Utilisation de l’agent de clientèle dans QuickBooks

Pour vous aider à développer votre entreprise plus rapidement, nous avons ajouté un nouvel assistant à votre compte : l’ agent de clientèle. Son travail consiste à trouver des clients potentiels déjà au sein de votre entreprise et à les organiser pour vous, afin que vous puissiez cesser de creuser et commencer à fermer.

L’agent de clientèle vous aide à gérer les clients potentiels en :

• Automatisation de la recherche de clients potentiels et de la hiérarchisation à partir de votre compte de courriel Outlook ou Gmail connecté.
• Recherche de clients potentiels et suivi de ceux-ci.
• Création devis.
• Gestion des propositions et des contrats.

Connecter votre compte de courriel Gmail ou Outlook

La connexion à votre compte de courriel permet à l’agent de clientèle de trouver des clients potentiels pour faire croître votre entreprise.

Note : Cette étape est essentielle pour utiliser la fonction Pistes dans l’agent de clientèle.

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur principal.
2. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
3. À partir de Gmail ou d’Outlook, sélectionnez Connecter.
4. Sélectionnez Gmail ou Outlook, puis sélectionnez Continuer.
5. Sélectionnez Continuer de nouveau.
6. Connectez-vous à votre compte Google et accordez l’accès. Vous pouvez consulter les paramètres de confidentialité et de politique d’Intuit pour savoir comment vos données sont protégées.
7. Passez en revue et choisissez vos paramètres d’accès aux données.
8. Sélectionnez Synchroniser maintenant.

L’agent de clientèle passe en revue vos conversations par courriel des 30 derniers jours pour vous fournir une liste initiale de clients potentiels.

Importer et réviser des clients potentiels

L’agent de clientèle trouve des clients potentiels en examinant votre compte de courriel connecté et en important des conversations de contact qui répondent aux critères d’un client potentiel :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
   Note : Si des clients potentiels ont été identifiés, le message « Votre agent de clientèle a trouvé XX nouveaux clients potentiels que vous devez examiner et approuver » s’affiche.
2. Sélectionnez Réviser tout.
   Note : Les clients potentiels importés s’affichent dans une liste triée par auteur. Un court sommaire du courriel et du contenu s’affiche.
3. Marquez manuellement chaque client potentiel importé comme Pas un client potentiel ou Marquer comme client potentiel.
   Note : Les opérations marquées comme n’étant pas des responsables seront archivées. Les opérations marquées comme des responsables pourront faire l’objet d’un suivi à l’étape suivante.
4. Passez en revue chaque client potentiel vérifié dans la page Pistes .
   Note : Chaque responsable a sa propre réponse individuelle rédigée pour votre examen et votre révision, au besoin.

Les clients potentiels sont présentés comme Chauds ou Chauds dans la liste des clients potentiels en fonction du contenu du courriel. Par exemple, un courriel d’un client posant une question générale sur un produit ou un service est probablement chaud, alors qu’un courriel demandant une réponse immédiate devis est probablement Chaud(e).

Vous pouvez maintenant faire le suivi auprès de vos clients potentiels.

Suivi auprès des clients potentiels

L’agent de clientèle suggère ensuite les étapes idéales en fonction du statut du client potentiel. Pour les éléments marqués comme Pistes, vous pouvez passer en revue et effectuer un suivi. Vous avez la possibilité d’archiver les éléments marqués comme n’étant pas des clients potentiels.

Les principales actions de suivi comprennent :

• Vérification du brouillon de réponse par courriel
• Gestion de l’agent de clientèle
• Gestion des propositions
• Gestion des contrats
• Déconnexion de votre compte de courriel

Réviser un brouillon de réponse par courriel

Chaque responsable a sa propre réponse individuelle rédigée pour votre examen et révision avant l’envoi :

1. Dans la colonne Action , sélectionnez Réviser le brouillon de réponse pour le responsable.
2. Dans la section Conversations , passez en revue la réponse rédigée pour vous par l’agent de clientèle.
   Notes :
   • L’agent de clientèle propose trois brouillons de réponses en fonction de la conversation existante.
   • Vous avez la possibilité de modifier le brouillon avec votre agent de clientèle pour changer le ton, la longueur ou les détails.
3. (Facultatif) Sélectionnez l’icône Signature pour joindre une signature à partir de votre compte Gmail.
   Note : Vous devez téléverser une signature pour cela. Si ce n’est pas le cas, l’agent de clientèle en génère un pour vous que vous pouvez modifier avant de l’envoyer.
4. Cliquez sur Envoyer.

Gestion de l’agent de clientèle

La gestion de l’agent de clientèle vous permet d’améliorer la spécificité des clients potentiels et d’élaborer des réponses et des communications personnalisées pour les clients pour un impact maximal.

1. Sélectionnez Gérer l’agent.
   Note : La fenêtre Agent de client affiche une liste de tâches qui, si elles sont terminées, peuvent améliorer la fonctionnalité des clients potentiels. Par exemple, la tâche « Continuer à catégoriser les clients potentiels comme des clients potentiels ou non potentiels » peut être présentée comme une occasion d’écarter les clients potentiels non légitimes.
2. Effectuez les tâches recommandées, le cas échéant.

De plus, la base de connaissances de l’agent de clientèle peut être personnalisée pour vous aider à tirer parti de l’agent de clients potentiels.

1. Sélectionnez Gérer la base de connaissances.
2. Sélectionnez Commencer.

Différents champs s’affichent, vous permettant de personnaliser votre entreprise pour l’agent de clients potentiels.

Gestion des propositions

Les propositions sont jointes et envoyées par courriel à partir de votre compte. 

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Créer des propositions.
3. Sélectionnez Piste, puis sélectionnez un responsable dans le menu déroulant .
4. Sélectionnez Continuer pour créer un brouillon de proposition que vous pouvez modifier au besoin pour votre responsable.
5. Sélectionnez Continuer à envoyer.
6. Dans l’éditeur de courriel qui s’affiche, modifiez les détails de livraison du brouillon de courriel de proposition (par exemple, objet, message électronique, etc.).
7. Joignez votre signature électronique à la proposition et envoyez la proposition à votre responsable.

Gestion des contrats

Les contrats sont joints et envoyés par courriel à partir de votre compte. 

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Créer un contrat.
3. Sélectionnez Piste, puis sélectionnez le responsable dans le menu déroulant. .
4. Sélectionnez Continuer, puis téléversez vos contrats jusqu’à concurrence de 5 articles.
5. Ajoutez des destinataires, activez la protection par mot de passe, puis sélectionnez Suivant.
6. Ajoutez Signature, Initialesou d’autres champs, au besoin.
7. Sélectionnez Prévisualiser les documents pour prévisualiser le brouillon de courriel de contrat. 
8. Sélectionnez Suivant pour continuer.
9. Modifiez les détails de livraison du brouillon de courriel relatif au contrat (par exemple, objet, message électronique, etc.).
10. Sélectionnez Envoyer pour envoyer le contrat au responsable par courriel.

Déconnexion de votre compte de courriel

Vous pouvez déconnecter votre compte de QuickBooks en tout temps.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit.
2. Identifiez votre compte connecté dans la section Mes intégrations .
3. Sélectionner , puis sélectionnez Déconnecter.