Configurer et utiliser la fonction multidevise dans QuickBooks en ligne

Apprenez à utiliser la fonction multidevise dans QuickBooks en ligne Standard, Plus et Avancé pour faire des affaires en devises étrangères.

Faire affaire avec des clients à l’étranger est avantageux pour votre entreprise. Mais gérer les taux de change et les devises étrangères peut être compliqué. Bonne nouvelle : la fonction multidevise de QuickBooks vous permet d’enregistrer facilement des opérations étrangères sans avoir à vous soucier des conversions au taux de change.

Veuillez noter ce qui suit avant d’activer la fonction multidevise :

• Une fois la fonction multidevise activée, vous ne pouvez plus la désactiver ni changer votre devise locale. C’est parce que l’information de conversion de devise devra être comptabilisée dans le système à partir de maintenant. En cas de doute, nous vous recommandons de consulter un comptable.
• La fonction multidevise n’est pas offerte aux utilisateurs de QuickBooks en ligne Démarrage. Voici comment passer à une version supérieure ou inférieure de votre abonnement à QuickBooks en ligne afin de pouvoir commencer à faire le suivi de vos opérations en devises étrangères.
• Vous recevez l’erreur « Il y a quelque chose qui ne va pas » pendant la configuration de la fonction multidevise? Effacez le cache et les témoins pour résoudre les problèmes.

Apprenez comment :

• Comprendre la fonction multidevise
• Utiliser les champs multidevises
• Choisissez votre devise locale et activez la fonction multidevise
• Ajouter des devises
• Supprimer des devises
• Ajouter un compte qui utilise une devise étrangère
• Ajouter des opérations dans une devise étrangère
• Travailler avec les taux de change
• Déposer un paiement en devise étrangère dans une banque
• Payer les employés dans une autre devise
• Modifier une devise associée à un client ou à un fournisseur

À propos de la fonction multidevise

La fonction multidevise vous permet de payer et d’être payé dans les devises étrangères des clients, des fournisseurs ou des comptes bancaires qui n’utilisent pas votre devise locale. Une fois la fonction multidevise activée, vous pouvez ajouter des opérations dans une autre devise, et QuickBooks gère toutes les conversions de devises.

Note : Vous pouvez associer une seule devise à la plupart des types de comptes, y compris ceux des clients et des fournisseurs ainsi que les comptes du plan comptable (comme les comptes bancaires et de carte de crédit ou les comptes clients). Vous devrez ajouter un nouveau compte pour chaque devise différente que vous utilisez dans vos opérations.

Champs multidevises

Lorsque la fonction multidevise est activée, de nouveaux champs apparaissent sur certains écrans :

• Plan comptable : un Devise apparaît dans le plan comptable pour indiquer la devise de chaque compte. Une fois qu’une opération aura été inscrite dans un compte, vous ne pourrez plus modifier la devise du compte.
• Historiques des comptes bancaires et de carte de crédit : la devise est indiquée dans les en-têtes des colonnes Paiement, Dépôt, Taxe de vente et Solde des historiques des comptes bancaires et de carte de crédit.

Choisissez votre devise locale et activez la fonction multidevise

La devise locale est généralement la devise que votre entreprise utilise pour ses opérations en fonction de son emplacement. Les comptes de revenus et de dépenses utilisent toujours votre devise locale.

Lorsque vous configurez QuickBooks, il définit automatiquement votre devise locale. Si nécessaire, vous pouvez modifier votre devise locale :

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Options avancées.
3. Dans la section Devise, sélectionnez Modifier ✎.
4. Dans la liste déroulante Devise locale ▼, sélectionnez votre devise.
5. Activez l’option Multidevise et confirmez que vous comprenez que l’activation de cette option est irréversible.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Le lien Gérer les devises qui s’affiche vous amène à la page Devises, où vous pourrez gérer les devises que vous utilisez.

Que se passe-t-il après l’activation de la fonction multidevise?

• Votre plan comptable affiche les soldes des comptes dans la devise qui leur est associée, ainsi qu’une colonne de devise indiquant la devise de chaque compte.
• Au lieu de rapports distincts pour différentes devises, QuickBooks utilise votre devise locale pour les rapports financiers. Ceux-ci comprennent les gains ou pertes de change en fonction des changements de taux.
• Certaines fonctions du logiciel pourraient disparaître une fois cette fonction activée.

En savoir plus sur la fonction multidevise

Consultez les articles suivants pour en savoir plus sur la fonction multidevise :

• Ajouter un compte en devise étrangère
• Comment ajouter des clients étrangers
• Comment ajouter des fournisseurs étrangers
• Comprendre le rajustement de la devise locale

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Ajouter des devises

1. Allez à Paramètres ⚙.
2. Sélectionnez Devises.
   Note : Cette option est proposée une fois la fonction multidevise activée.
3. Sélectionnez Ajouter une devise.
4. Sélectionnez la nouvelle devise dans la liste déroulante Ajouter une devise ▼.
5. Sélectionnez Ajouter.

Supprimer des devises

Vous ne pouvez supprimer une devise que si aucune opération n’y est associée.

1. Allez à Paramètres ⚙.
2. Sélectionnez Devises.
3. Sélectionnez la petite flèche ▼ dans la colonne Action, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Oui pour confirmer la suppression.

