Configuration des feuilles de temps : QuickBooks en ligne et QuickBooks Time

Apprenez comment configurer des feuilles de temps dans QuickBooks en ligne.

Vous voulez utiliser QuickBooks en ligne Paie ou QuickBooks Time pour faire le suivi des heures travaillées des employés? Vous pouvez utiliser le suivi des heures travaillées de base de QuickBooks, mais nous vous recommandons d’utiliser QuickBooks Time pour une expérience plus complète. QuickBooks Time peut être utilisé avec n’importe lequel de nos produits QuickBooks en ligne Paie et est intégré à QuickBooks en ligne Paie Premium et QuickBooks Paie Elite. Utilisez les liens ci-dessous pour en savoir plus sur la configuration du suivi des heures travaillées pour vos employés.

• Démarrer
• Inviter les utilisateurs à accéder aux feuilles de temps
• Saisir et approuver les feuilles de temps
• Imprimer les feuilles de temps
• Attribuer une classe à vos employés
• Dépannage : Enregistrer pour plus tard ne fonctionne pas

Démarrer

Voici ce que vous devez décider avant de saisir les heures travaillées. Si vous utilisez QuickBooks Time et avez besoin de renseignements sur la configuration de vos taux pour vos employés et les services des entrepreneurs, voir ci-dessous :

1. Décidez qui remplit les feuilles de temps. (QuickBooks Time permet à vos employés de le faire, vous n’avez donc pas à le faire.)
   • Des utilisateurs qui peuvent remplir les feuilles de temps de n’importe qui.
   • Des utilisateurs qui peuvent seulement remplir leurs propres feuilles de temps.
   • Les deux.
2. Si vous facturez les clients pour les heures travaillées, décidez comment structurer vos taux horaires.
   • Les taux par défaut pour les employés ou sous-traitants.
   • Les taux établis en fonction des services.
   • Les deux.

Inviter les utilisateurs à accéder aux feuilles de temps

Utiliser QuickBooks Time (QuickBooks en ligne Paie Premium et QuickBooks en ligne Paie Elite)

1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez l’employé que vous voulez inviter.
3. Sélectionnez Modifier ✎ à côté de Payer.
4. Dans la section Renseignements personnels, ajoutez l’adresse courriel de votre employé et sélectionnez Inviter cet employé à faire le suivi et à enregistrer les heures travaillées. Notez que cette option n’est disponible que si vous utilisez QuickBooks Time.
5. Sélectionnez Terminer. Votre employé reçoit l’invitation par courriel.

Vous devez envoyer une nouvelle invitation QuickBooks Time? Vous pouvez retourner à cet écran, puis sélectionner Envoyer de nouveau.

Utiliser les feuilles de temps hebdomadaires de QuickBooks

Il y a deux façons de permettre à quelqu’un de remplir une feuille de temps :

• Laisser l’utilisateur remplir les feuilles de temps de tout le monde.
• Autoriser l’utilisateur à remplir uniquement sa propre feuille de temps.

Il existe deux façons de restreindre l’accès d’un utilisateur à sa propre feuille de temps.

• S’il s’agit d’un utilisateur ordinaire (qui n’a pas accès à Tout ou à Clients et ventes), vous pouvez configurer ses droits d’accès pour accéder uniquement à sa propre feuille de temps.
• Vous pouvez créer un profil unique pour l’utilisateur en tant qu’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement. L’utilisateur peut accéder seulement à ses propres feuilles de temps. Lorsque l’utilisateur ouvre une session, il voit une version spéciale de QuickBooks en ligne Plus qui affiche les feuilles de temps pour cet utilisateur, mais aucune autre fonction.

Créer un utilisateur Suivi des heures travaillées seulement

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs,
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionnez l’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement.
4. Saisissez l’adresse courriel de l’utilisateur. Il recevra une invitation qu’il devra accepter. (L’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement sera invité à créer un compte Intuit s’il n’en a pas.)
5. Une fois que l’utilisateur a accepté l’invitation, il peut se connecter à QuickBooks en ligne pour effectuer le suivi des heures travaillées.

