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Importer plusieurs factures à la fois

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligneMis à jour il y a 3 semaines

Apprenez comment importer plusieurs factures en une seule opération dans QuickBooks en ligne.

QuickBooks en ligne vous permet de gagner du temps en important plusieurs factures à la fois. Nous allons vous montrer comment procéder.

Ce que vous pouvez et ne pouvez pas importer

  • Il n’est pas possible d’ajouter les rabais, les notes de crédit et les montants négatifs en général.
  • Vous pouvez importer un maximum de 100 factures à la fois, avec un maximum de 1000 lignes par feuille de calcul.
  • Vous pouvez importer des factures qui comportent un seul ou plusieurs postes.
  • QuickBooks en ligne prend aussi en charge l’importation d’un grand volume de clients et fournisseurs ou de produits et services.

Étape 1 : Préparer la feuille de calcul

Avant d’importer vos factures, assurez-vous que votre feuille de calcul est fin prête.

  1. Remplissez les colonnes requises :
    • Nº de la facture
    • Client
    • Date de facturation
    • Échéance
    • Montant de l’article
    • Code de taxe de l’article

    Note : Si vos factures comptent de nombreux postes, assurez-vous que le numéro de la facture, le client et la date de facturation figurent pour chaque ligne, comme dans la feuille de calcul modèle.

  2. Si vous percevez des taxes, il vous suffit de reporter le taux de taxation de vos factures dans la feuille de calcul. Au moment de l’importation, vous pourrez mapper les codes de taxe que vous avez créés avec ceux de QuickBooks.
  3. Il est possible de jumeler l’en-tête de chacune de vos colonnes aux champs des factures pendant le processus d’importation. Jetez un œil à ce qui est requis pour importer des factures. Vous pouvez aussi télécharger la feuille de calcul modèle.
    Note : Si votre feuille de calcul comprend de nouveaux produits et services, il est possible de la modifier après l’importation.

Étape 2 : Activer les numéros d’opérations personnalisés

Si vous faites le suivi des factures au moyen de numéros d’opérations personnalisés, activez cette option dans QuickBooks. Autrement, QuickBooks numérotera automatiquement les factures.

  1. Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l’onglet Ventes. Sélectionnez ensuite Modifier ✎ dans la section Contenu du formulaire de vente.
  3. Sélectionnez Numéros d’opérations personnalisés et activez l’option.
  4. Sélectionnez Save (enregistrer), puis Done (terminer).

Étape 3 : Téléverser la feuille de calcul

Téléversez votre feuille de calcul pour commencer l’importation.

  1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Importer des données.
  2. Sélectionnez Factures.
  3. (Facultatif) Au dessous du bouton Parcourir, vous pouvez cocher les cases pour ajouter de nouveaux clients, produits et services qui n’existent pas déjà dans QuickBooks.
  4. Sélectionnez Parcourir, puis repérez et sélectionnez la feuille de calcul qui recense vos factures. Note : Si vous importez de nouveaux clients sans leur associer une devise, QuickBooks leur attribuera par défaut le dollar canadien. Si vous avez activé la fonction multidevise, vous pouvez importer des factures en devise étrangère.
  5. Sélectionnez Continuer.

Étape 4 : Mapper les champs importés

Assurez-vous que les en-têtes des colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux champs de QuickBooks.

  1. Mappez les en-têtes des colonnes aux champs des factures dans QuickBooks. Les champs qui portent un astérisque (*) sont obligatoires.
  2. Sélectionnez Sans objet pour les champs qui ne se trouvent pas dans votre feuille de calcul.
    Note : Si votre produit ou service n’est pas précisé, QuickBooks inscrit un nom d’article générique (« vente »).
  3. Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé (p. ex., JJ/MM/AAAA).
  4. Sélectionnez Exclusif ou Inclusif comme option pour la taxe de vente. Pour afficher cette option, configurez la TPS/TVH dans QuickBooks.
  5. Sélectionnez Continuer.

Mapper vos codes de taxe de vente

  1. Appariez vos codes de TPS/TVH à ceux configurés dans QuickBooks.
  2. Sélectionnez Suivant.

Étape 5 : Importer les factures

Après avoir mappé les champs, passez en revue le résumé de l’importation. Si tout semble concorder, sélectionnez Commencer l’importation.

Après avoir terminé :

  • Sélectionnez OK si toutes vos factures sont importées.
  • Si certaines factures n’ont pas pu être importées, indiquez la raison, puis sélectionnez Terminer.

Notes concernant la TPS/TVH :

  • Si vous n’avez pas ajouté la TPS/TVH, les codes de taxe et les montants qui y sont associés ne s’appliquent pas.
  • Si vous avez ajouté la TPS/TVH, vous devez mapper ces montants.
  • Si vous n’avez pas inscrit les montants correspondant à la TPS/TVH, QuickBooks les calcule en fonction des codes de TPS/TVH.
  • Si vous avez inscrit les montants de la TPS/TVH, ils écraseront ceux calculés par QuickBooks. Cela permet de respecter les différences d’arrondissement entre QuickBooks et les applications tierces.



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