Configurer et gérer les congés dans QuickBooks Time

Découvrez comment configurer et gérer les congés dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Comprendre les autorisations des rôles
• Activer les congés
• Configurer des codes de congés
• Gérer les notifications relatives aux congés
• Afficher les congés
• Supprimer les codes de congés

Comprendre les autorisations des rôles

• Les administrateurs peuvent configurer des codes et des banques de congés pour les jours fériés, les congés de maladie et les congés personnels.
• Les administrateurs et les gestionnaires peuvent saisir des heures de congé en lot.
• Les administrateurs et les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes de congé des membres de l’équipe.
• En fonction des paramètres du compte, les membres de l’équipe peuvent saisir des congés ou en demander. Les deux options permettent aux membres de l’équipe de voir le nombre d’heures de congé auxquelles ils ont droit pour une date en particulier.

(Retour au début)

Activer les congés

1. Allez à Paramètres de l'entreprise et sélectionnez Options liées aux heures, puis Absences onglet.
2. Sélectionner Administrateurs et gestionnaires, 
   • Recommandé pour permettre aux administrateurs et aux gestionnaires de saisir les congés pour tous les membres de l’équipe qu’ils gèrent à partir du tableau de bord Web.
3. Choisissez les journées où les demandes sont autorisées.
4. (Facultatif) Sélectionnez Tous les membres de l’équipe.
   • Activer pour permettre aux membres de l’équipe d’ajouter leurs propres demandes de congé (les administrateurs et les gestionnaires peuvent être avisés). 
5. (Facultatif) Sélectionnez Approbation requise,
   • Les congés demandés par un membre de l’équipe sont en attente jusqu’à ce qu’ils soient approuvés. Une fois approuvée, elle devient une feuille de temps.
   • Même si ce paramètre est activé, les congés des membres de l’équipe suivants seront approuvés automatiquement en raison de leur niveau d’autorisation :
     • Administrateurs
     • Les gestionnaires qui sont membres du groupe qu’ils gèrent
     • Toute personne disposant de l’autorisation « Gérer les feuilles de temps pour tous les membres de l’équipe ».
6. (Facultatif) Sélectionnez Permettre aux gestionnaires de modifier le registre des congés des membres de l’équipe.
   • Cette opération permet aux gestionnaires d’apporter des modifications au solde de congés d’un membre de l’équipe.

(Retour au début)

Configurer des codes de congés

Configurer des codes de congés :

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Saisissez le nom du code de congé et choisissez s’il s’agit d’un code associé à un congé payé ou non payé.
   • Une fois enregistré, le type ne peut plus être modifié (un code de paiement ne peut pas être modifié pour devenir un code impayé).
4. Pour associer le code à des membres de l’équipe, sélectionnez Assigner à une personne ou à un groupe. Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez associer le code, puis sélectionnez Enregistrer.
   • Lorsqu’un code de congé est assigné à tous les membres de l’équipe, cela signifie qu’il sera aussi assigné automatiquement à tous les nouveaux membres de l’équipe et par les règles de cumul.

(Retour au début)

Gérer les notifications relatives aux congés

Modifier les notifications pour toute l’entreprise :

1. Allez à Paramètres de l'entreprise et sélectionnez Avis, puis Absences,
2. Faites vos choix et enregistrez pour appliquer ceux de l’entreprise à l’échelle de l’entreprise.

Modifier les notifications pour une personne :

Remarque : Cela écrase les préférences de notification dans Paramètres de l'entreprise pour le membre de l’équipe en question.

1. Allez à Mon équipe, sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez Avis,
2. Sélectionnez Web, Mobile ou Courriel pour les options suivantes :
   • lorsqu’un membre de l’équipe saisit un congé (administrateur)
   • lorsqu’un membre de l’équipe saisit un congé (gestionnaire)
   • lorsqu’un congé est approuvé, refusé, modifié ou annulé

(Retour au début)

Afficher les congés

Dans l’onglet Congés

• Les membres de l’équipe voient une liste de leurs demandes de congé. Si des approbations sont nécessaires, l’état des demandes s’affiche :
  • Pending
  • Approuvé
  • Refusé
  • Annulée
• Sélectionnez le .Cumuls et soldes pour afficher le registre des congés des membres de l’équipe.
  • Choisissez un membre de l’équipe en sélectionnant son nom.
  • Choisissez un code de congé pour afficher le registre connexe.
  • Modifiez la date si vous voulez afficher le solde prévu à cette date.

Dans l’onglet Horaire

• Les congés s’affichent dans l’horaire. Si des approbations sont nécessaires et que la demande est à l’état En attente, le congé ne s’affiche pas dans l’horaire. Le congé est inscrit une fois que la demande est approuvée et qu’une feuille de temps est créée.

Dans l’onglet Saisie des heures travaillées, Rapports ou autres

• Les demandes de congé ne s’affichent pas tant qu’une feuille de temps n’a pas été créée.

À quel moment une feuille de temps est-elle créée?

Dans certains cas, la feuille de temps n’est pas créée immédiatement à la saisie du congé, ce qui contribue à assurer l’exactitude des soldes des cumuls.

• Une feuille de temps est créée lorsque le solde couvre le congé saisi au complet et que les dates du congé s’inscrivent dans la période de paie.
• Si le congé ne s’inscrit pas dans la période de paie, l’une des situations suivantes se produit, selon le type de cumul sélectionné :
  • Aucun ou manuel : la feuille de temps est créée immédiatement.
  • Annuel : la feuille de temps est créée immédiatement, à condition que le congé s’inscrive dans l’année courante relative au cumul.
  • Par période de paie ou heures travaillées : la feuille de temps n’est pas créée jusqu’à la date du cumul de la période de paie dans laquelle s’inscrit la demande.
  • Si les heures de congé ont une date antérieure : Une feuille de temps est créée immédiatement, tant que la période de paie n’est pas verrouillée ou n’a pas été exportée. Si tel est le cas, un administrateur devra déverrouiller ou annuler l’approbation, et le congé pourra alors être ajouté.

(Retour au début)

Supprimer les codes de congés

1. Allez à Modules complémentaires, puis Codes de congé,
2. Sélectionner Supprimer ,
   • Les régularisations et le grand livre des cumuls sont supprimés, mais les feuilles de temps suivies à ce code sont conservées. 

(Retour au début)