Champs personnalisés et balises dans QuickBooks

Les champs personnalisés et les balises dans QuickBooks vous permettent de faire le suivi de données précises sur les formulaires de vente et de dépenses à l’aide de listes déroulantes, de champs de texte ou d’étiquettes flexibles. Depuis le 17 mars 2025, ces fonctions prennent en charge les formulaires de vente et de dépenses pour la plupart des forfaits, avec une augmentation des types de données et des limites.

Cet article aborde les sujets suivants :

• En quoi consistent les balises dans QuickBooks?
• Différences entre les balises dans QuickBooks en ligne et dans QuickBooks Desktop
• Dates d’abandon des balises dans QuickBooks en ligne
• Limites et types de données des forfaits
• Formulaires et types d’opérations pris en charge
• Rapports prenant en charge les champs personnalisés
• Gestion des champs personnalisés et des balises

En quoi consistent les balises dans QuickBooks?

Les balises sont des étiquettes de suivi personnalisables utilisées pour surveiller des aspects précis de votre entreprise sans effet sur vos documents comptables (grand livre général). Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez ajouter jusqu’à 60 balises existantes à titre de valeurs à une seule liste déroulante de champs personnalisés afin de catégoriser les opérations à réviser.

Contrairement aux classes et aux lieux, les balises sont très flexibles et n’ont aucune incidence sur votre rapport État des résultats ou Bilan, à moins que vous exécutiez un rapport État des résultats par groupe de balises.

Différences entre les balises dans QuickBooks en ligne et dans QuickBooks Desktop

Les méthodes de suivi diffèrent considérablement entre les deux plateformes.

• QuickBooks en ligne: Inclut une fonction de balises disponible dans toutes les versions (QuickBooks en ligne Démarrage, QuickBooks en ligne Démarrage, QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, et QuickBooks en ligne Avancé). Il est conçu pour le suivi en temps réel d’éléments comme les campagnes publicitaires, les représentants commerciaux ou des événements particuliers.
• QuickBooks Desktop : Les utilisateurs de QuickBooks Desktop peuvent faire le suivi de données similaires à l’aide des options Classes, Coût du projet ou Champs personnalisés. QuickBooks Desktop n’offre pas la fonction des balises qui se trouve dans QuickBooks en ligne. Si vous migrez de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne, les renseignements sur vos projets sont souvent convertis en projets ou en balises, selon vos besoins en matière de rapports.

Dates d’abandon des balises dans QuickBooks en ligne

Les clients qui n’ont jamais utilisé les balises ne verront plus l’option d’utilisation des balises à compter du 19 mai 2025.
Les utilisateurs existants qui ont utilisé les balises peuvent continuer à les utiliser jusqu’au 19 mai 2028.
À compter du 16 mai 2025, il ne sera plus possible de créer des balises pour les rapports. Il existe plutôt une option de migration des balises vers un champ personnalisé aux fins de suivi et de production de rapports pour tous les forfaits QuickBooks en ligne.

Notes :

• Ces changements ne s’appliquent pas à QuickBooks Grand livre. Pour utiliser les champs personnalisés, vous devez effectuer une mise à niveau vers un forfait QuickBooks en ligne. Les balises utilisées dans QuickBooks Grand livre ne peuvent pas être migrées vers d’autres forfaits QuickBooks en ligne.
• Du 16 mai 2025 au 15 mai 2028 – Vous pouvez afficher les balises et générer des rapports pour l’historique des opérations. Après le 15 mai 2028, vous ne pourrez plus afficher les balises et générer des rapports. Les balises seront supprimées de QuickBooks en ligne et vont disparaître de l’historique des opérations.

Limites des forfaits et types de données

Bien que tous les forfaits QuickBooks en ligne prennent en charge les listes déroulantes, le nombre de champs disponibles et les formats de données varient selon le niveau d’abonnement. Chaque champ personnalisé prend en charge jusqu’à 100 valeurs.

Exemple :

• Si vous avez QuickBooks en ligne Démarrage, vous avez un champ personnalisé contenant 100 valeurs.
• Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, vous avez 4 listes déroulantes avec 100 valeurs chacune.
• Si vous avez 60 balises pour faire le suivi de différents aspects de votre entreprise, vous pouvez ajouter ces 60 balises comme valeurs dans un seul champ personnalisé.

Formulaires et types d’opérations pris en charge

Les formulaires de vente et de dépenses prennent en charge les champs personnalisés. La disponibilité dépend de votre forfait.

Note : Seuls QuickBooks en ligne Plus et Avancé prennent en charge les champs personnalisés sur les bons de commande.

Puis-je ajouter et supprimer des champs personnalisés comme je le fais avec les balises?

Oui. Par exemple, si vous voulez noter une opération à réviser, vous pouvez le faire avec un champ personnalisé. Une fois que l’opération a été vérifiée, vous pouvez supprimer le champ personnalisé.

Quels formulaires prennent en charge les champs personnalisés?

Les formulaires de vente et de dépenses prennent en charge les champs personnalisés. QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé sont les seuls forfaits qui prennent en charge les bons de commande.

Rapports prenant en charge les champs personnalisés

Les rapports suivants sont organisés en fonction du forfait minimum nécessaire pour afficher les champs personnalisés.

Rapports offerts avec tous les forfaits

• Qui vous doit de l’argent : Détails du solde des clients, Rapport de perception, Factures impayées, Liste des factures.
• Rapports sur les ventes et les clients : Liste des coordonnées des clients, Sommaire des ventes par classe, Sommaire/Détails des ventes par client, devis, Sommaire des ventes par lieu, Sommaire/Détail des ventes par produit/service et Détails des ventes par type de client.
• Ce que vous devez : Factures à payer non réglées.
• Dépenses et fournisseurs : Liste des opérations par fournisseur, Liste des coordonnées des fournisseurs.
• Pour mon comptable : Détail des opérations par compte, Liste des opérations avec répartitions, Liste des opérations par date, Opérations récentes.

Rapports disponibles dans QuickBooks en ligne Standard et les abonnements supérieurs

• Qui vous doit de l’argent : Détail du classement chronologique des comptes clients.
• Rapports sur les ventes et les clients : Liste des opérations par client.

Rapports disponibles dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé

• Rapports sur les stocks : Détail de l’évaluation des stocks, Liste des bons de commande en cours.

Rapports disponibles dans QuickBooks en ligne Avancé seulement

• Rapports sur les ventes et les clients : Détails des ventes par classe, Détails des ventes par lieu.
• Taxe de vente : Sommaire des ventes taxables.

Note : Le rapport Liste des opérations par groupe de balises est chargé par défaut avec le rapport Balises non regroupées sous le champ Regrouper par.

Gestion des champs personnalisés et des balises

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs personnalisés et des balises au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise changent. Par exemple, vous pouvez baliser une opération pour une campagne de marketing temporaire et supprimer la balise une fois la campagne terminée sans modifier vos totaux financiers historiques.

FAQ

Puis-je créer un rapport État des résultats par champ personnalisé?

Non, cette fonction n’existe pas.

Puis-je ajouter des champs personnalisés dans les connexions et les règles bancaires?

Non. Cependant, vous pouvez les ajouter manuellement à vos opérations et à vos formulaires de vente et de dépenses.