Utiliser des champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses

Apprenez comment utiliser les champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses dans QuickBooks en ligne Avancé. 

Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez créer des champs personnalisés et les utiliser de différentes façons pour faire le suivi des détails les plus importants pour vous. Voici quelques exemples montrant comment vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour faire le suivi de vos fournisseurs et de vos dépenses.

Dans cet article, vous apprendrez à faire ce qui suit :

• Créer un champ personnalisé pour les numéros de bon de commande
• Créer un champ d’identifiant de fournisseur pour qu’il apparaisse sur les opérations
• Saisir la date de la facture sur les factures à payer
• Utiliser des champs personnalisés pour catégoriser vos dépenses

Créer un champ personnalisé pour les numéros de bon de commande

Avantages

Vous pouvez voir les numéros de bon de commande sur vos factures à payer et vos autres dépenses.

Lorsque vous copiez un bon de commande sur une facture à payer, le numéro du bon de commande s’affiche automatiquement sur la facture à payer.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom comme Numéro du bon de commande dans le champ Nom .
2. Dans la liste déroulante Type de données ▼, sélectionnez le type de données Numéro si vos bons de commande ne contiennent que des nombres, ou sélectionnez le type de données Texte et nombre s’ils contiennent également des lettres.
3. Dans la section Sélectionner une catégorie , sélectionnez la catégorie que vous voulez ajouter.
4. Dans la section Sélectionner les formulaires , cochez la case Facture à payer pour afficher le champ Numéro du bon de commande sur vos factures à payer. Si vous voulez qu’il apparaisse comme référence sur vos factures et vos reçus de vente, sélectionnez également ces formulaires.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Créer un champ d’identifiant de fournisseur pour qu’il apparaisse sur les opérations

Avantages

Une fois que vous avez ajouté l’ identifiant d’un fournisseur, toute opération du formulaire de dépenses sur laquelle ce champ s’affiche sera automatiquement remplie avec la valeur de l’identifiant de fournisseur une fois que vous aurez sélectionné le fournisseur particulier.

Supposons que votre entreprise utilise plusieurs fournisseurs pour acheter des pièces ou des services à fournir à vos clients. Le cas échéant, vous devrez peut-être faire le suivi des factures et des comptes fournisseurs associés à chaque fournisseur dans votre service des comptes clients, puis effectuer une contre-vérification avec votre service des dépenses/comptes fournisseurs. Un champ personnalisé d’identifiant de fournisseur est particulièrement utile si vous utilisez d’autres applications pour faire le suivi de vos dettes.

Conseil : Vous pouvez également créer un champ personnalisé similaire pour saisir le type de fournisseur ou d’autres renseignements spécifiques au fournisseur, puis sélectionner les formulaires sur lesquels vous voulez que ces renseignements apparaissent.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom comme ID de fournisseur dans le champ Nom .
2. Dans la liste déroulante Type de données ▼, sélectionnez le type de données que vous voulez utiliser.
3. Dans la section Sélectionner une catégorie , sélectionnez Fournisseur .
4. Dans la section Sélectionner les formulaires , sélectionnez tous les types de formulaires sur lesquels vous voulez qu’elle s’affiche.QuickBooks permet d’afficher le champ Identifiant de fournisseur sur les formulaires de dépenses (bon de commande, dépense, facture, chèque, crédit de fournisseur et crédit sur carte de crédit) et sur les formulaires de vente (reçu de vente, facture,devis , note de crédit, reçu de remboursement et reçu de vente).
5. Sélectionnez Enregistrer.

Après avoir créé ce champ personnalisé, attribuez un identifiant unique à chacun de vos fournisseurs en suivant les étapes ci-dessous :

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer , puis sélectionnez Fournisseurs ( Accéder ).
2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous voulez saisir un identifiant.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Repérez le champ personnalisé ID de fournisseur . Saisissez l’ID du fournisseur.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Saisir la date de la facture sur les factures à payer

Avantages

Actuellement, le formulaire Facture à payer dans QuickBooks ne comprend qu’une date de facturation et une date d’échéance. La date de la facture indique la date à laquelle la dépense est enregistrée. Cependant, dans de nombreux cas, des factures sont reçues pour un mois précédent pour lequel les documents comptables sont déjà fermés, et la ou les factures à payer sont enregistrées à une date ultérieure.

Avec un champ personnalisé Date de la facture , vous pouvez saisir la date à laquelle la facture a été générée et utiliser des rapports tels que le rapport Factures à payer non réglées pour comparer la date de la facture et la date de la facture.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom comme Date de la facture dans le champ Nom .
2. Dans la liste déroulante Type de données ▼, sélectionnez le type de données que vous voulez utiliser.
3. Dans la section Sélectionner une catégorie , sélectionnez la catégorie que vous voulez ajouter.
4. Dans la section Sélectionner les formulaires , cochez la case Facture à payer et tout autre formulaire d’opération de dépense sur lequel vous voulez que le champ s’affiche.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Utiliser des champs personnalisés pour catégoriser vos dépenses

Avantages

Imaginez que votre entreprise envoie des employés à plusieurs conférences, virtuelles ou en personne, chaque année et qu’elle doit faire un suivi détaillé des dépenses. Par exemple, votre responsable du marketing veut connaître les dépenses associées à chaque conférence (déplacements en avion ou en voiture, séjours à l’hôtel, repas, etc.), en plus des frais de conférence. Vous pouvez saisir cette information dans un champ personnalisé Type de dépense .

Une fois que votre entreprise commence à ajouter des données à un champ personnalisé de type Dépense, vous pouvez en tirer parti dans vos rapports. Par exemple, vous pouvez ajouter le type de dépense en tant que colonne, ou regrouper par, trier ou filtrer en fonction de ce champ personnalisé. En savoir plus sur la façon d’utiliser les champs personnalisés dans les rapports.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom comme Type de dépense dans le champ Nom .
2. Dans la liste déroulante Type de données ▼, sélectionnez le type de données Liste déroulante et ajoutez les valeurs possibles dans le champ Élément de la liste déroulante (Vol, Voiture, Repas, Frais de conférence, etc.).
3. Dans la section Sélectionner une catégorie , sélectionnez la catégorie que vous voulez ajouter.
4. Dans la section Sélectionner des formulaires , selon vos besoins, marquez ce champ pour qu’il s’affiche sur vos formulaires de dépenses ou sélectionnez des formulaires supplémentaires, comme des factures à payer.
5. Sélectionnez Enregistrer.