Faire le suivi des fonds que vous recevez des donateurs dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment faire le suivi des dons de fonds que vous recevez par carte de crédit, virement bancaire ou en espèces dans QuickBooks en ligne.

Si vous exploitez un organisme sans but lucratif, il est facile de garder un œil sur l’argent que vous recevez de vos donateurs. Selon la façon dont vous recevez le don, vous pouvez l’enregistrer comme un reçu de vente ou un dépôt. Nous vous montrerons comment faire.

Note : Vous avez reçu des dons en nature? Voici comment faire le suivi des dons en nature, comme les fournitures de bureau ou les meubles.

Étape 1 : Créer un compte pour les dons de fonds

Créez un compte de revenus dans votre plan comptable pour faire le suivi de l’argent que vous recevez des donateurs. Si vous en avez déjà un, vous pouvez sauter cette étape.

1. Suivez ces étapes pour créer un compte de revenus.
2. Assurez-vous de sélectionner Revenu pour le type de compte et Revenu sans but lucratif comme sous-type.
3. Vous pouvez appeler ce compte « Revenu sans but lucratif ».

Étape 2 : Créer un article de don de fonds

Lorsque vous créez un reçu de vente, vous devez sélectionner un produit ou un service. Puisque vous ne recevez que de l’argent, vous pouvez configurer un article hors stock.

Note : Vous n’avez pas à créer un nouvel article chaque fois que vous recevez un don de fonds. Dans la plupart des cas, vous n’avez besoin que d’un seul article pour faire le suivi des dons de fonds de différents donateurs.

1. Suivez ces étapes pour créer un article hors stock.
2. Vous pouvez appeler ce poste « Revenu sans but lucratif ».
3. N’oubliez pas d’utiliser le compte de revenus que vous avez configuré à l’étape 1.

Étape 3 : Ajouter votre donateur en tant que client

Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devez ajouter le donateur en tant que client dans QuickBooks.

Étape 4 : Faire le suivi du don de fonds

Conseil : Montrez votre reconnaissance à vos donateurs lorsque vous envoyez un reçu de don. Vous pouvez personnaliser les lettres de remerciement que vous envoyez par courriel.

En tant que reçu de vente

Vous pouvez créer un reçu de vente si vous recevez le don immédiatement. Ensuite, au besoin, vous pouvez également envoyer le reçu de vente au donateur comme relevé de don.

1. Créer un reçu de vente pour le don.
2. Sélectionnez Personnaliser, puis sélectionnez votre modèle de don.
3. Remplissez les détails du reçu. Assurez-vous de sélectionner le donateur et le don que vous avez configuré.
4. Sélectionnez le menu déroulant Mode de paiement ▼, puis indiquez comment vous avez reçu le don.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer ou Enregistrer et envoyer si vous voulez envoyer un reçu de don à votre donateur.

En tant que dépôt bancaire

Si vous devez simplement enregistrer l’argent donné à votre organisation, vous pouvez créer un dépôt bancaire.

1. Créer un dépôt bancaire pour le don.
2. Assurez-vous de sélectionner le donateur et le compte de revenus que vous avez configuré pour les dons.