Créer et envoyer des propositions

Apprenez comment créer, personnaliser, prévisualiser et envoyer des propositions professionnelles à vos clients directement à partir de QuickBooks en ligne. Utilisez le créateur de proposition pour créer une proposition comportant une image de marque, ajouter différents éléments de contenu, lier un devis et l’envoyer par courriel pour qu’il soit signé électronique. Cela vous permet de définir clairement vos services et vos conditions avant le début du travail.

Étape 1 : Créer une proposition

Pour créer une proposition, suivez ces étapes :

Étape 2 : Personnaliser votre proposition

Vous pouvez personnaliser votre proposition avec différents éléments. Voici ce que vous devez savoir : 

• Éléments par défaut :
  • En-tête : Comprend les renseignements sur votre entreprise.
  • Détails de la proposition : comprend les renseignements de votre client, la date de la proposition et le numéro de la proposition.
  • Texte : décrit la proposition.
  • Signature électronique : Permet à votre client de signer et d’accepter la proposition.
• Éléments requis : L’élément En-tête est requis et ne peut pas être déplacé.
• Limites d’éléments : Vous pouvez inclure un élément Détails de la proposition et un élément Signature électronique dans une même proposition. Vous pouvez inclure autant d’éléments Texte, Image, Séparateur ou Espaceur que nécessaire.

Pour personnaliser votre proposition, suivez ces étapes :

1. Dans le créateur de proposition, sélectionnez un élément pour en modifier le contenu.
2. (Facultatif) Pour ajouter un nouvel élément à votre proposition, sélectionnez Ajouter un élément, puis sélectionnez Texte, Image, Dividendeou Espace fin comme vous le souhaitez.
3. Sélectionnez l’onglet Conception, puis choisissez les paramètres de style pour votre proposition dans les sections Texte, Couleurs et Styles de base. Si vous avez configuré une trousse de marque avec QuickBooks, nous définirons votre logo, vos polices, vos couleurs et vos styles par défaut pour qu’ils correspondent à votre marque.

Gérer les éléments

Suivez ces étapes pour déplacer, dupliquer, copier ou supprimer un élément dans le créateur de proposition :

• Pour déplacer un élément, sélectionnez l’élément, puis sélectionnez l’icône de la flèche vers le haut ou l’icône de la flèche vers le bas.
  Note : Les éléments En-tête et Détails de la proposition ne peuvent pas être déplacés.
• Pour dupliquer un élément, sélectionnez l’élément, puis cliquez sur l’icône des trois points. . Ensuite, sélectionnez Blocage en double.
• Pour copier un élément, sélectionnez l’élément, puis sélectionnez l’icône des trois points . Ensuite, sélectionnez Copier le bloc.
• Pour supprimer un élément, sélectionnez l’élément, puis sélectionnez l’icône de suppression .

Ouvrir une proposition liée à partir du devis

Après avoir lié un devis, vous pouvez accéder à la proposition à partir du devis à deux endroits :

• À la page Devis, sélectionnez l’icône de flèche à côté du devis, puis sélectionnez Voir la proposition. Si le devis n’est pas encore lié à une proposition, vous verrez Créer une proposition à la place. Sélectionnez-le pour commencer une nouvelle proposition avec le devis déjà ajouté.
• Dans le devis, repérez la proposition liée dans le suivi des activités. Sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez Voir la proposition.

Que se passe-t-il lorsque vous liez un devis?

• Votre client voit toujours le devis actuel. La proposition n’en conserve pas de copie. Si vous modifiez le devis après l’envoi de la proposition, votre client verra la mise à jour la prochaine fois qu’il ouvrira la proposition.
• Les changements de prix peuvent restaurer une signature électronique. Si le devis requiert une signature électronique, changez le prix, le poste ou le dépôt pour le remettre à En attente. Votre client ou votre responsable doit signer le devis mis à jour. Apprenez-en davantage dans Exiger une signature électronique sur un devis.
• Les états restent synchronisés. Lorsque votre client ou votre client potentiel accepte ou refuse la proposition, le devis lié est marqué Accepté ou Refusé dans les minutes qui suivent. Si le devis comprend une demande de dépôt, il est marqué Accepté une fois le dépôt payé. S’ils acceptent le devis directement, une proposition liée qui est toujours en attente est marquée comme Acceptée.
• Retirer un devis ne le supprime pas. Si vous supprimez l’élément Devis, le devis reste sur la page Devis comme En attente et n’est pas envoyé avec la proposition. Vous pouvez l’envoyer seule ou l’ajouter à une autre proposition.

