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Mémoriser des rapports dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligneMis à jour le 19 août, 2021

Voici tout ce que vous devez savoir sur les rapports mémorisés de QuickBooks en ligne.

Comment mémoriser un rapport

La mémorisation d’un rapport vous permet de l’enregistrer avec ses paramètres de personnalisation actuels.

  1. Cherchez et affichez le rapport que vous voulez mémoriser.
  2. Sélectionnez Personnaliser.
  3. Une fois le rapport personnalisé, sélectionnez Exécuter le rapport, puis Enregistrer la personnalisation.
  4. Dans le champ Nom du rapport personnalisé, inscrivez un nom descriptif pour le rapport.
  5. Si vous voulez ajouter ce rapport à un groupe, sélectionnez Ajouter ce rapport à un groupe, puis choisissez un groupe existant ou créez un nouveau groupe. (Note : Regrouper les rapports vous permet de les organiser dans votre liste de rapports mémorisés. Vous pouvez par la suite créer des courriels programmés qui envoient tous les rapports du groupe aux destinataires indiqués. Cette fonction n’est offerte que dans QuickBooks en ligne Standard et Plus.)
  6. Si vous voulez partager le rapport avec d’autres utilisateurs, sélectionnez Partager avec, puis choisissez Tous ou Aucun. Le partage du rapport l’ajoutera à tous les utilisateurs Mes rapports personnalisés. Toutefois, les utilisateurs que vous invitez plus tard dans l’entreprise n’auront pas automatiquement accès au rapport, mais seulement aux utilisateurs existants.
  7. Après avoir défini les options voulues, cliquez sur Enregistrer.
Note : Si vous modifiez la personnalisation d’un rapport personnalisé, vous devrez l’enregistrer de nouveau pour conserver les modifications.

Comment trouver, exécuter, exporter vers Excel, modifier et supprimer un rapport mémorisé

Une fois qu’un rapport ou qu’un groupe de rapports est mémorisé, vous pouvez :

  • le trouver
  • l’exécuter
  • Exportation vers Excel
  • le modifier ou le supprimer de la section Mes rapports personnalisés

Pour trouver le rapport ou le groupe de rapports :

  1. Allez à Rapports, puis sélectionnez Rapports personnalisés.
  2. Vous verrez une liste de tous les rapports ou groupes de rapports mémorisés.

Pour exécuter, exporter vers Excel (ou au format PDF), modifier ou supprimer un rapport ou un groupe de rapports :

  1. Allez à Rapports, puis sélectionnez Rapports personnalisés.
  2. Cherchez le rapport ou le groupe de rapports mémorisés voulus.
  3. Sélectionnez l’action. dans le menu déroulant de la colonne ▼, puis choisissez Modifier, Exporter au format PDF, Exporter au format Excel, ou Supprimer.

Comment configurer un échéancier et un courriel pour un rapport ou un groupe de rapports mémorisés

Si vous voulez envoyer plus d’un rapport à la fois par courriel aux mêmes personnes, vous pouvez ajouter les rapports à un groupe. Une fois les rapports ajoutés au même groupe, vous pouvez les envoyer par courriel de façon périodique.

Note : Cette fonction n’existe pas dans QuickBooks en ligne Démarrage.
  1. Allez à Rapports, puis sélectionnez Rapports personnalisés.
  2. Trouvez le groupe de rapports que vous voulez programmer, puis sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
  3. Activez l’option Configurer l’échéancier des courriels. (Remarque : Si le rapport est membre d’un groupe, le rapport suivra l’échéancier établi pour le groupe. Si vous ne voulez pas que l’un des rapports du groupe soit envoyé avec les autres, vous devez le retirer du groupe.)
  4. Réglez la fréquence d’envoi. (Conseil : Pour configurer un échéancier trimestriel, choisissez Mensuel et Tous les 3 mois pour l’intervalle. Pour Mensuel et Deux fois par mois, vous ne pouvez pas choisir le 29e, 30e, ou 31 jour du mois parce que ces jours ne sont pas tous les mois. Toutefois, vous pouvez choisir le dernier jour du mois.)
  5. Entrez les renseignements suivants pour le courriel d’envoi du rapport ou du groupe de rapports :
    • De : Il s’agit de l’adresse indiquée dans votre nom d’utilisateur. S’il est incorrect, vous pouvez le changer en sélectionnant le Erreur?.
    • À : entrez l’adresse courriel du destinataire (nom@domaine.com). S’il y a plus d’un destinataire, séparez-les avec des virgules. N’incluez pas d’espaces.Sélectionnez Formater? pour voir un exemple.
    • Cc : (facultatif) entrez les adresses des destinataires qui recevront une copie, s’il y a lieu.
    • Objet : il contient le nom du rapport par défaut. Vous pouvez le changer.
    • Note : (facultatif) le rapport ou le groupe de rapports suit la note et se trouve en pièce jointe.
  6. Si vous voulez envoyer le rapport ou le groupe de rapports sous forme de fichier Excel, cochez la case Joindre le ou les rapports sous forme de fichier Excel. Dans le cas contraire, le ou les rapports seront envoyés au format HTML.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Comment ajouter un rapport mémorisé à un groupe

Voici comment ajouter un rapport mémorisé à un groupe :

Remarque : Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks en ligne Démarrage.

Comment retirer un rapport mémorisé d’un groupe

Voici comment retirer un rapport mémorisé d’un groupe :

Remarque : Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks en ligne Démarrage.

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