Créer et utiliser des champs personnalisés dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment créer des champs personnalisés pour personnaliser QuickBooks Desktop pour Windows et Mac.

En plus des champs de données générales, vous pouvez créer des champs personnalisés pour saisir des détails particuliers sur les clients, les fournisseurs, les employés, les produits et les services. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés aux formulaires de vente et aux rapports pour vous concentrer sur les renseignements les plus importants pour votre entreprise.

Note : Découvrez combien de champs personnalisés vous pouvez avoir dans chaque version de QuickBooks Desktop.

Créer des champs de nom personnalisés

Utilisez les champs de nom personnalisés pour faire le suivi des renseignements sur les clients, les fournisseurs et les employés.

1. Sélectionnez les menus Clients, Fournisseurs ou Employés. Sélectionnez ensuite Centre clients, Centre fournisseurs ou Centre employés.
2. Double-cliquez sur un profil de la liste pour l’ouvrir et le modifier.
3. Sélectionnez l’onglet Info supplémentaire. Sélectionnez ensuite Définir les champs.
4. Nommez votre champ personnalisé dans la colonne Étiquette.
5. Dans la colonne Utiliser pour, cochez la case pour ajouter le champ de nom personnalisé aux profils de client, de fournisseur ou d’employé. Vous pouvez faire le suivi des mêmes renseignements pour les trois groupes.

   Conseil : Si vous utilisez QuickBooks Desktop Enterprise, vous pouvez également ajouter des champs de données prédéfinis à partir de la colonne Quel type de données?. Sélectionnez N’importe quel texte pour créer un champ de texte libre.

6. Sélectionnez OK pour enregistrer le champ personnalisé.

Votre champ de nom personnalisé apparaît maintenant dans la section Info supplémentaire pour le type de personnes dont vous choisissez de faire le suivi.

Créer des champs d’article personnalisés

Utilisez les champs d’article personnalisés pour faire le suivi de l’information propre aux produits et services que vous vendez.

1. Allez au menu Listes et sélectionnez Liste d’articles.
2. Double-cliquez sur un élément de la liste pour l’ouvrir et le modifier.
3. Sélectionnez Champs personnalisés. Sélectionnez ensuite Définir les champs. 
4. Nommez votre champ personnalisé dans la colonne Étiquette. Les noms ne sont pas sensibles à la casse.
5. Dans la colonne Utiliser , cochez la case pour activer le champ personnalisé.
6. Sélectionnez OK pour enregistrer le champ personnalisé.

Votre nouveau champ d’élément personnalisé apparaît maintenant dans la liste Champs personnalisés pour vos produits et services. Vous pouvez également ajouter des champs d’article personnalisés aux modèles d’opérations personnalisés.

Faire le suivi des champs personnalisés de nom et d’article

Vous pouvez maintenant faire le suivi de beaucoup de données personnalisées. Voici ce que vous pouvez faire avec vos champs personnalisés de nom et d’article.

Ajouter des champs d’article personnalisés à un formulaire de vente

1. Créez un nouveau formulaire de vente, par exemple une facture ou un reçu de vente.
2. Sélectionnez l’onglet Formatage, puis Personnaliser la mise en page des données. Si vous travaillez dans un modèle verrouillé, sélectionnez Faire une copie.
3. Dans la fenêtre, sélectionnez l’onglet correspondant à la section du formulaire à laquelle vous voulez ajouter votre champ personnalisé.
4. Repérez votre champ d’élément personnalisé dans la liste. Cochez les cases Écran ou Imprimer pour l’ajouter.

   Note : L’ajout d’un champ peut modifier la mise en page de votre formulaire. Au besoin, voici comment rajuster la mise en page.

5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Ajouter un nom personnalisé à un profil de client, de fournisseur ou d’employé

1. Ouvrez le profil d’un client, d’un fournisseur ou d’un employé.
2. Sélectionnez l’onglet Info supplémentaire.
3. Remplissez le champ de votre nom personnalisé. Ces champs sont de forme libre. Vous pouvez saisir la valeur dont vous voulez faire le suivi.

Ajouter des champs personnalisés de nom et d’article aux rapports

1. Allez au menu Rapports et sélectionnez Rapports.
2. Ouvrez un rapport dans la liste. Note : Les rapports ne peuvent pas tous afficher des champs personnalisés.
3. Sélectionnez Personnaliser le rapport.
   
4. Sélectionnez l’onglet Affichage. Dans la section des colonnes, recherchez le nom de votre nom personnalisé ou de votre champ d’article.
5. Sélectionnez votre nom ou champ d’article personnalisé. Sélectionnez ensuite OK pour l’ajouter.
6. Sélectionnez Actualiser dans le rapport.

Le champ personnalisé s’affiche sous forme de colonne dans le rapport.