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Utiliser les numéros de série ou de lot et la date d’expiration dans QuickBooks Desktop Enterprise

by Intuit• Dernière mise à jour : 19 février 2026

Apprenez comment utiliser les numéros de série ou de lot et les dates d’expiration pour faire le suivi des stocks dans QuickBooks Desktop Enterprise.

Note : Les dates d’expiration sont disponibles dans les versions 2023 et 2024 de QuickBooks Desktop Enterprise Platinum et Diamond.

QuickBooks Desktop Enterprise vous permet de faire le suivi des stocks avec les numéros de série, les numéros de lot et les dates d’expiration lorsque vous activez la fonction Advanced Inventory.

Dans cet article, vous apprendrez comment :



Déterminer la façon dont vous voulez faire le suivi de vos stocks

Avant de commencer, décidez si vous voulez faire le suivi des numéros de série ou des numéros de lot. Vous ne pouvez en choisir qu’un. 

Utilisez des numéros de série si vous :

  • achetez et vendez des articles en stock avec des numéros de série uniques.
  • faites le suivi de clients qui ont acheté des produits avec des numéros de série précis.
  • voulez savoir les numéros de série qui sont en stock.
  • avez besoin d’un rapport avec des factures pour un numéro de série précis. (Cela vous aide à faire le suivi de l’historique d’un numéro de série pour une garantie.)

Utilisez des numéros de lot si vous :

  • achetez des articles en lots.
  • faites le suivi des clients qui ont acheté des articles d’un lot précis.
  • avez besoin d’un rapport de rappel au cas où vous devez faire le suivi de tous les articles d’un lot précis. (Par exemple, quels articles sont en stock et qui les a achetés).

Note : Assurez-vous de saisir le numéro de série ou de lot pour terminer l’opération afin d’éviter toute erreur.



Activer les numéros de série ou de lot pour faire le suivi de vos articles en stock

  1. Sélectionnez la liste déroulante Edit  ▼, puis Preferences.
  2. Sélectionnez Items & Inventory, puis sélectionnez ms & Inventory, then select Company Preferences.
  3. Sélectionnez Advanced Inventory Settings, puis sélectionnez Number & Expiration Dates (si disponibles).
  4. Sélectionnez Activate Lot or Serial Numbers, puis sélectionnez Serial Numbers ou Lot Numbers.
  5. Allez à Show serial or lot number in et sélectionnez les types d’opérations pour lesquels vous voulez afficher les numéros de série ou de lot. QuickBooks ajoute un champ de numéro de série ou de numéro de lot à la plupart des formulaires d’achat et de vente, notamment les suivants :
    • Reçus d’articles
    • Factures à payer
    • Opérations sur carte de crédit
    • Chèques
    • Factures
    • Notes de crédit
    • Bulletins de vente et factures en attente

Vouz pouvez rendre obligatoire la saisie des numéros de série ou des numéros de lot sur les factures, les reçus de vente, les reçus d’articles, les transferts de stock et rajuster la quantité en stock. Allez à For the selected transactions et sélectionnez Make serial or lot number mandatory.

  1. Sélectionnez OK.

Si vous avez déjà beaucoup de stocks avec des numéros de série, vous n’avez pas à les saisir dans QuickBooks tout de suite. Saisissez les articles nouvellement achetés avec les numéros de série au fur et à mesure que vous les recevez. Votre fichier d’entreprise contiendra ensuite tous vos numéros de série.

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Activer la date d’expiration

Vous pouvez choisir des numéros de série ou de lot précis en fonction de l’expiration et vendre le stock qui arrivera bientôt à expiration. Au fur et à mesure que vous recevez des articles, vous pouvez empêcher les stocks de se détériorer. Vous pouvez rendre obligatoire l’ajout des numéros de série ou de lot ainsi que d’une date d’expiration.

Après avoir activé les numéros de série ou de lot, activez la date d’expiration pour faire le suivi de vos articles en stock.

  1. Sélectionnez Activate Expiration date.
  2. Dans Show expiration date in, choisissez le type d’opérations pour lesquelles vous voulez afficher la date d’expiration. QuickBooks ajoute un champ de date d’expiration à la plupart des formulaires d’achat et de vente, notamment les suivants :
    • Reçus d’articles
    • Factures à payer
    • Factures
    • Notes de crédit
    • Bulletins de vente et factures en attente
  3. Facultatif : Rendre obligatoire la saisie des numéros de série ou des numéros de lot sur les factures, les reçus de vente, les reçus d’article, les transferts de stock et rajuster la quantité en stock. Allez à For the selected transactions et sélectionnez Make serial or lot number mandatory.
    Si la date d’expiration n’est pas indiquée, un message d’erreur s’affichera.
  4. Sélectionnez OK.

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Attribuer des numéros de série ou de lot aux stocks existants

Assurez-vous d’avoir tous les renseignements sur les numéros de série ou de lot avec votre stock actuel à portée de main. Vous utiliserez Adjust Quantity/Value on Hand pour attribuer des numéros de série ou de lot au stock existant.

