Configurer et utiliser la fonction multidevise dans QuickBooks en ligne

Apprenez à utiliser la fonction multidevise dans QuickBooks en ligne Standard, Plus et Avancé pour faire des affaires en devises étrangères.

Faire affaire avec des clients à l’étranger est avantageux pour votre entreprise. Cependant, gérer les taux de change et les devises étrangères peut être compliqué. Bonne nouvelle : la fonction multidevise de QuickBooks vous permet d’enregistrer facilement des opérations étrangères sans avoir à vous soucier des conversions au taux de change.

Veuillez noter ce qui suit avant d’activer la fonction multidevise :

• Une fois la fonction multidevise activée, vous ne pourrez plus la désactiver. parce que les renseignements sur les conversions de devises doivent ensuite être enregistrés dans le système. En cas de doute, nous vous recommandons de consulter un comptable.
• La fonction multidevise n’est pas disponible pour les utilisateurs de la version Démarrage. Voici comment mettre à niveau ou mettre à niveau inférieur votre abonnement à QuickBooks en ligne afin de pouvoir commencer à faire le suivi de vos opérations en devise étrangère.
• Si vous connectez QuickBooks Commerce à QuickBooks en ligne, la fonction multidevise ne fonctionnera pas.
• L’activation de la fonction multidevise désactivera le planificateur de flux de trésorerie dans QuickBooks en ligne.
• Vous recevez l’erreur « Il y a quelque chose qui ne va pas » pendant la configuration de la fonction multidevise? Effacez le cache et les témoins pour résoudre les problèmes.

En savoir plus :

1. À propos de la fonction multidevise
2. Activer la fonction multidevise
3. Ajouter des devises
4. Supprimer des devises
5. Ajouter un compte qui utilise une devise étrangère
6. Ajouter des opérations dans une devise étrangère
7. Travailler avec les taux de change
8. Déposer un paiement en devise étrangère dans une banque
9. Payer les employés dans une autre devise
10. Modifier une devise associée à un client ou à un fournisseur

À propos de la fonction multidevise

La fonction multidevise de QuickBooks vous permet d’enregistrer les paiements et les factures à payer provenant de clients, de fournisseurs ou de comptes bancaires qui utilisent d’autres devises que votre devise locale. Toutefois, Paiements QuickBooks n’est pas compatible avec la fonction multidevise. Lorsque vous activez la fonction Multidevise, vous pouvez saisir des opérations dans différentes devises. Ensuite, QuickBooks les convertira pour vous dans votre devise locale.

Note : Vous pouvez associer une seule devise à la plupart des types de comptes, y compris ceux des clients et des fournisseurs ainsi que les comptes du plan comptable (comme les comptes bancaires et de carte de crédit ou les comptes clients). Vous devrez ajouter un nouveau compte pour chaque devise que vous utilisez dans vos opérations.

Activer la fonction multidevise

La devise locale est généralement la devise que votre entreprise utilise pour ses opérations en fonction de son emplacement. Les comptes de revenus et de dépenses utilisent toujours votre devise locale.

Lorsque vous configurez QuickBooks, il définit automatiquement votre devise locale. Si nécessaire, vous pouvez modifier votre devise locale :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Options avancées.
3. Dans la section Devise, sélectionnez Modifier ✎.
4. Dans la liste déroulante Devise locale ▼, sélectionnez votre devise.
5. Activez l’option Multidevise et confirmez que vous comprenez que l’activation de cette option est irréversible.
6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Le lien Gérer les devises qui s’affiche vous amène à la page Devises, où vous pourrez gérer les devises que vous utilisez.

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Ajouter des devises

1. Allez à Paramètres .
2. Sélectionnez Devises.
   Note : Cette option est proposée une fois la fonction multidevise activée.
3. Sélectionnez Ajouter la devise.
4. Sélectionnez la nouvelle devise dans la liste déroulante Ajouter une devise  ▼.
5. Sélectionnez Ajouter.

Supprimer des devises

Vous ne pouvez supprimer une devise que si aucune opération n’y est associée.

1. Allez à Paramètres .
2. Sélectionnez Devises.
3. Sélectionnez la petite flèche ▼ dans la colonne Action, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Oui pour confirmer la suppression.

Ajouter un compte qui utilise une devise étrangère

Par défaut, les comptes existants seront dans votre devise locale dans la colonne Devise du Plan comptable. Pour créer un compte qui utilise une devise étrangère :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionnez le Type de compte et le Sous-typeappropriés.
4. Saisissez un Nom de compte pour le nouveau compte et une Description facultative, ainsi que tout autre champ obligatoire.
5. Sélectionnez Devise dans le menu déroulant. .
6. Indiquez la date de début et le solde d’ouverture lorsque vous commencerez à faire le suivi des opérations commerciales. Entrez le montant de votre compte ce jour-là.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Le compte est créé, et la devise associée aux soldes du compte est indiquée dans le plan comptable. Apprenez comment ajouter un compte à votre plan comptable.

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Note : Une fois qu’une opération aura été inscrite dans un compte, vous ne pourrez plus modifier la devise du compte.

Ajouter des opérations dans une devise étrangère

Si vous avez connecté des banques qui utilisent des devises étrangères, vous pouvez ajouter des opérations dans ces devises à QuickBooks en ligne.

1. Allez à Opérations, puis à Opérations bancaires (Accéder).
2. À partir de l’onglet À vérifier, ouvrez les détails de l’opération et sélectionnez Ajouter.
3. Dans les champs de devise, saisissez le montant en devise étrangère ou le taux de change fourni par votre banque.

