Intégration de QuickBooks Time et d’ADP RUN

Apprenez comment configurer l’intégration de QuickBooks Time et d’ADP RUN afin de pouvoir importer les feuilles de temps de votre employé pour la paie de QuickBooks Time dans RUN optimisé par ADP.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Mettre en place l’intégration
• Autoriser l’envoi des données
• Modifier les préférences d’intégration
• Importer les données

Avant l’intégration

Notes :

• Un seul compte QuickBooks Time peut être lié par compte ADP RUN.
• L’intégration d’ADP RUN est compatible avec les intégrations de QuickBooks Desktop et de QuickBooks en ligne.
• Seuls les administrateurs de compte peuvent lancer l’intégration et acheter l’application sur le site ADP Marketplace.

Dans QuickBooks

Fermez la session sur tous les logiciels Intuit ou QuickBooks avant d’installer l’application d’intégration pour vous assurer d’avoir une bonne connexion et d’intégrer la bonne entreprise.

Dans ADP RUN

• Avant d’intégrer, vous devez désinstaller Fiche de présence électronique ADP, Il s’agit de l’option de suivi des heures travaillées d’ADP RUN. Si vous avez des questions sur la désinstallation, communiquez avec votre représentant de compte ADP RUN pour obtenir de l’aide pour la désinstallation de eTimecard.
• Activer Importer des feuilles de temps dans ADP RUN pour s’assurer qu’ADP accepte les fiches de temps de QuickBooks Time.

Installer l’application d’intégration

Remarque : frais d’ADP RUN pour utiliser l’application d’intégration. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de votre facturation, communiquez avec votre représentant de compte ADP RUN.

Si vous avez QuickBooks Time et ADP RUN

1. Dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires,
2. Trouver ADP RUN et sélectionnez Installer,
3. Suivez les instructions pour connecter vos comptes ADP RUN et QuickBooks Time. Pour référence :
   1. Dans l’intégration d’ADP RUN Préférences fenêtre, sélectionnez Obtenir le code pour générer le code temporaire que vous utiliserez pour compléter l’intégration. Copiez ce code dans votre presse-papiers.
   2. Trouver Connecteur QuickBooks Time pour RUN dans le marché d’applis ADP.
   3. Sélectionner J’achète, puis connectez-vous.
   4. Lorsque vous y serez invité durant le paiement, collez le code que vous avez reçu dans QuickBooks Time. 
   5. Une fois votre inscription terminée, actualisez votre page QuickBooks Time. L’intégration sera active.

Si vous avez ADP RUN, mais pas QuickBooks Time

1. Trouver l’application QuickBooks Time pour RUN dans ADP Marketplace.
2. Sélectionner Commencer un essai gratuit ou choisir le logiciel à acheter,
3. Suivez les étapes de paiement et passez votre commande. 
4. Lorsque vous serez invité à démarrer votre compte QuickBooks Time, sélectionnez Commencer la configuration,
5. Sélectionner Aller à QuickBooks Time, Vos comptes seront automatiquement connectés.
   • La facturation de QuickBooks Time se fera par l’intermédiaire d’ADP. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de votre facturation, communiquez avec votre représentant de compte ADP RUN. 

Autoriser l’envoi des données

Une fois que vous avez acheté l’application d’intégration sur ADP Marketplace, vous recevrez un courriel de consentement aux modifications apportées à votre compte ADP. Le courriel peut prendre jusqu’à 24 heures, mais l’intégration prend en moyenne quelques minutes.

Il est préférable de suivre les étapes dans le courriel, mais si vous ne recevez pas le courriel, voici deux options :

Option 1 : Après avoir effectué une commande de QuickBooks Time dans ADP Marketplace :

1. Sélectionner Aller à Mes applis,
2. Survolez l’application QuickBooks Time, puis sélectionnez roue dentée, et Gérer l’appli,
3. Sélectionner Autoriser, puis continuez sur le Demande de consentement sous

Option 2 : Ouvrir une session à l’aide du gestionnaire de consentements :

1. Utilisez vos justificatifs d’ouverture de session ADP sur Page du gestionnaire de consentements,
2. Sous Consentements en attente, trouvez QB Time et sélectionnez Gérer,
3. Sélectionner Autoriser, puis continuez sur le Demande de consentement sous

Le traitement du consentement peut prendre jusqu’à 24 heures. Après le consentement, vous pouvez poursuivre le processus d’importation.

Modifier les préférences d’intégration

Au besoin, rajustez vos paramètres de QuickBooks Time pour qu’ils correspondent à ce que vous avez dans ADP RUN.

1. Dans QuickBooks Time, en haut à droite, sélectionnez ADP RUN.
2. Sélectionnez Préférences.

Importer les données

Apprenez comment importer des données d’ADP RUN dans QuickBooks Time. Après avoir installé et configuré l’intégration, vous pouvez importer des données de et exporter vers RUN.

