Rendre un compte inactif dans votre plan comptable dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment rendre des comptes inactifs à partir de votre plan comptable.

Gardez votre plan comptable simple et organisé. QuickBooks en ligne vous permet de désactiver des comptes au lieu de les supprimer, ce qui facilite l’accès aux données des opérations passées à des fins de production de rapports.

Si vous n’avez jamais utilisé un compte ou que son solde est de 0 $ CA, vous pouvez facilement le rendre inactif. Toutefois, les comptes actifs demanderont un peu plus de travail. Étant donné que les comptes dépendent les uns des autres pour rester équilibrés, la suppression des données d’un compte affecte tous les autres comptes. Vous trouverez ci-dessous des actions possibles pour vous aider à faire le bon choix.

Il y a une grande différence entre la déconnexion d’un compte des services bancaires en ligne et la suppression d’un compte de votre plan comptable. Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Déconnecter les comptes connectés aux services bancaires en ligne
• Ce qu’il faut savoir avant de rendre un compte inactif
• Rendre un compte inactif pour le supprimer
• Afficher les comptes inactifs
• Réactiver un compte

Note : Si vous cherchez à rendre un compte bancaire inactif, il est préférable de le déconnecter. Ensuite, QuickBooks cesse de télécharger de nouvelles opérations, mais vos données comptables existantes ne changeront pas.

Déconnecter les comptes connectés aux services bancaires en ligne

Plutôt que de supprimer les comptes connectés aux services bancaires en ligne, nous vous recommandons de les déconnecter. Cela empêche simplement QuickBooks de télécharger de nouvelles opérations. Si vous décidez de déconnecter un compte des services bancaires en ligne, vos données comptables existantes ne changeront pas. Vous pouvez le reconnecter en tout temps pour recommencer à télécharger des opérations.

Lorsque vous vous déconnectez, QuickBooks supprime les opérations qui doivent encore être catégorisées de l’onglet Pour révision. Si les opérations datent de plus de 90 jours, vous ne pourrez plus les télécharger de nouveau dans QuickBooks.

Conditions préalables

Avant de désactiver un compte de bilan, assurez-vous que son solde est nul. Si ce n’est pas le cas, QuickBooks en ligne créera une écriture de rajustement automatique pour la remettre à zéro. Cette entrée automatique est ajoutée au compte Capital d’ouverture. Cela peut avoir une incidence sur les soldes de l’exercice précédent et entraîner des erreurs dans les déclarations de revenus.

Ce qu’il faut savoir avant de rendre un compte inactif

• On ne peut supprimer définitivement un compte, mais on peut le fusionner avec un autre compte.
• Le fait de rendre un compte inactif ne supprime pas ses opérations. Les opérations associées à un compte désactivé (supprimé) restent intactes.
• Vous ne pouvez pas modifier une opération associée à un compte inactif. Pour modifier ou supprimer l’opération, vous devez d’abord restaurer le compte. Ensuite, allez au registre et supprimez l’entrée individuelle. Ensuite, analysez le compte remettez son solde à zéro avant de le désactiver de nouveau.

Rendre un compte inactif pour le supprimer

Note : Avant de commencer, veuillez communiquer avec votre comptable. Assurez-vous que cette modification est appropriée dans votre situation. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.

• Si vous n’avez jamais utilisé un compte ou que son solde est de 0 $, vous pouvez facilement le rendre inactif. Étant donné que les comptes dépendent les uns des autres pour rester équilibrés, la suppression des données d’un compte affecte tous les autres comptes.
• Si vous rendez inactif un compte ayant un solde, QuickBooks crée une écriture de journal. Cela déplace le solde restant vers un autre compte. Vos opérations existantes ne disparaissent pas et demeurent dans vos rapports financiers. Toutefois, si vous décidez d’utiliser le compte de nouveau, QuickBooks ne reportera pas le solde et ne modifiera pas l’écriture de journal.

Certains comptes nécessitent des étapes supplémentaires avant de pouvoir les rendre inactifs :

• Si des produits ou services utilisent le compte, modifiez le compte auquel ils sont liés. Ou vous pouvez rendre les produits et services qui utilisent le compte inactifs.
• Si vous voulez supprimer un compte de revenus avec des frais en attente, facturez à vos clients les dépenses, les heures travaillées ou les frais facturables. Vous serez ensuite en mesure de supprimer le compte.
• Si vous avez des opérations récurrentes liées à un compte, vous devez les dissocier.
• Si le compte a des comptes rattachés, déplacez les comptes rattachés vers un autre compte de votre plan comptable. Vous ne pouvez pas supprimer des comptes avec des comptes rattachés.

Rendre un compte inactif :

1. Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
2. Trouvez le compte que vous voulez supprimer.
3. Sélectionnez la liste déroulante Action ▼, puis sélectionnez Rendre inactif.

Si vous devez masquer plusieurs comptes, vous pouvez le faire en une seule fois :

1. Trouvez et sélectionnez tous les comptes que vous voulez masquer.
2. Sélectionnez Actions groupées ▼ puis Rendre inactif.

Cela masque le compte des menus et de votre plan comptable.

Voir les comptes inactifs

Lorsque vous exécutez des rapports, vous verrez toujours les comptes inactifs et leurs opérations. QuickBooksles inclut pour que tout reste exact. Vous pouvez personnaliser certains rapports pour masquer les comptes inactifs, mais cela peut affecter l’exactitude des résultats.

Si vous voulez voir vos comptes inactifs dans votre plan comptable :

1. Sélectionnez Paramètres. ⚙, puis sélectionnezPlan comptable.
2. À côté de l’icône de l’imprimante, sélectionnez l’icône Paramètres ⚙.
3. Cochez la case Inclure les inactifs.

Réactiver un compte

1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez l’ icône de la roue dentée⚙ à côté de l’icône de l’imprimante. Ensuite, sélectionnez Inclure les inactifs.
3. Recherchez le compte que vous voulez utiliser à nouveau et sélectionnez Rendre actif.

Gardez à l’esprit que QuickBooks n’ajoutera pas les opérations au compte et ne modifiera pas les écritures de journal effectuées pour équilibrer vos comptes.