Créer des modèles de courriel personnalisés dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment personnaliser des modèles de courriel et les utiliser pour envoyer des messages à partir de QuickBooks.

Vous voulez personnaliser vos courriels pour les clients et les fournisseurs? Vous pouvez créer des modèles de courriel avec des lignes d’objet et des corps de courriel personnalisés. Il vous suffit ensuite de sélectionner l’opération voulue lorsque vous envoyez une facture, un reçu de vente, un devis ou une autre opération.

Étape 1 : Créer et personnaliser un modèle

1. Connectez-vous à QuickBooks en tant qu’administrateur. Vous pouvez également ouvrir une session en tant qu’utilisateur ayant l’autorisation de modifier les préférences de l’entreprise.
2. Aller à Fichier menu et sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur.

Suivez ces étapes pour chaque modèle que vous voulez créer. Vous pouvez créer plusieurs modèles pour chaque type d’opération.

1. Aller à Modifier menu et sélectionnez Préférences.
2. Sélectionnez le Envoyer des formulaires menu, puis le Préférences de l’entreprise onglet.
3. À partir du Modèles de courriel menu déroulant, sélectionnez un type d’opération. Vous pouvez créer plusieurs modèles pour chaque type d’opération répertorié.
4. Sélectionner Ajouter un modèle.
5. Donnez un nom à votre modèle.
6. Personnalisez la ligne d’objet et le corps du texte.
7. Vous pouvez sélectionner Insérer un champ pour ajouter un champ de données dynamiques dans votre courriel. Ils utilisent les données réelles du formulaire, comme le nom du client ou la date d’échéance, pour remplir le champ.
   

   Conseil : Vous pouvez saisir vous-même ces champs dans le corps du message tant qu’ils correspondent aux options préremplies.

8. Une fois la personnalisation terminée, sélectionnez Enregistrer. Après avoir fermé le modèle, sélectionnez OK dans l’onglet Préférences de l’entreprise pour enregistrer vos modifications.

Tous vos modèles s’affichent dans l’onglet Préférences de l’entreprise du menu Envoyer des formulaires. Pour en définir un comme type par défaut, sélectionnez un type d’opération, puis Définir par défaut à côté du modèle que vous voulez utiliser.

Étape 2 : Utiliser un modèle

Vous pouvez utiliser vos modèles pour les courriels envoyés avec des opérations uniques, les courriels groupés et même lorsque vous envoyez des fiches de paie.

Opérations de vente/paie par courriel

Lorsque vous créez une facture, par exemple, sélectionnez Courriel dans la barre d’outils, puis Facture. QuickBooks utilise votre modèle par défaut pour le type d’opération.

Si vous choisissez Courriel plus tard, vous pouvez sélectionner l’un de vos modèles lorsque vous envoyez un lot de courriels.Aller à Fichier menu et sélectionnez Envoyer des formulaires. Sélectionnez ensuite le modèle que vous voulez utiliser dans la Modèle liste déroulante.