Demander plus de renseignements sur une opération

Il peut arriver que vous ayez besoin de plus d’information sur le motif d’une opération. Vous pouvez maintenant demander des détails et des fichiers directement à partir de n’importe quelle opération. Gagnez du temps en obtenant l’information dont vous avez besoin de la part de votre équipe, le tout dans QuickBooks.

Vue d’ensemble

Demandes de renseignements supplémentaires est une fonction pour QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, et QuickBooks en ligne Avancé. Cela permet de communiquer dans QuickBooks entre un comptable et ses clients. Il aide votre équipe comptable à rassembler rapidement les reçus et autres renseignements nécessaires sur des opérations spécifiques.

Cette fonction comprend également un assistant d’IA (le Agent comptable), ce qui permet de s’assurer que tous les renseignements demandés ont été ajoutés. Il permet de déterminer si le mauvais reçu a été ajouté ou si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour effectuer une comptabilité précise. Il posera des questions de suivi en quelques secondes au besoin.

Vous pouvez masquer cette fonction dans le Paramètres dans le haut de la liste des opérations bancaires. Activer le commutateur pour Activer les demandes au besoin.

Lancer une demande pour obtenir plus d’information

Étape 1 : Sélectionner la ou les opérations voulues

• Pour plusieurs opérations : Cochez les cases pour n’importe quel nombre d’opérations pour lesquelles vous avez les mêmes questions. Sélectionnez ensuite Demander plus d’info dans la bannière qui s’affiche à l’écran.
• Pour une opération unique : Sélectionnez l’icône + dans Demandes. colonne. Il y a une icône dans l’en-tête qui ressemble à une icône de clavardage. Le Suggéré par l’IA L’icône s’affiche dans la colonne Demandes lorsque QuickBooks recommande de recueillir plus de renseignements afin de catégoriser une opération correctement.

Ajoutez les membres de l’équipe

Si vous ne l’avez pas encore fait, ajoutez les membres de votre équipe. Voici comment procéder.

Note : Vous pouvez également ajouter des membres de l’équipe pendant le flux des opérations bancaires icône + .

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Comptabilité.
3. Sélectionnez Modifier dans la section Demandes d’information supplémentaire .
4. Activez le commutateur Nécessite une connexion pour répondre aux demandes .
5. Sélectionnez les membres de votre équipe dans la liste déroulante Activer les membres de l’équipe  ▼.
6. Pour ajouter d’autres membres, sélectionnez Ajouter des membres de l’équipe.
7. Saisissez les détails nécessaires, puis sélectionnez Ajouter un membre de l’équipe.
8. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Attribuer des questions à certains employés

Organisez vos demandes de façon sécuritaire et envoyez-les à des employés ou à des clients précis.

1. Dans Opérations bancaires, sélectionnez une opération.
2. À partir des demandes , sélectionnez l’icône + . 
3. Sélectionnez les membres de l’équipe à envoyer. 
4. Dans le champ vide, saisissez votre question pour les membres de l’équipe. (par ex. « Pouvez-vous me dire à quoi servait ce repas et ajouter un reçu? »).
   • Cette option est facultative, mais vous pouvez sélectionner un type de réponse :
     • Demander plus d’information
     • Demander un reçu
5. Sélectionnez Ajouter la demande à la liste.

Les membres de votre équipe recevront un courriel leur demandant de fournir des renseignements supplémentaires par l’intermédiaire d’Intuit Assist.

Étape 2 : Remplir la demande

Une fois que vous avez lancé une nouvelle demande, une fenêtre s’affiche pour vous permettre d’ajouter le type d’information que vous recherchez.

1. Sélectionnez l’une des demandes par défaut ou ajoutez votre propre question.
2. Sélectionnez Ajouter la demande à la liste pour ajouter l’opération à la liste des demandes. Vous pouvez aussi sélectionner Ajouter et reporter pour reporter l’opération tout en ajoutant votre demande à la liste.

Étape 3 : Envoyer la demande

Les demandes sont ajoutées à votre liste de demandes avant d’être envoyées. De cette façon, votre destinataire n’a qu’à répondre à ces questions à partir d’un seul lien au lieu de plusieurs à la fois. Pour envoyer des demandes en attente :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Demandes. Cela ouvre votre liste de demandes.
3. Dans l’onglet Nouveau , cochez les cases correspondant à tout ce que vous êtes prêt à envoyer.
4. Sélectionnez Envoyer des demandes.
5. Dans le champ À , saisissez plusieurs adresses courriel séparées par une virgule et une espace.
6. Sélectionnez Envoyer et suivant.
7. Cette action crée et copie un lien pour vous. Copiez ce lien dans un texto ou un courriel à l’intention de la personne à qui vous voulez répondre. Vous pouvez envoyer ce lien à plus d’un destinataire, au besoin.

Répondre à une demande d’information supplémentaire

Répondre à une demande d’information supplémentaire est conçu pour être rapide et efficace. Si vous recevez une demande de renseignements supplémentaires, voici ce que vous devez faire.

1. Sélectionnez le lien que vous avez reçu. Une fenêtre de navigateur s’ouvrira, à partir de laquelle vous pouvez voir chaque opération et demander à votre aide-comptable, à votre comptable ou à un membre de l’équipe qu’il possédait à ce sujet.
2. Répondez à la question ou téléversez les documents demandés. Vous devrez peut-être vous envoyer le lien pour pouvoir téléverser les reçus que vous avez stockés sur un autre appareil.
3. Un assistant d’IA s’assure que tous les renseignements que vous ajoutez sont complets. Il permet de déterminer si vous téléversez accidentellement le mauvais reçu ou si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour effectuer une comptabilité précise. Il posera des questions de suivi dans quelques secondes, au besoin.
4. Une coche verte s’affiche lorsque tout semble terminé et que vous pouvez passer à toute autre demande dans la liste.

Remplir une demande traitée

Vous saurez quand votre client ou votre équipe a répondu à une demande à partir de quelques types de notifications :

Apportez les modifications nécessaires à l’opération. Si vous avez une question de suivi, vous pouvez sélectionner l’icône dans la colonne Demandes pour cette opération et poursuivre la conversation. Cela rouvrira la conversation et la déplacera sous l’onglet Demandes en cours. Votre destinataire peut utiliser le même lien pour répondre, ou vous pouvez générer un lien de nouveau pour le renvoyer.

Catégoriser et vérifier l’opération

Une fois que vous avez reçu la réponse du membre de votre équipe, vous pouvez maintenant passer en revue et catégoriser l’opération. 

1. Dans Opérations bancaires, sélectionnez l’opération marquée comme étant mise à jour à partir d’une demande d’information supplémentaire.
2. Sélectionnez le volet Suggestions et passez en revue les suggestions générées par l’IA à partir des réponses reçues des membres de votre équipe. 
3. Saisissez les renseignements nécessaires :
   • Type d’opération
   • Catégorie
   • Produits/services
   • Classe
   • Lieu
4. Révisez la pièce jointe dans la section Fichier.
5. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Reporter pour catégoriser l’opération.