Lorsque vous activer la gestion des stocks avancée, vous pouvez faire le suivi des stocks stockés sur différents sites ou emplacements. Par exemple, vous pouvez entreposer vos stocks dans différents entrepôts, dans plusieurs camions, dans différentes zones d’un entrepôt, dans des lieux de consignation ou chez des fabricants externes. Pour vous assurer que votre quantité en stock par site est exacte, vous devez configurer correctement l’inventaire avancé.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Configurer des sites de gestion des stocks
- Convertir à partir de votre méthode précédente de suivi des sites de stock
- Définir des seuils de renouvellement pour chaque site
- Transférer les quantités d’articles de départ vers chaque site
- Ajouter une colonne Site à vos formulaires de vente et d’achat imprimés
- Ajouter une colonne Site aux opérations mémorisées qui comprennent les stocks
Note : | Vous DOIT activez la gestion des stocks avancée avant de continuer. Suivez les étapes décrites dans Activer la gestion des stocks avancée pour le faire. |
Étape 1 : Configurer des sites de stock
La première étape pour faire le suivi de plusieurs sites de stock consiste à indiquer à QuickBooks Desktop où vous effectuez le suivi des stocks. Ces lieux sont appelés sites. Les sites peuvent être de véritables entrepôts ayant différentes adresses, des camions, des piles, des aires de marchandises ou tout autre emplacement, grand ou petit, où vous souhaitez faire le suivi des quantités en stock.
Pour effectuer cette tâche :
- À partir du Listes Dans le menu, sélectionnez Liste de sites de stock.
- Sélectionner Stocks Site, puis Nouv.,
- Saisissez les renseignements appropriés.
- Répétez les étapes 1 à 3 jusqu’à ce que tous vos sites soient configurés.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez passer à l’étape 2 si vous utilisez une autre méthode pour faire le suivi de plusieurs sites de stock, ou à l’étape 3 si vous devez définir des seuils de renouvellement pour chaque site. Dans le cas contraire, passez à l’étape 4.
Étape 2 : Convertir à partir de votre méthode antérieure de suivi des sites de stock
Vous pouvez actuellement utiliser une méthode différente (avec QuickBooks Desktop ou un autre logiciel) pour faire le suivi de plusieurs sites de stock. Avant d’utiliser plusieurs sites de stock, vous devez vous assurer que vos numéros de stock sont corrects afin de pouvoir facilement passer à l’utilisation du stock avancé.
Selon votre méthode actuelle, vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour passer à la gestion des stocks avancée. Pour obtenir des instructions détaillées, trouvez votre méthode actuelle dans la liste. Si elle ne figure pas dans la liste, envisagez l’option « Vous utilisez une autre méthode ».
Étape 3 : (facultatif) Configurer les seuils de renouvellement pour chaque site
Avec la Gestion des stocks avancée, vous pouvez faire le suivi des seuils de renouvellement propres à chaque article. Cela signifie que vous pouvez avoir un seuil de renouvellement différent pour chaque site, et QuickBooks Desktop peut vous avertir lorsque vous commencez à économiser pour un site en particulier.
N’oubliez pas que les seuils de renouvellement du site ne sont pas calculés (s’il y a lieu) pour calculer le seuil de renouvellement global. Vous devez établir le seuil de renouvellement global pour chaque article.
- À partir du Listes Dans le menu, sélectionnez Liste de sites de stock.
- À partir du Activités Dans le menu déroulant, sélectionnez Définir les seuils de renouvellement,
- Sélectionnez le .Définir le seuil de renouvellement pour le site flèche de déroulement et sélectionnez le site pour lequel vous voulez définir un seuil de renouvellement.
- Dans le Renouvellement de site Pt ,saisissez le seuil de renouvellement pour chaque article.
- Pour définir des seuils de renouvellement pour d’autres sites, sélectionnez le Définir le seuil de renouvellement pour le site flèche de déroulement et sélectionnez un autre site. Répétez le processus jusqu’à ce que des seuils de renouvellement soient définis pour tous les sites.
