Personnaliser le calcul des heures supplémentaires dans QuickBooks Time

Apprenez comment personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires dansQuickBooks Time à l’aide de l’Outil de taux de rémunération. 

Comprendre comment les calculs des heures supplémentaires sont appliqués

• Si une règle a déjà été appliquée à une feuille de temps, une autre règle ne peut pas être appliquée à cette heure. Ainsi, si certaines règles se chevauchent ou se contredisent, une seule règle sera appliquée.
• Les règles Quotidien, Jours consécutifs, Moment de la journée et Jour férié sont toutes calculées le jour de création de la feuille de temps. La règle qui a le multiplicateur de taux le plus élevé est appliquée.
  • Les heures travaillées ou les heures de congés payés sont comptabilisées comme des heures supplémentaires dans notre système, même si elles ne le sont pas techniquement. Si l’une de ces règles est appliquée à l’heure d’abord, aucune autre règle ne sera appliquée. 
• Les heures supplémentaires hebdomadaires ne sont pas calculées tant qu’il n’y a pas 40 heures normales travaillées (ou le nombre d’heures hebdomadaires que vous avez défini). Toutefois, les règles quotidiennes sont appliquées avant les règles hebdomadaires, y compris le dernier jour de la semaine.
  • Par exemple, une semaine où 8, 8, 8, 8 et 9 heures ont été travaillées aura droit à 1 heure supplémentaire quotidienne. 
• Les règles d’heures supplémentaires s’appliquent uniquement aux heures normales (pas aux autres heures supplémentaires, aux congés et aux pauses). Une fois qu’une feuille de temps est marquée comme « heures supplémentaires », aucune règle supplémentaire ne lui est appliquée.
  • Par exemple, une feuille de temps ne peut pas avoir à la fois des règles de différence de quart et des règles d’heures supplémentaires hebdomadaires. L’un ou l’autre sera appliqué.

Si vous envoyez des heures à QuickBooks en ligne Paie

• Si vous avezQuickBooks en ligne Paie et votre employé fait le suivi des heures supplémentaires dansQuickBooks Time , vous devez ajouter leurs types de paie dans Paie et configurer les heures supplémentaires pour que les heures supplémentaires soient exportées correctement. 
• Si vous utilisez l’Outil de taux de rémunération avec votreQuickBooks , vous devez mapper les éléments de rémunération des heures supplémentaires pour chaque règle dans l’éditeur de règles.
  • Vous ne pouvez configurer que des taux de 1,5 x ou de 2,0 x dans l’Outil de taux de rémunération pour mapper le type de rémunération des heures supplémentaires et le type de rémunération des heures supplémentaires en double à partir deQuickBooks en ligne Paie .

Personnaliser le calcul des heures supplémentaires

Exemple de configuration

Avis de non-responsabilité : Vérifiez les lois du travail fédérales et d’État lorsque vous personnalisez vos paramètres d’heures supplémentaires. Ce n’est qu’un exemple, et non une recommandation. 

L’Entreprise X est en train de configurer ses heures supplémentaires personnalisées dansQuickBooks Time et crée un nouveau paramètre dans l’Outil de taux de rémunération appelé Paramètre Y. Le paramètre Y a été attribué au membre de l’équipe Z et a quatre règles différentes avec ces types et multiplicateurs de taux :

• Quotidienne : S’applique à tous les jours lorsqu’un membre de l’équipe travaille plus de 8 heures par jour et reçoit 1,5 fois la paie de base.
• Jour férié : S’applique lorsque le membre de l’équipe travaille le 4 septembre avec deux fois la paie de base.
• Moment de la journée : S’applique lorsque le membre de l’équipe travaille entre 20 h et 8 h et reçoit 1,75 fois la paie de base.
• Hebdomadaire : S’applique lorsqu’un membre de l’équipe travaille plus de 40 heures par semaine et reçoit 1,25 x la paie de base.

Voici l’horaire du membre de l’équipe Z pour la semaine du 3 au 9 septembre, et le calcul de sa paie :  

Dimanche 3 septembre : 12 h à 16 h = 4 heures 

• 4 heures normales de travail sont calculées.

