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Configurer les retenues volontaires dans QuickBooks Paie

by Intuit•3• Dernière mise à jour : 6 décembre 2024

Apprenez comment ajouter les retenues que votre employé doit payer chaque jour de paie dans QuickBooks en ligne Paie et QuickBooks Desktop Payroll.

La paie ne concerne plus seulement les chèques de paie. Parfois, les employés doivent payer pour des choses comme l’assurance-maladie, les cotisations au régime de retraite, les uniformes, les outils ou les cotisations. Vous avez peut-être donné à votre employé une avance sur son chèque de paie qu’il doit vous rembourser. 

Vous pouvez configurer ces avantages sociaux ou retenues dans QuickBooks Paie. Ils seront prélevés sur la paie de vos employés chaque jour de paie.

QuickBooks en ligne Paie seulement : Consultez l’article Gérer vos éléments de paie dans QuickBooks en ligne Paie pour savoir comment gérer les éléments de paie de plusieurs employés à la fois.

Les retenues volontaires sur la paie sont des montants qui sont déduits de la paie nette d’un employé pour couvrir des dépenses supplémentaires, comme les avantages sociaux offerts par l’employeur aux frais de l’employé et les dons de bienfaisance.

Note : Les déductions avant impôt doivent provenir d’un élément de salaire imposable. Ils ne seront pas déduits d’un traitement de type remboursement.

En ce qui concerne les régimes de retraite et l’assurance médicale privée, votre fournisseur peut vous aider à déterminer le montant à prélever et l’assujettissement à l’impôt.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :



Retenue ou cotisation

Une retenue est un montant payé par un employé et déduit de chacune de ses paies. Une cotisation est un montant payé par l’employeur qui est souvent considéré comme un salaire additionnel.

Par exemple, il est possible qu’un employé et son employeur couvrent tous les deux une partie des frais d’un régime d’assurance médicale. La partie payée par l’employé s’appelle une déduction. La partie payée par l’employeur s’appelle une cotisation.



En savoir plus à propos des différents types de retenues volontaires

Les primes d’assurance médicale, dentaire et soins de la vue (avant et après impôt) sont des retenues volontaires sur la paie.

Pour en savoir plus sur l’assujettissement à l’impôt de chaque déduction, consultez l’article sur les types de paie et les déductions prisen charge.

Le tableau suivant illustre les retenues prises en charge par QuickBooks en ligne Paie.

CatégorieTypes
Assurance médicaleSoins de santé privés
Régimes de retraiteREER, RPA
Autres retenuesRemboursement d’avance de fonds, remboursement de prêt, don de bienfaisance, cotisations syndicales, autres retenues après impôt


Configurer une retenue et l’attribuer aux employés

Dans QuickBooks Paie, vous pouvez configurer des éléments de retenue avant ou après impôt. Si vous ne savez pas comment la déduction est imposée, parlez-en à l’administrateur de votre régime ou à un comptable. Vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour configurer des retenues générales comme les uniformes, les outils, les allocations de transport ou autres. 

Ajoutez un nouveau type de retenue pour vos employés. Une fois configurée pour l’un d’eux, la retenue peut être sélectionnée pour tous les autres employés.

Pour configurer d’autres retenues générales, consultez la section ci-dessous.

Note : Vous ne savez pas quel service de paie vous avez? Voici comment trouver votre service de paie.
  1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
  2. Sélectionnez votre employé.
  3. À partir de Déductions et contributions, sélectionnez Commencer ou Modifier.
  4. Sélectionnez + Ajouter une retenue/cotisation.
  5. Sélectionnez une retenue ou une cotisationexistante.
  6. Ou, pour ajouter une nouvelle déduction :
    1. Dans Déduction/contribution, sélectionnez + Ajouter une déduction/contribution.
    2. Sélectionnez une option appropriée dans Type de déduction/cotisation.
    3. Sélectionnez une option appropriée dans Type.
    4. Ajoutez une description. Il s’agit du nom de la déduction ou du régime qui apparaît sur les chèques de paie.
  7. Dans la section Déduction de l’employé, sélectionnez la méthode de calcul de la déduction. Saisissez ensuite le montant ou le pourcentage.
    Note : Faites de même pour la contribution de l’entreprise, s’il y a lieu.
  8. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Étape 1 : Configurer l’élément de retenue

