Intégration de QuickBooks Time et d’ADP RUN

Apprenez comment configurer l’intégration de QuickBooks Time et d’ADP RUN afin de pouvoir importer les feuilles de temps de vos employés pour la paie de QuickBooks Time dans RUN optimisé par ADP.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Mettre en place l’intégration
• Autoriser l’envoi des données
• Modifier les préférences d’intégration
• Importez des données

Avant l’intégration

Notes : 

• Un seul compte QuickBooks Time peut être lié à un compte ADP RUN.
• L’intégration d’ADP RUN est compatible avec les intégrations de QuickBooks Desktop et de QuickBooks en ligne.
• Seuls les administrateurs de compte peuvent lancer l’intégration et acheter l’application sur ADP Marketplace.

Dans QuickBooks

Fermez la session sur tous les logiciels Intuit ou QuickBooks avant d’installer l’application d’intégration pour vous assurer d’avoir une bonne connexion et d’intégrer la bonne entreprise.

Dans ADP RUN

• Avant de procéder à l’intégration, vous devez désinstaller ADP eTimecard. Il s’agit de l’option de suivi des heures travaillées d’ADP RUN. Si vous avez des questions sur la désinstallation, veuillez communiquer avec votre représentant de compte ADP RUN pour obtenir de l’aide.
• Activez Importer des feuilles de temps dans ADP RUN pour vous assurer qu’ADP accepte les fiches de temps de QuickBooks Time.

Installez l’application d’intégration

Note : ADP RUN facture l’utilisation de l’application d’intégration. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant votre facturation, communiquez avec votre représentant de compte ADP RUN. 

Si vous avez QuickBooks Time et ADP RUN

1. Dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires.
2. Trouvez ADP RUN et sélectionnez Installer.
3. Suivez les instructions pour connecter vos comptes ADP RUN et QuickBooks Time. À titre de renseignement : 
   1. Dans la fenêtre Préférences de l’intégration d’ADP RUN, sélectionnez Obtenir le code pour générer le code temporaire que vous utiliserez pour terminer l’intégration. Copiez ce code dans votre presse-papiers.
   2. Trouvez Connecteur QuickBooks Time pour RUN dans ADP Marketplace.
   3. Sélectionnez J’achète, puis connectez-vous. 
   4. Lorsque vous y serez invité durant le paiement, collez le code que vous avez obtenu dans QuickBooks Time. 
   5. Une fois votre inscription terminée, actualisez votre page QuickBooks Time. L’intégration sera active.

Si vous avez ADP RUN, mais pas QuickBooks Time

1. Trouvez l’application QuickBooks Time pour RUN dans ADP Marketplace.
2. Sélectionnez Commencer un essai gratuit ou choisir le logiciel à acheter. 
3. Suivez les étapes de paiement et passez votre commande. 
4. Lorsque vous serez invité à démarrer votre compte QuickBooks Time, sélectionnez Commencer la configuration. 
5. Sélectionnez Aller à QuickBooks Time. Vos comptes seront automatiquement connectés.
   • La facturation de QuickBooks Time se fera par l’intermédiaire d’ADP. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la facturation, communiquez avec votre représentant de compte ADP RUN.  

Autorisation de l’envoi des données

Une fois que vous avez acheté l’application d’intégration sur ADP Marketplace, vous recevrez un courriel de consentement aux modifications apportées à votre compte ADP. Le courriel sera envoyé dans les 24 heures, mais l’intégration prend en moyenne quelques minutes.

Il est préférable de suivre les étapes énoncées dans le courriel. Si vous ne recevez pas le courriel, deux options s’offrent à vous :

Option 1 : Après avoir commandé QuickBooks Time dans ADP Marketplace :

1. Sélectionnes Aller à Mes applis.
2. Survolez l’application QuickBooks Time, puis sélectionnez l’icône de la roue dentée, et Gérer l’appli.
3. Sélectionnez Autoriser, puis continuez sur la page Demande de consentement.

Option 2 : Ouverture de session dans le gestionnaire de consentement :

1. Utilisez vos justificatifs d’ouverture de session ADP sur la Page du gestionnaire de consentements. 
2. Sous Consentements en attente, trouvez QB Time et sélectionnez Gérer.
3. Sélectionnez Autoriser, puis continuez sur la page Demande de consentement.

Le traitement du consentement peut prendre jusqu’à 24 heures. Après le consentement, vous pouvez poursuivre le processus d’importation.

Modifier les préférences d’intégration

Au besoin, modifiez vos paramètres de QuickBooks Time pour qu’ils correspondent à ceux d’ADP RUN.

1. Dans QuickBooks Time, en haut à droite, sélectionnez ADP RUN.
2. Sélectionnez Préférences.

Importer des données

Apprenez comment importer des données d’ADP RUN dans QuickBooks Time. Après avoir installé et configuré l’intégration, vous pouvez importer des données de RUN et y en exporter.

