Héberger les données de votre entreprise en mode multi-utilisateur dans QuickBooks Desktop

Cet article fournit des renseignements détaillés sur l’hébergement QuickBooks Desktop et le mode multi-utilisateur.

Pour savoir comment configurer ou dépanner un réseau multi-utilisateur :

• Configuration d’un réseau ou d’un environnement multi-utilisateur
• Erreur H101, H202, H303 ou H505 lors de l’ouverture de votre fichier d’entreprise pour résoudre les problèmes liés à plusieurs utilisateurs

Hébergement défini

Le terme hébergement est utilisé pour décrire la situation où l’ordinateur qui stocke un fichier d’entreprise (l’hôte) permet à d’autres ordinateurs d’accéder au fichier.

QuickBooks utilise un service pour gérer l’accès aux fichiers d’entreprise :

• QuickBooks 2020 utilise QuickBooksDB30
• QuickBooks 2019 utilise QuickBooksDB29
• QuickBooks 2018 utilise QuickBooksDB28

Dans le Panneau de configuration de Windows, vous pouvez trouver ce service dans Comptes d’utilisateurs sous Utilisateurs pour cet ordinateur. Recherchez le service qui correspond à votre version de QuickBooks Desktop.

Les diagrammes suivants illustrent les modes d’hébergement de QuickBooks Desktop.

Comment accéder aux fichiers d’entreprise

QuickBooks Desktop exige que trois conditions soient remplies avant d’autoriser l’accès aux fichiers d’entreprise :

• Autorisations de fichier Windows : L’utilisateur connecté doit avoir les autorisations définies comme suit :Contrôle total, ce qui inclut l’autorisation de consulter, d’ouvrir et de modifier le fichier.
• Mode serveur de base de données : Le serveur de base de données peut ouvrir le fichier d’entreprise avec succès.
• Ouverture de session QuickBooks : Chaque utilisateur doit avoir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour QuickBooks.

Une fois que ces exigences sont satisfaites, vous pouvez accéder au fichier d’entreprise.

Modes d’hébergement

Le mode d’hébergement est défini pour chaque version de QuickBooks Desktop et pour chaque ordinateur. Il n’est pas défini pour le fichier d’entreprise ou l’installation de QuickBooks Desktop. Lorsque plusieurs versions de QuickBooks Desktop 2018 ou versions ultérieures sont utilisées simultanément, les paramètres du mode d’hébergement pour chaque version sont indépendants.

Il existe trois modes d’hébergement :Pas d’hébergement (également appelé Hébergement désactivé) ,Hébergement de fichiers locaux seulement, et Hébergement de fichiers locaux et distants.

Mode non hébergé

• Le gestionnaire de bases de données QuickBooks s’exécute normalement pour un utilisateur Windows qui exécute QuickBooks Desktop.
• Le mode Non hébergé ne prend pas en charge le mode multi-utilisateur. Le mode d’hébergement non utilise la mémoire partagée pour communiquer avec QuickBooks Desktop. Dans ce mode, seul l’utilisateur de QuickBooks Desktop qui exécute QuickBooks Desktop sur l’ordinateur local peut utiliser un serveur de base de données pour accéder à un fichier.

Mode d’hébergement Fichiers locaux seulement

• Le gestionnaire de serveur de bases de données QuickBooks s’exécute en tant que service Windows appelé QuickBooksDBXX (où XX est un nombre de 25 à 28 déterminé par la version de QuickBooks Desktop) et en tant qu’utilisateur Windows QBDataServiceUserXX (où XX est le même nombre à 2 chiffres de 25 à 28 que le service Windows utilise).
• Tant que l’ordinateur est allumé, le service QuickBooksDBXX est toujours en cours d’exécution.
• Le mode multi-utilisateur est pris en charge et utilise le protocole TCP/IP pour communiquer avec QuickBooks Desktop. Les utilisateurs de QuickBooks Desktop sur des ordinateurs distants peuvent accéder aux fichiers d’entreprise à l’aide d’un serveur de base de données fonctionnant en mode d’hébergement de fichiers locaux seulement.
• Un ordinateur en mode d’hébergement de fichiers locaux seulement peut héberger uniquement les fichiers qui se trouvent sur cet ordinateur.

Mode d’hébergement de fichiers locaux et distants

• Le gestionnaire de bases de données QuickBooks s’exécute normalement pour l’utilisateur Windows actuellement connecté. Ce processus commence lorsqu’un utilisateur se connecte à Windows et s’arrête lorsqu’il ferme sa session.
• Un ordinateur en mode d’hébergement de fichiers locaux et distants peut prendre en charge le mode multi-utilisateur en utilisant le protocole TCP/IP pour communiquer avec QuickBooks Desktop. Les utilisateurs de QuickBooks Desktop sur des ordinateurs distants peuvent accéder aux fichiers d’entreprise sur cet ordinateur à l’aide d’un serveur de base de données.
• Un ordinateur local dans ce mode peut héberger des fichiers stockés sur celui-ci, ainsi que des fichiers qui se trouvent sur des ordinateurs distants et qui sont ouverts sur l’ordinateur local.

Comment QuickBooks Desktop détermine avec quel serveur de base de données communiquer

1. QuickBooks Desktop recherche le fichier .nd. Le fichier .nd est un petit fichier texte portant le même nom que le fichier d’entreprise, mais avec une extension .nd. Ce fichier se trouve dans le même répertoire que le fichier d’entreprise, qui porte l’extension .qbw. Le répertoire contient également les renseignements nécessaires pour communiquer avec le serveur, comme l’adresse IP et le port.
2. QuickBooks Desktop détermine si le fichier .qbw est déjà utilisé.
3. Si QuickBooks Desktop trouve le fichier .nd et détecte que le fichier d’entreprise est en cours d’utilisation, QuickBooks Desktop essaie de communiquer avec le serveur :
   • S’il y a lieu, QuickBooks Desktop ouvre le fichier d’entreprise.
   • Si elle échoue, un message d’erreur s’affiche et décrit les étapes à suivre pour résoudre le problème. Voir Erreur H101, H202, H303 ou H505 lors de l’ouverture de votre fichier d’entreprise.