QuickBooks HelpAideQuickBooksIntuit

Configurer et créer des projets dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne9Mis à jour il y a 7 heures

Apprenez comment configurer et gérer des projets dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.

Utilisez vos projets QuickBooks en ligne pour faire le suivi de la rentabilité de vos projets. Vous pouvez ajouter les revenus et les dépenses (y compris en main-d’œuvre) du projet, ajouter d’anciennes opérations à de nouveaux projets, et produire des rapports sur des projets précis à partir d’un seul tableau de bord.

La fonction Projets est offerte uniquement dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.

Étape 1 : Activer la fonction Projets

Par défaut, la fonction Projets est déjà activée dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé. Si vous utilisez QuickBooks en ligne Comptable, vous devrez l’activer vous-même.

Note : La fonction Projets dans QuickBooks en ligne Comptable est un paramètre permanent qui ne peut pas être désactivé.

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙. Sélectionnez ensuite Paramètres de l’entreprise.
  2. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
  3. Repérez la section Projets, puis sélectionnez Modifier ✎ pour la développer.
  4. Activez l’option Utiliser le suivi financier par projet.
  5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Vous devez être un administrateur principal pour désactiver la fonction Projets :

  • Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  • Sélectionnez l’onglet Options avancées.
  • Repérez la section Projets, puis sélectionnez Modifier ✎ pour la développer.
  • Sélectionnez la touche à bascule verte pour désactiver l’option Organiser toutes les activités liées à l’emploi au même endroit.
  • Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Étape 2 : Créer un nouveau projet

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez Projets (Accéder).
  2. Sélectionnez Commencer un projet si c’est la première fois que vous en créez un. Ou sélectionnez Nouveau projet si vous en avez déjà créé un.
  3. Dans le champ Nom du projet, saisissez le nom du projet.
  4. Sélectionnez le client pour ce projet dans la liste déroulante Client ▼.
  5. Ajoutez des notes ou des détails concernant le projet dans le champ Notes.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous verrez votre liste de projets s’allonger au fil de la croissance de votre entreprise. Après la création d’un projet, vous pourrez y ajouter des opérations nouvelles ou existantes.

Étape 3 : Ajouter de nouvelles opérations à un projet

Vous pouvez ajouter de nouvelles opérations, notamment des factures, des dépenses ou des devis, directement à votre projet. Le fait d’ajouter des opérations au projet ne changera pas la façon dont elles sont catégorisées et n’aura aucune incidence sur vos comptes. Vous ne faites qu’indiquer qu’elles font partie du projet afin de pouvoir faire le suivi des revenus et des dépenses propres à ce dernier.

Vous pouvez ajouter de nouvelles opérations de deux façons. Vous pouvez créer l’opération dans QuickBooks comme vous le feriez normalement. Il suffit de saisir le nom du projet dans la liste déroulante Client/Projet. Sinon, voici comment créer une nouvelle opération à l’intérieur d’un projet :

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez Projets (Accéder).
  2. Sélectionnez votre projet.
  3. Sélectionnez Ajouter au projet pour créer une nouvelle opération.
  4. Sélectionnez Facture, Recevoir un paiement, Dépense, Devis, Bon de commande, Heure ou Facture à payer.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Conseil : Travaillez-vous à partir d’un devis de projet existant? Ajoutez-le au projet avant de le convertir en facture pour le client. Vous pouvez également utiliser la facturation proportionnelle pour créer plusieurs factures à partir d’un seul devis. Ainsi, au lieu de demander le paiement au complet dès le début, vous pouvez facturer des paiements partiels tout au long du projet.

Étape 4 : Ajouter des dépenses existantes à un projet

Si vous avez déjà ajouté des opérations de dépense, facturables ou non, dans QuickBooks, comme des factures à payer, des chèques, des dépenses ou des bons de commande, voici comment les ajouter à votre projet :

  1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Opérations, puis Dépenses (Accéder).
  2. Dans l’onglet Dépenses repérez et ouvrez l’opération que vous voulez ajouter à votre projet.
  3. Dans la colonne Client/Projet, affichez la liste déroulante ▼. Sélectionnez ensuite le projet. Procédez ainsi pour chaque élément de dépense à ajouter à votre projet. Ce processus diffère de l’ajout d’un bénéficiaire à une dépense. Note : Si vous ne voyez pas la colonne Client/Projet, activez l’option Faire le suivi des dépenses et des articles par client dans la section Dépenses de votre compte QuickBooks.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Ajouter des feuilles de temps existantes à un projet

Si les feuilles de temps ne sont pas facturables, mais que vous voulez tout de même les ajouter à un projet pour en évaluer la rentabilité, vous pouvez les ajouter à partir du menu Heures travaillées ou dans la Feuille de temps hebdomadaire, selon votre type de compte.