Lundi 4 septembre : 13 h à 21 h = 8 heures

• Le lundi était un jour férié et la période de la journée entre 20 h et 21 h était un jour férié. Toutefois, comme le taux de la règle de jour férié est plus élevé, les 8 heures sont calculées en deux fois.  

Mardi 5 septembre : 8 h à 16 h = 8 heures

• 8 heures normales de travail sont calculées.

Le mercredi 6 septembre , de 8 h à 16 h = 8 heures

• 8 heures normales de travail sont calculées.

Jeudi 7 septembre : 9 h à 18 h = 9 heures

• Jeudi, vous avez dépassé la limite quotidienne de 8 heures. Par conséquent, 8 heures sont calculées comme normales et 1 heure est calculée à 1,5 fois par jour.

Vendredi 8 septembre : 8 h à 16 h = 8 heures

• 8 heures normales de travail sont calculées.

Samedi 9 septembre : 13 h à 21 h = 8 heures

• 4 heures sont calculées comme normales. 3 heures sont calculées à 1,25 fois par semaine, et 1 heure entre 20 h et 21 h est calculée à 1,75 fois par heure.  

Total des heures du dimanche au samedi

Configurer les personnalisations des heures supplémentaires

QuickBooks en ligne

Configuration des heures supplémentaires à partir de la page des paramètres du compte

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Suivi des heures.
3. Dans la section Heures supplémentaires , cliquez sur l’icône de modification. .
   Note : Si c’est la première fois que vous configurez des politiques d’heures supplémentaires, sélectionnez Configurer des politiques d’heures supplémentaires .
4. Créez ou modifiez votre politique d’heures supplémentaires.

Configuration des heures supplémentaires à partir de la page des paramètres des employés

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Heures travaillées, puis sélectionnez Affectations (Accéder).
2. Sélectionnez l’onglet Travailleurs .
3. Sélectionnez Afficher les paramètres dans la colonne Actions.
4. Dans la section Heures supplémentaires , sélectionnez l’icône de nouvel onglet. .
5. Sélectionnez Modifier la politique d’heures supplémentaires .
6. Sélectionnez une règle d’heures supplémentaires pour votre employé :
   • Utiliser les paramètres de l’entreprise. Sélectionnez l’icône de modification dans la section Détails de la politique des heures supplémentaires et mettez-la à jour. Sélectionner Enregistrer les modifications.
   • Utiliser des règles personnalisées pour ce travailleur. Sélectionnez l’icône de modification dans la section Règles d’heures supplémentaires et mettez-la à jour. Sélectionner Enregistrer les modifications.

Configuration des avis d’heures supplémentaires

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Suivi des heures.
3. Dans la section Notifications , sélectionnez l’icône de modification. .
4. Défilez vers le bas jusqu’à la section Heures supplémentaires . Cochez la case Quotidienne ou Hebdomadaire et personnalisez les paramètres.
5. Sélectionnez Enregistrer.

