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Utiliser les numéros de série ou de lot et la date d’expiration dans QuickBooks Desktop Enterprise

by Intuit• Dernière mise à jour : 6 janvier 2026

Apprenez comment utiliser les numéros de série ou de lot et les dates d’expiration pour faire le suivi des stocks dans QuickBooks Desktop Enterprise.

Important : Seul QuickBooks Desktop 2023 offre des dates d’expiration pour la gestion de vos stocks.

QuickBooks Desktop Enterprise vous permet de faire le suivi des stocks avec les numéros de série, les numéros de lot et les dates d’expiration lorsque vous activez la fonction Gestion des stocks avancée.

Dans cet article, vous apprendrez comment :



Décidez comment vous voulez faire le suivi de vos stocks

Avant de commencer, décidez si vous voulez faire le suivi des numéros de série ou des numéros de lot. Vous ne pouvez en choisir qu’un. 

Utilisez des numéros de série si :

  • Achetez et vendez des articles en stock avec des numéros de série uniques.
  • Faites le suivi des clients qui ont acheté des numéros de série spécifiques.
  • Vous voulez savoir quels sont les numéros de série en stock.
  • Besoin d’un rapport avec des factures pour un numéro de série spécifique. (Cela vous aide à faire le suivi de l’historique d’un numéro de série pour une garantie.)

Utilisez des numéros de lot si :

  • Achetez des articles en lots.
  • Faites le suivi des clients qui ont acheté des articles d’un lot spécifique.
  • Vous avez besoin d’un rapport de rappel au cas où vous devez faire le suivi de tous les articles d’un lot spécifique. (Par exemple, quels articles sont en stock et qui les a achetés).

Note : Assurez-vous de saisir le numéro de série ou de lot pour terminer l’opération afin d’éviter toute erreur.



Activer les numéros de série ou de lot pour faire le suivi de vos articles en stock

  1. Sélectionnez la liste déroulante Modifier  ▼, puis Préférences.
  2. Sélectionnez Articles et stocks, puis sélectionnez Préférences de l’entreprise.
  3. Sélectionnez Paramètres avancés du stock, puis sélectionnez Numéro de série/lot et Dates d’expiration (si disponibles).
  4. Sélectionnez Activer les numéros de lot ou de série, puis sélectionnez Numéros de série ou Numéros de lot.
  5. Allez à Afficher le numéro de série ou de lot dans et sélectionnez les types d’opérations pour lesquels vous voulez afficher les numéros de série ou de lot. QuickBooks ajoute un champ de numéro de série ou de numéro de lot à la plupart des formulaires d’achat et de vente, notamment :
    • Reçus d’articles
    • Factures à payer
    • les opérations sur carte de crédit
    • Chèques
    • Factures
    • Notes de crédit
    • Bulletins de vente et factures en attente

Rendre obligatoire la saisie des numéros de série ou des numéros de lot sur les factures, les reçus de vente, les reçus d’articles, les transferts de stock et rajuster la quantité en stock. Allez à Pour les opérations sélectionnées et sélectionnez Rendre le numéro de série ou de lot obligatoire.

  1. Sélectionnez OK.

Si vous avez déjà beaucoup de stocks avec des numéros de série, vous n’avez pas à les saisir dans QuickBooks tout de suite. Saisissez les articles nouvellement achetés avec les numéros de série au fur et à mesure que vous les recevez. Votre fichier d’entreprise contiendra ensuite tous vos numéros de série.

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Activer la date d’expiration

Vous pouvez choisir des numéros de série ou de lot spécifiques en fonction de l’expiration et vendre le stock qui arrivera bientôt à expiration. Au fur et à mesure que vous recevez des articles, vous pouvez empêcher les stocks de se détériorer. Rendre obligatoire l’ajout des numéros de série/lot ainsi qu’une date d’expiration.

Après avoir activé les numéros de série ou de lot, activez la date d’expiration pour faire le suivi de vos articles en stock.

  1. Sélectionnez Activer la date d’expiration.
  2. Dans Afficher la date d’expiration dans, choisissez le type d’opérations pour lesquelles vous voulez afficher la date d’expiration. QuickBooks ajoute un champ de date d’expiration à la plupart des formulaires d’achat et de vente, notamment :
    • Reçus d’articles
    • Factures à payer
    • Factures
    • Notes de crédit
    • Bulletins de vente et factures en attente
  3. Facultatif : Rendre obligatoire la saisie des numéros de série ou des numéros de lot sur les factures, les reçus de vente, les reçus d’article, les transferts de stock et rajuster la quantité en stock. Allez à Pour les opérations sélectionnées et sélectionnez Rendre le numéro de série ou de lot obligatoire.
    Si la date d’expiration n’est pas indiquée, un message d’erreur s’affichera.
  4. Sélectionnez OK.

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Attribuer des numéros de série/lot aux stocks existants

Assurez-vous d’avoir tous les renseignements sur les numéros de série ou de lot avec votre stock actuel à portée de main. Vous utiliserez Rajuster la quantité/valeur en stock pour attribuer des numéros de série ou de lot au stock existant.

