Configurer des banques de congés dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer les banques de congés dans QuickBooks Time. 

Tout d’abord, configurez vos codes et vos préférences de congé. Seuls les administrateurs peuvent configurer et gérer les banques de congés.

Configurer des banques de congés

Note : Les paramètres liés aux banques de congés qui sont configurés dans la fenêtre Time Off Codes s’appliquent à l’ensemble des membres de l’équipe auxquels un code de congé est attribué, à l’exception des employés auxquels des paramètres de cumuls personnalisés s’appliquent. Si une banque de congés personnalisée a été configurée pour un membre de l’équipe, une mention se trouve dans le haut de la fenêtre Time Off Accrual Settings : X membres de l’équipe ont des paramètres personnalisés de banque de congés et ne seront pas touchés par les modifications apportées ici. Cliquez sur X membres de l’équipe pour afficher la liste des membres de l’équipe ayant une banque de congés personnalisée.

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. À côté du code de congé que vous voulez activer, sélectionnez l’icône du crayon.
3. Cochez Faire le suivi des banques de congés, puis sélectionnez Modifier les paramètres.
4. À partir du Paramètres banque de congés Dans le menu déroulant, sélectionnez Aucune, Manuelle, Annuelle, Chaque période de paie, ou En fonction des heures travaillées,
   • None : Aucun cumul automatique des congés n’est configuré et il n’y a aucune banque d’heures à ajouter.
   • Manual : Aucun cumul automatique des congés n’est configuré, mais les heures peuvent être ajoutées par l’intermédiaire du grand livre des congés.
   • Yearly : Un nombre d’heures s’ajoute au solde de la banque de congés d’un membre de l’équipe.
   • Every Pay Period : Un nombre fixe d’heures s’accumule à la fin de chaque période de paie.
   • Based on hours worked : Détermine le nombre d’heures à verser en banque selon le nombre d’heures travaillées par un membre de l’équipe à la fin d’une période de paie.
5. Configurez les autres paramètres de banque de congés dont vous avez besoin, puis sélectionnez Appliquer,

Note : Nous conseillons d’établir à 5 jours l’option Accruals that will take place X day(s) after the end of each pay period. Cette période tampon permet de rajuster les feuilles de temps avant le calcul des congés accumulés.

Cumul des membres de l’équipe

1. Allez à Mon équipe.
2. Sélectionner Modifier puis ,AbsencesDans le Ajustements Dans la colonne , sélectionnez le type de banque à côté du code de congé.
3. Sous la colonne Accruals, sélectionnez le type de banque.
4. À partir du Paramètres banque de congés dans la liste déroulante, sélectionnez le type de banque, remplissez les champs restants et sélectionnez Appliquer, Sélectionnez Save.
   • Note : Si la banque de congés doit correspondre à ce que vous avez configuré dans la fenêtre Time Off Preferences, sélectionnez (Use Company Settings).

Comprendre les paramètres de banque de congés

Lorsque vous sélectionnez votre type de banque de congés dans les paramètres de l’entreprise ou pour un membre de l’équipe en particulier, vous pouvez configurer d’autres paramètres.

Ajouter ou rajuster les soldes de congés des membres de l’équipe

Pour un membre de l’équipe :

1. Allez à My Team et sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Sélectionner Absences puis ,Grand livre des régularisations,
   • Vous pouvez aussi y accéder en allant à Absences puis ,Cumuls et soldes, puis sélectionnez le nom du membre de l’équipe pour choisir un membre de l’équipe.
3. Ajoutez la raison du rajustement en utilisant la colonne Description.
4. Saisissez ensuite un nombre dans la colonne Heures +/ -.
   • Pour ajouter des heures, saisissez un nombre (p. ex. 8).
   • Pour soustraire des heures, ajoutez un signe négatif (-) devant le nombre (p. ex., -8).
5. Sélectionnez Enregistrer.

Pour plusieurs membres de l’équipe :

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. Sélectionner Actions, puis Télécharger le solde des banques de congés,
3. Ouvrez la feuille de calcul.
4. Dans la ou les colonnes appropriées, ajoutez ou modifiez les heures et enregistrez la feuille de calcul.
5. Retournez à Actions et sélectionnez Upload New Balances.
6. Si vous modifiez les soldes, cochez la case Import Time Off Balances dans la fenêtre Importer les soldes de congés. Ne cochez pas cette case si vous ajoutez aux soldes courants les heures indiquées dans la feuille de calcul.
7. Sélectionnez Choose File, naviguez jusqu’au fichier et sélectionnez Open.
8. Cliquez sur Import. Une liste des modifications s’affiche.

Afficher les paramètres de banque de congés dans une feuille de calcul :

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. À côté du code de congé pour lequel vous voulez télécharger une feuille de calcul, sélectionnez l’icône du crayon et Télécharger,

Mettre à jour les paramètres de banque de congés au moyen d’une feuille de calcul :

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. À côté du code de congé pour lequel vous voulez télécharger une feuille de calcul, sélectionnez l’icône du crayon, puis Télécharger,
3. Ouvrez la feuille de calcul, apportez les modifications nécessaires et enregistrez le fichier au format CSV.
4. Retournez à l’affichage par code de congé, puis sélectionnez Upload settings.
5. Sélectionnez Choose File, naviguez jusqu’au fichier .csv, sélectionnez le fichier, puis Open.
6. Retournez à la fenêtre Import Time Off Accrual Settings, puis sélectionnez Import.

Envoyer un courriel de rappel d’anniversaire (rappel pour le rajustement des heures chômées et rémunérées) aux administrateurs et aux gestionnaires

Cette fonction vous permet de choisir qui recevra un courriel mensuel récurrent. Ce courriel comprend un rapport sur les membres de l’équipe dont la date anniversaire de leur embauche approche ainsi que sur les paramètres actuels de leur banque de congés.

Il s’agit de la meilleure façon pour les administrateurs et les gestionnaires de gérer de manière proactive les paramètres de la banque de congés qui pourraient être modifiés à mesure qu’ils approchent de certains niveaux d’emploi.

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. Sélectionner Actions dans le menu déroulant, puis sélectionnez Définir des rappels relatifs aux banques de congés,
3. Dans Anniversary Reminders, sélectionnez l’option à côté de « Who should get these reminders? » pour choisir les destinataires d’un courriel mensuel à partir d’une liste des membres de l’équipe avec une banque de congés configurée pour tenir compte des codes de congé.
4. Après avoir sélectionné les destinataires, sélectionnez OK, puis sélectionnez Enregistrer,