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Importer vos factures à payer dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne1Mis à jour le 28 avril, 2021

Apprenez comment importer des factures à payer en lot dans QuickBooks en ligne.

Devez-vous importer rapidement un lot de factures dans QuickBooks en ligne? QuickBooks en ligne Plus vous permet de le faire facilement.

Que puis-je importer dans QuickBooks en ligne?
  • Il est possible d’importer des factures à payer qui comprennent plusieurs postes ou selon la valeur totale de chaque facture à payer.
  • La fonction multidevise est prise en charge.
  • Les codes de TPS sont mappés afin que vous n’ayez pas besoin de modifier vos codes de TPS aux formats utilisés par QuickBooks en ligne avant de procéder à l’importation.

Note : Nous vous recommandons d’importer un maximum de 100 factures à payer à la fois.

Étape 1 : préparez votre fichier CSV

Avant d’importer vos données, vous devez bien préparer votre fichier CSV (ou Excel). Votre fichier doit comprendre les colonnes suivantes :

  • Nº de la facture à payer
  • Fournisseur
  • Date de la facture
  • Date d’échéance
  • Compte
  • Montant de la ligne
  • Code de taxe de la ligne



Vous pourrez mapper l’en-tête de chacune de vos colonnes aux champs de la facture à payer de QuickBooks durant le processus d’importation. Vous pouvez aussi télécharger un fichier de données présenté à titre d’exemple.

Étape 2 : téléversez votre fichier CSV

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Sélectionnez Importer des données.
  3. Sélectionnez Factures à payer.
  4. Révisez ce qui est nécessaire pour importer des factures à payer. Un exemple de fichier de données est également disponible.
  5. Après avoir rempli tous les champs requis, sélectionnez Parcourir pour sélectionner votre fichier CSV.
  6. Sélectionnez Ouvrir, puis Suivant
  7. Si vous voulez que les fournisseurs soient créés automatiquement,  cochez la case Ajoutez les nouveaux fournisseurs qui ne font pas partie de QuickBooks.



​​​

Étape 3 : mappez les en-têtes de colonne

Note : Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*).

  1. Sélectionnez le format de date utilisé, p. ex., JJ/MM/AAAA.
  2. Sélectionnez l’option appropriée à l’égard des taxes (le cas échéant);  Exclue ou Incluse (cette option  n’est pas offerte si vous n’avez pas configuré de taxes dans QuickBooks en ligne).
    User-added image
  3. Mappez tous les champs obligatoires, puis sélectionnez Suivant.
  4. Sur la dernière page, mappez vos codes de taxe avec ceux de QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Suivant. Si un problème survient, les champs concernés seront mis en évidence pour vous permettre d’aller corriger les erreurs. 

Étape 4 : lancez l’importation et vérifiez les résultats

  1. Un sommaire de l’importation s’affiche. Sélectionnez Commencer à importer pour lancer le processus d’importation.
  2. Une fois l’opération terminée, un sommaire de l’importation s’affiche. Prenez en note les factures à payer qui n’ont pas pu être importées ainsi que la raison de l’échec, puis sélectionnez Terminer. Un sommaire définitif s’affiche.
  3. Cliquez sur OK pour terminer.

Capacités et limites

Que dois-je savoir?

  • Prenez en considération les méthodes d’importation de listes suivantes si vous avez un grand nombre de nouveaux fournisseurs à importer : Importer des clients, des fournisseurs ou des contacts fournisseurs en provenance d’Outlook, d’Excel ou de Gmai.
  • Les rabais, les notes de crédit et les montants négatifs ne sont pas pris en charge.
  • À l’importation de nouveaux fournisseurs, si aucune devise n’est précisée, QuickBooks en ligne utilise la devise locale pour ces clients.
  • Les factures à payer doivent comprendre au moins un poste.
  • Les comptes de ligne doivent être affichés dans QuickBooks en ligne avant l’importation.
  • Si vos factures comprennent plus d’un poste, assurez-vous que chaque poste indique le numéro de la facture à payer, le fournisseur et la date de la facture, comme indiqué dans le fichier CSV donné en exemple.
  • La section Détails des articles n’est pas importée. Il n’est donc pas possible d’importer la section Produit/service non plus. C’est pourquoi vous ne pouvez pas importer d’articles qui augmenteraient automatiquement les stocks.
  • La TPS doit être activée dans QuickBooks en ligne si vous voulez importer des opérations qui comprennent des montants de TPS.
  • Si la TPS ne s’applique pas ou n’est pas activée dans QuickBooks en ligne, alors aucun code ou montant relatif à la TPS n’est requis, et votre fichier type ne comprend pas de colonne TPS.
  • Si la TPS s’applique ou est activée dans QuickBooks en ligne, alors les codes et les montants relatifs à la TPS sont requis, et votre fichier type comprend des colonnes TPS.
  • QuickBooks calcule la TPS en fonction du code de TPS si aucun montant n’est indiqué.
  • Si un montant de TPS est indiqué, ce dernier remplace le calcul normalement effectué par QuickBooks en ligne. Cela permet de respecter les différences d’arrondissement entre les applications de QuickBooks en ligne et les applications tierces.

Pour conserver la numérotation de vos factures à payer dans votre fichier CSV, assurez-vous d’activer les numéros d’opérations personnalisés.

  1. Allez au menu Paramètres ⚙️, puis sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez Ventes.
  3. Dans la section Formulaire de vente, sélectionnez l’icône Modifier ✎ et activez Numéros d’opérations personnalisés.
  4. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

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