QuickBooks en ligne calcule le total, et les champs Info sur la banque ou Description de la banque affichent l’opération telle que votre banque l’a affichée sur votre relevé de compte, généralement avec le montant et la devise.

Note : Si vous avez Paiements QuickBooks, vous pouvez déposer des fonds étrangers dans un compte bancaire étranger lié, mais vous ne pouvez pas facturer quelqu’un dans une devise étrangère lorsque l’option Paiements est activée.

Répartir les opérations

Si vous utilisez une devise étrangère, vous pouvez toujours répartir les opérations de dépôt et de dépense selon différentes catégories de comptes et de taxes, mais vous ne pouvez pas répartir une opération en devises différentes.

Pour répartir une opération entre différentes catégories, consultez l’article Saisir une opération répartie dans l’historique du compte.

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Travailler avec les taux de change

Dans QuickBooks, le taux de change est le nombre d’unités en devise locale qui sont égales à une unité en devise étrangère. QuickBooks utilise les taux de change pour afficher la valeur en devise locale d’une opération en devise étrangère.

Voici un exemple de la façon dont QuickBooks utilise un taux de change sur une facture en devise étrangère :

• Devise étrangère : dollar canadien (CAD)
• Devise locale : dollar américain (USD)
• Taux de change : 1 dollar canadien est converti en 0,79 dollar américain (1 CAD à 0,79 USD)

Les valeurs des devises étrangères sont automatiquement mises à jour toutes les 4 heures dans QuickBooks à partir de Wall Street On Demand. QuickBooks télécharge et utilise les taux de change de IHS Markit, une entreprise de services d’information. Vous pouvez utiliser cette fonction ou saisir manuellement vos propres taux de change pour les opérations en devise étrangère. 

Apprenez également à rajuster votre devise locale sur une base régulière afin d’utiliser les taux de change les plus récents.

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Déposer un paiement en devise étrangère dans une banque

Avec la fonction multidevise, vous pouvez déposer un paiement dans une banque qui utilise une autre devise.

1. Déposez le paiement de la facture dans votre compte bancaire qui utilise la même devise.
2. Sélectionnez + Nouveau.
3. Sélectionnez Virement.
4. Choisissez le compte pour chaque champ :
   • Transférer des fonds de : le compte d’où provient l’argent.
   • Transférer des fonds à : le compte dans lequel l’argent est transféré.
   • Devise : la devise que vous sélectionnez détermine la valeur du champ Montant du virement. Vous devez également saisir le taux de change si vous ne l’avez pas déjà configuré.
     Par exemple, vous sélectionnez le dollar américain comme devise, puis vous saisissez 5,00 $ dans le champ Montant du virement. QuickBooks transfère des fonds qui correspondent à 5,00 $ US.
   • Montant du virement : le montant que vous transférez dans le compte. Le montant n’est pas absolu puisque sa valeur totale dépend de la devise et du taux de change.
5. Saisissez la valeur du paiement de la facture dans le champ Montant du virement.
6. Saisissez la date de la facture, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

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Payer les employés dans une autre devise

Pour payer un employé dans une autre devise, vous devez créer un fournisseur à l’aide des renseignements de votre employé.

Étape 1 : Créer un fournisseur avec les renseignements de votre employé

Assurez-vous que les renseignements reflètent le profil de l’employé. Pour vérifier, sélectionnez Paie, puis sélectionnez Employés (Accéder). Repérez ensuite l’employé que vous souhaitez payer dans une autre devise.

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur, puis remplissez les champs avec les renseignements de l’employé.
3. Sélectionnez une devise dans la liste déroulante Devise  ▼.
4. Associez une devise à son nom d’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Payer votre employé

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼, sélectionnez le fournisseur que vous avez créé avec les renseignements de votre employé.
4. Dans la liste déroulante Catégorie  ▼, sélectionnez le compte à partir duquel vous faites le suivi de vos charges salariales.
5. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

(Retour au début)

Modifier une devise associée à un client ou à un fournisseur

Vous devrez créer un client ou un fournisseur et lui associer la nouvelle devise.

Étape 1 : Rendre le fournisseur ou le client inactif

Pour rendre un client inactif :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder).
2. Repérez et sélectionnez le nom du client pour lequel vous voulez changer la devise.
3. Sélectionnez Modifier, puis prenez tous ses renseignements en note.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis retournez à la liste Clients.
5. Recherchez le même client et sélectionnez la liste déroulante Action ▼.
6. Sélectionnez Rendre inactif, puis Oui pour confirmer l’action.

Pour rendre un fournisseur inactif :

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Repérez et sélectionnez le nom du fournisseur pour lequel vous voulez changer la devise.
3. Sélectionnez Modifier, puis prenez tous ses renseignements en note.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis retournez à la liste Fournisseurs.
5. Recherchez le même fournisseur et sélectionnez la liste déroulante Action ▼.
6. Sélectionnez Rendre inactif, puis Oui pour confirmer l’action.

Étape 2 : Créer un client ou un fournisseur

Pour créer un client :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau client, puis remplissez les champs à l’aide des renseignements que vous avez pris en note plus tôt.
   Une fois que vous avez terminé d’ajouter ses renseignements, sélectionnez une devise dans la liste déroulante Devise  ▼.
3. Associez une devise à son nom d’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour créer un fournisseur :

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur, puis remplissez les champs à l’aide des renseignements que vous avez pris en note plus tôt.
3. Une fois que vous avez terminé d’ajouter ses renseignements, sélectionnez une devise dans la liste déroulante Devise  ▼.
4. Associez une devise à son nom d’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer.

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