Faire le suivi des fonds que vous recevez des donateurs dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment faire le suivi des dons de fonds que vous recevez par carte de crédit, virement bancaire ou en espèces dans QuickBooks en ligne.

Si vous dirigez un organisme sans but lucratif, il est facile de garder un œil sur l’argent que vous recevez de vos clients (appelés donateurs). Selon la façon dont vous recevez le don, vous pouvez l’enregistrer et en faire le suivi sous forme de reçu de vente, de dépôt bancaire ou de facture.

Bien que vous puissiez changer le nom du formulaire à Don, ou tout autre nom personnalisé que vous voulez, à partir du module Styles de formulaire personnalisés, les menus déroulants dans QuickBooks en ligne afficheront toujours Facture, Devis, ou Reçu de vente.

Note : Vous avez reçu des dons en nature? Voici comment faire le suivi des dons en nature, comme les fournitures de bureau ou les meubles.

Étape 1 : Changer votre type de compte à sans but lucratif

Vous pouvez modifier votre type de compte QuickBooks en ligne pour mieux répondre à vos besoins en matière de suivi. Si ce n’est pas déjà fait :

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Options avancées.
3. Dans Type d’entreprise, sélectionnez l’icône de crayon .
4. Dans la liste déroulante Formulaire d’impôt ▼, sélectionnez Organisme sans but lucratif.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.
6. Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour voir les changements.

Conseil : Montrez votre reconnaissance à vos donateurs lorsque vous envoyez un reçu de don ou une facture. Vous pouvez personnaliser les lettres de remerciement que vous envoyez par courriel.

Étape 2 : Créer un compte pour les dons de fonds

Créez un compte de revenus dans votre plan comptable pour faire le suivi de l’argent que vous recevez des donateurs. Si vous en avez déjà un, vous pouvez sauter cette étape.

1. Suivez ces étapes pour créer un compte de revenus.
2. Assurez-vous de sélectionner Revenus comme type de compte et Revenu autre que les profits comme sous-type.
3. Vous pouvez appeler ce compte « Dons de fonds ».

Étape 3 : Créer un don de fonds

Lorsque vous créez un reçu de vente, vous devez sélectionner un produit ou un service. Puisque vous ne recevez que de l’argent, vous pouvez configurer une pièce hors stock.

Note : Vous n’avez pas à créer un nouvel article chaque fois que vous recevez un don de fonds. Dans la plupart des cas, vous n’avez besoin que d’un seul article pour faire le suivi des dons de fonds de différents donateurs.

1. Suivez ces étapes pour créer un article hors stock.
2. Vous pouvez appeler cet élément « Dons de fonds ».
3. N’oubliez pas d’utiliser le compte de revenus que vous avez configuré à l’étape 2.

Étape 4 : Ajouter votre donateur en tant que client

Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devez ajouter le donateur en tant que client dans QuickBooks.

Étape 5 : Faire le suivi du don de fonds

En tant que facture

Si votre donateur vous promet de faire un don à une date ultérieure, vous pouvez enregistrer une facture.

Tout d’abord, enregistrez le don.

1. Sélectionnez + Nouveau, puis Facture.
2. Sélectionnez Personnaliser, puis sélectionnez votre modèle de don.
3. Assurez-vous de sélectionner le donateur et le don que vous avez configuré.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer ou Enregistrer et envoyer si vous voulez envoyer un reçu de facture à votre donateur.

Une fois que vous recevez le don, enregistrez le reçu.

1. Sélectionnez + Nouveau, puis sélectionnez Recevoir un paiement.
2. Sélectionnez le donateur dans la liste déroulante Clients ▼ et mettez à jour la date de paiement.
3. Sélectionnez la liste déroulante Mode de paiement ▼, puis sélectionnez la façon dont vous recevez le don.
4. Sélectionnez la liste déroulante Déposer sur ▼, puis sélectionnez la destination du don.
5. Sélectionnez la facture appropriée, puis sélectionnez Enregistrer et fermer ou Enregistrer et envoyer si vous voulez envoyer un reçu de don à votre donateur.

En tant que reçu de vente

Vous pouvez créer un reçu de vente si vous recevez le don immédiatement. Ensuite, au besoin, vous pouvez également envoyer le reçu de vente au donateur comme relevé de don.

1. Créez un reçu de vente pour le don.
2. Sélectionnez Personnaliser, puis sélectionnez votre modèle de don.
3. Remplissez les détails du reçu. Assurez-vous de sélectionner le donateur et le don que vous avez configuré.
4. Sélectionnez la liste déroulante Mode de paiement ▼, puis sélectionnez la façon dont vous recevez le don.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer ou Enregistrer et envoyer si vous voulez envoyer un reçu de don à votre donateur.

En tant que dépôt bancaire

Si vous devez simplement enregistrer l’argent donné à votre organisation, vous pouvez créer un dépôt bancaire.

1. Créez un dépôt bancaire pour le don.
2. Assurez-vous de sélectionner le donateur et le compte de revenus que vous avez configuré pour les dons.