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Configurer la gestion des stocks avancée dans Quickbooks Desktop

by Intuit Dernière mise à jour : 4 avril 2024

Lorsque vous activer la gestion des stocks avancée, vous pouvez faire le suivi des stocks stockés sur différents sites ou emplacements. Par exemple, vous pouvez entreposer vos stocks dans différents entrepôts, dans plusieurs camions, dans différentes zones d’un entrepôt, dans des lieux de consignation ou chez des fabricants externes. Pour vous assurer que votre quantité en stock par site est exacte, vous devez configurer correctement l’inventaire avancé.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

Note :

Vous DOIT activez la gestion des stocks avancée avant de continuer. Suivez les étapes décrites dans Activer la gestion des stocks avancée pour le faire.



Étape 1 : Configurer des sites de stock

La première étape pour faire le suivi de plusieurs sites de stock consiste à indiquer à QuickBooks Desktop où vous effectuez le suivi des stocks. Ces lieux sont appelés sites. Les sites peuvent être de véritables entrepôts ayant différentes adresses, des camions, des piles, des aires de marchandises ou tout autre emplacement, grand ou petit, où vous souhaitez faire le suivi des quantités en stock.

Pour effectuer cette tâche :

  1. À partir du Listes Dans le menu, sélectionnez Liste de sites de stock.
  2. Sélectionner Stocks Site, puis Nouv.,
  3. Saisissez les renseignements appropriés.
  4. Répétez les étapes 1 à 3 jusqu’à ce que tous vos sites soient configurés.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez passer à l’étape 2 si vous utilisez une autre méthode pour faire le suivi de plusieurs sites de stock, ou à l’étape 3 si vous devez définir des seuils de renouvellement pour chaque site. Dans le cas contraire, passez à l’étape 4.



Étape 2 : Convertir à partir de votre méthode antérieure de suivi des sites de stock

Vous pouvez actuellement utiliser une méthode différente (avec QuickBooks Desktop ou un autre logiciel) pour faire le suivi de plusieurs sites de stock. Avant d’utiliser plusieurs sites de stock, vous devez vous assurer que vos numéros de stock sont corrects afin de pouvoir facilement passer à l’utilisation du stock avancé.

Selon votre méthode actuelle, vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour passer à la gestion des stocks avancée. Pour obtenir des instructions détaillées, trouvez votre méthode actuelle dans la liste. Si elle ne figure pas dans la liste, envisagez l’option « Vous utilisez une autre méthode ».

Avec cette méthode, vous utilisez différents logiciels pour faire le suivi des quantités de stocks que vous avez sur chaque site.

Pour passer à la méthode de gestion des stocks avancée :

  1. À l’aide de l’autre logiciel, exécutez un rapport pour déterminer la quantité en stock à chaque emplacement.
  2. Si vos articles en stock n’ont pas été configurés dans QuickBooks, vous devez le faire.

Avec cette méthode, vous utilisez une méthode d’appellation ou une structure d’appellation pour faire la distinction entre les articles de différents sites. Par exemple, si vous avez 3 entrepôts, vous utilisez 3 articles pour représenter le même article se trouvant dans chaque entrepôt.

Si vous utilisez cette méthode, suivez ces étapes pour passer à la méthode avancée de gestion des stocks :

Rappel

Ces étapes sont compliquées et nécessitent une bonne connaissance de QuickBooks. Pensez à obtenir l’aide d’un ConseillerPro QuickBooks ou d’un professionnel de la comptabilité.
  1. Calculer la quantité en stock (QES) pour chaque article sur chaque site. Vous devriez également connaître la QES globale (la quantité totale pour tous les sites). Prenez note de ces montants ou imprimez un rapport de QuickBooks.
  2. Mettez de l’ordre dans votre liste d’articles. L’objectif est de n’avoir qu’un seul article sur la liste pour chaque article que vous vendez.
    1. Décidez quels articles utiliser dans l’avenir. N’oubliez pas que vous n’avez besoin que d’un seul article dans Quickbooks Desktop. Dans l’exemple ci-dessus, supposons que vous choisissez le widget WH1 1.
    2. Rajustez les quantités pour les articles redondants que vous n’utiliserez pas. Ensuite, augmentez le montant correspondant pour l’article que vous utiliserez. Dans l’exemple :
      • Diminuez le QES pour le widget WH2 de 20 à 0.
      • Diminuez le QES pour le widget WH3 de 40 à 0.
      • Augmentez le QES pour le widget WH1 de 100 à 160.

        Une fois tous les rajustements effectués, l’effet net sur le compte de rajustement devrait être nul. Toutefois, si chaque article qui représente le même article dans différents lieux a des coûts moyens différents, l’effet net ne sera pas nul. Il y a deux façons de régler ce problème.

