Inventaire avancé dans Inventaire tournant

Apprenez comment utiliser l’inventaire tournant dans QuickBooks Enterprise pour garder vos stocks à jour.

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, consultez Corriger des problèmes de stock négatif dans QuickBooks en ligne.

Les données sur les stocks sont essentielles pour de nombreuses entreprises, mais le processus pour les mettre à jour peut être complexe et chronophage. Vous pouvez utiliser l’inventaire tournant, avec un lecteur mobile, pour simplifier et raccourcir le temps de mise à jour de vos stocks.

Qu’est-ce qu’un inventaire tournant?

L’inventaire tournant est une façon de gérer vos stocks sans les interruptions et le temps qu’implique l’inventaire total.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer un inventaire tournant
• Commencer un inventaire tournant
• Corriger les écarts
• Fermer un inventaire tournant
• Foire aux questions

Créer un inventaire tournant

1. Aller à Stocks et sélectionnez Inventaire tournant.
2. Sélectionner Créer un nouveau dénombrement tournant.
3. Sélectionner Site (le cas échéant).
4. Sélectionner Rechercher et sélectionner des articles, puis utilisez Trouver pour identifier les articles pour l’inventaire tournant. Vous pouvez également effectuer une recherche par champs personnalisés pour filtrer plusieurs éléments à la fois.
5. Cochez la case à côté des articles que vous voulez compter, puis sélectionnez Ajouter les éléments sélectionnés.
   Votre formulaire d’inventaire tournant s’affichera.
   • Si un seul article se trouve dans plusieurs emplacements, une ligne distincte (tâche) s’affichera pour chaque emplacement pour cet article.
   • Chaque cycle d’inventaire est limité à 5 000 tâches. Si le total dépasse 5 000 tâches, supprimez-les jusqu’à ce que vous atteigniez la limite ou que vous la dépassiez.
   • Lors de la création, les inventaires tournants sont automatiquement divisés en groupes de 200 postes. Par conséquent, si vous sélectionnez une combinaison de 400 éléments + postes, vous verrez deux inventaires tournants créés.
6. Assignez à une personne en particulier dans l’entrepôt si vous le souhaitez.

Commencer un inventaire tournant

Si vous utilisez un appareil mobile pour l’inventaire :

1. Sélectionner Envoyer à l’appareil. Vous serez informé que le dénombrement a été créé avec succès.
2. L’employé de l’entrepôt trouvera l’article et le bac pour chaque ligne et numérisera les articles jusqu’à ce que tous les articles aient été comptés.
3. Sélectionner Envoyer à QuickBooks et les comptes s’afficheront sur votre tableau de bord. Vous devrez peut-être actualiser le tableau de bord pour voir les renseignements les plus récents.

Si vous utilisez un processus papier :

1. Sélectionner Envoyer vers Excel. Vous serez avisé que le dénombrement a été créé avec succès.
2. Imprimez le rapport et l’employé de l’entrepôt trouvera l’article et le bac pour chaque ligne, en comptant et en inscrivant les totaux sur le formulaire papier.
   Note : Cette partie de la tâche peut également être effectuée à l’aide d’une tablette ou d’un autre appareil électronique.
3. Une fois le dénombrement terminé, vous devez saisir le dénombrement pour chaque article/bac sur la feuille de calcul, sauf si un appareil électronique a été utilisé.
4. Allez au tableau de bord et sélectionnez Importer à partir d’Excel. Suivez les instructions et vos comptes s’afficheront maintenant sur le tableau de bord.
5. Vous pouvez également saisir manuellement les dénombrements sur le tableau de bord et sélectionner Enregistrer.

• S’il n’y a pas d’écarts, l’état de votre inventaire tournant passe à Complété.
• S’il y a des écarts, l’état de votre inventaire tournant passe à Révision en attente.

Corriger les écarts

QuickBooks rajustera automatiquement votre inventaire et les valeurs pour vous en cas d’écarts.

1. Dans le tableau de bord, sélectionnez Actions groupées, puis Rajuster la quantité/valeur en stock.
2. Vous recevrez une fenêtre contextuelle contenant des renseignements. Sélectionnez OK.
3. Une fenêtre de rajustement s’ouvrira avec tous les écarts identifiés. Pour accepter toutes les modifications, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Après avoir accepté les rajustements, vous serez redirigé vers le tableau de bord. Le rajustement ne met pas à jour votre tableau de bord. Vous pouvez fermer manuellement l’inventaire tournant une fois que vos rajustements sont terminés et qu’il n’y a plus de changements à apporter.

Fermer un inventaire tournant

La fermeture d’un inventaire tournant signifie que vous en avez terminé et que vous ne voulez plus apporter de modifications.

1. Sur le tableau de bord, sélectionnez les lignes d’inventaire tournant à fermer.
2. Aller à Actions groupées, puis sélectionnez Marquer comme fermé.

Foire aux questions

Comment puis-je faire disparaître les inventaires tournants du tableau de bord?

Les inventaires tournants seront supprimés du tableau de bord 30 jours après la dernière mise à jour.

En quoi consistent les actions groupées?

• Exporter vers Excel- crée une feuille de calcul qui peut être imprimée ou utilisée électroniquement pour un dénombrement
• Rajuster la quantité/valeur en stock- déclenche la fenêtre de rajustement du stock dans laquelle vous pouvez réviser et approuver les rajustements.
• Marquer comme fermé-  Indique que vous avez terminé l’inventaire tournant. Après la fermeture, vous ne pouvez plus apporter de modifications.

Que signifient les différents états?

• Ouvert- un inventaire tournant qui est en cours de traitement.
• En attente de révision- Cet état est automatiquement attribué lorsque la quantité dénombrée et l’inventaire de QuickBooks ne correspondent pas.
• Complété- Cet état est automatiquement attribué lorsque la quantité dénombrée et l’inventaire de QuickBooks correspondent.
• Fermé- Aucune tâche supplémentaire n’est requise.