Apprenez à créer des bons de commande et à les envoyer aux fournisseurs.
Dans QuickBooks en ligne, vous disposez des outils nécessaires pour exécuter toutes les étapes du cycle de vente, y compris les achats. Vous pouvez créer des bons de commande et les envoyer par courriel directement aux fournisseurs lorsque vous êtes prêt à acheter d’autres produits. Les bons de commande indiquent aux fournisseurs votre intention de faire un achat.
Sur les bons de commande, vous pouvez saisir les articles particuliers que vous voulez acheter et la quantité. Lorsque votre fournisseur accepte le bon de commande et accepte les modalités données, vous pouvez l’ajouter rapidement à une opération de dépense ou de facture dans QuickBooks. Cela permet de garder toutes les opérations connectées et d’équilibrer vos comptes.
| Remarque : Les bons de commande sont uniquement disponibles dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé. |
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Activez la fonction de bon de commande
- Créer et envoyer un bon de commande
- Mettre à jour l’état d’un bon de commande et l’ajouter à une facture à payer
- Voir vos bons de commande en cours
Étape 1 : Activer la fonction de bon de commande
Si vous ne l’avez pas déjà fait, activez la fonction de bon de commande :
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Dépenses .
- Dans le Bons de commande section, sélectionnez le modifier ✎ icône.
- Activez les options Utiliser les bons de commande.
- Si vous voulez, saisissez jusqu’à trois champs personnalisés et un message par défaut pour les fournisseurs. Cette option est facultative.
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
| Note : Les formats des bons de commande sont définis. Vous ne pourrez pas les personnaliser. |
Étape 2 : Créer et envoyer un bon de commande
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sélectionnez Bon de commande.
- Dans le menu déroulant Fournisseur ▼, sélectionnez le fournisseur.
- Vérifiez l’Adresse postale.
- Si vous expédiez les produits directement à un client, sélectionnez la liste déroulante Expédier à ▼, puis Expédier par. Vérifiez l’Adresse d’expédition pour s’assurer qu’elle est correcte.
- Saisissez la Date du bon de commande.
- Sélectionner Paramètres ⚙ sur le formulaire Bon de commande, puis sur le Choisissez ce que vous utilisez, sélectionnez le lien pour ajouter vos propres champs personnalisés.
- Dans la section Détails des articles, saisissez les produits que vous voulez acheter.
Note : Vous ne pouvez ajouter que les produits ou services que vous avez marqués comme « J’achète ce produit/service d’un fournisseur ». En savoir plus à propos de la modification des produits et services. - Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer. Ou, si vous êtes prêt à l’envoyer, sélectionnez Enregistrer et envoyer,
Si vous décidez d’envoyer le bon de commande plus tard, allez à Dépenses (Accéder), Trouvez votre bon de commande et sélectionnez Envoyer dans la colonne Action.
Étape 3 : Mettre à jour l’état d’un bon de commande et l’ajouter à une facture à payer
Lorsque vous créez un bon de commande, l’état est Ouvert. Une fois que votre fournisseur accepte le bon de commande, vous pouvez l’ajouter à une dépense ou à une facture à payer pour rendre l’opération officielle.
Suivez ces étapes pour ajouter des bons de commande aux dépenses ou aux factures à payer, QuickBooks change automatiquement l’état à Fermé,
Étape 4 : Voir vos bons de commande en cours
- Allez à Rapports (Accéder).
- Recherchez et exécutez un Liste des bons de commande en cours rapport ,Détails du bon de commande en cours rapport ,Détails des achats par produit/service rapport, ou un Détails des achats par fournisseur rapport.