Configurer la gestion des stocks avancée dans QuickBooks Enterprise

Apprenez comment configurer la gestion des stocks avancée dans QuickBooks Enterprise.

Activez la fonction Gestion des stocks avancée pour faire le suivi des stocks stockés sur différents sites ou lieux. Configurez l’inventaire avancé et assurez-vous que votre inventaire par site est exact. Voici comment procéder.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer plusieurs sites de gestion des stocks
• Configurer des sites de gestion des stocks
• Convertir à partir de votre méthode précédente de suivi des sites de stock
• Définir des seuils de renouvellement pour chaque site
• Transférer les quantités d’ouverture des articles à chaque site

Étape 1 : Configurer plusieurs sites de gestion des stocks

Configurez plusieurs sites de gestion des stocks dans QuickBooks Enterprise lorsque vous activez la fonction Gestion des stocks avancée.

1. Aller à Fichier, puis sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur.
2. Sélectionner Modifier, puis Préférences.
3. Sélectionner Articles et stocks, puis Préférences de l’entreprise.
4. Vérifiez le Les stocks et les bons de commande sont actifs à cocher.
5. Sélectionner Paramètres avancés du stock, puis sélectionnez le Plusieurs sites de stock sont activés à cocher.
6. Sélectionnez OK.

Étape 2 : Configurer des sites de gestion des stocks

Indiquez à QuickBooks Desktop où vous faites le suivi des stocks. Ces lieux sont appelés sites. Les sites sont des entrepôts, des camions, des piles, des aires de transit ou tout autre lieu où vous faites le suivi des stocks.

1. Aller à Listes, puis sélectionnez Liste des sites de stock.
2. Sélectionner Site du stock, puis sélectionnez Nouveau.
3. Saisissez les renseignements appropriés.
4. Répétez les étapes 1 à 3 jusqu’à ce que tous vos sites soient configurés.

Passez à l’étape 3 si vous modifiez la façon dont vous faites le suivi de plusieurs sites de stock. Passez à l’étape 4 si vous devez définir des seuils de renouvellement pour chaque site. Sinon, passez à l’étape 5.

Étape 3 : Convertir à partir de votre méthode précédente de suivi des sites de stocks

Si vous utilisez une autre méthode pour faire le suivi de plusieurs sites de stock, assurez-vous que votre inventaire est correct afin de pouvoir utiliser l’inventaire avancé.

Selon votre méthode actuelle, vous devrez peut-être en faire plus pour passer à la fonction Gestion des stocks avancée. Voici des instructions détaillées si :

Vous faites le suivi des stocks sur plusieurs sites en dehors de QuickBooks

Avec cette méthode, vous utilisez un logiciel différent pour faire le suivi de la quantité de stocks que vous avez sur chaque site.

Pour passer à la méthode du stock avancé :

1. Avec votre autre logiciel, exécutez un rapport pour identifier les stocks sur chaque site.
2. Si vous ne l’avez pas encore fait, configurez vos articles en stock dans QuickBooks.

Vous créez des articles distincts (articles rattachés ou assemblages) pour chaque site

Vous utilisez une méthode ou une structure de dénomination pour faire la distinction entre les articles sur différents sites. Par exemple, si vous avez trois entrepôts, vous utilisez trois articles pour afficher le même article dans chaque entrepôt.

Si vous utilisez cette méthode, suivez ces étapes pour passer à la méthode avancée de l’inventaire.
Rappel : Ces étapes sont compliquées. Essayez d’obtenir de l’aide d’un ConseillerPro de QuickBooks ou de votre comptable.

Calculez les stocks pour chaque article sur chaque site. Vous devez également connaître les stocks globaux ou la quantité totale sur tous les sites. Prenez note de ces chiffres.

1. Nettoyez votre liste d’articles. Il ne devrait y avoir qu’un seul article sur la liste pour chaque article que vous vendez.
   1. Choisissez les éléments à utiliser à l’avenir. N’oubliez pas que vous n’avez besoin que d’un seul élément dans QuickBooks Desktop. Dans l’exemple ci-dessus, supposons que vous choisissiez WH1 Widget 1.
   2. Rajustez les quantités à zéro pour les articles que vous n’utiliserez pas. Ensuite, augmentez le montant correspondant à l’article que vous utiliserez. Dans l’exemple :
      1. Réduisez le stock pour WH2 Widget 1 de 20 à 0.
      2. Diminuez le stock pour WH3 Widget 1 de 40 à 0.
      3. Augmentez le stock pour WH1 Widget 1 de 100 à 160.