Membres de l’équipe (employés)

• Ajoutez des employés dans ADP RUN et importez-les dans QuickBooks Time. La meilleure pratique consiste à apporter tous les changements relatifs aux employés (ajouter, modifier, archiver) dans ADP RUN et l’importation.
  • Si le membre de l’équipe a d’abord été ajouté dans QuickBooks Time, assurez-vous que Prénom, Nom de famille, et courriel correspondent exactement (sensible à la casse) avant l’importation afin qu’ils soient liés correctement.
• Si vous avez des questions sur les frais d’un employé, consultez l’article sur le site d’ADP Marketplace. 
  • Si vous avez besoin que quelqu’un gère l’abonnement à l’appli et QuickBooks Time, et que vous ajoutez un administrateur dans ADP Marketplace, cela peut affecter votre facturation. Ils ne seront pas visibles dans ADP RUN, mais le seraient dans QuickBooks Time. 
• Tous les employés horaires et salariés sont importés.
  • L’exportation des heures des employés salariés est facultative. 
  • Pour activer l’exportation des heures, allez à ADP RUN liste déroulante dans QuickBooks Time, puis Préférences, et vérifier exporter les heures des salariés,
• Une initiale du deuxième prénom dans ADP RUN peut entraîner des problèmes avec l’exportation des heures plus tard. Supprimez les initiales du deuxième prénom.
• L’écran d’importation initial vous permet d’envoyer des invitations en masse.
  • Les membres de l’équipe qui reçoivent des courriels sont sélectionnés automatiquement (mais peuvent être désélectionnés), et vous avez l’option de envoyer les invitations maintenant, ou attendre,

Absences

• Les codes de congé sont automatiquement importés d’ADP RUN dans QuickBooks Time. Avant l’intégration :
  • Dans ADP RUN, assurez-vous que vos codes de congé sont exacts. Allez à Entreprise, puis Revenus et déductions, Apportez des modifications au besoin.
  • Dans QuickBooks Time, vérifiez qu’il n’y a pas de codes de congé supplémentaires ou inutiles. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé, Apportez des modifications au besoin.
  • Attribuez des codes aux membres de l’équipe dans QuickBooks Time après leur importation.
• Nous vous recommandons de faire le suivi des cumuls dans ADP RUN, car les paramètres de cumul et les soldes ne sont pas importés. 
  • Si vous voulez continuer à faire le suivi dans QuickBooks Time ,ajouter les soldes des cumuls dans QuickBooks Time pour correspondre à ADP RUN.
• Les congés non payés ne sont pas exportés vers ADP RUN.

Échéancier de paie

• Les échéanciers de paie d’ADP RUN sont importés automatiquement dans QuickBooks Time. 
  • Les nouveaux échéanciers de paie, ou modifications, prennent entre 1 et 24 heures.
• Les échéanciers de paie d’ADP RUN s’affichent comme filtres de date sur les rapports de paie ou d’approbations dans QuickBooks Time :
  • Exécuter le rapport par :ADP hebdomadaire, Bihebdomadaire ADP, etc.
  • QuickBooks Time affiche uniquement la période de paie courante.
• Si vous n’avez pas configuré de modèle ,configurer un échéancier de paie hebdomadaire dans QuickBooks Time sous Paramètres de l’entreprise.
• Si l’échéancier de paie d’un employé change (s’il passe d’une paie hebdomadaire à une paie à la quinzaine, par exemple), il doit être synchronisé à partir de QuickBooks Time pour s’assurer qu’il est mis à jour dans QuickBooks Time.

Heures supplémentaires

• Pour que les heures supplémentaires soient exportées correctement, assurez-vous que Paramètres des heures supplémentaires dans QuickBooks Time correspondent à ce que vous avez dans ADP RUN.
• ADP RUN fait le suivi des heures normales, des heures supplémentaires et des heures en double.
  • Toute règle de moteur de taux de rémunération doit avoir un multiplicateur de 1,5 ou 2 x pour être compatible avec ADP RUN.

Déconnecter l’intégration

Si vous devez déconnecter l’intégration, déterminez d’abord qui est responsable de la facturation. Rendez-vous sur le site ADP Marketplace pour vérifier de quelle appli d’intégration vous disposez. 

Si vous avez QuickBooks Time pour RUN optimisé par ADP :

1. ADP RUN est responsable de la facturation. Désabonnez-vous de l’application dans vos préférences de facturation.
   1. Remarque : Si vous payez votre compte QuickBooks Time par l’intermédiaire d’ADP RUN et que vous désinstallez l’application, votre compte QuickBooks Time est annulé. Si vous voulez conserver QuickBooks Time, vous devez ouvrir une session dans QuickBooks Time et payer l’abonnement dans QuickBooks Time.
2. Allez à ADP Marketplace et survolez l’application.
3. Sélectionner Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer l’appli,

Si vous avez QuickBooks Time Connector pour RUN optimisé par ADP :

1. QuickBooks Time se charge de la facturation. Dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires,
2. Trouver ADP RUN et sélectionnez Désinstallation,