Utiliser des champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses

Apprenez comment utiliser les champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses dans QuickBooks en ligne Avancé. 

Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez créer des champs personnalisés et les utiliser de différentes façons pour faire le suivi des détails qui comptent pour vous. Voici quelques exemples montrant comment vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour faire le suivi de vos fournisseurs et de vos dépenses.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Créer un champ personnalisé pour les numéros de bon de commande
• Créer un champ d’identifiant de fournisseur pour qu’il apparaisse sur les formulaires d’opération
• Saisir la date de la facture sur les factures à payer
• Utiliser des champs personnalisés pour catégoriser vos dépenses

Créer un champ personnalisé pour les numéros de bon de commande

Avantages

Vous pouvez voir les numéros de bon de commande sur vos factures à payer et vos autres dépenses.

Lorsque vous copiez un bon de commande sur une facture à payer, le numéro du bon de commande s’affiche automatiquement sur la facture à payer.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple le numéro du bon de commande dans le champ Nom.
2. Dans la liste déroulante Type de données ▼, sélectionnez le type de données Chiffres si vos bons de commande ne contiennent que des chiffres, ou le type Texte et chiffres s’ils contiennent également des lettres.
3. Dans la section Sélectionner une catégorie, choisissez la catégorie que vous voulez ajouter.
4. Dans la section Sélectionner les formulaires, cochez la case Facture à payer pour afficher le champ Numéro de bon de commande sur vos factures à payer. Si vous voulez qu’il apparaisse comme référence sur vos factures et vos reçus de vente, sélectionnez également ces formulaires.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Créer un champ d’identifiant de fournisseur pour qu’il apparaisse sur les formulaires d’opération

Avantages

Une fois que vous aurez ajouté l’identifiant d’un fournisseur et que vous aurez sélectionné le fournisseur particulier, tout formulaire de dépenses sur lequel ce champ s’affiche sera rempli automatiquement avec la valeur de l’identifiant de fournisseur.

Supposons que votre entreprise utilise plusieurs fournisseurs pour acheter des pièces ou des services à fournir à vos clients. Le cas échéant, vous devrez peut-être faire le suivi des factures et des comptes fournisseurs associés à chaque fournisseur dans votre service des comptes clients, puis effectuer une contre-vérification avec votre service des dépenses/comptes fournisseurs. Un champ personnalisé d’identifiant de fournisseur est particulièrement utile si vous utilisez d’autres applications pour faire le suivi de vos comptes fournisseurs.

Conseil : Vous pouvez également créer un champ personnalisé similaire pour saisir le type de fournisseur ou d’autres renseignements propres au fournisseur, puis sélectionner les formulaires sur lesquels vous voulez que ces renseignements s’affichent.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple Identifiant de fournisseur, dans le champ Nom.
2. Dans le menu déroulant Type de données ▼, sélectionnez le type de données que vous voulez utiliser.
3. Dans la section Sélectionner la catégorie, sélectionnez le fournisseur.
4. Dans la section Sélectionner les formulaires, sélectionnez tous les types de formulaires sur lesquels vous voulez qu’il s’affiche.QuickBooks vous permet d’afficher le champ d’identifiant de fournisseur sur les formulaires de dépenses (bon de commande, dépense, facture à payer, chèque, crédit de fournisseur et carte de crédit) et les formulaires de vente (reçu de vente, facture, devis, note de crédit, reçu de remboursement et reçu de vente).
5. Sélectionnez Enregistrer.

Après avoir créé ce champ personnalisé, attribuez un identifiant unique à chacun de vos fournisseurs en suivant les étapes ci-dessous :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous voulez saisir un identifiant.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Repérez le champ personnalisé d’identifiant de fournisseur. Saisissez l’identifiant du fournisseur.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Saisir la date de la facture sur les factures à payer

Avantages

Actuellement, le formulaire Facture à payer dans QuickBooks inclut uniquement une date de facturation et une date d’échéance. La Date de facturation indique la date à laquelle la dépense est enregistrée. Cependant, dans bien des cas, les factures sont reçues pour un mois précédent pour lequel les documents comptables sont déjà fermés, et les factures à payer sont enregistrées à une date ultérieure.

Avec un champ personnalisé de type Date de la facture, vous pouvez saisir la date à laquelle la facture a été générée et utiliser des rapports tels que le rapport Factures à payer non réglées pour comparer la date de la facture et celle de la facture à payer.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple Date de la facture dans le champ Nom.
2. Dans le menu déroulant Type de données ▼, sélectionnez le type de données que vous voulez utiliser.
3. Dans la section Sélectionner une catégorie, choisissez la catégorie que vous voulez ajouter.
4. Dans la section Sélectionner les formulaires, cochez la case Facture à payer et tout autre formulaire d’opération de dépense sur lequel vous voulez que le champ s’affiche.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Utiliser des champs personnalisés pour catégoriser vos dépenses

Avantages

Imaginez que votre entreprise envoie des employés à plusieurs conférences, virtuelles ou en personne, chaque année et qu’elle doit faire un suivi détaillé des dépenses. Par exemple, votre responsable du marketing veut connaître les dépenses associées à chaque conférence (déplacements en avion ou en voiture, séjours à l’hôtel, repas, etc.), en plus des frais de conférence. Vous pouvez saisir cette information dans un champ personnalisé indiquant le type de dépense.

Une fois que votre entreprise commence à ajouter des données dans un champ personnalisé pour le type de dépense, vous pouvez en tirer parti dans vos rapports. Par exemple, vous pouvez ajouter Type de dépense dans une colonne, ou regrouper, trier ou filtrer selon ce champ personnalisé. En savoir plus sur l’utilisation des champs personnalisés dans les rapports.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple Type de dépense dans le champ Nom.
2. Dans la liste déroulante Type de données ▼, sélectionnez le type de données Liste déroulante et ajoutez les valeurs possibles dans le champ Article de la liste déroulante (Vol, Voiture, Repas, Frais de conférence, etc.).
3. Dans la section Sélectionner une catégorie, choisissez la catégorie que vous voulez ajouter.
4. Dans la section Sélectionner les formulaires (selon vos besoins), sélectionnez les formulaires de dépenses sur lesquels vous voulez que ce champ s’affiche, ou sélectionnez d’autres formulaires, comme les factures à payer.
5. Sélectionnez Enregistrer.