Apprenez comment rendre des comptes inactifs à partir de votre plan comptable.
Gardez votre plan comptable simple et organisé. Si vous n’envisagez plus d’utiliser un compte, vous pouvez le rendre inactif. QuickBooks rend les comptes inactifs au lieu de les supprimer afin que vous ayez accès aux données des opérations passées à des fins de production de rapports.
Si vous n’avez jamais utilisé un compte ou que son solde est de 0 $ CA, vous pouvez facilement le rendre inactif. Toutefois, les comptes actifs demanderont un peu plus de travail. Étant donné que les comptes dépendent les uns des autres pour rester équilibrés, la suppression des données d’un compte affecte tous les autres comptes. Vous trouverez ci-dessous des actions possibles pour vous aider à faire le bon choix.
Il y a une grande différence entre la déconnexion d’un compte des services bancaires en ligne et la suppression d’un compte de votre plan comptable. Voici quelques conseils à garder à l’esprit.
Note : Si vous cherchez à rendre un compte bancaire inactif, il est préférable de le déconnecter. Ensuite, QuickBooks cesse de télécharger de nouvelles opérations, mais vos données comptables existantes ne changent pas.
Déconnecter des comptes connectés aux services bancaires en ligne
Plutôt que de supprimer les comptes connectés aux services bancaires en ligne, nous vous recommandons de les déconnecter. Ce cette façon, vous empêcherez simplement QuickBooks de télécharger de nouvelles opérations. Si vous décidez de déconnecter un compte des services bancaires en ligne, vos données comptables existantes ne changeront pas. Vous pouvez le reconnecter en tout temps pour recommencer à télécharger des opérations.
Lorsque vous vous déconnectez, QuickBooks supprime les opérations qui doivent encore être catégorisées de l’onglet Pour révision. Si les opérations datent de plus de 90 jours, vous ne pourrez plus les télécharger de nouveau dans QuickBooks.
| Note : Lorsque vous vous déconnectez, QuickBooks supprime les opérations qui doivent encore être catégorisées de l’onglet Pour révision. |
Ce qu’il faut savoir avant de rendre un compte inactif
- On ne peut supprimer définitivement un compte, mais on peut le fusionner avec un autre compte.
- Le fait de rendre un compte inactif ne supprime pas ses opérations. Les opérations associées à un compte désactivé (supprimé) restent intactes.
- Vous ne pouvez pas modifier une opération associée à un compte inactif. Pour être en mesure de modifier ou de supprimer l’opération avec succès, vous devez d’abord restaurer le compte, puis aller dans le registre et supprimer l’entrée en question. Ensuite, analysez le compte remettez son solde à zéro avant de le désactiver de nouveau.
- Avant de rendre un compte de bilan inactif, mettez le solde à zéro. Si le solde n’est pas nul, QuickBooks en ligne effectue automatiquement une entrée de rajustement pour remettre à zéro le solde du compte inactif. L’entrée automatique est reportée dans le compte Capital d’ouverture, ce qui équivaut à un report à une année précédente. L’entrée pourrait entraîner la soumission de données fiscales incorrectes.
Rendre un compte inactif pour le supprimer
Note : Avant de commencer, veuillez communiquer avec votre comptable. Assurez-vous que cette modification est appropriée dans votre situation.
Si vous désactivez un compte avec un solde, QuickBooks crée une écriture de journal. Cela déplace le solde restant vers un autre compte. Vos opérations existantes ne disparaissent pas et demeurent dans vos rapports financiers. Toutefois, si vous décidez de réactiver le compte, QuickBooks ne reportera pas le solde et ne modifiera pas l’écriture de journal.
| Important : QuickBooks utilise certains comptes comme comptes par défaut pour les fonctions. Les comptes d’impôt et de fonds non déposés sont des exemples de comptes par défaut. Vous ne pouvez pas supprimer les comptes par défaut. |
Certains comptes nécessitent des étapes supplémentaires avant de pouvoir les rendre inactifs :
- Si des produits ou services sont associés au compte, modifiez le compte auquel ils sont liés. Vous pouvez également rendre inactifs les produits et services qui sont associés au compte.
- Si vous voulez supprimer un compte de revenus avec des frais en attente, facturez à vos clients les dépenses, les heures travaillées ou les frais facturables. Ensuite, vous pouvez supprimer le compte.
- Si vous avez des opérations récurrentes liées à un compte, vous devez les dissocier.
- Si le compte contient des comptes rattachés, déplacez les comptes rattachés à un autre compte de votre plan comptable. Vous ne pouvez pas supprimer des comptes avec des comptes rattachés.
Lorsque vous êtes prêt à rendre un compte inactif :
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
- Trouvez le compte que vous voulez supprimer.
- Sélectionnez la liste déroulante Action ▼, puis sélectionnez Rendre inactif.
Si vous devez masquer plusieurs comptes, vous pouvez le faire en une seule fois :
- Trouvez et sélectionnez tous les comptes que vous voulez masquer.
- Sélectionnez Actions groupées ▼ puis Rendre inactif.
Cela masque le compte des menus et de votre plan comptable.
Voir les comptes inactifs
Lorsque vous exécutez des rapports, vous verrez toujours les comptes inactifs et leurs opérations. QuickBooks les inclut pour que tout soit exact. Vous pouvez personnaliser certains rapports pour masquer les comptes inactifs, mais cela peut affecter la précision.
Si vous voulez voir vos comptes inactifs dans votre plan comptable :
- Sélectionnez Paramètres ⚙, puis sélectionnez Plan comptable.
- À côté de l’icône de l’imprimante, sélectionnez l’icône Paramètres ⚙.
- Cochez la case Inclure les inactifs.