Déplacer votre fichier Quickbooks Desktop à QuickBooks en ligne

Apprenez comment importer votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop dans QuickBooks en ligne.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Étape 1 : Vous abonner à QuickBooks en ligne
• Étape 2 : Préparer votre fichier QuickBooks Desktop
• Étape 3 : Transférer votre fichier QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne
• Étape 4 : Se préparer à l’utilisation de QuickBooks en ligne

Étape 1 : Vous abonner à QuickBooks en ligne

Assurez-vous de faire des recherches et de vous abonner à QuickBooks en ligne avant de commencer à migrer vos données. Vous avez besoin d’une consultation pour choisir le forfait qui répond à vos besoins? Composez le 1 888 829-8589 pour vous aider à trouver la bonne solution ou visitez QuickBooks.intuit.com/fr-ca/. 

Note : Vous disposez de 60 jours à partir du moment où vous créez votre compte QuickBooks en ligne pour transférer vos données. Si vous n’êtes pas certain de l’age de votre entreprise, ouvrez une session dans QuickBooks en ligne. Ensuite, actualisez cette page pour obtenir des renseignements personnalisés.

Après vous être abonné à QuickBooks en ligne, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 2 : Préparer votre fichier QuickBooks Desktop

Si vous avez plus de 2 000 000 cibles, voici ce qu’il faut faire :

1. Assurez-vous que QuickBooks est à jour.
2. Marquez tous les clients, fournisseurs ou comptes que vous n’utilisez pas comme inactifs. Les données que vous avez transférées dans QuickBooks en ligne seront retirées.
3. Supprimez ou annulez les frais non facturés et les heures travaillées non facturées associés aux comptes, aux clients, aux fournisseurs ou aux employés inactifs. Pour supprimer des montants non facturés, allez à Fournisseurs et sélectionnez Factures à payer.
4. Assurez-vous que votre fichier d’entreprise n’est pas trop volumineux pour être exporté.
   1. Chaque opération de votre fichier a des liens ou des cibles vers toutes les autres entrées connexes. Par exemple, une facture a une cible pour le client et chaque article, compte, devis, taxe de vente et paiement qu’elle touche.
   2. Le total des cibles doit être inférieur à 2 000 000 pour que les données soient transférées vers QuickBooks en ligne. Appuyez sur Ctrl+1 ou F2 sur votre clavier pour vérifier. Si vous avez plus de 2 000 000 cibles, vous pouvez essayer de réduire vos données. Vous pouvez également saisir les soldes d’ouverture de vos clients dans un nouveau fichier QuickBooks en ligne.
   3. Apprenez ce qui est transféré ou non dans QuickBooks en ligne.
5. Si vous utilisez les services bancaires en ligne ou importez des opérations bancaires;
   1. Assurez-vous de catégoriser et de rapprocher les relevés et opérations bancaires et de carte de crédit. Allez à Banque, sélectionnez Connexions bancaires, puis sélectionnez Configurer la connexion bancaire pour un compte.
6. Si vous utilisez QuickBooks Desktop Payroll :
   1.  Licenciez ou désactivez les employés que vous n’avez pas payés pendant l’année en cours.
   2. Assurez-vous que les renseignements de profil de l’employé (prénom, nom, NAS, date de naissance, date d’embauche et adresse) sont disponibles et mis à jour pour tous les employés.
   3. Attendez deux à trois jours après avoir exécuté la paie pour transférer vos données. Cela permet de transférer tous les renseignements de vos chèques de paie vers QuickBooks en ligne. Transférez ensuite vos données avant la prochaine paie.
      Note : Assurez-vous de transférer vos données au moins quelques jours avant votre prochain traitement de la paie. Cela vous donnera le temps de terminer la configuration de la paie en ligne.
7. Si vous utilisez QuickBooks Time, communiquez avec nous pour obtenir de l’aide afin de configurer votre compte dans QuickBooks en ligne.

Étape 3 : Transférer votre fichier QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne

Vous avez deux options pour transférer vos données.

• Outil de migration Web
• Outil de migration intégré à QuickBooks Desktop

Outil de migration Web

Note : Consultez l’article Apprendre comment les fonctions et les données sont transférées de QuickBooks Desktop à QuickBooks en ligne pour voir ce qui est transféré dans QuickBooks en ligne.

Étape 1 : Ouvrir l’outil en ligne

1. Sélectionnez le lien correspondant à votre version de QuickBooks (disponible en anglais seulement) :
   1. QuickBooks Pro/Premier
   2. QuickBooks Enterprise
2. Sélectionnez Commencer, puis connectez-vous à votre compte Intuit.

Étape 2 : Téléverser votre fichier d’entreprise

Suivez ces étapes pour téléverser votre fichier d’entreprise.