Après tous les rajustements, l’effet net sur le compte de rajustement devrait être nul. Toutefois, si le même article à différents endroits a des coûts moyens différents, l’effet net ne sera pas nul. Il y a deux façons de régler ce problème.

1. Parlez à votre comptable. Si les écarts de valeur sont minimes, créez un compte spécial de rajustement du stock pour cette opération et effectuez votre rajustement. Demandez ensuite à votre comptable de radier ce montant.
2. Si les valeurs sont importantes, rajustez la quantité pour les articles redondants (WH2 Widget1 et WH3 Widget1 dans l’exemple ci-dessus) à 0. Notez la valeur de ces rajustements pour l’étape suivante. Rajustez également la quantité de l’article que vous conservez et augmentez la valeur du rajustement du montant indiqué à l’étape ci-dessus.
   1. Dans le menu Stock, sélectionnez Rajuster la quantité/valeur en stock.
   2. À partir du Type de rajustement ▼, sélectionnez Quantité et valeur totale.
   3. À partir du Compte de rajustement ▼, sélectionnez le compte que vous utilisez normalement.
   4. À partir du Site du stock ▼, sélectionnez le site de gestion des stocks que vous avez défini par défaut lorsque vous activez la fonction Gestion avancée des stocks.
   5. Sélectionner Rechercher et sélectionner des articles..., puis choisissez les articles qui représentent le même article sur plusieurs sites.
   6. Dans les lignes qui contiennent les éléments redondants (ceux que vous ne conservez pas), saisissez 0 dans le Nouvelle quantité colonne. Ensuite, calculez la somme des différences de quantité pour tous ces articles redondants.
   7. Dans la ligne qui contient l’article que vous conservez, ajoutez la quantité de l’étape 6 dans le Différence de qté (comme un nombre positif).
      Note : Dans le Nouvelle valeur ou Nouveau Mondial Valeur, réglez toutes les valeurs sur 0, puis notez le Valeur totale du rajustement montant.
   8. Dans la ligne qui contient l’article que vous conservez, saisissez le montant que vous avez noté dans le Nouvelle valeur colonne. La valeur totale du rajustement devrait maintenant être de zéro.
   9. Sélectionner Enregistrer et nouveau et répétez ces étapes pour la prochaine série d’articles.

3. Masquez (rendez inactifs) les éléments redondants que vous n’utiliserez pas (dans cet exemple, WH2 Widget 2 et WH3 Widget 3).
   Note :Vous pouvez également fusionner des éléments redondants. Toutefois, si vous fusionnez des éléments, vous perdez toute l’info antérieure sur les sites et les lieux.
4. Renommez les éléments restants pour supprimer toute référence au site (dans l’exemple, supprimez « WH1 » pour que l’élément s’appelle désormais Widget1).

Vous utilisez le suivi par classe pour faire le suivi des sites/lieux d’inventaire

Avec cette méthode, vous utilisez des classes pour représenter chaque site ou lieu. Ensuite, vous classez les opérations d’achat et de vente de stock.

Pour passer de cette méthode, arrêtez de l’utiliser et suivez ces étapes.

1. Calculez les stocks sur chaque site.
2. Mettre de l’ordre dans votre liste d’articles :
   • Vous devez configurer une pièce en stock ou une pièce d’assemblage dans QuickBooks pour correspondre à chaque pièce en stock que vous achetez ou vendez.
   • Cette partie du stock doit refléter avec précision le stock global (pour tous les sites) pour cet article.

Rappel : L’inventaire avancé ne catégorise pas les revenus et les dépenses. Il fait seulement le suivi des stocks. Utilisez le suivi par classe pour classer les revenus et les dépenses hors stock dans différents lieux.