Numéros de série

  1. Allez à Inventory, puis sélectionnez Adjust Quantity/Value on Hand.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Adjustment Type ▼ , puis sélectionnez Serial Number.
  3. Sélectionnez la Adjustment Date.
  4. Dans le champ Item, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
  5. Dans la colonne Serial number, sélectionnez Quick view for Serial Numbers.
  6. Saisissez les numéros de série.
  7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque article.
  8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Save & Close.
  9. Pour vérifier si vos entrées sont erronées, exécutez les numéros de série ou de lot dans le rapport des stocks.

Vous pouvez coller des numéros de série à partir d’Excel ou des valeurs séparées par des virgules (CSV).

Fichiers Excel/CSV

  1. Copiez les numéros de série de votre fichier Excel.
  2. Dans le champ Item, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste.
  3. Sélectionnez la colonne Add Serial Numbers.
  4. Sélectionnez la petite flèche ▼ , puis sélectionnez Quick View for Serial Numbers.
  5. À partir d’Excel : Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Coller, puis OK.
    À partir du fichier CSV : Collez les numéros de série directement dans le champ Serial Numbers.
  6. Répétez l’opération au besoin, puis sélectionnez Save & Close.

Numéros de lot

  1. Allez à Inventory, puis sélectionnez Adjust Quantity/Value on Hand.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Adjustment Typet ▼ , puis sélectionnez Lot Number.
  3. Sélectionnez la Adjustment Date.
  4. Dans le champ Item, saisissez le nom de l’article ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste d’articles.
  5. Saisissez le numéro de lot dans le champ Lot Number.
  6. Dans la colonne New Count, saisissez le nombre d’articles dans ce lot.
    Conseil : Répétez les étapes 4 et 5 pour attribuer un numéro de lot différent à d’autres articles du même article ou pour attribuer un numéro de lot différent à un autre article.
  7. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Save & Close.
  8. Pour confirmer l’exactitude de vos entrées, exécutez les numéros de série ou de lot dans le rapport des stocks.

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Attribuer une date d’expiration aux numéros de série ou de lot existants

Utilisez Adjust Quantity/Value on Han pour attribuer une date d’expiration aux numéros de série ou de lot.

Numéros de série

  1. Allez à Inventory, puis sélectionnez Adjust Quantity/Value on Hand.
  2. Sélectionnez Adjustment Type ▼, puis sélectionnez Serial Number.
  3. Sélectionnez la date du rajustement.
  4. Saisissez le nom de l’article dans le champ de l’article, ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste des articles.
  5. Dans la colonne Serial number sélectionnez Add multiple serial numbers.
  6. Sélectionnez les numéros de série, saisissez les dates d’expiration, puis sélectionnez Yes, update.
  7. Répétez les étapes 4, 5 et 6 pour chaque article.
  8. Pour confirmer l’exactitude de vos entrées, exécutez le rapport Numéros de série en stock.

Numéros de lot

  1. Allez à Inventory, puis sélectionnez Adjust Quantity/Value on Hand.
  2. Sélectionnez Adjustment Type ▼, puis sélectionnez Lot Number.
  3. Sélectionnez la date du rajustement.
  4. Saisissez le nom de l’article dans le champ de l’article, ou sélectionnez la petite flèche ▼ et sélectionnez-le dans la liste des articles.
  5. Sélectionnez le numéro de lot dans le champ Lot Number.
  6. Dans la colonne Expiration date, saisissez la date d’expiration, puis sélectionnez Yes, update.
    Conseil  : Pour attribuer une date d’expiration à un autre numéro de lot du même article ou pour attribuer un autre numéro de lot à un autre article, répétez les étapes 4 et 5 au besoin.
  7. Pour confirmer l’exactitude de vos entrées, exécutez le rapport Numéros de lot en stock.

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Utiliser le rapport Inventory Expiration Status Report

L’état d’expiration du stock vous aide à faire le suivi et à surveiller les lots/séries expirés et arrivant à échéance en un seul endroit.

  1. Sélectionnez Reports, puis Inventory
  2. Sélectionner Inventory Expiration Status

Note : Pour afficher les rapports de stock, cochez la case Inventory and purchase orders are active dans les préférences de l’entreprise pour les articles et les stocks.  

Ce rapport comprend vos numéros de lot ou de série ainsi que la date d’expiration et les jours restants avant l’expiration.

Vous pourrez également filtrer pour :

  • Tous les éléments
  • Articles déjà arrivés à expiration 
  • Articles en cours d’expiration
  • Période personnalisée

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Foire aux questions

À quoi servent les numéros de série et la date d’expiration ou les numéros de lot et la date d’expiration dans la fenêtre New/Edit Item window?

Sélectionnez cette option pour apporter des modifications aux avertissements globaux que vous définissez dans les préférences.

Comment les numéros de série et les numéros de lot apparaissent-ils sur les formulaires imprimés?

Vous pouvez modifier les modèles pour ajouter ou supprimer des numéros de série et de lot sur les formulaires imprimés. Les numéros de série et de lot apparaissent toujours à l’écran. Sur les formulaires imprimés, plusieurs numéros de série apparaissent dans la description, séparés par des virgules. Le numéro de lot s’affiche dans sa propre colonne.

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