Apprenez comment saisir un solde d’ouverture après avoir créé un compte pour faire le suivi des opérations dans QuickBooks.
Lorsque vous créez un nouveau compte dans QuickBooks en ligne, vous choisissez une date de début pour le suivi des opérations et saisissez le solde de votre compte réel à cette date. Ce point de départ est le solde d’ouverture.
Si vous avez oublié de saisir un solde d’ouverture lorsque vous avez créé un compte, ne vous inquiétez pas. Vous pourrez revenir en arrière plus tard et créer une écriture de journal pour enregistrer le solde d’ouverture. Vous pourrez ensuite reprendre vos activités comme d’habitude.
Important : Utilisez cette méthode uniquement si vous n’avez pas encore rapproché le compte. Si vous avez effectué un rapprochement ou si vous avez des questions, communiquez avec votre comptable. La situation peut devenir délicate, et il saura comment gérer les prochaines étapes. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.
Étape 1 : S’assurer que vous n’avez pas déjà de solde d’ouverture
Avant d’aller plus loin, vérifiez l’historique de votre compte. Confirmez que vous n’avez pas déjà de solde d’ouverture :
- Allez à Opérations et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
- Trouvez le compte et sélectionnez Historique du compte de la Activité colonne.
- Recherchez une écriture de solde d’ouverture. Vous devriez voir Capital d’ouverture dans la colonne Bénéficiaire/Compte et Solde d’ouverture dans la colonne Mémo.
Si vous voyez une écriture de solde d’ouverture, n’allez pas plus loin. Prenez la date et le montant en note. Utilisez vos relevés bancaires pour vous assurer que le solde d’ouverture est correct.
Si vous ne voyez pas de solde d’ouverture, prenez en note la date et le montant de l’opération la plus ancienne du compte.
Étape 2 : Créer une écriture de journal
Si vous ne voyez pas d’écriture de solde d’ouverture, cela veut dire que vous n’en avez pas. Vous pouvez maintenant créer une écriture de journal :
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sélectionnez Écriture de journal.
- Saisissez une date qui précède l’opération la plus ancienne du compte. Il s’agira de la date du solde d’ouverture.
- Dans la première ligne sous Compte, sélectionnez le menu déroulant pour choisir le compte pour lequel vous voulez saisir le solde d’ouverture.
- Ajoutez une note dans le champ Description pour indiquer à quoi correspond l’écriture de journal.
- Sur la deuxième ligne de la colonne Compte, sélectionnez le menu déroulant et choisissez Capital d’ouverture.
- Utilisez vos relevés bancaires pour saisir le solde d’ouverture. Saisissez le solde de votre compte réel à la date que vous avez choisie pour le solde d’ouverture. Vous devrez saisir à la fois un débit et un crédit pour assurer l’exactitude des données. Saisissez les débits et les crédits en fonction du type de compte que vous avez saisi sur la première ligne.
- Actif (épargne et chèques) et comptes de dépenses : Saisissez le solde d’ouverture dans le Débit colonne de la première ligne. Saisissez ensuite le même montant dans le Crédit colonne dans la deuxième ligne.
- Passif, actions, et comptes de revenus : Saisissez le solde d’ouverture dans le Crédit colonne de la première ligne. Saisissez ensuite le même montant dans le Débit colonne dans la deuxième ligne.
- Comptes fournisseurs : sur la première ligne de Nom, sélectionnez le nom du fournisseur auquel vous devez de l’argent. Saisissez le solde d’ouverture en tant que crédit pour augmenter le solde. Ou saisissez le solde d’ouverture en tant que débit pour réduire le solde. Saisissez ensuite le même montant sur la deuxième ligne de la colonne opposée.
- Comptes clients : sur la première ligne de la colonne Nom, sélectionnez les clients qui vous doivent de l’argent. Saisissez le solde d’ouverture en tant que débit si vous voulez augmenter le solde. Ou saisissez le solde d’ouverture en tant que crédit si vous voulez réduire le solde. Saisissez ensuite le même montant sur la deuxième ligne de la colonne opposée.
- Lorsque vous serez prêt, sélectionnez Enregistrer et fermer.
Étape 3 : Rapprocher l’écriture de journal
Même si vous n’avez pas encore rapproché le compte, vous devez rapprocher l’écriture de journal. Vous éviterez ainsi qu’elle apparaisse dans un rapprochement futur :
- Allez à Opérations et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
- Trouvez le compte et sélectionnez Historique du compte de la Activité colonne.
- Recherchez l’écriture de journal que vous venez de créer. Sélectionnez-la pour développer l’affichage.
- Cochez la case dans la colonne à cocher jusqu’à ce qu’un R apparaisse. Cela rapproche l’écriture de journal.
- Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.
Maintenant que vous avez créé une écriture de journal, le solde d’ouverture est rapproché dans votre compte, et QuickBooks ne le prendra pas en compte dans les futurs rapprochements. Cela devrait équilibrer vos comptes, et vous pourrez suivre les étapes habituelles pour rapprocher le compte.
Si vos comptes ne sont toujours pas équilibrés, voici comment régler les problèmes relatifs au solde d’ouverture.