Envoyer des rappels de facture automatiquement ou manuellement dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment envoyer automatiquement ou manuellement des rappels à vos clients lorsque vos factures sont en souffrance ou le seront bientôt.

Il existe une manière facile de rappeler gentiment aux clients les dates d’échéances de leurs factures. Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez configurer des rappels automatiques qui seront transmis quelques jours avant ou après une date d’échéance. Nul besoin de faire le suivi des dates vous-même ou de vous préoccuper de l’envoi d’un trop grand nombre de rappels. Vous pouvez en outre personnaliser le message électronique pour qu’il porte vos couleurs.

Ou, si vous voulez envoyer un rappel de facture à un client manuellement, nous vous montrerons aussi comment le faire.

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne Avancé, utilisez les flux de travaux pour créer des rappels de facture.

Configurer des rappels de facture automatiques

1. Allez au menu Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Ventes.
3. Dans la section Rappels, sélectionnez Modifier ✎.
4. Activez la fonction Rappels de facture automatiques.
5. Sélectionnez le menu déroulant pour Rappel 1 et activez la touche à bascule.
6. Dans les champs déroulants, sélectionnez le nombre de jours et Avant ou Après pour indiquer à QuickBooks quand envoyer le rappel. Note : Vous pouvez programmer et envoyer des rappels par courriel jusqu’à 90 jours avant ou après la date d’échéance de la facture.
7. Vous pouvez créer un deuxième et un troisième rappels au besoin.

 Maintenant que vous avez activé les rappels, vous pouvez modifier votre message de rappel. Vous pouvez personnaliser le modèle de courriel de chaque rappel pour qu’il corresponde aux paramètres de date que vous avez choisis.

1. Dans le champ Ligne d’objet, modifiez la ligne d’objet au besoin. Conseil : Nous vous recommandons de laisser la mention « Rappel » dans la ligne d’objet.
2. Cochez la case Utiliser un message d’accueil de courriel pour personnaliser votre salutation. Sélectionnez une salutation dans la liste déroulante.
3. Dans le champ Message, effacez le texte du message et créez le vôtre. Ou vous pouvez utiliser le message par défaut.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

QuickBooks vérifie les dates d’échéance de vos factures plusieurs fois par jour. Si ces dates respectent les critères établis, des rappels automatiques seront envoyés. Vous ne pouvez pas exclure certains clients.

QuickBooks propose le modèle de message existant pour tous les rappels de factures. Lors de la création d’une facture, la date d’échéance indiquée dans le formulaire enclenche le compte à rebours. Assurez-vous d’inclure une adresse courriel dans le champ Courriel du client sur les factures.

Voir qui a reçu un rappel

Si vous voulez voir quels clients ont reçu des rappels, allez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes (Accéder). QuickBooks ajoute la mention « Rappel envoyé » dans la colonne État de la liste des factures après l’envoi d’un rappel.

Envoyer des rappels de facture manuellement

Au lieu d’un rappel automatique, vous pouvez envoyer un rappel manuel à vos clients.

1. Allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder).
2. Repérez la facture pour laquelle vous voulez envoyer un rappel.
3. Dans la liste déroulante Recevoir un paiement, sélectionnez Envoyer un rappel.
4. Personnalisez votre message, puis sélectionnez Envoyer.