1. Sélectionnez Select File, puis naviguez jusqu’au fichier QuickBooks Desktop pris en charge que vous voulez déplacer.
   Note : Vous ne pouvez téléverser qu’un seul fichier à la fois.
2. Sélectionnez Open pour téléverser le fichier. Vous pouvez aussi glisser-déposer votre fichier QuickBooks Desktop pour le téléverser.

3. Une fois téléversé, votre fichier se mettra automatiquement à jour vers la version la plus récente de QuickBooks Desktop.

4. Vous aurez ensuite l’option de passer à QuickBooks en ligne.
5. Suivez les instructions à l’écran ce faire.

6. Si vos documents comptables ne sont pas mis à jour dans QuickBooks Desktop ou transférés dans QuickBooks en ligne, communiquez avec le soutien à la clientèle.

Outil de migration intégré à QuickBooks Desktop

Copier votre fichier d’entreprise dans QuickBooks en ligne

Si vous utilisez des fonctions avancées (comme la production de rapports et la gestion des stocks), repartez à zéro pour que toutes vos données soient transférées dans QuickBooks en ligne. Si vous voulez continuer d’utiliser ces fonctions dans la version Enterprise, renseignez-vous au sujet de QuickBooks Desktop Enterprise sur le nuage.

1. Ouvrez une session en tant qu’administrateur dans QuickBooks Desktop.
2. Exportez votre entreprise QuickBooks Desktop :
   • Dans QuickBooks Desktop Pro et Premier, allez à Entreprise et sélectionnez Exporter votre fichier d’entreprise vers QuickBooks en ligne.
   • Dans QuickBooks Desktop Enterprise, appuyez sur CTRL + 1 pour ouvrir la fenêtre Info sur le logiciel. Appuyez ensuite sur les touches CTRL + B + Q, puis sélectionnez OK.
3. Sélectionnez Démarrer.
4. L’écran suivant s’affiche : « Importons vos données dans QuickBooks en ligne ». Sélectionnez la façon dont vous voulez déplacer vos données :
   • Importer toutes vos données d’entreprise.
   • Importer seulement les listes et les soldes. (Cette option est utile si vous avez un fichier volumineux et que vous ne voulez pas importer chaque opération individuellement).
5. Sélectionnez Continuer.
6. Si vous avez des stocks, vous pouvez :
   • Sélectionnez Oui, faire le suivi des stocks selon la méthode PEPS, puis sélectionnez une date de début.
   • Sélectionnez Non, ne pas déplacer le stock. Vous pouvez déplacer votre stock manuellement plus tard.
7. Si vous utilisez la fonction multidevise dans QuickBooks Desktop, vous devez sélectionner une devise locale.
8. On vous demandera si vous avez un compte QuickBooks en ligne.
   • Si oui, sélectionnez Oui, ouvrir une session, puis sélectionnez Continuer.
     Note : Il s’agit du compte que vous avez créé lorsque vous avez acheté votre solution QuickBooks en ligne à l’étape 1 Abonnement à QuickBooks en ligne.
   • Si vous n’avez pas sélectionné de solution QuickBooks en ligne, vous pouvez sélectionner Non, je dois en créer une. Cela créera une entreprise d’essai de QuickBooks en ligne Avancé. Nous vous recommandons d’aller à QuickBooks.intuit.com/fr-ca/ pour acheter la bonne version de QuickBooks en ligne pour votre entreprise avant de commencer la migration.
9. À l’écran suivant, on vous demandera d’ouvrir une session. Ouvrez une session en utilisant le nom d’utilisateur et le mot de passe associés à votre abonnement à QuickBooks en ligne.  
10. Vous verrez les noms de vos entreprises et de vos abonnements à QuickBooks en ligne dans la liste. Sélectionnez l’entreprise vers laquelle vous voulez transférer vos données.
11. Sélectionnez Continuer, puis sélectionnez Exporter. Une barre de progression s’affichera à mesure que vos données sont transférées dans QuickBooks en ligne.
    Note : Si vous avez déjà des données dans un compte QuickBooks en ligne, QuickBooks vous demandera si vous voulez remplacer les données existantes. Suivez les étapes ci-dessous.
12. Saisissez J’accepte dans le champ textuel, puis sélectionnez Remplacer.
13. Sélectionnez Oui, continuer et remplacer les données, puis Remplacer.

Étape 4 : Se préparer à l’utilisation de QuickBooks en ligne

Maintenant que votre entreprise est configurée, faites vos premiers pas avec QuickBooks en ligne.

Ensuite, vous pouvez suivre cette liste de ce qu’il faut configurer dans votre nouvelle entreprise QuickBooks en ligne.