Numéros de série

  1. Allez à Stock, puis sélectionnez Rajuster la quantité/valeur en stock.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Type de rajustement ▼ , puis sélectionnez Numéro de série.
  3. Sélectionnez la Date du rajustement.
  4. Dans le champ Article, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
  5. Dans la colonne Numéro de série, sélectionnez Aperçu rapide pour Numéros de série.
  6. Saisissez les numéros de série.
  7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque article.
  8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.
  9. Pour vérifier si vos entrées sont erronées, exécutez les numéros de série/lot dans le rapport des stocks.

Vous pouvez coller des numéros de série à partir d’Excel ou des valeurs séparées par des virgules (CSV).

Fichiers Excel/CSV

  1. Copiez les numéros de série de votre fichier Excel.
  2. Dans le champ Article, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste.
  3. Sélectionnez la colonne Ajouter des numéros de série .
  4. Sélectionnez la petite flèche ▼ , puis sélectionnez Aperçu rapide pour les numéros de série.
  5. À partir d’Excel : Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Coller, puis OK.
    À partir du fichier CSV : Collez les numéros de série directement dans le champ Numéros de série .
  6. Répétez l’opération au besoin, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Numéros de lot

  1. Allez à Stock, puis sélectionnez Rajuster la quantité/valeur en stock.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Type de rajustement ▼ , puis sélectionnez Numéro de lot.
  3. Sélectionnez la Date du rajustement.
  4. Dans le champ Article, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
  5. Saisissez le numéro de lot dans le champ Numéro de lot .
  6. Dans la colonne Nouveau dénombrement, saisissez le nombre d’articles dans ce lot.
    Conseil : Répétez les étapes 4 et 5 pour attribuer un numéro de lot différent à d’autres articles du même article ou pour attribuer un numéro de lot différent à un autre article.
  7. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.
  8. Pour confirmer l’exactitude de vos entrées, exécutez les numéros de série/lot dans le rapport des stocks.

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Attribuer une date d’expiration aux numéros de série ou de lot existants

Utilisez Rajuster la quantité/valeur en stock pour attribuer une date d’expiration aux numéros de série ou de lot.

Numéros de série

  1. Allez à Stock, puis sélectionnez Rajuster la quantité/valeur en stock.
  2. Sélectionnez Type de rajustement ▼, puis sélectionnez Numéro de série.
  3. Sélectionnez la date du rajustement.
  4. Saisissez le nom de l’article dans le champ de l’article, ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste des articles.
  5. Dans la colonne Numéro de série, sélectionnez Ajouter plusieurs numéros de série.
  6. Sélectionnez les numéros de série, saisissez les dates d’expiration, puis sélectionnez Oui, mettre à jour .
  7. Répétez les étapes 4, 5 et 6 pour chaque article.
  8. Pour confirmer l’exactitude de vos entrées, exécutez le rapport Numéros de série en stock.

Numéros de lot

  1. Allez à Stock, puis sélectionnez Rajuster la quantité/valeur en stock.
  2. Sélectionnez Type de rajustement ▼, puis sélectionnez Numéro de lot.
  3. Sélectionnez la date du rajustement.
  4. Saisissez le nom de l’article dans le champ de l’article, ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste des articles.
  5. Sélectionnez le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.
  6. Dans la colonne Date d’expiration, saisissez la date d’expiration, puis sélectionnez Oui, mettre à jour.
    Conseil  : Pour attribuer une date d’expiration à un autre numéro delot du même article ou pour attribuer un autre numéro de lot à un autre article, répétez les étapes 4 et 5 au besoin.
  7. Pour confirmer l’exactitude de vos entrées, exécutez le rapport Numéros de lot en stock.

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Utiliser le rapport État de l’expiration du stock

L’état d’expiration du stock vous aide à faire le suivi et à surveiller les lots/séries expirés et arrivant à échéance en un seul endroit.

  1. Sélectionnez Rapports, puis Stocks
  2. Sélectionner l’état d’expiration du stock

Note : Pour afficher les rapports de stock, cochez la case Le stock et les bons de commande sont actifs dans les préférences de l’entreprise pour les articles et les stocks.  

Ce rapport comprend vos numéros de lot/série ainsi que la date d’expiration et les jours restants avant l’expiration.

Vous pourrez également filtrer pour :

  • Tous les éléments
  • Articles déjà arrivés à expiration 
  • Articles en cours d’expiration
  • Période personnalisée

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Foire aux questions

À quoi servent les numéros de série et la date d’expiration ou les numéros de lot et la date d’expiration dans la fenêtre Nouveau/Modifier un article?

Sélectionnez cette option pour apporter des modifications aux avertissements globaux que vous définissez dans les préférences.

Comment les numéros de série et les numéros de lot apparaissent-ils sur les formulaires imprimés?

Vous pouvez modifier les modèles pour ajouter ou supprimer des numéros de série et de lot sur les formulaires imprimés. Les numéros de série et de lot apparaissent toujours à l’écran. Sur les formulaires imprimés, plusieurs numéros de série apparaissent dans la description séparés par des virgules. Le numéro de lot s’affiche dans sa propre colonne.

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