Si vous voyez le menu Heures travaillées :

  1. Allez à Se faire payer et payer et sélectionnez Suivi des heures (Accéder), puis Saisie des heures travaillées.
  2. Sélectionnez l’employé pour lequel vous ajoutez des feuilles de temps au projet.
  3. Repérez la feuille de temps à ajouter, puis sélectionnez Modifier.
  4. Dans la liste déroulante Client/Projet ▼, sélectionnez le projet.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous ne voyez pas le menu Heures travaillées :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Feuille de temps hebdomadaire.
  3. Dans la liste déroulante ▼, sélectionnez l’employé ou le fournisseur pour lequel vous ajoutez des feuilles de temps au projet.
  4. Sélectionnez la période dans la liste déroulante ▼ et choisissez la semaine appropriée pour les feuilles de temps à ajouter au projet.
  5. Repérez les feuilles de temps à ajouter. Sélectionnez ensuite le projet dans la liste déroulante ▼ Client/Projet.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Conseil : Si vous avez des feuilles de temps marquées comme facturables, vous pourrez créer une facture à partir de celles-ci.

Étape 6 : Ajouter des factures existantes à un projet

Il est simple de créer de nouvelles factures et de les ajouter à un projet (voir l’étape 3), mais l’ajout de factures existantes à votre projet – surtout celles qui sont liées à un paiement – nécessite quelques précautions avant la modification. Voici comment ajouter des factures existantes à votre projet.

Étape 7 : Faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre

Il existe deux options pour faire le suivi des coûts de main-d’œuvre de votre projet. Après avoir exécuté la paie, vous pourrez voir les coûts de main-d’œuvre parmi vos dépenses de paie réelles. Sinon, vous pourrez saisir le taux horaire de chaque employé, et QuickBooks multipliera cette valeur par le nombre d’heures travaillées pour calculer les coûts de main-d’œuvre.

Découvrez comment configurer, suivre et afficher vos coûts horaires de main-d’œuvre.

Étape 8 : Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes

Vous savez maintenant comment faire le suivi du coût d’un projet et des bénéfices connexes. Voici comment vérifier l’exactitude des données qui s’affichent :

  • Dans l’onglet Aperçu, utilisez les colonnes des revenus et des coûts à titre de guides. Assurez-vous que le total de l’une ou l’autre de ces colonnes augmente lorsque vous ajoutez des factures, des dépenses ou des feuilles de temps hebdomadaires. Si vous utilisez la méthode des charges salariales pour établir les coûts des projets, les feuilles de temps ne feront pas augmenter vos coûts dans la colonne Aperçu tant que vous n’aurez pas exécuté la paie.
  • L’onglet Activité chronométrée répartit les travaux effectués par votre équipe par date. Il donne aussi le coût total de chaque employé et des services que vous offrez. Vous pouvez donc faire le suivi des coûts des différentes parties de votre projet.
  • L’onglet Opérations regroupe toutes les opérations associées à un projet. Vous pouvez effectuer des tâches directement sur cet écran, par exemple convertir un devis en facture.
  • Passez en revue vos rapports de coût des heures par employé ou fournisseur chaque mois. Assurez-vous d’avoir consigné correctement toutes les heures travaillées sur un projet. S’il manque des heures ou s’il y en a trop, le total de vos bénéfices risque d’être erroné.

Cela vous a-t-il été utile ?

Vous devez vous connecter pour voter, répondre ou publier.
QuickBooks en ligne AvancéQuickBooks en ligne Comptable Aucune versionQuickBooks en ligne Plus

Connectez-vous pour la meilleure expérience

Posez des questions, obtenez des réponses et rejoignez notre vaste communauté d'utilisateurs de QuickBooks.

Sur le même sujet