Comment configurer le dépôt direct de la paie dans QuickBooks en ligne

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement configurer le dépôt direct de la paie. Après la configuration initiale, vous pouvez inscrire chaque employé au dépôt direct et vérifier une opération d’essai.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Sachez ce qu’il faut savoir
• Configurer le dépôt direct
• Vérifier une opération de test de dépôt direct
• Configurer le dépôt direct pour chaque employé
• Vérifier les limites et les délais de traitement du dépôt direct

Éléments à prendre en considération

Voici ce que vous devez savoir au sujet du dépôt direct :

• Vous devez approuver les chèques de paie qui sont payés par dépôt direct en fonction de votre délai de paiement par dépôt direct.
  • Modèle du jour suivant : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) le jour précédant le jour de la paie.
  • Modèle de 2 jours : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) au moins 2 jours ouvrables avant le jour de paie.
  • Modèle de 5 jours : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) au moins 5 jours ouvrables avant le jour de paie.
• L’exécution de l’analyse des risques après la configuration peut prendre jusqu’à trois jours.
• Confirmez toujours que tous les numéros de compte et les renseignements sont exacts. Des renseignements inexacts peuvent causer un retard, ou empêcher que les fonds soient envoyés à un employé.
• Une pratique exemplaire consiste à commencer la configuration du dépôt direct le jour suivant l’exécution d’une paie avec des chèques papier pour vous assurer que vous n’êtes pas dans l’état En attente lorsqu’il est temps d’exécuter votre prochaine paie.
• La configuration et la vérification du dépôt direct peuvent parfois prendre jusqu’à une semaine.
• L’administrateur général est le titulaire du compte bancaire configuré pour le dépôt direct.
• Les communications par courriel pour le dépôt direct seront envoyées à l’ administrateur principaldans le dossier, mais le courriel de vérification de la pièce d’identité et le courriel de vérificationdu compte bancaire seront envoyés à l’administrateur principal (propriétaire de la banque) et à l’administrateur principal.
• La plupart des entreprises recevront un courriel de vérification d’identité de notify@Quickbase.com demandant une preuve d’identité et des renseignements supplémentaires. L’administrateur principaldoitrépondre à ce courriel en fournissant les documents appropriés avant d’utiliser le dépôt direct. Une fois la pièce d’identité soumise, son approbation peut prendre jusqu’à deux jours ouvrables. Pour en savoir plus sur la façon de téléverser votre pièce d’identité du gouvernement, consultez cet article.

Note : Consultez le calendrier de traitement du dépôt directpour savoir combien de temps le processus de dépôt direct prendra une fois que vous avez soumis la paie.

Configurer le dépôt direct

1. Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙️, puis cliquez sur Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez Comptes bancaires.
3. Remplissez les champs obligatoires pour votre entreprise, votre administrateur principalet votre compte bancaire.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Vous recevrez un courriel de confirmation vous invitant à vérifier votre informationen téléversant une copie de votre pièce d’identité. Une fois que vos renseignements auront été vérifiés, vous recevrez un autre courriel confirmant vos débits préautorisés.

Vérifier une opération de test de dépôt direct

Il est nécessaire de vérifier les opérations de test de dépôt direct après la configuration initiale. Deux débits minimes de moins de 1,00 $ CA chacun sont portés à votre compte à l’essai dans les 2 à 3 jours ouvrables.

Pour vérifier ces montants :

1. Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙️, puis cliquez sur Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez l’icône de modification à côté de Comptes bancaires, puis sélectionnez Vérifier votre compte. Cette option est disponible de 24 à 48 heures après la saisie des renseignements sur le compte bancaire.
3. Saisissez les deux montants des opérations de test dans des cases (moins de 1,00 $). Entrez les cents seulement, sans signe de dollar. (par exemple, 47 pour 0,47 $)
4. Sélectionnez Vérifier.

Une fois la vérification réussie, vous êtes prêt à configurer les employés.

Si vous ne voyez pas ces opérations dans les trois jours ouvrables suivant la saisie des renseignements sur le dépôt direct dans vos paramètres de la paie, suivez ces étapes pour déclencher l’opération de test de nouveau :

1. Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙️, puis cliquez sur Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez l’icône de modification à côté de Comptes bancaires, puis sélectionnez Vérifier l’opération de test.
3. Pour réinitialiser l’opération de test, saisissez 0,01 $ dans les cases ci-dessous et sélectionnez Vérifier trois fois. Cela entraînera l’échec de l’opération de test et vous permettra d’ajouter les renseignements bancaires de nouveau.
4. Retournez à Paramètres de la paie et sélectionnez le boutonModifier à côté du champCompte bancaire .
5. Saisissez de nouveau les bons renseignements sur le compte bancaire.
6. Sélectionnez Continuer pour enregistrer vos modifications.

Cela devrait permettre à QuickBooks en ligne d’envoyer l’opération de test à votre banque. Veuillez attendre encore 3 jours ouvrables pour que l’opération apparaisse dans votre compte bancaire.

Configurer le dépôt direct pour chaque employé

Une fois que votre opération de test de dépôt direct a été vérifiée, vous êtes prêt à configurer chaque employé.

1. Assurez-vous que l’employé a rempli le formulaire d’autorisation de dépôt direct.
2. Naviguez jusqu’à Paie et sélectionnez Employés (Accéder)
3. Sélectionnez l’employé à configurer pour le dépôt direct.
4. Sélectionnez Modifier dans Mode de paiement.
5. Sélectionnez Dépôt direct dans le menu déroulant Mode de paiement . Vous pouvez également accéder au formulaire d’autorisation de dépôt direct si votre employé n’en a pas signé un.
6. Sélectionnez une méthode de dépôt direct . Les répartitions suivantes peuvent être effectuées sous forme de montant en dollars ou de pourcentage :

• Dépôt direct dans un compte.
• Dépôt direct dans deux comptes.
• Dépôt direct avec le solde sous forme de chèque.

7. Remplissez les champs à l’aide des renseignements du chèque annulé pour le dépôt direct ou du formulaire d’autorisation de l’employé.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Le processus de configuration est terminé. Vous êtes maintenant prêt à utiliser le dépôt direct pour payer vos employés.

Vérifier les limites et les délais de traitement du dépôt direct

Pour en savoir plus sur la façon de vérifier vos limites de dépôt direct et vos délais de traitement, consultez Obtenir de l’aide si vous avez dépassé une limite de dépôt direct.

Que faire si mon compte n’est toujours pas activé pour le dépôt direct?

Cette situation peut être attribuable à l’une des raisons suivantes :

• Vous avez saisi un numéro de compte bancaire non valide.
• Nous n’avons pas pu procéder à l’opération d’essai parce que votre compte bancaire affiche un solde de zéro.
• Vous avez saisi un montant incorrect pour l’opération d’essai.

Si l’une de ces situations se produit, nous vous enverrons un courriel contenant des instructions pour y remédier. L’expéditeur s’affichera comme notify@quickbase.com. Sinon, communiquez avec le soutien de la paie pour obtenir de l’aide.

Les services de transfert de fonds sont fournis par Intuit Canada Payments Inc.