Utiliser des numéros de série ou de lot et les dates d’expiration dans QuickBooks Desktop Enterprise

Apprenez comment utiliser les numéros de série ou de lot ainsi que les dates d’expiration pour faire le suivi des stocks dans QuickBooks Desktop Enterprise.

Note importante : Seul QuickBooks Desktop 2023 offre des dates d’expiration pour gérer votre stock.

QuickBooks Desktop Enterprise vous permet de faire le suivi des stocks avec les numéros de série, les numéros de lot et les dates d’expiration lorsque vous activer la gestion des stocks avancée,

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Choisir laquelle faire le suivi
• Activer les numéros de série ou de lot
• Activer la date d’expiration
• Attribuer des numéros aux stocks
• Attribuer une date d’expiration
• Rapport de l’état
• Foire aux questions

Déterminer la méthode de suivi des stocks

Avant de commencer, décidez si vous voulez faire le suivi des numéros de série ou de lot.Vous ne pouvez choisir qu’un seul. 

Utilisez des numéros de série si vous avez :

• Achetez et vendez des articles en stock ayant des numéros de série uniques.
• Renseignez-vous auprès des clients qui ont acheté des numéros de série particuliers.
• Vous voulez savoir quels numéros de série sont en stock.
• Besoin d’un rapport avec des factures pour un numéro de série spécifique. (Ceci vous aide à faire le suivi de l’historique d’un numéro de série d’une garantie.)

Utilisez des numéros de lots si :

• Achetez des articles en lots.
• Renseignez-vous auprès des clients qui ont acheté des articles à partir d’un lot particulier.
• Besoin d’un rapport de rappel au cas où vous devez faire le suivi de tous les articles d’un lot particulier. (comme les articles en stock et qui les a achetés).

Remarque : Assurez-vous de saisir le numéro de série ou de lot pour compléter l’opération afin d’éviter toute erreur.

Activez les numéros de série ou de lot pour effectuer le suivi de vos articles en stock

1. Sélectionnez le .Modifier ▼, puis sélectionnez Préférences,
2. Sélectionner Articles et stock, puis sélectionnez Préférences de l'entreprise,
3. Sélectionner Paramètres avancés de la gestion des stocks, puis sélectionnez Numéro de série ou de lot et dates d’expiration (le cas échéant).
4. Sélectionner Activer Numéros de lot ou de série, puis sélectionnez Numéros de série ou Numéros de lot,
5. Allez à Afficher le numéro de série ou de lot dans et sélectionnez les types d’opérations dont vous voulez afficher les numéros de série ou de lot. QuickBooks ajoute un champ de numéro de série ou de lot à la plupart des formulaires d’achat et de vente, y compris :
   • Reçus d’articles
   • Factures à payer
   • les opérations sur carte de crédit
   • Chèques
   • Factures
   • Notes de crédit
   • bulletins de vente et factures en attente

Rendre obligatoire la saisie des numéros de série ou de lot sur les factures, les reçus de vente, les reçus d’articles, les transferts de stock et rajuster la quantité en stock. Allez à Pour les opérations sélectionnées et sélectionnez Rendre le numéro de série ou de lot obligatoire,

6. Sélectionnez OK.

Si vous avez déjà beaucoup de stocks associés à des numéros de série, vous n’avez pas à les saisir dans QuickBooks tout de suite. Saisissez les articles nouvellement achetés avec des numéros de série au fur et à mesure que vous les recevez. Votre fichier d’entreprise comprendra alors tous vos numéros de série.

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Activer la date d’expiration

Vous pouvez choisir des numéros de série ou de lot en fonction de l’expiration et vendre le stock qui va bientôt expirer. Lorsque vous achetez des articles, vous pouvez empêcher vos stocks de se détériorer. Rendre obligatoire la mention des numéros de série et de lot ainsi qu’une date d’expiration.

Après avoir activé les numéros de série ou de lot, activez la date d’expiration pour faire le suivi de vos articles en stock.

1. Sélectionner Activer la date d’expiration,
2. Dans le champ Afficher la date d’expiration, choisissez le type d’opérations dans lesquelles vous voulez afficher la date d’expiration. QuickBooks ajoute un champ Date d’expiration à la plupart des formulaires d’achat et de vente, y compris :
   • Reçus d’articles
   • Factures à payer
   • Factures
   • Notes de crédit
   • bulletins de vente et factures en attente
3. Facultatif : Inscrivez les numéros de série ou de lot sur les factures, les reçus de vente et les reçus d’articles et les transferts de stock, et rajustez la quantité en stock. Allez à Pour les opérations sélectionnées et sélectionnez Rendre le numéro de série ou de lot obligatoire,
   Si la date d’expiration est omise, un message d’erreur s’affichera.
4. Sélectionnez OK.

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Attribuer des numéros de série ou de lot aux stocks existants

Assurez-vous d’avoir tous les renseignements sur les numéros de série ou de lot dans votre stock actuel. Vous utiliserez l’option Rajuster la quantité/la valeur en stock pour attribuer des numéros de série ou de lot aux stocks existants.