        Si les différences de valeur sont minimes

        Parlez à votre professionnel de la comptabilité. Si la différence de valeur est minime, créez un compte de rajustement de stock spécial pour cette opération et effectuez le rajustement. Demandez ensuite à votre professionnel de la comptabilité de radier ce montant.

        Si les différences de valeur sont significatives

      • Rajustez la quantité pour les articles redondants (WH2 Widget1 et WH3 Widget1 dans l’exemple ci-dessus) à 0. Notez la valeur de ces rajustements pour l’étape suivante.
      • Rajustez la quantité de l’article que vous conservez. Augmentez la valeur du rajustement du montant que vous avez inscrit à l’étape ci-dessus.
        1. À partir du Stocks Dans le menu, sélectionnez Rajuster la quantité/la valeur en stock,
        2. À partir du Type de rajustement Dans le menu déroulant, sélectionnez Quantité et Valeur totale.
        3. À partir du Compte de rajustement Sélectionnez le compte que vous utilisez habituellement dans le menu déroulant.
        4. À partir du Site de gestion des stocks Dans la liste déroulante, sélectionnez le site de gestion des stocks que vous avez défini par défaut lorsque vous avez activé la gestion des stocks avancée.
        5. Sélectionner Trouver et sélectionner des articles.., puis choisissez les articles qui représentent le même article dans plusieurs sites.
        6. Dans les lignes qui contiennent les articles redondants (ceux que vous ne conservez PAS), saisissez 0 dans les Nouvelle quantité colonne.
        7. Calculez la somme des différences de la qté pour tous ces articles redondants.
        8. Dans la ligne qui contient l’article que vous conservez, ajoutez la quantité de l’étape 7 dans le champ Différence de qté (comme un nombre positif).
        9. Dans la colonne Nouvelle valeur ou Nouvelle valeur globale, réglez toutes les valeurs sur 0.
        10. Notez la valeur totale du rajustement dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
        11. Dans la ligne qui contient l’article que vous conservez, entrez le montant que vous avez pris en note à l’étape 10 Nouvelle valeur globale ou Nouvelle valeur colonne. La valeur totale du rajustement devrait maintenant être zéro.
        12. Sélectionner Enregistrer et nouveau et répétez ces étapes pour le prochain ensemble d’articles.
      • Masquez (rendez inactifs) les éléments redondants que vous n’utiliserez pas (dans cet exemple, le widget WH2 et le widget WH3)
        Note :Vous pouvez également fusionner des articles redondants. Toutefois, si vous fusionnez des articles, vous perdez l’info antérieure sur les sites et les lieux.

Renommez les éléments restants pour supprimer toute référence au site (dans l’exemple, supprimez « WH1 » afin que l’élément s’appelle maintenant Widget1).

Avec cette méthode, vous utilisez des classes pour représenter chaque site ou lieu. Ensuite, vous classez les opérations de vente et d’achat de stocks.

Il est facile de passer de cette méthode à l’autre. Cessez simplement d’utiliser cette méthode et suivez les étapes présentées ci-dessous :

  1. Calculer la quantité en stock (QES) pour chaque site.
  2. Nettoyer votre liste d’articles :
    • Vous devez avoir un article en stock ou une pièce d’assemblage configuré dans QuickBooks pour correspondre à chaque pièce en stock que vous achetez ou vendez.
    • Cette partie du stock doit refléter avec précision la QES globale (pour tous les sites) pour cet article.
Rappel

Les stocks avancés ne classent pas les revenus et dépenses. Cela ne fait que faire le suivi des stocks. Vous devez quand même utiliser le suivi par classe pour classer les revenus et les dépenses « non liés au stock » dans différents lieux.

Si vous avez utilisé une autre méthode pour faire le suivi de plusieurs sites de stock, assurez-vous de :

  • Déterminez la quantité en stock (QES) pour chaque site.
  • (Facultatif) Si votre méthode actuelle utilise une liste d’articles, vous devez d’abord faire le ménage dans votre liste d’articles :
    • Vous devez avoir un article en stock ou une pièce d’assemblage configuré dans QuickBooks Desktop pour correspondre à chaque pièce en stock que vous achetez ou vendez.
    • Cette partie du stock doit refléter avec précision la QES globale (pour tous les sites) pour cet article.


Étape 3 : (facultatif) Configurer les seuils de renouvellement pour chaque site

Avec la Gestion des stocks avancée, vous pouvez faire le suivi des seuils de renouvellement propres à chaque article. Cela signifie que vous pouvez avoir un seuil de renouvellement différent pour chaque site, et QuickBooks Desktop peut vous avertir lorsque vous commencez à économiser pour un site en particulier.

N’oubliez pas que les seuils de renouvellement du site ne sont pas calculés (s’il y a lieu) pour calculer le seuil de renouvellement global. Vous devez établir le seuil de renouvellement global pour chaque article.

