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Envoyer des rappels de facture automatiquement ou manuellement dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne9Mis à jour il y a 1 semaine

Apprenez comment envoyer automatiquement ou manuellement des rappels aux clients lorsque la date d’échéance de leurs factures est dépassée ou sera bientôt dépassée.

Il existe une manière facile de rappeler gentiment à vos clients les échéances de paiement. Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez configurer des rappels automatiques qui seront transmis quelques jours avant ou après l’échéance. Nul besoin de faire le suivi des dates vous-même ou de vous préoccuper de l’envoi d’un trop grand nombre de rappels. Vous pouvez en outre personnaliser le message électronique pour qu’il porte vos couleurs.

Ou, si vous voulez envoyer un rappel de facture à un client manuellement, nous vous montrerons comment le faire aussi.

Configurer les rappels de facture automatiques

Voir qui a reçu un rappel

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Cliquez sur l’onglet Ventes.
  3. Dans le Rappels, sélectionnez Modifier ✏️.
  4. Activer Rappels automatiques de factures.
  5. Sélectionnez le menu déroulant pour Rappel 1, et activer le commutateur à bascule.
  6. Dans les champs déroulants, sélectionnez jour(s) et Avant ou Après pour indiquer à QuickBooks quand envoyer le rappel. Note : Vous pouvez programmer et envoyer des rappels par courriel jusqu’à 90 jours avant ou après la date d’échéance de la facture.
  7. Vous pouvez créer deuxième et troisième rappels au besoin.

 
Maintenant que vous avez activé les rappels, vous pouvez modifier votre message de rappel. Note : Vous pouvez personnaliser le modèle de courriel de chaque rappel pour qu’il corresponde aux paramètres de date que vous avez choisis.

  1. Dans le champ Objet, modifiez la ligne d’objet au besoin. Conseil : Nous vous recommandons de laisser la mention « rappel » dans l’objet.
  2. Cochez la case Utiliser un message d’accueil de courriel pour personnaliser votre message d’accueil. Sélectionnez une salutation dans les menus déroulants.
  3. Dans le champ Message électronique, effacez le texte du message et créez le vôtre. Ou vous pouvez utiliser le message par défaut.
  4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer puis Terminé.

 
QuickBooks vérifie les échéances de vos factures plusieurs fois par jour. Si elles respectent les critères établis, des rappels sont automatiquement envoyés. Vous ne pouvez pas exclure certains clients.

QuickBooks utilise ce modèle pour tous les rappels de facture. Lorsque vous créez une facture, la date d’échéance sur le formulaire démarre le compteur. Assurez-vous d’inclure une adresse courriel dans le champ Courriel du client champ sur les factures.

Conseil : Vous voulez joindre une copie PDF de la facture au rappel? Retournez à l’onglet Ventes dans Compte et paramètres. Sélectionnez Modifier ✏️ dans le Livraison en ligne partie. Sélectionnez le PDF joint, puis Enregistrer.

Si vous voulez consulter la liste des clients qui ont reçu un rappel, allez au menu Ventes. QuickBooks ajoute la mention « Rappel envoyé » dans la colonne État de la liste des factures après l’envoi d’en rappel.

Envoyer les rappels de facture manuellement

Au lieu d’un rappel automatique, vous pouvez transmettre à vos clients un rappel manuel.

  1. Sélectionnez le menu Ventes, puis sélectionnez Factures.
  2. Recherchez la facture pour laquelle vous voulez envoyer un rappel.
  3. De la Recevoir un paiement menu déroulant, sélectionnez Envoyer un rappel.
  4. Personnalisez votre message, puis sélectionnez Envoyer.

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