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Configurer et gérer les congés dans QuickBooks Time

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour le 15 juin, 2022

Qui peut faire quoi?

  • Les administrateurs du compte peuvent configurer des codes et des cumuls de congés, notamment pour les jours fériés, les congés de maladie et les congés personnels.
  • Les administrateurs et les gestionnaires peuvent saisir des heures de congé en lot.
  • Les administrateurs et les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes de congé des membres de l’équipe.
  • En fonction des paramètres du compte, les membres de l’équipe peuvent saisir des congés ou en demander. Les deux options permettent aux membres de l’équipe de voir le nombre d’heures de congé auxquelles ils ont droit pour une date en particulier.

Configurer les congés

 

Activer un congé et configurer les préférences relatives aux congés

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise > Options des heures de travail > Congés.
  2. Sélectionnez Administrateurs et gestionnaires. Nous vous recommandons d’activer cette fonction même si vous n’effectuez pas encore le suivi des congés.
  3. Choisissez les journées à autoriser.
  4. (Facultatif) Sélectionnez Tous les membres de l’équipe.
    • Cette option permet aux membres de l’équipe d’ajouter leurs propres heures de congé (il est possible pour les administrateurs et les gestionnaires de recevoir un avis). Ne cochez pas cette case si seuls les administrateurs et les gestionnaires sont autorisés à saisir des congés pour les membres de l’équipe.
  5. (Facultatif) Sélectionnez Approbation requise.
    • Les congés saisis par les membres restent en attente jusqu’à ce qu’un administrateur ou un gestionnaire les approuvent ou les refusent. Les demandes de congé s’affichent sur la feuille de temps seulement si elles sont approuvées.
  6. (Facultatif) Sélectionnez Permettre aux gestionnaires de modifier le registre des congés des membres de l’équipe.
    • Cette option permet aux gestionnaires de modifier le nombre d’heures de congé accumulées par un membre de l’équipe.

Configurer des codes de congés

 

  1. Allez à Modules complémentaires de fonction > Codes de congés. La fenêtre Codes de congés s’affiche.
  2. Sélectionnez Ajouter.
  3. Saisissez le nom du code de congé et choisissez s’il s’agit d’un code associé à un congé payé ou non payé.
  4. Pour associer le code à des membres de l’équipe, sélectionnez Assigner à une personne ou à un groupe. Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez associer le code, puis sélectionnez Enregistrer.
    1. Lorsqu’un code de congé est attribué à tous les membres de l’équipe, tous les nouveaux membres de l’équipe se verront automatiquement attribuer ce code et la configuration de l’accumulation qui lui est associée.
    2. Si une banque d’heures de congé est requise pour un code de congé, sélectionnez Configurer une banque de congés.

Gérer les notifications relatives aux congés

Modifier les notifications pour toute l’entreprise :

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise > Notifications > Congés.
  2. Sélectionnez les options à appliquer à l’ensemble de l’entreprise.

Modifier les notifications pour une personne :

  1. Allez à Mon équipe > sélectionnez un utilisateur pour accéder aux détails du membre de l’équipe > Notifications.
  2. Sélectionnez Web, Mobile ou Courriel pour les options suivantes :
    • lorsqu’un membre de l’équipe saisit un congé (administrateurs)
    • lorsqu’un membre de l’équipe saisit un congé (gestionnaires)
    • lorsqu’un congé est approuvé, refusé, modifié ou annulé (tous)

Afficher les congés

 

En congé 

  • Les membres de l’équipe voient une liste de leurs demandes de congé. Si des approbations sont nécessaires, l’état des demandes s’affiche aussi : en attente, approuvée, refusée ou annulée.
  • Les administrateurs et les gestionnaires voient une liste de toutes les demandes de congé des membres de leur équipe.
  • Sélectionnez Mes soldes pour afficher vos soldes relatifs aux congés.
  • Sélectionnez le Comptes et soldes pour afficher les registres des congés des membres de l’équipe.
    • Choisissez un membre de l’équipe en sélectionnant son nom.
    • Choisissez un code de congé pour afficher le registre connexe.
    • Modifiez la date si vous voulez afficher le solde prévu à cette date.

Dans l’onglet Horaire

  • Les congés s’affichent dans l’horaire. Si des approbations sont nécessaires et que la demande est à l’état En attente, le congé ne s’affiche pas dans l’horaire. Le congé est inscrit une fois que la demande est approuvée et qu’une feuille de temps est créée.

Dans l’onglet Saisie des heures travaillées, Rapports ou autres

  • Note : Un congé ne s’affiche pas tant qu’une feuille de temps n’a pas été créée.

 

À quel moment une feuille de temps est-elle créée?

Dans certains cas, la feuille de temps n’est pas créée immédiatement à la saisie d’un congé, ce qui contribue à assurer l’exactitude des soldes des cumuls.

  • Une feuille de temps est créée lorsque le solde couvre le congé saisi au complet et que les dates du congé s’inscrivent dans la période de paie.
  • Si le congé ne s’inscrit pas dans la période de paie, l’une des situations suivantes se produit, selon le type de cumul sélectionné :
    • Aucun ou manuel : la feuille de temps est créée immédiatement.
    • Annuel : la feuille de temps est créée immédiatement, à condition que le congé s’inscrive dans l’année courante relative au cumul.
    • Par période de paie ou heures travaillées  :la feuille de temps n’est pas créée jusqu’à la date du cumul de la période de paie dans laquelle s’inscrit la demande.

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