Apprenez comment importer plusieurs factures en une seule opération dans QuickBooks en ligne.
Avant de commencer
- Vous pouvez importer un maximum de 100 factures à la fois avec une limite de 1 000 lignes par feuille de calcul.
- Vous pouvez importer des factures qui comportent un seul ou plusieurs postes.
- QuickBooks en ligne prend aussi en charge l’importation d’un grand volume de clients et fournisseurs ou de produits et services.
- Vous ne pouvez pas ajouter de rabais, de notes de crédit ni de montants négatifs en général.
Étape 1 : Préparer votre feuille de calcul
Avant d’importer vos factures, assurez-vous que votre feuille de calcul ne contient aucune erreur.
- Remplissez les colonnes requises :
- Nº de la facture
- Client
- Date de facturation
- Échéance
- Montant de l’article
- Code de taxe de l’article
Note : Si vos factures comportent plusieurs postes, assurez-vous que chaque ligne contient un numéro de facture, un client, une date de facturation et les autres détails requis, comme dans la feuille de calcul modèle.
- Si vous percevez taxe de vente, il suffit d’ajouter taxe de vente taux de vos factures à la feuille de calcul. Au moment de l’importation, vous pouvez mapper les taxe de vente codes que vous avez créés dans QuickBooks taxe de vente Codes de
- Il est possible de mapper l’en-tête de chacune de vos colonnes sur le champ correspondant de la facture pendant le processus d’importation. Jetez un œil à ce qui est requis pour importer des factures. Ou vous pouvez télécharger la feuille de calcul modèle,
Note : Si votre feuille de calcul recense de nouveaux produits ou services, vous pourrez la modifier après l’importation.
Étape 2 : Activer les numéros d’opérations personnalisés
Si vous faites le suivi des factures au moyen de numéros d’opérations personnalisés, activez cette option dans QuickBooks. Autrement, QuickBooks numérotera automatiquement les factures.
- Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Ventes. Sélectionnez ensuite Modifier ✎ dans la section Contenu du formulaire de vente.
- Activez la fonction Numéros d’opérations personnalisés.
- Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.
Étape 3 : Téléverser la feuille de calcul
Téléversez votre feuille de calcul afin de pouvoir démarrer l’importation.
- Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Importer des données.
- Sélectionnez Factures.
- (Facultatif) Cochez les cases pour ajouter de nouveaux contacts ou de nouveaux produits et services qui n’existent pas déjà dans QuickBooks.
- Sélectionner Parcourir puis repérez et sélectionnez les factures pertinentes. Note : Si vous avez importé de nouveaux clients sans configurer leur devise, QuickBooks leur attribuera par défaut le dollar canadien. Si vous avez activé la fonction multidevise, vous pourrez importer des factures en devise étrangère.
- Sélectionnez Suivant.
Étape 4 : Mapper les champs importés
Assurez-vous que les en-têtes des colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux champs de la facture de QuickBooks.
- Mappez les en-têtes des colonnes sur les champs des factures dans QuickBooks. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
- Sélectionnez Sans objet pour les champs qui ne figurent pas dans votre feuille de calcul.
Note : Si le produit ou l’article n’est pas précisé, QuickBooks inscrit l’article générique « ventes ». - Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé, par exemple JJ/MM/AAAA.
- Sélectionner Exclusivité ou Incluse comme taxe de vente Option. Pour afficher cette option, configurez la TPS/TVH dans QuickBooks.
- Sélectionnez Suivant.
Mappez vos taxe de vente Codes de
- Mappez vos codes de TPS/TVH à ceux configurés dans QuickBooks.
- Sélectionnez Suivant.
Étape 5 : Importer les factures
Après avoir mappé les champs, passez en revue le résumé de l’importation. Si tout semble concorder, sélectionnez Commencer l’importation.
Une fois que vous aurez terminé :
- Sélectionner OK si toutes vos factures ont été importées avec succès.
- Si certaines factures n’ont pas pu être importées, indiquez la raison, puis sélectionnez Terminé.
Notes concernant la TPS/TVH :
- Si vous n’avez pas ajouté la TPS/TVH, les codes de taxe et les montants qui y sont associés ne s’appliquent pas.
- Si vous avez ajouté la TPS/TVH, vous devez mapper ces montants.
- Si vous n’avez pas inscrit les montants correspondant à la TPS/TVH, QuickBooks les calcule en fonction des codes de TPS/TVH.
- Si vous avez inscrit les montants de la TPS/TVH, ils écraseront ceux calculés par QuickBooks. Cela permet de respecter les différences d’arrondi entre QuickBooks et les applications tierces.
Conseil : Voici d’autres articles que nos clients trouvent utiles concernant l’importation de données :