Numéros de série

1. Allez à Stocks puis sélectionnez Rajuster la quantité/la valeur en stock,
2. Sélectionnez le .Type de rajustement ▼ dans le menu déroulant, puis sélectionnez Numéro de série,
3. Sélectionnez le .Date du rajustement,
4. Dans le champ Article, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez le petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
5. Dans la colonne Numéro de série, sélectionnez Aperçu rapide pour les numéros de série,
6. Saisissez les numéros de série.
7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque article.
8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer,
9. Pour vérifier que vos entrées ne sont pas erronées, exécutez le rapport Numéros de série/ soit dans le stock.

Vous pouvez coller des numéros de série à partir d’Excel ou une valeur séparée par une virgule (CSV).

Fichiers Excel/CSV

1. Copiez les numéros de série à partir de votre fichier Excel.
2. Dans le champ Article, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez le petite flèche▼ et sélectionnez-le dans la liste.
3. Sélectionnez le .Ajouter des numéros de série colonne.
4. Sélectionnez le .petite flèche▼ puis sélectionnez Aperçu rapide pour les numéros de série,
5. À partir d’Excel : Faites un clic droit et sélectionnez Coller, puis OK,
   À partir du fichier CSV : Collez les numéros de série directement dans Numéros de série champ.
6. Répétez ces étapes au besoin, puis sélectionnez Enregistrer et fermer,

Numéros de lot

1. Allez à Stocks puis sélectionnez Rajuster la quantité/la valeur en stock,
2. Sélectionnez le .Type de rajustement ▼ dans le menu déroulant, puis sélectionnez Numéro de lot,
3. Sélectionnez le .Date du rajustement,
4. Dans le champ Article, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez le petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
5. Saisissez le numéro de lot dans le Numéro de lot champ.
6. Dans la colonne Nouveau dénombrement, saisissez le nombre d’articles dans ce lot.
   Conseil de pro : Répétez les étapes 4 et 5 pour attribuer un numéro de lot différent à plusieurs articles du même article ou pour attribuer un numéro de lot différent à un autre article.
7. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer,
8. Pour confirmer l’exactitude de vos saisies, exécutez le rapport Numéros de série/ soit dans le stock.

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Attribuer une date d’expiration aux numéros de série ou de lot existants

Utilisez Rajuster la quantité/la valeur en stock pour attribuer une date d’expiration aux numéros de série ou de lot.

Numéros de série

1. Allez à Stocks puis sélectionnez Rajuster la quantité/la valeur en stock,
2. Sélectionner Type de rajustement ▼, puis sélectionnez Numéro de série,
3. Sélectionnez votre Date du rajustement,
4. Saisissez le nom de l’article dans le champ de l’article, ou sélectionnez le petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
5. Dans la colonne Numéro de série, sélectionnez Ajouter plusieurs numéros de série,
6. Sélectionnez les numéros de série, saisissez les dates d’expiration, puis sélectionnez Oui, mettre à jour,
7. Répétez les étapes 4, 5 et 6 pour chaque article.
8. Pour confirmer l’exactitude de vos saisies, exécutez le rapport Numéros de série en stock.

Numéros de lot

1. Allez à Stocks puis sélectionnez Rajuster la quantité/la valeur en stock,
2. Sélectionner Type de rajustement ▼, puis sélectionnez Numéro de lot,
3. Sélectionnez votre Date du rajustement,
4. Saisissez le nom de l’article dans le champ de l’article, ou sélectionnez le petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
5. Sélectionnez le numéro du lot dans le champ Numéro du lot.
6. Dans la colonne Date d’expiration, saisissez la date d’expiration et sélectionnez Oui, mettre à jour,
   Professionnel Conseil : Pour attribuer une date d’expiration à un numéro de lot différent du même article ou pour attribuer un numéro de lot différent à un article différent, répétez les étapes 4 et 5 au besoin.
7. Pour confirmer l’exactitude de vos saisies, exécutez le rapport Numéros de lots en stock.

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Utiliser le rapport État de l’expiration du stock

État d’expiration des stocks vous aide à suivre et à surveiller les lots ou les série(s) expiré(s) au même endroit.

1. Sélectionner Rapports,puis Stocks
2. Sélectionner Stocks État d’expiration

Remarque : Pour consulter les rapports de stocks, activez le Les stocks et les bons de commande sont actifs case à cocher dans les préférences de l’entreprise pour les articles et les stocks.

Ce rapport inclut vos numéros de lot/série de stock ainsi que la date d’expiration et les jours restants pour expirer.

Vous pourrez également filtrer pour :

• Tous les articles
• Articles déjà expirés
• Articles qui n’expirent pas
• Période personnalisée

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Foire aux questions

À quoi servent les numéros de série et la date d’expiration ou les numéros de lot et la date d’expiration dans la fenêtre Nouvel article/Modifier?

Sélectionnez cette option pour modifier les avertissements globaux que vous définissez dans vos préférences.

Comment les numéros de série et les numéros de lot sont-ils indiqués sur les formulaires imprimés?

Vous pouvez modifier les modèles pour ajouter ou supprimer des numéros de série et de lot sur les formulaires imprimés. Les numéros de série et de lot apparaissent toujours à l’écran. Sur les formulaires imprimés, plusieurs numéros de série apparaissent dans la description, séparés par des virgules. Le numéro de lot s’affiche dans sa propre colonne.

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