  1. À partir du Listes Dans le menu, sélectionnez Liste de sites de stock.
  2. À partir du Activités Dans le menu déroulant, sélectionnez Définir les seuils de renouvellement,
  3. Sélectionnez le .Définir le seuil de renouvellement pour le site flèche de déroulement et sélectionnez le site pour lequel vous voulez définir un seuil de renouvellement.
  4. Dans le Renouvellement de site Pt ,saisissez le seuil de renouvellement pour chaque article.
  5. Pour définir des seuils de renouvellement pour d’autres sites, sélectionnez le Définir le seuil de renouvellement pour le site flèche de déroulement et sélectionnez un autre site. Répétez le processus jusqu’à ce que des seuils de renouvellement soient définis pour tous les sites.
  6. Sélectionnez OK.


Étape 4 : Transférer les quantités d’articles de départ vers chaque site

Lorsque vous activez la gestion des stocks avancée, Quickbooks Desktop vous invite à commencer par un seul site de départ temporaire. Par conséquent, QuickBooks Desktop indique que tout votre stock est stocké à un seul endroit.

Vous pouvez maintenant être prêt à transférer vos stocks du site de départ vers son site réel. Pour ce faire, vous avez besoin de dénombrements des stocks actuels pour chaque site.

Pour saisir un nouveau virement pour chaque site :

  1. À partir du Stocks Dans le menu, sélectionnez Transférer les stocks,
  2. Dans le d’exp., saisissez la date du transfert. Il peut s’agir de la date à laquelle vous commencez à faire le suivi de plusieurs sites.
  3. Dans le Nº de référence ,saisissez le numéro de virement approprié. Nous recommandons « setup1 », « setup2 » et ainsi de suite pour ces transferts.
  4. À partir du Transfert de Dans le menu déroulant, sélectionnez votre site de stock temporaire.
  5. Sélectionnez le .À liste déroulante et sélectionnez le site de stock réel.
  6. Sélectionnez les articles en stock à transférer sur le site :
    1. Pour sélectionner des articles individuels :
      1. Allez à Article colonne.
      2. Sélectionnez le menu déroulant et choisissez un article en stock.
    2. Pour sélectionner plusieurs articles :
      1. Sélectionner Trouver et sélectionner des articles,
      2. Vérifiez les éléments à transférer, puis sélectionnez Ajouter les éléments sélectionnés,
  1. Dans le Qté à transférer, saisissez le numéro à transférer pour chaque article.
  2. (Facultatif) Dans le Mémo saisissez la raison de ce transfert, comme « Transférer la quantité d’ouverture au site ».
  3. (Facultatif) Sélectionnez Imprimer si vous avez besoin d’une copie imprimée du virement.
  4. Sélectionner Enregistrer et nouveau,
  5. Répétez ces étapes pour chaque site de stock.
  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer,

Conseils et astuces :

Si vous voulez transférer les mêmes articles à plusieurs sites, vous pouvez gagner du temps en dupliquant le transfert de stock :

  1. À partir du Stocks Dans le menu, sélectionnez Transférer les stocks,
  2. Sélectionner Précédent jusqu’à ce que vous trouviez le virement que vous voulez dupliquer.
  3. Sélectionner Modifier puis Transfert de stocks en double,
  4. Modifiez les détails du virement au besoin.
  5. Sélectionner Enregistrer et nouveau Au besoin, répétez ces étapes pour chaque site de stock.
  6. Lorsque vous aurez terminé ,Enregistrer et fermer,


Étape 5 : (facultatif) ajouter une colonne Site à vos formulaires de vente et d’achat imprimés

Une colonne Site apparaît sur tous les formulaires (factures, bons de commande, etc.) que vous voyez à l’écran. Toutefois, cette colonne n’apparaît pas lorsque vous imprimez le formulaire.

Cela pourrait être un problème si :

  • Vous devez imprimer le site sur des documents internes tels que les listes de prélèvement ou les bons de commande.
  • Vos clients doivent connaître le site.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez personnaliser votre modèle de formulaire afin d’ajouter ou de supprimer des colonnes :

  1. Ouvrez le formulaire de vente ou d’achat.
  2. Allez à Formatage, puis Personnaliser la mise en page des données,
  3. Dans le Personnalisation supplémentaire fenêtre, sélectionnez le Colonnes onglet.
  4. Sous le Imprimer colonne, cochez la case pour Site de gestion des stocks,
  5. Sélectionnez OK.


Étape 6 : Ajouter une colonne Site aux opérations mémorisées qui comprennent les stocks

Cette dernière étape n’est nécessaire que si vous avez mémorisé des opérations qui comprennent des articles en stock. Si oui, vous devez modifier les opérations mémorisées pour saisir l’information du site.

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