Vous utilisez une autre méthode

Si vous avez utilisé une autre méthode pour faire le suivi de plusieurs sites de stocks, assurez-vous de :

1. Calculez les stocks sur chaque site.
2. (Facultatif) Si votre méthode actuelle utilise une liste d’articles, vous devez d’abord nettoyer votre liste d’articles :
   • Vous devez configurer une pièce en stock ou une pièce d’assemblage dans QuickBooks Desktop pour correspondre à chaque pièce en stock que vous achetez ou vendez.
   • Cette partie du stock doit refléter le stock global (pour tous les sites) pour le même article.

Étape 4 : Définir (facultatif) des seuils de renouvellement pour chaque site

Avec la fonction Gestion avancée de l’inventaire, vous pouvez faire le suivi du moment où chaque article doit être réapprovisionné dans chaque magasin. Cela signifie que vous pouvez avoir un seuil de renouvellement différent pour chaque site, et QuickBooks Desktop peut vous dire quand vous êtes à court sur un site spécifique.

Note : Les seuils de renouvellement du site ne sont pas cumulés pour calculer un seuil de renouvellement global. Vous devez définir le seuil de renouvellement global pour chaque article.

1. Aller à Listes, puis sélectionnez Liste des sites de stock.
2. À partir du Activités ▼ menu déroulant, sélectionnez Définir des seuils de renouvellement.
3. Sélectionnez le Définir le seuil de renouvellement pour le site ▼ et sélectionnez le site pour lequel vous voulez définir un seuil de renouvellement.
4. Dans le Renouvellement du site (Min) ,saisissez le seuil de renouvellement pour chaque article.
5. Pour définir des seuils de renouvellement pour d’autres sites, sélectionnez Définir le seuil de renouvellement pour le site ▼ et sélectionnez un autre site.
   Note : Répétez le processus jusqu’à ce que des seuils de renouvellement soient définis pour tous les sites.
6. Sélectionnez OK.

Étape 5 : Transférer les quantités d’ouverture des articles à chaque site

Lorsque vous activez la gestion des stocks avancée, QuickBooks vous invite à commencer avec un site de départ temporaire. Par conséquent, QuickBooks indique que l’ensemble de vos stocks est stocké au même endroit.

Vous êtes maintenant prêt à transférer vos stocks du site de départ aux sites réels. Pour ce faire, vous avez besoin des dénombrements actuels des stocks pour chaque site.

Saisissez un nouveau virement pour chaque site

1. Aller à  Inventaire, puis sélectionnez Transférer le stock.
2. Dans le Date, saisissez la date du virement.
3. Dans le Nº de référence ,saisissez le numéro de transfert approprié. Nous recommandons « configuration 1 », « configuration 2 » et ainsi de suite pour ces virements.
4. Dans le Transférer de ▼, sélectionnez votre site d’inventaire temporaire.
5. Sélectionnez le à ▼, puis sélectionnez le site du stock réel.
6. Sélectionnez les articles en stock à transférer sur le site.
   1. Pour sélectionner des éléments individuels, allez à Article colonne.
   2. Sélectionnez le menu déroulant, puis sélectionnez un article en stock.
   3. Pour sélectionner plusieurs éléments, sélectionnez Rechercher et sélectionner des articles...
   4. Cochez les éléments que vous voulez transférer, puis sélectionnez Ajouter les éléments sélectionnés.

7. Dans le Qté à transférer, saisissez le montant à transférer pour chaque article.
8. (Facultatif) Dans le Mémo ,saisissez la raison de ce transfert. Sélectionner Imprimer si vous avez besoin d’une copie imprimée du transfert
9. Sélectionner Enregistrer et nouveau, puis répétez ces étapes pour chaque lieu de stockage. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Conseils et astuces

Si vous voulez transférer les mêmes articles vers plusieurs sites, vous pouvez dupliquer le transfert du stock :

1. Aller à  Inventaire, puis sélectionnez  Transférer le stock.
2. Sélectionner Précédent jusqu’à ce que vous trouviez le virement que vous voulez dupliquer.
3. Sélectionner Modifier puis Transfert de stock en double.
4. Sélectionnez OK.
5. Sélectionner Enregistrer et nouveau si vous devez  répétez ces étapes pour chaque lieu de stockage.
6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.