Étape 3 : Prévisualiser votre proposition

Avant d’envoyer votre proposition, vous pouvez la prévisualiser de trois façons :

• Vue Bureau
• Vue mobile
• Vue PDF

Pour prévisualiser votre proposition à partir du créateur de proposition, sélectionnez Prévisualiser, puis sélectionnez Desktop, Mobileou PDF.

Étape 4 : Envoyer votre proposition

Lorsque votre proposition est prête, vous pouvez l’envoyer par courriel à votre client. Si vous voulez partager votre proposition avec un lien direct, sélectionnez Plus d’actions , sélectionnez Partager le lien vers la proposition, puis suivez les étapes pour partager la proposition.

Voici quelques détails importants sur les courriels de proposition :

• Courriel transactionnel : Les propositions sont considérées comme des courriels transactionnels. Cela signifie que vous pouvez les envoyer à des clients sans autorisation de marketing.
• Adresse courriel de l’expéditeur : Le champ Adresse courriel de l’expéditeur doit inclure une adresse courriel vérifiée.
• Pied de page requis : Pour des raisons de conformité, le courriel de proposition comprend un bas de page obligatoire. Ceci ne peut pas être modifié ou supprimé.
• Bouton requis : Le courriel de proposition comprend un bouton Afficher la proposition qui relie vos clients à votre proposition. Ce ne peut pas être modifié ou supprimé.

Pour envoyer votre proposition, suivez ces étapes :

1. Dans le créateur de proposition, sélectionnez Continuer à envoyer.
2. Révisez ou modifiez vos paramètres d’envoi.
3. Lorsque vous serez prêt à envoyer votre proposition, sélectionnez Envoyer.

Après avoir envoyé votre proposition à votre client, faites le suivi de son état sur la page Propositions .

Étapes pour votre client

Une fois que votre client a reçu votre proposition, il peut suivre ces étapes pour l’approuver :

1. Dans le courriel de proposition, sélectionnez le lien Afficher la proposition .
2. Sélectionnez Signer la proposition.
3. Remplissez le champ Nom légal complet .
4. Sélectionnez Signer.
5. Sélectionnez Accepter la proposition.

S’il ne veut pas approuver la proposition, il peut sélectionner Refuser, puis sélectionner Refuser la proposition pour confirmer.

Si le devis lié comporte une demande de dépôt, votre client ou votre responsable est invité à la payer après son acceptation.

Utiliser un modèle de proposition

Si vous envoyez souvent des propositions similaires, gagnez du temps avec un modèle. Les modèles se trouvent sur la page Propositions, dans l’onglet Modèles. Voici ce que vous pouvez faire :

• Pour créer un modèle, sélectionnez l’onglet Modèles, puis sélectionnez Créer un modèle.
• Pour enregistrer une proposition comme modèle, ouvrez-la dans le créateur de proposition, sélectionnez Autres actions, puis sélectionnez Enregistrer comme modèle.
• Pour envoyer une proposition à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle dans l’onglet Modèles, puis sélectionnez Utiliser le modèle. Choisissez ensuite votre client ou votre responsable.

Étapes suivantes

Les propositions vous aident à présenter votre travail et à décrocher plus de contrats. Après que votre client l’a accepté, vous pouvez convertir le devis lié en facture à facturer pour les travaux. Tout dépôt que le client a déjà fait est appliqué à la facture automatiquement. Quand le client paie la facture avec QuickBooks, vos documents comptables sont mis à jour en même temps que le paiement, il n’y a donc rien à apparier manuellement.

Pour tirer le meilleur parti des propositions :

• Configurez le devis que vous allez lier. Vous pouvez demander un dépôt de client sur le devis et demander une signature électronique sur le devis.
• Convertissez le devis en facture après que votre client l’a acceptée. Apprenez comment convertir un devis en facture.
• Demandez à votre client de payer la facture en ligne. Activer les paiements en ligne pour permettre à vos clients de payer par carte ou par virement bancaire directement à partir de la facture. Apprenez comment recevoir et traiter des paiements dans QuickBooks en ligne.