Demander plus de renseignements sur une opération

Apprenez comment obtenir plus de renseignements sur une opération dans QuickBooks en ligne.

QuickBooks en ligne vous permet de demander plus de renseignements sur une opération. Vous pouvez demander des détails et des fichiers et obtenir ce dont vous avez besoin auprès de votre équipe ou de vos clients, avec l’aide d’Intuit Intelligence.

Note: Les demandes de renseignements supplémentaires sont disponibles dans tous les forfaits QuickBooks en ligne.

Aperçu

Vous pouvez partager l’information avec un client ou un membre de l’équipe et passer en revue ses réponses. Utilisez-le pour catégoriser et terminer l’opération. Intuit Intelligence examine chaque réponse et pose des questions de suivi pour plus de renseignements.

Les demandes s’affichent dans deux onglets. Dans le portail des comptables, Questions sur les opérations sont les questions que vous commencez au sujet d’une opération particulière et les Questions du client sont des questions envoyées par le client.

Dans le portail du client, les onglets sont Questions sur les opérations et Questions de nous. Vous recevrez un courriel lorsqu’un client commencera à poser ses questions.

Donner un consentement unique

La première demande de l’entreprise nécessite un consentement unique de l’administrateur QuickBooks. Lancez une demande pour obtenir plus d’information.

Les demandes sont activées automatiquement une fois que votre première banque est connectée à votre connexion bancaire. Il n’y a pas de paramètre distinct pour l’activer ou le désactiver.

Avant d’utiliser les demandes d’information sur les opérations

Assurez-vous que votre administrateur vous donne un consentement ponctuel. Si vous n’avez pas de permission d’administrateur, QuickBooks vous demande de contacter votre administrateur.

Pour ce faire, l’administrateur doit sélectionner Accorder l’accès dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche en sélectionnant l’icône de nouveau message + dans la colonne Demander plus d’information .

Note : Les demandes d’information sur les opérations sont activées lorsque vous connectez votre banque à votre connexion bancaire. Vous ne pouvez pas les désactiver.

Sélectionner l’opération

Vous pouvez lancer une demande à partir d’une ou plusieurs opérations à la fois.

• Pour plusieurs opérations : Cochez les cases des opérations pour lesquelles vous avez la même question. Sélectionnez ensuite Nouveau message.
• Pour une seule opération : Sélectionnez l’icône d’un nouveau message + dans la colonne Demander plus d’information . L’icône Suggéré par l’IA s’affiche dans les colonnes où QuickBooks recommande de recueillir plus de renseignements pour catégoriser une opération correctement.
  Note : Si vous demandez des renseignements sur une opération pour la première fois, vous pourriez voir une fenêtre contextuelle lorsque vous sélectionnez le nouveau message +.

Lorsque vous envoyez une demande, l’icône dans la colonne Demander plus d’information indique son état. Vous pouvez faire le suivi des demandes par état sur la page des demandes :

• - En cours
• - Le client a répondu et le document est prêt à être révisé.
• - Terminé

Ajouter des contacts

QuickBooks utilisateurs de votre entreprise peuvent collaborer aux demandes, vous n’avez donc pas besoin de les ajouter. Vous pouvez également ajouter un utilisateur sans connexion QuickBooks.

1. Sélectionnez l’ icône de la boîte de réception.
2. Sélectionnez l’icône et sélectionnez Gérer les contacts.
3. Sélectionnez Ajouter un contact, puis saisissez le prénom, le nom et l’adresse courriel de la personne.
4. Sélectionnez Ajouter un contact.

Il recevra un courriel l’invitant à ouvrir une session ou à créer un compte Intuit gratuit afin de pouvoir répondre à partir du portail client.

Les contacts que vous ajoutez peuvent ouvrir une session et répondre aux messages, mais ils n’ont pas accès à QuickBooks et ne sont pas pris en compte dans votre limite d’utilisateurs. L’ajout d’un utilisateur de QuickBooks lui donne accès à QuickBooks et aux demandes.

Pour modifier ou supprimer un contact, ouvrez la page Gérer les contacts dans les paramètres de votre boîte de réception. Pour les utilisateurs QuickBooks, vous pouvez les gérer dans vos paramètres QuickBooks.

Remplir la demande

Lorsque vous lancez une demande, une fenêtre s’ouvre pour vous permettre d’ajouter le type d’information que vous recherchez.

1. Sélectionnez le responsable de la demande. Cette personne pourra répondre à la demande. Vous pouvez ajouter plus de responsables en gérant vos contacts.
2. Sélectionnez un type de réponse – Demander pour plus d’information ou Demander un reçu, ou tapez votre propre question. Par exemple : « Pouvez-vous me dire ce que représente ce repas et ajouter un reçu? »
3. Sélectionnez Ajouter et reporter pour reporter l’opération et ajouter votre demande en même temps.

Envoyer une notification

Dès que vous ajoutez des demandes, elles s’affichent dans la boîte de réception de votre client ou le portail client. Toutefois, votre client ne recevra qu’un rappel hebdomadaire, à moins que vous ne lui envoyiez une notification par l’intermédiaire de la boîte de réception.

1. Sélectionnez l’ icône de la boîte de réception.
2. Sélectionnez l’icône et sélectionnez Envoyer une notification.
3. Sélectionnez les clients auxquels vous voulez envoyer un courriel ou un message texte facultatif.

Répondre à une demande de renseignements supplémentaires

1. Sélectionnez le lien dans votre courriel. Si vous êtes un utilisateur QuickBooks, le système vous ouvrira une session dans le portail client ou vous demandera d’ouvrir une session dans votre compte Intuit. Si vous êtes un collaborateur utilisant les demandes pour la première fois, vous devrez créer un compte Intuit gratuit ou vous yconnectercompte.
2. Répondez à la question ou téléversez les documents demandés.
3. Intuit Intelligence vérifie votre réponse et pose des questions de suivi dans les quelques secondes qui suivent s’il a besoin de plus de renseignements.

Activer ou désactiver le suivi d’Intuit Intelligence

Intuit Intelligence suit les réponses que vous pouvez activer ou désactiver.

1. Sélectionnez l’ icône de la boîte de réception.
2. Sélectionnez l’icône , puis sélectionnez ⚙ Gérer les paramètres.
3. À la section Messages, sélectionnez Modifier.
4. Activez ou désactivez le suivi de l’IA et sélectionnez Enregistrer.

Terminer une demande traitée

Vous saurez quand votre client ou votre équipe aura répondu grâce à différents types de notifications.

Lorsque le client ou votre équipe a répondu à une question, sélectionnez Marquer comme étant terminée pour la fermer. Si vous avez une question de suivi, sélectionnez l’icône dans la colonne Demander plus d’information pour cette opération afin de poursuivre la conversation. Votre destinataire peut répondre à partir du même lien, ou vous pouvez générer un nouveau lien pour le renvoyer.

Catégoriser et réviser l’opération

Lorsque vous recevez une réponse du membre de votre équipe, vous pouvez réviser et catégoriser l’opération.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez l’opération que vous voulez réviser et catégoriser.
3. Ouvrez le volet Suggestions et révisez les suggestions générées par l’IA en fonction de la réponse que vous avez reçue.
4. Remplissez les renseignements nécessaires : Type d’opération, Produit/services, Classe) et Lieu.
   Note : Les champs que vous voyez peuvent varier selon votre opération.
5. Vérifiez la pièce jointe dans la section Fichiers.
6. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Reporter pour catégoriser l’opération.