  1. Allez à Listes, puis à Liste d’éléments de paie.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Élément de paie ▼ , puis Nouveau.
  3. Sélectionnez Retenue, puis Suivant.
  4. Saisissez le nom de la déduction et sélectionnez Suivant.
  5. Dans Organisme pour les passifs payés par l’employé, sélectionnez un nom dans la liste déroulante Saisir le nom de l’organisme auquel les passifs sont payés  ▼ .
  6. Saisissez ensuite le numéro qui vous identifie auprès de l’agence et sélectionnez le compte de passif de ▼ dans la liste déroulante.
  7. Sélectionnez Suivant.
  8. Sélectionnez le Type de suivi de taxeapplicable. Sélectionnez Aucun si la déduction est après impôt. 
  9. Sélectionnez Suivant trois fois.
    • Pour le type de suivi Aucun, sélectionnez Paie nette dans la fenêtre brute ou nette, puis cliquez sur Suivant.
  10. Laissez les champs Taux par défaut et Limite vides à moins qu’ils ne s’appliquent à tous vos employés. Vous ajouterez le taux et la limite lorsque l’article sera ajouté au profil de l’employé.
  11. Sélectionnez Terminer.

Étape 2 : Ajouter l’élément au profil de l’employé

  1. Sélectionnez Employés, puis Centre employé.
  2. Sélectionnez votre employé.
  3. Sélectionner ✎, puis sélectionnez Info sur la paie.
  4. Dans Additions, Deductions, and Company Contributions, ajoutez l’élément de déduction.
  5. Saisissez le montant par période et une limite s’il y a lieu.
  6. Sélectionnez OK.


Modifier un élément de retenue sur la paie

Si vous voulez changer l’info sur la retenue de l’employé, comme le montant, le pourcentage ou sa description, suivez les étapes pour votre produit.

  1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
  2. Sélectionnez votre employé.
  3. Dans Retenues et contributions, sélectionnez Modifier.
  4. Sélectionnez Modifier ✎ à côté de la retenue que vous voulez modifier.
  5. Modifiez les renseignements au besoin.
  6. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Si vous devez modifier l’élément de paie lui-même :

  1. Aller àListes, puis sélectionnezListe d’éléments de paie.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément et sélectionnezModifier l’élément de paie.
  3. Modifiez les renseignements au besoin dans chaque fenêtre.
  4. SélectionnezFinir.

Si vous devez modifier le montant de la retenue pour votre employé :

  1. Allez à Employees, puis sélectionnez Employee Centre.
  2. Sélectionnez votre employé.
  3. Sélectionnez Info sur la paie.
  4. Modifiez le montant ou la limite.
  5. Sélectionnez OK.


Supprimer un élément de retenue sur la paie

Suivez les étapes qui s’appliquent à votre produit si vous voulez supprimer une retenue sur la paie.

Vous pouvez supprimer une retenue de votre employé. Il n’y a pas de « liste » pour supprimer complètement les éléments de retenue sur la paie.

  1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
  2. Sélectionnez votre employé.
  3. Dans Retenues et cotisations, sélectionnez Modifier.
  4. Sélectionnez Supprimer . corbeilleMettez la à côté de la déduction que vous voulez supprimer.
  5. SélectionnezSupprimer, puis sélectionnezTerminer.

Si la retenue n’a pas été utilisée sur les chèques de paie, vous pouvez la supprimer de la liste des éléments de paie. S’il a été utilisé, vous pouvez le modifier et le renommer Ne pas utiliser.

  1. Allez àListes. 
  2. SélectionnezListe d’éléments de paie.
  3. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément et sélectionnezSupprimer l’élément de paie.
  4. Sélectionnez OK.


Marquer un élément de retenue sur la paie comme étant inactif ou actif

Vous pouvez rendre inactif une retenue sur la paie si aucun employé ne lui est assigné.

  1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
  2. Sélectionnez votre employé.
  3. À partir de Déductions et contributions, sélectionnez Commencer ou Modifier.
  4. Sélectionnez Afficher les articles inactifs.
  5. Sélectionnez l’élément que vous voulez modifier.
  6. Sélectionnez Rendre actif ou Rendre inactif.
  1. Allez à Listes, puis sélectionnez Liste d’éléments de paie.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément et sélectionnez Rendre l’élément de paie inactif ou Rendre l’élément de paie actif.
    • Si vous ne voyez pas l’option Rendre l’élément de paie actif, assurez-vous de cocher Inclure les inactifs au bas de la liste.

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