Personnalisez le calcul des heures supplémentaires dans QuickBooks Time

Apprenez comment personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires dans QuickBooks Time à l’aide de l’outil de taux de rémunération. 

Comprendre comment les calculs des heures supplémentaires sont appliqués

• Si une règle s’applique déjà à la feuille de temps, il est impossible d’appliquer une autre règle à ces heures. Ainsi, si certaines règles se chevauchent ou se contredisent, une seule s’appliquera.
• Les règles quotidiennes, des jours consécutifs, du moment de la journée et des jours fériés sont toutes calculées le jour où la feuille de temps est créée. La règle qui a le multiplicateur de taux le plus élevé est celle qui est appliquée.
  • Les différences de quart ou les heures de jour férié sont comptées comme des heures supplémentaires dans notre système, même si elles ne le sont pas techniquement. Si l’une de ces règles est appliquée au « temps » en premier, aucune autre règle ne sera appliquée. 
• Les heures supplémentaires hebdomadaires ne sont pas calculées tant qu’il n’y a pas 40 heures d’heures normales travaillées (ou le nombre d’heures que vous avez configurées pour une période hebdomadaire). Toutefois, les règles quotidiennes s’appliquent avant les règles hebdomadaires, y compris le dernier jour ou les derniers jours de la semaine.
  • Par exemple, une semaine avec 8, 8, 8, 8 et 9 heures travaillées recevra 1 heure d’heures supplémentaires quotidiennes. 
• Les règles sur les heures supplémentaires s’appliquent uniquement aux heures normales (pas aux autres heures supplémentaires, ni aux congés ou aux pauses). Une fois qu’une feuille de temps est marquée comme « heures supplémentaires », aucune règle supplémentaire n’est appliquée.
  • Par exemple, une feuille de temps ne peut pas tenir à la fois les règles du différentiel des quarts de travail et les règles d’heures supplémentaires hebdomadaires. L’une ou l’autre s’appliquera.

Si vous envoyez les heures à QuickBooks en ligne Paie

• Si vous avez QuickBooks en ligne Paie et que votre employé enregistre ses heures supplémentaires dans QuickBooks Time, vous devez ajouter les types de paie dans Paie et configurer les heures supplémentaires pour que les heures supplémentaires soient exportées correctement. 
• Si vous utilisez l’outil de taux de rémunération avec l’intégration de QuickBooks, vous devrez mapper les éléments de rémunération des heures supplémentaires pour chaque règle dans l’éditeur de règle.
  • Vous pouvez uniquement configurer des taux de 1,5 x ou 2,0 x dans l’outil de taux de rémunération pour qu’ils correspondent au type de rémunération des heures supplémentaires et au type de rémunération des heures supplémentaires de QuickBooks en ligne Paie.

Personnaliser le calcul des heures supplémentaires

Exemple de configuration

Avis de non-responsabilité : Vérifiez les lois du travail fédérales et provinciales lorsque vous personnalisez vos paramètres d’heures supplémentaires. Ceci n’est qu’un exemple, pas une recommandation. 

L’entreprise X configure ses heures supplémentaires personnalisées dans QuickBooks Time et crée un nouveau paramètre dans l’outil de taux de rémunération nommé paramètre Y. Le paramètre Y a été attribué au membre de l’équipe Z et comprend quatre règles différentes avec ces types et des multiplicateurs de taux :

• Daily (Quotidien) : S’applique à chaque jour lorsqu’un membre de l’équipe travaille plus de 8 heures par jour à 1,5 x la rémunération de base.
• Holiday (Jour férié) : S’applique lorsque le membre de l’équipe travaille le 4 septembre avec 2 x la rémunération de base.
• Time of Day (Moment de la journée) : S’applique lorsque le membre de l’équipe travaille entre 20 h et 8 h à 1,75 x rémunération de base.
• Weekly (Hebdomadaire) : S’applique lorsque le membre de l’équipe travaille plus de 40 heures par semaine à 1,25 x la rémunération de base.

Voici l’horaire du membre de l’équipe Z pour la semaine du 3 au 9 septembre, et la répartition du calcul de sa paie :  

Dimanche 3 septembre : 12 h à 16 h = 4 heures 

• 4 heures normales de travail sont calculées.

