comptes sont configurés. L’étape suivante consiste à créer un article de vente pour les ventes en consignation.

Configurer l’article de Vente en consignation

Maintenant que vos comptes sont configurés, vous êtes prêt à configurer l’article de Vente en consignation.

  1. Allez à Paramètres ⚙.
    • Cliquez sur la roue dentée dans la barre d’outils.
    • Sous Listes, sélectionnez Produits et services.
    • Dans la colonne Action du produit ou du service que vous voulez modifier, sélectionnez Modifier.
    • Sélectionnez Enregistrer et fermer.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. Dans le volet Info sur le produit/service, sélectionnez l’élément Service.
  4. Inscrivez les renseignements sur le service dans les champs appropriés.
  5. Dans la liste déroulante Compte de revenu, sélectionnez Ventes en consignation.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

L’article de Vente en consignation est configuré et vous êtes prêt à enregistrer les ventes en consignation et les paiements.

3. Enregistrer les ventes et les paiements en consignation

Vous êtes maintenant prêt à vendre des articles en consignation et payer les consignateurs.

Lorsque vous créez des factures ou des reçus de vente et enregistrez les paiements, rappelez-vous :

  • Ventes : Lorsque vous créez une facture ou un reçu de vente, assurez-vous d’utiliser l’article de vente en consignation et de sélectionner le consignateur approprié dans le champ Classe.
  • Paiements : Lorsque vous enregistrez un chèque de paiement à l’ordre d’un consignateur, assurez-vous que le compte de paiement en consignation est utilisé pour enregistrer le montant du paiement et que la classe du consignateur est inscrite sur la même ligne que le compte de paiement.

4. Créer un rapport de consignation

Une fois que vous avez configuré les consignateurs et enregistré correctement les ventes et les paiements, vous pouvez créer et enregistrer un rapport personnalisé montrant les détails de vos ventes et de vos paiements en consignation.

Pour créer un rapport personnalisé Ventes en consignation/Paiement :

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Dans la section Aperçu de l’entreprise, sélectionnez le rapport Profit et perte par classe pour l’ouvrir.
  3. Dans la section Revenu, localisez l’article faisant l’objet du Revenu de consignation et sélectionnez le montant qui s’y rattache dans la colonne Total.
  4. Dans le Rapport d’opération, sélectionnez Personnaliser.
  5. Configurez la période du rapport pour inclure toutes les ventes et tous les paiements pour lesquels vous voulez générer le rapport.
  6. Dans la section Lignes/Colonnes , sélectionnez Classe dans la liste déroulante Groupez par .
  7. Sélectionnez Exécuter le rapport.
    Le rapport est généré à nouveau avec vos options.
  8. Sélectionnez Enregistrer les personnalisations.
  9. Dans le champ Nom du rapport personnalisé , saisissez Ventes en consignation/Rapport de paiement.
  10. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Ce rapport est maintenant disponible en tout temps à partir de l’onglet Rapports personnalisés, accessible à partir de la page Rapports.

Le rapport regroupe les ventes, les paiements et le revenu final pour chaque consignataire, ainsi que le revenu total pour tous. Les ventes autres qu’en consignation sont regroupées dans la classe Non spécifié.

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