Voici tout ce que vous devez savoir sur les rapports mémorisés de QuickBooks en ligne.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Mémoriser un rapport
- Trouver, exécuter, exporter vers Excel, modifier et supprimer un rapport mémorisé
- Configurer un échéancier et un courriel pour un rapport ou un groupe de rapports mémorisés
- Ajouter un rapport mémorisé à un groupe
- Retirer un rapport mémorisé d’un groupe
Mémoriser un rapport
La mémorisation d’un rapport vous permet de l’enregistrer avec ses paramètres de personnalisation actuels.
- Cherchez et affichez le rapport que vous voulez mémoriser.
- Sélectionnez Personnaliser.
- Une fois que vous avez personnalisé le rapport selon vos besoins, sélectionnez Exécuter le rapport, puis Enregistrer les personnalisations.
- Dans le champ Nom du rapport personnalisé, inscrivez un nom descriptif pour le rapport.
- Si vous voulez ajouter ce rapport à un groupe, sélectionnez Ajouter ce rapport à un groupe, puis choisissez un groupe existant ou créez un nouveau groupe. (Note : Regrouper les rapports vous permet de les organiser dans votre liste de rapports mémorisés. Vous pouvez par la suite créer des courriels programmés qui envoient tous les rapports du groupe aux destinataires indiqués. Cette fonction n’est offerte que dans QuickBooks en ligne Standard et Plus.)
- Si vous voulez partager le rapport avec d’autres utilisateurs, sélectionnez Partager avec, puis sélectionnez soit Tous ou Aucune, Si vous partagez le rapport, il sera ajouté dans la liste Mes rapports personnalisés de tous les utilisateurs. Toutefois, les utilisateurs que vous invitez plus tard ne recevront pas automatiquement l’accès au rapport; seuls les utilisateurs existants le recevront.
- Après avoir défini les options voulues, cliquez sur Enregistrer.
| Note : Si vous modifiez la personnalisation d’un rapport personnalisé, vous devrez l’enregistrer de nouveau pour conserver les modifications. |
Trouver, exécuter, exporter vers Excel, modifier et supprimer un rapport mémorisé
Une fois qu’un rapport ou qu’un groupe de rapports est mémorisé, vous pouvez :
- le trouver
- l’exécuter
- Exportation vers Excel
- le modifier ou le supprimer de la section Mes rapports personnalisés
Repérer le rapport ou le groupe de rapports
- Allez à Rapports (Accéder), puis sélectionnez Rapports personnalisés,
- Vous verrez une liste de tous les rapports ou groupes de rapports mémorisés.
Exécuter, exporter vers Excel (ou au format PDF), modifier ou supprimer un rapport ou un groupe de rapports
- Allez à Rapports (Accéder), puis sélectionnez Rapports personnalisés,
- Cherchez le rapport ou le groupe de rapports mémorisés voulus.
- Sélectionnez le menu déroulant de la colonne Action ▼, puis choisissez l’une ou l’autre des options .Modifier, Exporter au format PDF, Exporter au format Excel, ou Supprimer,
Configurer un échéancier et un courriel pour un rapport ou un groupe de rapports mémorisés
Si vous voulez envoyer plus d’un rapport à la fois par courriel aux mêmes personnes, vous pouvez ajouter les rapports à un groupe. Une fois les rapports ajoutés au même groupe, vous pouvez les envoyer par courriel de façon périodique.
| Note : Cette fonction n’existe pas dans QuickBooks en ligne Démarrage. |
- Allez à Rapports (Accéder), puis sélectionnez Rapports personnalisés,
- Trouvez le groupe de rapports pour lequel vous voulez configurer l’échéancier, puis sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
- Activez l’option Configurer l’échéancier des courriels.(Remarque : si le rapport fait partie d’un groupe, il sera soumis à l’échéancier configuré pour le groupe. Si vous ne voulez pas que l’un des rapports du groupe soit envoyé avec les autres, vous devez le retirer du groupe.)
- Réglez la fréquence d’envoi. (Conseil : Pour configurer un échéancier trimestriel, choisissez Mensuel et Tous les 3 mois pour l’intervalle. Pour Mensuelle et Deux fois par mois, vous ne pouvez pas choisir le 29e, 30e, ou 31e du mois parce que ces jours n’existent pas pour chaque mois. Toutefois, vous pouvez choisir le dernier jour du mois.)
- Entrez les renseignements suivants pour le courriel d’envoi du rapport ou du groupe de rapports :
- De : Il s’agit de l’adresse provenant de votre nom d’utilisateur. S’il est inexact, vous pouvez le modifier en sélectionnant le Incorrect?.
- À : entrez l’adresse courriel du destinataire (nom@domaine.com). S’il y a plus d’un destinataire, séparez-les avec des virgules. Ne mettez pas d’espaces.Sélectionnez Format? pour voir un exemple.
- Cc : (facultatif) entrez les adresses des destinataires qui recevront une copie, s’il y a lieu.
- Objet : il contient le nom du rapport par défaut. Vous pouvez le changer.
- Note : (facultatif) le rapport ou le groupe de rapports suit la note et se trouve en pièce jointe.
- Si vous désirez envoyer le rapport ou le groupe de rapports dans un fichier Excel, cochez la case adjacente à Joindre le rapport dans un fichier Excel. Dans le cas contraire, le ou les rapports seront envoyés au format HTML.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Ajouter un rapport mémorisé à un groupe
Voici comment ajouter un rapport mémorisé à un groupe :
| Remarque : Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks en ligne Démarrage. |
retirer un rapport mémorisé d’un groupe
Voici comment retirer un rapport mémorisé d’un groupe :
| Remarque : Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks en ligne Démarrage. |