Lundi 4 septembre : 13 h à 21 h = 8 heures

• Le lundi était un jour férié, et la règle du moment de la journée s’applique de 20 h à 21 h. Toutefois, comme le taux de la règle de jour férié est plus élevé, les 8 heures sont calculées à 2 fois selon le taux de jour férié.  

Mardi 5 septembre : 8 h à 16 h = 8 heures

• 8 heures normales de travail sont calculées.

Mercredi 6 septembre : 8 h à 16 h = 8 heures

• 8 heures normales de travail sont calculées.

Jeudi 7 septembre : 9 h à 18 h = 9 heures

• Jeudi dépasse la limite quotidienne de 8 heures. Par conséquent, 8 heures sont calculées comme normales, et 1 heure est calculée au taux de 1,5 quotidien.

Vendredi 8 septembre : 8 h à 16 h = 8 heures

• 8 heures normales de travail sont calculées.

Samedi 9 septembre : 13 h à 21 h = 8 heures

• 4 heures sont calculées au taux régulier. 3 heures sont calculées au taux de 1,25 x hebdomadaire, et 1 heure entre 20 h et 21 h est calculée au taux de 1,75 x du moment de la journée.  

Total des heures du dimanche au samedi

Configurer les personnalisations des heures supplémentaires

QuickBooks en ligne

Configuration des heures supplémentaires à partir de la page des paramètres du compte

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Time (Suivi des heures).
3. Dans la section Overtime (Heures supplémentaires), sélectionnez l’icône de modification .
   Note : Si c’est la première fois que vous configurez des politiques d’heures supplémentaires, sélectionnez Set up overtime policies (Configurer les politiques d’heures supplémentaires).
4. Créez ou modifiez votre politique d’heures supplémentaires.

Configuration des heures supplémentaires par l’intermédiaire de la page des paramètres du travailleur

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Heures travaillées, puis sélectionnez Affectations (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Workers (Travailleurs).
3. Sélectionnez View settings (Afficher les paramètres) dans la colonne Actions.
4. Dans la section Overtime (Heures supplémentaires), sélectionnez l’icône de nouvel onglet .
5. Sélectionnez Edit overtime policy (Modifier la politique d’heures supplémentaires).
6. Sélectionnez une règle d’heures supplémentaires pour votre travailleur :
   • Utilisez les paramètres de l’entreprise. Sélectionnez l’icône de modification dans la section Overtime policy details (Renseignements sur les heures supplémentaires) et mettez-la à jour. Sélectionnez Save changes (Enregistrer les modifications).
   • Utilisez des règles personnalisées pour ce travailleur. Sélectionnez l’icône de modification dans la section Overtime rules (Règles des heures supplémentaires) et mettez-la à jour. Sélectionnez Save changes (Enregistrer les modifications).

Configuration des notifications d’heures supplémentaires

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Time (Suivi des heures).
3. Dans la section Notifications, sélectionnez l’icône de modification .
4. Défilez vers le bas pour aller à la section Heures supplémentaires. Cochez la case Daily (Quotidien) ou Weekly (Hebdomadaire) et personnalisez les paramètres.
5. Sélectionnez Save (Enregistrer).