Si l’utilisateur Suivi des heures travaillées seulement ne peut pas voir le courriel d’invitation, veuillez suivre les étapes ci-dessus et le renvoyer. N’oubliez pas de vérifier les dossiers de pourriels pour voir si les paramètres de filtrage ont bloqué des courriels.

Saisir et approuver les feuilles de temps

Utiliser QuickBooks Time (QuickBooks en ligne Paie Premium et QuickBooks en ligne Paie Elite)

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Approuver les heures travaillées.
3. Choisissez une période et sélectionnez le nom de l’employé pour développer ses détails.
4. Sélectionnez la ligne de la feuille de temps pour afficher ses détails.
5. Apportez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer.
6. Approuvez de nouveau les heures et sélectionnez Accepter. Toute feuille de temps mise à jour sera renvoyée dans les feuilles de temps hebdomadaires.

Utiliser les feuilles de temps hebdomadaires de QuickBooks

Vous ou votre employé remplissez une déclaration Feuille de temps hebdomadaire ou un Feuille de temps pour activité unique .

Pour saisir des heures dans les feuilles de temps :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Dans la section Employés, sélectionnez Activité chronométrée unique ou Feuille de temps hebdomadaire.
3. Sélectionnez le nom de l’employé et vérifiez si la période de paie est correcte.
4. Saisissez les heures.
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Lorsque vous traitez la paie, le total des heures de paie de votre employé est automatiquement calculé.

Imprimer les feuilles de temps

1. Allez au menu Rapports.
2. Sélectionnez le rapport Détails des activités chronométrées par employé. Choisissez la période appropriée.
3. Sélectionner Personnaliser et changer les colonnes pour ajouter ou supprimer des colonnes.
4. Choisissez une heure de début, une heure de fin et une heure de pause.
5. Sélectionnez Exécuter le rapport.
6. Cliquez sur Imprimer.

Attribuer une classe à vos employés

Note :Cette fonction est disponible uniquement dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé.

Vous ne pouvez attribuer qu’une classe par défaut par employé. Toutefois, lorsque vous enregistrez une feuille de temps pour cet employé dans QuickBooks Time et sélectionnez une classe, ces sélections de classe apparaissent actuellement uniquement dans les rapports QuickBooks Time.

Activer et configurer vos classes

1. Allez à Paramètres ⚙, puis Avancé.
2. Sélectionnez Modifier ✎ à côté de Catégories, puis activez Classes.
3. Définissez comment vous voulez que les classes apparaissent sur les opérations.
4. Aller à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Toutes les listes pour configurer les classes.
5. Sélectionnez Classes et Ajouter des classes au besoin.

Attribuer des classes à vos employés

1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez Modifier à côté de Préférences de comptabilité.
3. Sélectionner ✎  à côté de Suivi par classe,
4. Sélectionnez votre préférence de suivi par classe.
5. Sélectionnez la classe que vous voulez attribuer à chaque employé avec la petite flèche ▼.
6. Une fois qu’une classe est attribuée à chaque employé, sélectionnez Continuer, puis Enregistrer.
7. Les classes de nos employés apparaîtront maintenant sur les rapports après chaque calcul de la paie.

Note : Ces classes n’apparaîtront pas sur la fiche de paie de l’employé.

Dépannage : Enregistrer pour plus tard ne fonctionne pas

Lorsque vous avez des feuilles de temps sélectionnées dans Copier les heures à partir des feuilles de temps de l’employé sous Configurer, il semblera que l’option Enregistrer pour plus tard ne fonctionne pas parce qu’il y a 0,00 dans les feuilles de temps.

Vous pouvez plutôt sélectionner Je saisirai des heures lorsque je créerai des chèques de paie.Enregistrer pour plus tard qui enregistrera ce que vous saisissez dans Exécuter la paie,