Utiliser des champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment utiliser les champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses dans QuickBooks en ligne Avancé. 

Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez créer des champs personnalisés et les utiliser de différentes façons pour faire le suivi des détails qui comptent le plus pour vous. Voici quelques exemples montrant comment vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour faire le suivi de vos fournisseurs et de vos dépenses.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer un champ personnalisé pour les numéros de bon de commande
• Créer un champ d’identifiant de fournisseur pour qu’il apparaisse sur les opérations
• Saisir la date de facturation sur les factures à payer
• Utilisez des champs personnalisés pour catégoriser vos dépenses

Créer un champ personnalisé pour les numéros de bon de commande

Avantages

Vous pouvez voir les numéros de bon de commande sur vos factures à payer et vos autres dépenses.

Lorsque vous copiez un bon de commande sur une facture à payer, le numéro du bon de commande s’affiche automatiquement sur la facture à payer.

Procédure de configuration

1. Créer un champ personnalisé et donnez-lui un nom comme « Numéro du bon de commande ».
2. Sélectionnez le Numéro type de données si vos bons de commande ne contiennent que des nombres, ou sélectionnez le Texte et numéro type de données s’ils ont également des lettres.
3. Sélectionnez le Numéro du bon de commande à apparaître sur vos factures à payer. Si vous voulez qu’il apparaisse comme référence sur vos factures et vos reçus de vente, sélectionnez également ces formulaires.

Créer un champ d’identifiant de fournisseur pour qu’il apparaisse sur les formulaires d’opération

Avantages

Une fois que vous aurez ajouté l’identifiant d’un fournisseur et que vous aurez sélectionné le fournisseur particulier, tout formulaire de dépenses sur lequel ce champ s’affiche sera automatiquement rempli avec la valeur de l’identifiant de fournisseur.

Supposons que votre entreprise utilise plusieurs fournisseurs pour acheter des pièces ou des services à fournir à vos clients. Le cas échéant, vous devrez peut-être faire le suivi des factures et des comptes fournisseurs associés à chaque fournisseur dans votre service des comptes clients, puis effectuer une contre-vérification avec votre service des dépenses/comptes fournisseurs. Un champ personnalisé d’identifiant de fournisseur est particulièrement utile si vous utilisez d’autres applications pour faire le suivi de vos dettes.

Conseil : Vous pouvez également créer un champ personnalisé similaire pour saisir le type de fournisseur ou d’autres renseignements propres au fournisseur, puis choisir les formulaires sur lesquels vous voulez que ces renseignements s’affichent.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple « Identifiant de fournisseur ».
2. Sélectionnez tous les types de formulaires sur lesquels vous voulez qu’il s’affiche. QuickBooks vous permet d’afficher le champ d’identification du fournisseur sur les formulaires de dépenses (bon de commande, dépense, facture à payer, crédit de fournisseur) et sur les formulaires de vente (facture ,devis, reçu de vente).

Après avoir créé ce champ personnalisé, attribuez un identifiant unique à chacun de vos fournisseurs en suivant les étapes ci-dessous :

1. Allez à Dépenses, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous voulez saisir un identifiant.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Repérez le champ personnalisé ID de fournisseur. Saisissez l’ID du fournisseur.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Saisir la date de la facture sur les factures à payer

Avantages

Actuellement, le formulaire Facture à payer dans QuickBooks ne comprend qu’une Date de la facture et un Date d’échéance. Le Date de la facture saisit la date à laquelle la dépense est enregistrée. Cependant, dans bien des cas, les factures sont reçues pour un mois précédent pour lequel les documents comptables sont déjà fermés, et les factures à payer sont enregistrées à une date ultérieure.

Avec un(e) Date de la facture, vous pouvez saisir la date à laquelle la facture a été générée et utiliser des rapports tels que le rapport Factures à payer non réglées pour comparer la date de la facture et la date de la facture.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple « Date de la facture ».
2. Sélectionnez le Facturer et tout autre formulaire d’opération de dépense sur lequel vous voulez que le champ s’affiche.

Utiliser des champs personnalisés pour catégoriser vos dépenses

Avantages

Imaginez que votre entreprise envoie des employés à plusieurs conférences, virtuelles ou en personne, chaque année et qu’elle doit faire un suivi détaillé des dépenses. Par exemple, votre responsable du marketing veut connaître les dépenses associées à chaque conférence (déplacements en avion ou en voiture, séjours à l’hôtel, repas, etc.), en plus des frais de conférence. Vous pouvez saisir cette information dans un Type de dépense champ personnalisé.

Une fois que votre entreprise commence à ajouter des données à un champ personnalisé de type Dépense, vous pouvez en tirer parti dans vos rapports. Par exemple, vous pouvez ajouter le type de dépense en tant que colonne, ou regrouper par, trier ou filtrer en fonction de ce champ personnalisé. En savoir plus sur comment utiliser des champs personnalisés dans les rapports.

Procédure de configuration

1. Créez un champ personnalisé et donnez-lui un nom, par exemple « Type de dépense ».
2. Sélectionnez le Liste déroulante type de données et ajoutez les valeurs possibles (Vol, Voiture, Repas, Frais de conférence, etc.).
3. Selon vos besoins, sélectionnez les formulaires de dépenses sur lesquels vous voulez que ce champ s’affiche, ou sélectionnez d’autres formulaires, comme les factures à payer.