Importez votre plan comptable dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment importer votre plan comptable dans QuickBooks en ligne à partir d’une feuille de calcul.

QuickBooks utilise votre plan comptable pour organiser l’ensemble de votre comptabilité. Lorsque vous configurez votre entreprise, QuickBooks se charge de la personnalisation de votre plan comptable.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Formater votre feuille de calcul
• Téléverser votre feuille de calcul
• Mappez vos champs de feuille de calcul aux champs de QuickBooks
• Importer votre plan comptable
• Saisir les soldes d’ouverture des comptes
• Téléchargez vos opérations dans QuickBooks

Conseil : Le meilleur moment d’importer des comptes, c’est durant la configuration de votre entreprise dans QuickBooks. Si vous n’avez pas beaucoup de comptes à ajouter, vous pouvez créer de nouveaux comptes.

Étape 1 : Mettre en forme votre feuille de calcul

Vous pouvez importer votre plan comptable à l’aide d’un fichier Excel CSV. Voici comment formater votre feuille de calcul pour pouvoir l’importer dans QuickBooks.

1. Ouvrez la feuille de calcul de vos comptes ou créez-en une nouvelle. Vous pouvez aussi exporter le plan comptable d’une autre entreprise QuickBooks.
2. Assurez-vous que votre feuille de calcul comprend les colonnes suivantes :
   • Nom du compte;
   • Type
   • Sous-type
   • Numéro
3. Si vous devez organiser vos comptes par numéro, ajoutez une colonne Numéro de compte. Vous pouvez sauter cette étape si vous n’utilisez pas de numéros de compte.
4. Si vous avez un compte rattaché, ajoutez-le dans la colonne Nom du compte dans ce format : Compte principal : compte rattaché. Par exemple, Services publics : Essence. Consultez le tableau ci-dessous pour plus d’exemples sur la façon de formater les comptes rattachés.
5. Si elle semble correcte, enregistrez votre feuille de calcul au format Excel ou CSV.

Voici à quoi devrait ressembler votre feuille de calcul. Vous pouvez également télécharger notre exemple de feuille de calcul si vous avez besoin de plus d'exemples.

Étape 2 : Téléverser votre feuille de calcul

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
2. Sélectionnez Paramètres ⚙. Sélectionnez ensuite Importer des données.
3. Sélectionnez Plan comptable.
4. Pour téléverser un fichier à partir de votre ordinateur, sélectionnez Parcourir et choisissez le fichier. Sélectionnez ensuite Ouvrir.
5. Sélectionnez Suivant.

Étape 3 : Mapper les champs de la feuille de calcul aux champs de QuickBooks

Une fois que vous avez téléversé votre feuille de calcul, mappez vos comptes pour qu’ils soient importés correctement.

1. Sélectionnez la liste déroulante Votre champ ▼ et faites correspondre les noms aux champs de QuickBooks en ligne pour :
   • Sous-type
   • Nom du compte
   • Numéro de compte
   • Type
2. À l’exception du nom du compte, vous pouvez sélectionner Aucun appariement s’il y a un champ qui n’a pas de colonne correspondante dans votre feuille de calcul. Par exemple, si vous n’utilisez pas de numéros de compte.
3. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : Importer votre plan comptable

Vous avez presque terminé. Vérifiez tout une dernière fois avant d’importer vos comptes.

1. Si vous ne l’avez pas encore fait, assurez-vous d’ajouter des types de comptes et des sous-types.
   Conseil : Concentrez-vous d’abord sur les bons types de comptes. Sélectionnez ensuite les sous-types qui correspondent aux opérations dont vous voulez faire le suivi.
2. Si vous voyez un champ surligné en rouge, survolez le champ en surbrillance pour voir ce que vous devez corriger.
3. Décochez la case des comptes que vous ne voulez pas enregistrer.
4. Si tout semble correct, sélectionnez Importer.

Étape 5 : Saisir les soldes d’ouverture des comptes

Une fois que tous vos comptes sont dans QuickBooks, vous devez saisir vos soldes d’ouverture pour les comptes bancaires, de carte de crédit et autres. Un solde d’ouverture est le point de départ du compte que vous créez dans QuickBooks. Voici comment entrer votre solde d’ouverture :

1. Allez au menu Paramètres ⚙, ensuite Plan comptable.
2. Trouvez votre compte bancaire ou de carte de crédit.
3. Sélectionnez la liste déroulante Action  ▼, puis sélectionnez Modifier.
4. Choisissez le moment où vous voulez commencer à faire le suivi de vos finances. Dans le champSolde, saisissez le montant dans le compte et déterminez la date dans le champ En datedu. En savoir plus sur les soldes d’ouverture.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si une opération a déjà été attribuée au compte, vous devrez enregistrer une écriture de journal pour le solde d’ouverture.

Étapes suivantes : Télécharger vos opérations dans QuickBooks

Pour télécharger les opérations de votre compte, vous pouvez connecter vos comptes bancaires ou de carte de crédit à QuickBooks. QuickBooks téléchargera et catégorisera vos opérations afin que vous puissiez les réviser et les approuver.