QuickBooks Time

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Heures travaillées, puis sélectionnez Aperçu (Accéder).
2. Sélectionnez Aller à QuickBooks Time classique .
3. Allez à Paramètres de l’entreprise , sélectionnez Paie et heures supplémentaires , puis sélectionnez Heures supplémentaires .
4. Sélectionnez Utiliser l’outil de taux de rémunération .
   Note : Si la fenêtre Moteur de taux de rémunération ne s’ouvre pas, sélectionnez Gérer les taux de rémunération .
5. Sélectionnez + Ajouter un paramètre , puis saisissez un nom dans le champ Nom du paramètre .
   • Un « paramètre » est un ensemble de règles d’heures supplémentaires. Une ou plusieurs règles peuvent s’appliquer à un paramètre.
6. Attribuez le paramètre aux membres de l’équipe. Chaque membre de l’équipe ne peut être associé qu’à un seul paramètre :
   • Pour l’attribuer à tous les membres de l’équipe, cochez la case Paramètre par défaut .
   • Pour l’assigner à des membres individuels de l’équipe, sélectionnez Aucun membre de l’équipe assigné , faites vos choix et sélectionnez OK .
7. Sélectionnez Ajouter. 
8. Sélectionnez le paramètre que vous venez de créer, puis sélectionnez + Ajouter une règle .
   • Une « règle » définit le taux de rémunération qui sera appliqué après qu’un membre de l’équipe a travaillé un certain nombre d’heures, pendant certaines heures ou certains jours. Un ou plusieurs taux de rémunération peuvent s’appliquer à une règle.
9. Saisissez un nom de règle et sélectionnez une liste déroulante Type ▼ :
   • ​​​Jour : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe à un ou plusieurs jours après un certain nombre d’heures travaillées. Sélectionnez + Ajouter pour ajouter un autre taux après un certain nombre d’heures.
     Note : Si le taux doit s’appliquer à toute la journée, réglez le paramètre Commencer après sur 0 heure/jour.
   • Semaine : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe après un certain nombre d’heures travaillées pendant la semaine.
     Note : Cela dépend du paramètre de début de semaine de votre entreprise.
   • Période de paie : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe après un certain nombre d’heures travaillées au cours d’une période de paie.
     Note : Cela dépend des paramètres de la paie de votre entreprise.
   • Jour férié : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe à toute heure travaillée à une ou plusieurs dates données. Saisissez le taux et sélectionnez + Ajouter un jour férié . Saisissez le nom et la date du jour férié, puis sélectionnez Ajouter .
     Note : Les règles de jour férié ne s’appliquent qu’une seule fois. Si vous avez des jours fériés récurrents, saisissez la règle chaque année civile.
   • Moment de la journée : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe à toute heure travaillée entre les heures de début et de fin d’un quart de travail sur un ou plusieurs jours. Cochez la case Permettre que le quart de travail soit exécuté plus tard si le taux doit continuer à être appliqué même après l’heure de fin spécifiée, tant que le membre de l’équipe est en poste. Sélectionnez Ajouter pour ajouter un autre taux pour un autre quart de travail (les heures de début et de fin ne peuvent pas se chevaucher).
     Notes :
     • La règle de l’heure de la journée dépend de l’activation de Répartition des feuilles de temps à minuit (dans Paramètres de l’entreprise , sélectionnez Options des heures , puis Saisie des heures travaillées ).
     • Si un quart de travail a commencé 10 minutes ou plus avant la règle de moment de la journée et que l’option Permettre au quart de se terminer plus tard est sélectionnée, alors la règle de moment de la journée ne s’appliquera pas à ce quart de travail.
   • Jours consécutifs : Applique un multiplicateur de taux ou un taux fixe après un nombre donné de jours de travail consécutifs dans une semaine de travail. Saisissez le jour consécutif où la règle devrait commencer, et le nombre d’heures pour ce jour après quoi elle devrait commencer. Par exemple, si vous voulez que les heures supplémentaires s’appliquent après 5 jours travaillés, saisissez 6.
     Note : Les jours consécutifs ne peuvent s’appliquer qu’aux jours de la semaine de travail (vous pouvez définir votre jour de début de semaine dans les paramètres de l’entreprise).
10. Saisissez les paramètres appropriés pour la règle sélectionnée.
    • Sélectionnez si la règle est un multiplicateur de taux (par exemple, rémunération de base x 1,5/h) ou un taux fixe (par exemple, rémunération de base + 2 $/h) dans la liste déroulante ▼.
    • Lorsque vous configurez le multiplicateur de taux, assurez-vous que la valeur est supérieure à 1,0.
11. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier les paramètres personnalisés d’heures supplémentaires

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Pay Rate Engine pour apporter vos modifications :
   • Pour modifier le nom du paramètre ou les membres de l’équipe auxquels le paramètre s’applique, sélectionnez l’icône Plus dans la case des paramètres. , puis sélectionnez Modifier .
   • Pour modifier les règles associées au paramètre, sélectionnez le nom du paramètre, puis sélectionnez le nom de la règle.