- Sélectionnez OK.
Étape 4 : Transférer les quantités d’articles de départ vers chaque site
Lorsque vous activez la gestion des stocks avancée, Quickbooks Desktop vous invite à commencer par un seul site de départ temporaire. Par conséquent, QuickBooks Desktop indique que tout votre stock est stocké à un seul endroit.
Vous pouvez maintenant être prêt à transférer vos stocks du site de départ vers son site réel. Pour ce faire, vous avez besoin de dénombrements des stocks actuels pour chaque site.
Pour saisir un nouveau virement pour chaque site :
- À partir du Stocks Dans le menu, sélectionnez Transférer les stocks,
- Dans le d’exp., saisissez la date du transfert. Il peut s’agir de la date à laquelle vous commencez à faire le suivi de plusieurs sites.
- Dans le Nº de référence ,saisissez le numéro de virement approprié. Nous recommandons « setup1 », « setup2 » et ainsi de suite pour ces transferts.
- À partir du Transfert de Dans le menu déroulant, sélectionnez votre site de stock temporaire.
- Sélectionnez le .À liste déroulante et sélectionnez le site de stock réel.
- Sélectionnez les articles en stock à transférer sur le site :
- Pour sélectionner des articles individuels :
- Allez à Article colonne.
- Sélectionnez le menu déroulant et choisissez un article en stock.
- Pour sélectionner plusieurs articles :
- Sélectionner Trouver et sélectionner des articles,
- Vérifiez les éléments à transférer, puis sélectionnez Ajouter les éléments sélectionnés,
- Pour sélectionner des articles individuels :
- Dans le Qté à transférer, saisissez le numéro à transférer pour chaque article.
- (Facultatif) Dans le Mémo saisissez la raison de ce transfert, comme « Transférer la quantité d’ouverture au site ».
- (Facultatif) Sélectionnez Imprimer si vous avez besoin d’une copie imprimée du virement.
- Sélectionner Enregistrer et nouveau,
- Répétez ces étapes pour chaque site de stock.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer,
Conseils et astuces :
Si vous voulez transférer les mêmes articles à plusieurs sites, vous pouvez gagner du temps en dupliquant le transfert de stock :
- À partir du Stocks Dans le menu, sélectionnez Transférer les stocks,
- Sélectionner Précédent jusqu’à ce que vous trouviez le virement que vous voulez dupliquer.
- Sélectionner Modifier puis Transfert de stocks en double,
- Modifiez les détails du virement au besoin.
- Sélectionner Enregistrer et nouveau Au besoin, répétez ces étapes pour chaque site de stock.
- Lorsque vous aurez terminé ,Enregistrer et fermer,
Étape 5 : (facultatif) ajouter une colonne Site à vos formulaires de vente et d’achat imprimés
Une colonne Site apparaît sur tous les formulaires (factures, bons de commande, etc.) que vous voyez à l’écran. Toutefois, cette colonne n’apparaît pas lorsque vous imprimez le formulaire.
Cela pourrait être un problème si :
- Vous devez imprimer le site sur des documents internes tels que les listes de prélèvement ou les bons de commande.
- Vos clients doivent connaître le site.
Pour résoudre ce problème, vous pouvez personnaliser votre modèle de formulaire afin d’ajouter ou de supprimer des colonnes :
- Ouvrez le formulaire de vente ou d’achat.
- Allez à Formatage, puis Personnaliser la mise en page des données,
- Dans le Personnalisation supplémentaire fenêtre, sélectionnez le Colonnes onglet.
- Sous le Imprimer colonne, cochez la case pour Site de gestion des stocks,
- Sélectionnez OK.
Étape 6 : Ajouter une colonne Site aux opérations mémorisées qui comprennent les stocks
Cette dernière étape n’est nécessaire que si vous avez mémorisé des opérations qui comprennent des articles en stock. Si oui, vous devez modifier les opérations mémorisées pour saisir l’information du site.