Membres de l’équipe (employés)

• Ajoutez des employés dans ADP RUN et importez-les dans QuickBooks Time. La pratique exemplaire consiste à apporter toutes les modifications relatives aux employés (ajout, modification, archivage) dans ADP RUN puis à procéder à l’importation.
  • Si le membre de l’équipe a d’abord été ajouté dans QuickBooks Time, assurez-vous que son prénom, nom de famille et adresse courriel correspondent exactement (sensible à la casse) avant l’importation afin qu’ils soient liés correctement.
• Si vous avez des questions sur les frais d’un employé, consultez ADP Marketplace. 
  • Si vous avez besoin que quelqu’un gère l’abonnement à l’application et QuickBooks Time, et que vous ajoutez un administrateur dans ADP Marketplace, cela peut avoir une incidence sur votre facturation. Ils ne seront pas visibles dans ADP RUN, mais le seront dans QuickBooks Time. 
• Tous les employés horaires et salariés actifs sont importés.
  • L’exportation des heures travaillées des employés salariés est facultative. 
  • Pour activer l’exportation des heures travaillées, allez à la liste déroulante ADP RUN dans QuickBooks Time, puis sélectionnez Préférenceset cochez Exporter les heures pour les employés salariés.
• Une initiale de deuxième prénom dans ADP RUN peut entraîner des problèmes d’exportation des heures plus tard. Supprimez-les.
• L’écran d’importation initiale vous permet d’envoyer des invitations en masse.
  • Les membres de l’équipe qui ont des adresses courriel sont sélectionnés automatiquement (mais peuvent être désélectionnés), avec la possibilité d’envoyer les invitations maintenantou d’attendre.

Congés 

• Les codes de congés sont automatiquement importés d’ADP RUN dans QuickBooks Time. Avant l’intégration :
  • Dans ADP RUN, assurez-vous de l’exactitude de vos codes de congés. Allez à Entreprise, puis à Revenus et déductions. Apportez les modifications nécessaires.
  • Dans QuickBooks Time, vérifiez qu’il n’y a pas de codes de congés supplémentaires ou inutiles. Allez à Modules complémentaires, puis à Codes de congé. Apportez les modifications nécessaires.
  • Attribuez des codes aux membres de l’équipe dans QuickBooks Time après leur importation.
• Nous vous recommandons d’effectuer le suivi des cumuls dans ADP RUN, car les paramètres et les soldes des cumuls ne sont pas importés. 
  • Si vous voulez continuer à faire le suivi dans QuickBooks Time, ajoutez les soldes des cumuls dans QuickBooks Time pour qu’ils correspondent à ADP RUN.
• Les congés non payés ne sont pas exportés vers ADP RUN.

Échéancier de paie

• Les échéanciers de paie d’ADP RUN sont importés automatiquement dans QuickBooks Time. 
  • Les nouveaux échéanciers de paie, ou les modifications à ceux existant, peuvent prendre de 1 à 24 heures pour être mis à jour dans QuickBooks Time.
• Les échéanciers de paie d’ADP RUN s’affichent sous forme de filtres de date dans les rapports de paie ou d’approbations dans QuickBooks Time :
  • Exécutez le rapport par : ADP Hebdomadaire, ADP Bihebdomadaire, etc.
  • QuickBooks Time affiche uniquement la période de paie en cours.
• Si vous ne l’avez pas fait, configurez un échéancier de paie hebdomadaire dans QuickBooks Time, sous Paramètres de l’entreprise.
• Si l’échéancier de paie d’un employé change (par exemple, s’il passe de la paie hebdomadaire à la paie aux deux semaines), il doit se synchroniser avec QuickBooks Time pour s’assurer qu’il est mis à jour dans QuickBooks Time.

Heures supplémentaires

• Pour que les heures supplémentaires soient exportées correctement, assurez-vous que vos paramètres d’heures supplémentaires dans QuickBooks Time correspondent à ceux que vous avez dans ADP RUN. 
• ADP RUN fait le suivi des heures normales, des heures supplémentaires et des heures à taux double.
  • Toute règle de moteur de taux de rémunération doit avoir un multiplicateur de 1,5x ou 2x pour être compatible avec ADP RUN.

Déconnecter l’intégration

Si vous devez déconnecter l’intégration, déterminez d’abord qui est responsable de la facturation. Allez à ADP Marketplace pour vérifier l’application d’intégration que vous avez. 

Si vous avez QuickBooks Time for RUN optimisé par ADP :

1. ADP RUN est responsable de la facturation. Désabonnez-vous de l’application dans vos préférences de facturation.
   1. Note : Si vous payez votre compte QuickBooks Time par l’intermédiaire d’ADP RUN et que vous désinstallez l’application, cela annule votre compte QuickBooks Time. Si vous voulez conserver QuickBooks Time, vous devez vous connecter à QuickBooks Time et y payer l’abonnement. 
2. Allez à ADP Marketplaceet survolez l’application.
3. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis sélectionnez Gérer l’appli. 

Si vous avez QuickBooks Time Connector pour RUN optimisé par ADP :

1. QuickBooks Time est responsable de la facturation. Dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires.
2. Repérez ADP RUNet sélectionnez Désinstaller.