Cet article sert de guide pour ajouter et modifier des utilisateurs et des restrictions, ainsi que pour résoudre des problèmes dans Quickbooks Desktop Pro et Premier.
Configurer des utilisateurs et des rôles
Utilisateurs de QuickBooks Desktop Enterprise : QuickBooks Desktop Enterprise est la seule version qui peut créer une lecture seule utilisateur. Si vous changez l’accès pour le rôle d’un utilisateur, le changement s’appliquera à tous les autres utilisateurs qui ont le même rôle. Si vous voulez changer l’accès pour un seul utilisateur, doublez le rôle, assignez le rôle en double à cet utilisateur, puis modifiez les permissions pour le rôle en double. Si vous voulez modifier un utilisateur existant, sélectionnez Modifier l’utilisateur. Pour afficher le sommaire de la restriction qui a été configurée pour le profil de l’utilisateur, mettez l’utilisateur en surbrillance, puis sélectionnez Afficher l’utilisateur. Dans QuickBooks Desktop Enterprise 19.0, vous pouvez maintenant restreindre l’accès à certaines zones utilisées par certains utilisateurs dans QuickBooks. En savoir plus sur créer et modifier des rôles dans QuickBooks Enterprise. |
- Aller à Entreprise, sélectionnez Configurer les utilisateurs et le mot de passe et ensuite Configurer les utilisateurs.
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Remplissez le Nom d’utilisateur, Mot de passe, et Confirmer le mot de passe champs, puis sélectionnez Suivant.
- Le Accès pour l’utilisateur : (nom d’utilisateur), choisissez la zone de QuickBooks à laquelle l’utilisateur a accès, puis sélectionnez Suivant.
- Si vous choisissez Certaines zones de QuickBooks, vous pouvez personnaliser les restrictions pour différentes sections du fichier d’entreprise pour le nouvel utilisateur en sélectionnant Aucun accès, Accès complet ou Accès restreint.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Finir.
Masquer les soldes des comptes pour les utilisateurs non autorisés
La page d’accueil affiche les soldes des comptes clients, des comptes fournisseurs, des comptes bancaires et des comptes de carte de crédit. Pour empêcher que les utilisateurs voient les soldes des comptes, leurs droits d’accès doivent être restreints.
- À partir du Entreprise, sélectionnez Configurer les utilisateurs et le mot de passe et ensuite Configurer les utilisateurs.
- Mettez l’utilisateur en surbrillance, puis sélectionnez Modifier l’utilisateur.
- Choisir Certaines sections de QuickBooks option, puis continuez à sélectionner Suivant jusqu’à ce que vous soyez sur le Activités comptables sensibles page.
- Sélectionnez Aucun accès.
- Cliquez sur Suivant jusqu’à ce vous arriviez à la fin, puis cliquez sur Terminer.
Corriger les résultats inattendus
Erreur : « Ce nom d’utilisateur existe déjà » lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur QuickBooks
Solution 1 : Mettez à jour QuickBooks vers la version la plus récente
Solution 2 : Créer ou restaurer un fichier d’entreprise portable QuickBooks
Solution 3 : Corrigez les données endommagées dans votre fichier d’entreprise
Un utilisateur qui dispose d’un accès complet ne peut pas ouvrir la fonction Configuration de la paie
Même s’il dispose d’un accès complet et qu’il est en mode mono-utilisateur, un utilisateur secondaire qui n’est pas l’administrateur ou un comptable de l’extérieur ne peut pas ouvrir la fonction Configuration de la paie. S’il essaie d’ouvrir la configuration de la paie, il recevra le message d’erreur suivant :
Seuls l’administrateur de QuickBooks ou un comptable de l’extérieur peuvent accomplir cette tâche. Pour ce faire, vous devez rouvrir le fichier d’entreprise et ouvrir une session en tant qu’administrateur ou comptable externe..
La restriction pour la configuration complète de la paie est conforme. Seuls l’administrateur de QuickBooks ou un comptable de l’extérieur peuvent accomplir cette tâche. Si l’utilisateur secondaire a un accès complet, il peut encore accéder aux sections de configuration de la paie permettant de modifier le mode de paiement et de modifier la méthode de production à partir du centre de paie.
Les utilisateurs sans permissions relatives à la paie peuvent voir les renseignements dans les rapports et dans le calendrier.
Pour régler ce problème, vous devez enlever l’accès aux rapports confidentiels.
- Ouvrez une session en tant qu’administrateur de QuickBooks.
- Aller à Entreprise menu, puis sélectionnez Configurer les utilisateurs et les mots de passe et ensuite Configurer les utilisateurs.
- Mettez l’utilisateur en surbrillance, puis sélectionnez Modifier l’utilisateur.
- Suivez les directives de l’assistant de modification du mot de passe et de l’accès de l’utilisateur pour enlever l’accès aux rapports confidentiels.
Note : Si l’utilisateur a accès à des rapports comptables sensibles comme le bilan ou l’état des résultats, il verra toujours les noms et les montants sur les chèques de paie.