Ajouter un compte qui utilise une devise étrangère

Par défaut, les comptes existants seront dans votre devise locale dans la colonne Devise du Plan comptable. Pour créer un compte qui utilise une devise étrangère :

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionnez le Type de compte et Sous-type.
4. Saisissez un Nom et une Description (facultative) pour le nouveau compte, et remplissez tout autre champ obligatoire.
5. Sélectionnez la devise étrangère à associer au compte dans la liste déroulante Devise ▼.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Le compte est créé, et la devise associée aux soldes du compte est indiquée dans le plan comptable. Apprenez comment ajouter un compte à votre plan comptable.

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Remarque : Une fois qu’une opération aura été inscrite dans un compte, vous ne pourrez plus modifier la devise du compte.

Ajouter des opérations dans une devise étrangère

1. Aller à Opérations, puis à Opérations bancaires (Accéder).
2. À partir du À vérifier ouvrez les détails de l’opération et sélectionnez Ajouter,
3. Dans les champs de devise, saisissez le montant en devise étrangère ou le taux de change fourni par votre banque.

QuickBooks en ligne calcule le total, et les champs Description de la banque ou Détail afficheront l’opération telle qu’elle apparaît sur votre relevé bancaire, soit généralement accompagnée du montant et de la devise.

Répartir les opérations

Si vous utilisez une devise étrangère, vous pouvez toujours répartir les opérations de dépôt et de dépense selon différentes catégories de comptes et de taxes, mais vous ne pouvez pas répartir une opération en devises différentes.

Pour répartir une opération entre différentes catégories, consultez l’article Saisir une opération répartie dans l’historique du compte.

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Travailler avec les taux de change

Dans QuickBooks, le taux de change est le nombre d’unités en devise locale qui sont égales à une unité en devise étrangère. QuickBooks utilise les taux de change pour afficher la valeur en devise locale d’une opération en devise étrangère.

Les valeurs des devises étrangères sont automatiquement mises à jour toutes les 4 heures dans QuickBooks à partir de Wall Street On Demand. QuickBooks télécharge et utilise les taux de change de IHS Markit, une entreprise de services d’information. Vous pouvez utiliser cette fonction ou saisir manuellement vos propres taux de change pour les opérations en devises étrangères.

Apprenez également à rajuster votre devise locale sur une base régulière afin d’utiliser les taux de change les plus récents.

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Déposer un paiement dans une banque qui utilise une autre devise

Avec la fonction multidevise, vous pouvez déposer un paiement dans une banque qui utilise une autre devise.

1. Déposez le paiement de la facture dans votre compte bancaire qui utilise la même devise.
2. Sélectionnez + Nouveau.
3. Sélectionnez Virement.
4. Choisissez le compte pour chaque champ :
   • Transférer des fonds de : le compte d’où provient l’argent.
   • Transférer des fonds à : le compte dans lequel l’argent est transféré.
   • Devise : la devise que vous sélectionnez détermine la valeur du champ Montant du virement. Vous devez également saisir le taux de change si vous ne l’avez pas déjà configuré.
     Par exemple, vous sélectionnez le dollar américain comme devise, puis vous saisissez 5,00 $ dans le champ Montant du virement. QuickBooks transfère des fonds qui correspondent à 5,00 $ US.
   • Montant du virement : le montant que vous transférez dans le compte. Le montant n’est pas absolu puisque sa valeur totale dépend de la devise et du taux de change.
5. Saisissez la valeur du paiement de la facture dans le champ Montant du virement.
6. Saisissez la date de la facture, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Payer les employés dans une autre devise

Pour payer un employé dans une autre devise, vous devez créer un fournisseur à l’aide des renseignements de votre employé.

Étape 1 : Copier les renseignements de l’employé

Étape 2 : Créer un fournisseur à l’aide des renseignements de votre employé

Étape 3 : Payer votre employé

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼, sélectionnez le fournisseur que vous avez créé avec les renseignements de votre employé.
4. Sous Catégorie, sélectionnez le compte à partir duquel vous faites le suivi de vos charges salariales.
5. Saisissez un taux de change, puis remplissez les autres champs en conséquence.
6. Sélectionnez Enregistrer.

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Modifier une devise associée à un client ou à un fournisseur

Vous devrez créer un client ou un fournisseur et lui associer la nouvelle devise.

Étape 1 : Rendre le fournisseur ou le client inactif

Pour rendre un client inactif :

1. Aller à Ventes, puis à Clients (Accéder).
2. Repérez et sélectionnez le nom du client pour lequel vous voulez changer la devise.
3. Sélectionnez Modifier, puis prenez tous ses renseignements en note.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis retournez à la liste Clients.
5. Recherchez le même client et sélectionnez la liste déroulante Action ▼.
6. Sélectionnez Rendre inactif, puis Oui pour confirmer l’action.

Pour rendre un fournisseur inactif :

Étape 2 : Créer un client ou un fournisseur

Pour créer un client :

Pour créer un fournisseur :

1. Aller à Dépenses, puis à Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur, puis remplissez les champs à l’aide des renseignements que vous avez pris en note plus tôt.
3. Une fois que vous aurez terminé d’ajouter ses renseignements, choisissez une devise dans la liste déroulante Devise ▼.
4. Associez une devise à son nom d’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.