QuickBooks Time

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Heures travaillées, puis sélectionnez Aperçu (Accéder).
2. Sélectionnez Go to classic QuickBooks Time (Passer à la version classique de QuickBooks Time).
3. Allez à Company Settings (Paramètres de l’entreprise), sélectionnez Payroll & Overtime (Paie et heures supplémentaires), sélectionnez Overtime (Heures supplémentaires).
4. Sélectionnez Use Pay Rate Engine (Utiliser l’outil de taux de rémunération).
   Note : Si la fenêtre Pay Rate Engine (Outil de taux de rémunération) ne s’ouvre pas, sélectionnez Manage Pay Rates (Gérer les taux de rémunération).
5. Sélectionnez + Add Setting (Ajouter un paramètre), puis saisissez un nom dans le champ Setting Name (Nom du paramètre).
   • Un « paramètre » est un ensemble de règles d’heures supplémentaires. Une ou plusieurs règles peuvent s’appliquer à un paramètre.
6. Associez les membres de l’équipe au paramètre. Chaque membre de l’équipe peut être associé à un seul paramètre :
   • Pour l’attribuer à tous les membres de l’équipe, cochez la case Default Setting (Paramètres par défaut).
   • Pour les attribuer à des membres individuels de l’équipe, sélectionnez No team members assigned (Aucun membre de l’équipe associé), faites vos choix, puis sélectionnez OK.
7. Sélectionnez Add (Ajouter). 
8. Sélectionnez le paramètre que vous venez de créer, puis + Add Rule (Ajouter une règle).
   • Une « règle » définit le taux de rémunération applicable après qu’un membre de l’équipe a travaillé un certain nombre d’heures ou encore lorsqu’il travaille certaines heures ou certains jours. Un ou plusieurs taux de rémunération peuvent s’appliquer à une règle.
9. Saisissez un nom de règle et sélectionnez la liste déroulante Type ▼ :
   • ​​​Jour : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe à un ou plusieurs jours après un certain nombre d’heures travaillées. Sélectionnez + Add (Ajouter) pour ajouter un taux différent après un certain nombre d’heures.
     Note : Si le taux doit s’appliquer toute la journée, indiquez 0 heure/jour dans le champ Start After (Commencer après).
   • Semaine : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe après un certain nombre d’heures travaillées pendant la semaine.
     Note : Cette option dépend du paramètre de début de semaine de votre entreprise.
   • Période de paie : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe après un certain nombre d’heures travaillées pendant la période de paie.
     Note : Cette option dépend du paramètre de paie de votre entreprise.
   • Jour férié : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe à toute heure travaillée à une ou plusieurs dates données. Saisissez le taux et sélectionnez + Add Holiday (Ajouter un jour férié). Saisissez le nom et la date du jour férié, puis cliquez sur Add (Ajouter).
     Note : Les règles relatives aux jours fériés ne s’appliquent qu’une seule fois. Si vous avez des jours fériés récurrents, saisissez la règle chaque année civile.
   • Moment de la journée : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe à toute heure travaillée entre les heures de début et de fin d’un quart donné pour une ou plusieurs journées. Cochez la case Allow shift to run late (Permettre au quart de se terminer plus tard) si le taux doit continuer de s’appliquer après l’heure de fin indiquée, tant que le membre de l’équipe n’a pas pointé son départ. Sélectionnez Add (Ajouter) pour ajouter un taux différent pour un autre quart (les heures de début et de fin ne peuvent pas se chevaucher).
     Notes :
     • La règle relative au moment de la journée dépend de l’activation du fractionnement des feuilles de temps à minuit (que vous trouverez dans Company Settings (Paramètres de l’entreprise)), sélectionnez Time Options (Options des heures travaillées) , puis Time Entry (Saisie des heures travaillées ).
     • Si un quart a commencé au moins 10 minutes avant le début de la règle du moment de la journée et que l’option Allow shift to run late (Permettre au quart de se terminer plus tard) est cochée, la règle du moment de la journée ne s’applique pas à ce quart.
   • Jours consécutifs : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe après un nombre donné de jours de travail consécutifs dans une semaine de travail. Saisissez le nombre de jours consécutifs et d’heures à partir duquel la règle devrait s’appliquer. Par exemple, si vous voulez que les heures supplémentaires commencent à s’accumuler après cinq jours de travail, saisissez « 6 ».
     Note : Le nombre de jours consécutifs s’applique uniquement aux journées de la semaine de travail (vous pouvez définir le premier jour de votre semaine dans les paramètres de l’entreprise).
10. Saisissez les paramètres appropriés pour la règle sélectionnée.
    • Sélectionnez si la règle est un multiplicateur de taux (par exemple, rémunération de base x 1,5/h) ou un taux fixe (par exemple, rémunération de base + 2 $/h) dans la liste déroulante ▼.
    • Lorsque vous réglez le taux multiplicateur, assurez-vous que la valeur est supérieure à 1,0.
11. Sélectionnez Save (Enregistrer).

Modifier des paramètres personnalisés d’heures supplémentaires

1. Allez à Feature Add-ons et sélectionnez l’outil de taux de rémunération pour apporter vos modifications :
   • Pour modifier le nom d’un paramètre ou les membres de l’équipe auxquels il s’applique, dans la case du paramètre, sélectionnez l’icône plus , puis sélectionnez Modifier.
   • Pour modifier les règles associées aux paramètres, sélectionnez le nom du paramètre, puis le nom de la règle.