Configurer et gérer les congés dans QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et gérer les congés dans QuickBooks Time dans le tableau de bord Web.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Comprendre les autorisations des rôles
• Activer les congés
• Configurer des codes de congés
• Gérer les notifications relatives aux congés
• Afficher les congés
• Supprimer des codes de congés

Comprendre les autorisations des rôles

• Les administrateurs peuvent configurer les codes de congé et les banques de congés pour des type de congé comme pour les congés annuels (ou jours fériés), les congés de maladie et les congés personnels.
• Les administrateurs et les gestionnaires peuvent saisir des heures de congé en lot.
• Les administrateurs et les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes de congé des membres de l’équipe.
• En fonction des paramètres du compte, les membres de l’équipe peuvent saisir des congés ou en demander. Les deux options permettent aux membres de l’équipe de voir le nombre d’heures qu’une personne est censée avoir à la date prévue de son congé.

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Activer les congés

1. Allez à Paramètres de l’entreprise, sélectionnez Options des heures travaillées, puis sélectionnez l’onglet Congé .
2. Cochez la case Administrateurs et gestionnaires .
   • Il est recommandé d’autoriser les administrateurs et les gestionnaires à saisir les congés de tous les membres de leur équipe directement à partir du tableau de bord Web.
3. Sélectionnez les jours où les demandes sont autorisées.
4. (Facultatif) Cochez la case Tous les membres de l’équipe .
   • Activez cette option pour permettre aux membres de l’équipe d’ajouter leurs propres demandes de congé (les administrateurs et les gestionnaires peuvent en être informés). 
5. (Facultatif) Cochez la case Approbation requise .
   • Toutes les demandes de congé soumises par un membre de l’équipe resteront en attente jusqu’à leur approbation. Une fois approuvée, elle figurera sur la feuille de temps.
   • Même si ce paramètre est activé, les congés des membres de l’équipe suivants seront automatiquement approuvés en fonction de leur niveau d’autorisation :
     • Administrateurs.
     • Gestionnaires qui sont membres du groupe qu’ils gèrent.
     • Toute personne ayant l’autorisation « Gérer les feuilles de temps pour tous les membres de l’équipe ».
6. (Facultatif) Cochez la case Permettre aux gestionnaires de modifier le registre des congés des membres de l’équipe .
   • De cette manière, les gestionnaires pourront modifier le solde de congés existant d’un membre de l’équipe.
7. Sélectionnez Enregistrer.

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Configurer des codes de congés

Configurer des codes de congés :

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Codes de congés.
2. Sélectionner Ajouter.
3. Saisissez le nom dans le champ Nom du code de congé et indiquez s’il s’agit d’un code Payé ou Impayé .
   • Une fois enregistré, le type ne peut pas être modifié (un code payé ne peut pas être modifié pour devenir un code impayé).
4. Pour associer le code à des membres de l’équipe, sélectionnez Assigner à une personne ou à un groupe. Faites vos sélections et sélectionnez OK.
   • Lorsqu’un code de congé est attribué à tous les membres de l’équipe, tous les nouveaux membres de l’équipe seront automatiquement assignés à ce code ainsi qu’aux règles d’ajustements
5. Sélectionnez Enregistrer.

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Gérer les notifications relatives aux congés

Modifier les notifications pour toute l’entreprise :

1. Allez à Paramètres de l’entreprise et sélectionnez Avis.
2. Allez à la section Congé .
3. Faites vos choix et sélectionnez Enregistrer.

Modifier les notifications individuellement :

Remarque : Cette action remplacera les préférences de notification dans les Paramètres de l’entreprise pour le membre de l’équipe concerné.

1. Allez à Mon équipe, sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez l’option Notifications.
2. Sélectionnez Web, Mobile ou Courriel pour les options suivantes :
   • Lorsqu’un membre de l’équipe saisit un congé (administrateur).
   • Lorsqu’un membre de l’équipe saisit un congé (gestionnaire).
   • Les congés sont approuvés, refusés, modifiés ou annulés.

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Afficher les congés

Dans l’onglet Congés

• Les membres de l’équipe voient une liste de leurs demandes de congé. Si des approbations sont requises, l’état des demandes affichera ce qui suit :
  • En attente
  • Approuvé
  • Refusé
  • Annulé
• Sélectionnez Mes soldes pour voir vos soldes de congés personnels.
• Sélectionnez l’onglet Cumuls et soldes pour afficher le registre des congés des membres de l’équipe.
  • Choisissez un membre de l’équipe en sélectionnant son nom.
  • Sélectionnez un code de congé pour afficher le grand livre pour.
  • Modifiez la date si vous voulez afficher le solde prévu à cette date, en fonction des congés accumulés prévus.

Dans le module Horaire

• Les congés s’affichent dans l’horaire. Si des approbations sont requises lorsqu’une demande est « en attente », elle n’apparaîtra pas dans le calendrier. Le congé est inscrit une fois que la demande est approuvée et qu’une feuille de temps est créée.

Dans les heures travaillées, les rapports, etc.

• Les demandes de congé n’apparaîtront pas tant qu’une feuille de temps dédiée n’aura pas été créée.

À quel moment une feuille de temps est-elle créée?

Dans certains cas, une feuille de temps pour les congés n’est pas créée immédiatement après la saisie d’un congé. Ce mécanisme contribue à assurer l’exactitude des soldes de congés accumulés.

• Une feuille de temps est créée lorsque le solde couvre le congé saisi au complet et que les dates du congé s’inscrivent dans la période de paie.
• Si le congé ne s’inscrit pas dans la période de paie, l’une des situations suivantes se produit, selon le type d’ajustement sélectionné :
  • Aucun ou Manuel : La feuille de temps est créée immédiatement.
  • Annuel : La feuille de temps est créée immédiatement, tant qu’elle est dans l’année courante des cumuls.
  • Chaque période de paie : La feuille de temps n’est pas créée avant la date d’accumulation de la période de paie dans laquelle se situe la demande.
  • En fonction des heures travaillées : Une feuille de temps est créée immédiatement, tant que la période de paie n’est pas verrouillée ou n’a pas été exportée. Dans ce cas, un administrateur devra déverrouiller ou annuler l’approbation avant que le congé puisse être ajouté.

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Supprimer des codes de congés

1. Allez à Addiciels de fonction et sélectionnez Codes de congés.
2. Sélectionnez l’icône de suppression , puis sélectionnez Supprimer.
3. Cette action supprime les congés accumulés et le grand livre des congés accumulés, mais les feuilles de temps associées à ce code seront conservées. 

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