Configurer QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer QuickBooks Time avec votre compte QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie.

Avec QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, les membres de votre équipe peuvent faire le suivi des heures travaillées avec QuickBooks Time. Ensuite, ce temps est versé dans la paie, la facturation, et plus encore.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Lancer votre compte QuickBooks Time
• Configurer la période de paie
• Configurer les paramètres d’heures supplémentaires
• Vérifier l’élément de paie et le mappage des heures
• Ajoutez votre équipe et les options de suivi des heures travaillées
• Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi des heures

Étape 1 : Lancer votre compte QuickBooks Time

Remarque : QuickBooks en ligne Paie Premium et Elite comprend QuickBooks Time.

Si vous n’avez pas encore QuickBooks Time :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Paramètres , puis sélectionnez Abonnements et facturation,
2. Allez à QuickBooks Time et sélectionnez En savoir plus,
3. Choisissez si vous utilisez QuickBooks Time Premium ou Elite, ajoutez-le à votre abonnement maintenant ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Ensuite, vous pouvez commencer la configuration :

1. Allez à Heure, sélectionnez le Aperçu puis sélectionnez Aller au QuickBooks Time classique,

Les renseignements de QuickBooks en ligne sont automatiquement transférés vers votre compte QuickBooks Time. Il n’y a que quelques renseignements que vous devez configurer manuellement.

Étape 2 : Configurer la période de paie

Remarque : Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, configurez-y les paramètres de votre période de paie. Sinon, continuez.

Dans les étapes suivantes, assurez-vous que les paramètres que vous saisissez dans QuickBooks Time correspondent à ceux de QuickBooks en ligne. 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Company Settings (Paramètres de l’entreprise).
2. Sélectionnez Payroll & Overtime (Paie et heures supplémentaires), puis Pay Schedule (Échéancier de paie).
3. Sélectionnez votre début de la semaine et échéancier de paie,
4. Sélectionnez une date de clôture récente pour la paie, puis Enregistrer,

Étape 3 : Configurer des paramètres d’heures supplémentaires

1. Dans QuickBooks Time, allez à Company Settings (Paramètres de l’entreprise).
2. Sélectionner Paie et heures supplémentaires, puis Heures supplémentaires,
3. Faites vos sélections, puis sélectionnez Enregistrer
   1. Pour consulter des politiques d’heures supplémentaires plus détaillées, sélectionnez Utiliser l’Outil de taux de rémunération à personnaliser le calcul des heures supplémentaires,

Remarque : Si vous avez d’autres besoins en matière de personnalisation, vous pouvez les configurer dans Paramètres de l'entreprise plus tard.

Étape 4 : Vérifier l’élément de paie et le mappage des heures

Remarque : Ceci n’est disponible que si vous avez un abonnement à la paie actif.

Les éléments de paie de QuickBooks sont mis en correspondance avec le type d’heure correspondant dans QuickBooks Time. Par exemple, le type de paie « paie normale » correspond au type de temps « normal ».

Revérifiez le mappage et apportez les rajustements nécessaires afin que les heures transférées à la paie soient liées aux taux de rémunération appropriés.

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks Paie, puis sélectionnez Préférences,
2. Sous Autres options, sélectionnez Outil de mappage des éléments de paie.,
3. Le Mapper les employés sous l’onglet, sélectionnez le nom d’un employé.
4. Pour chaque type d’heures, sélectionnez un type de paie dans QuickBooks. Vos sélections sont enregistrées automatiquement.

Remarque : Des options de mappage plus détaillées peuvent être effectuées par mappage des éléments de paie avec des articles de service ou des types de classe,

Étape 5 : Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées

Ajouter des membres à l’équipe pour faire le suivi des heures

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés ou sous-traitants à QuickBooks en ligne, ils sont automatiquement ajoutés à QuickBooks Time dans Mon équipe,

1. Allez à Heure, puis sélectionnez Équipe Time,
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Ajouter des membres à l’équipe, puis Ajouter un employé,
   1. Remplissez les champs obligatoires, puis Continuer,

Ajouter d’autres options de suivi dans QuickBooks Time

Vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne afin que votre équipe puisse faire le suivi des pauses, et vous pouvez ajouter des congés à des feuilles de temps lorsque vous en aurez besoin.

Remarque : les options qui importent à partir de QuickBooks en ligne ou de QuickBooks en ligne Paie (employés et fournisseurs, clients, éléments de paie, articles de service, articles facturables, classe et lieu) doivent être gérées.

Si vous voulez que les membres de votre équipe fassent le suivi des heures travaillées par rapport à des articles de service, à des articles facturables ou à des classes :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks Menu, puis sélectionnez Préférences,
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard,Remarque : Les clients peuvent être ajoutés ou modifiés dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks Time et le changement sera appliqué aux deux endroits.
   • Articles de services : la sélection d’un service est requise sur les feuilles de temps.Vous pouvez attribuer des articles de service plus tard,
   • Facturable oui/non : marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Exiger un choix oui/non facturable : le choix facturable est requis avant le pointage de départ.
   • Classe : une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
3. Vos sélections sont enregistrées automatiquement. Selon les options que vous sélectionnez, ces éléments seront importés automatiquement de QuickBooks en ligne vers QuickBooks Time.

Étape 6 : Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi des heures travaillées

1. Allez à Heure, puis Équipe Time,
2. Sélectionner Inviter des membres de l’équipe,
3. Sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez inviter, puis choisissez de les inviter par texto ou par courriel. 
4. Sélectionner Inviter (#) membres de l’équipe ou Envoyer des invitations,

Assurez-vous que votre employé voit l’invitation

Une fois que vous avez invité vos employés à utiliser QuickBooks Time, ils doivent procéder comme suit :

1. Soyez à l’affût d’un texto avec l’invitation.
2. Acceptez l’invitation.
3. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe (s’ils ne l’ont pas déjà fait).
4. Télécharger QuickBooks Main-d’œuvre,

Lorsque les membres de votre équipe ont suivi ces étapes, ils peuvent suivre les heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvre, ou le tableau de bord Web,Vous pouvez également suivre et gérer les heures travaillées des membres de votre équipe dans QuickBooks en ligne, ou utiliser le poste de pointage,