Comment configurer le dépôt direct de la paie dans QuickBooks en ligne

Pour configurer le dépôt direct de la paie, vous devez d’abord saisir vos renseignements d’entreprise, de compte bancaire et d’administrateur principal. Après cette configuration initiale, vous devrez vérifier deux petites opérations de test dans votre compte bancaire. Une fois que votre compte aura été vérifié, vous pourrez configurer le dépôt direct pour chaque employé.

Ce qu’il faut savoir avant de commencer

Avant de configurer le dépôt direct, prenez note de ces renseignements importants.

Échéanciers d’approbation : Vous devez approuver les chèques de paie versés par dépôt direct en fonction de votre délai de paiement par dépôt direct :

• Modèle du jour suivant : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) le jour précédant le jour de la paie.
• Modèle de 2 jours : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) au moins 2 jours ouvrables avant le jour de la paie.
• Modèle de 5 jours : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) au moins 5 jours ouvrables avant le jour de paie.

Calendrier de configuration et de vérification

• L’ensemble du processus de configuration et de vérification du dépôt direct peut parfois prendre jusqu’à une semaine.
• Une fois que vous avez soumis vos renseignements, l’analyse des risques peut prendre jusqu’à trois jours.
• Une pratique exemplaire consiste à commencer la configuration le lendemain de l’exécution de la paie avec des chèques papier. Cela permet de s’assurer que votre compte n’est pas dans l’état « En attente » lorsqu’il est temps d’effectuer votre prochaine paie.

Rôles

• Le bureau principalr est le propriétaire du compte bancaire en cours de configuration.
• L’ administrateur principal est la personne inscrite au dossier qui recevra les communications par courriel pour le dépôt direct.
• L’administrateur principal et l’administrateur principal recevront le courriel « Vérification de la pièce d’identité » et le courriel « Vérification du compte bancaire ».

Vérification de l’identification (ID)

• La plupart des entreprises recevront un courriel de vérification de pièce d’identité de notify@Quickbase.com demandant une preuve d’identité.
• L’administrateur principal doit répondre à ce courriel en fournissant les documents requis avant que le dépôt direct puisse être utilisé.
• L’approbation de la pièce d’identité après sa soumission peut prendre jusqu’à deux jours ouvrables.
• Pour en savoir plus sur la façon de téléverser votre pièce d’identité du gouvernement, consultez cet article.

Précision de l’information

• Confirmez toujours que tous les numéros de compte et les renseignements sont exacts.
• Des renseignements incorrects peuvent entraîner un retard ou empêcher l’envoi des fonds à un employé.

Étape 1 : Saisir l’info sur votre compte bancaire

1. Sélectionnez Paramètres. ⚙️, puis Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez Comptes bancaires.
3. Remplissez les champs obligatoires pour votre entreprise, votre administrateur principalet votre compte bancaire.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Vous recevrez un courriel de confirmation vous invitant à vérifier vos renseignements en téléversant une copie de votre pièce d’identité.

Étape 2 : Vérifier l’opération de test

Vous devez vérifier les opérations de test après la configuration initiale. Dans un délai de deux à trois jours ouvrables, deux débits minimes (moins de 1,00 $ CA chacun) seront portés à votre compte.

Comment vérifier les montants

L’option de vérification est disponible de 24 à 48 heures après la saisie des renseignements sur votre compte bancaire.

1. Sélectionnez Paramètres. ⚙️, puis Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez l’icône de modification à côté de Comptes bancaires, puis sélectionnez Vérifier votre compte.
3. Saisissez les deux montants de l’opération de test (valeur en cents seulement, sans signe de dollar, p. ex. 47 pour 0,47 $).
4. Sélectionnez Vérifier.

Une fois la vérification réussie, vous êtes prêt à configurer vos employés.

Que faire si vous ne voyez pas les opérations de test

Si vous ne voyez pas les opérations dans les 3 jours ouvrables, suivez ces étapes pour les déclencher de nouveau :

1. Sélectionnez Paramètres. ⚙️, puis Paramètres de la paie.
2. Sélectionnez l’icône de modification à côté de Comptes bancaires, puis sélectionnez Vérifier l’opération de test.
3. Pour réinitialiser l’opération de test, saisissez 0,01 $ dans les cases et sélectionnez Vérifier trois fois. Cela fait échouer l’opération de test et vous permet d’ajouter les renseignements bancaires de nouveau.
4. Retournez à Paramètres de la paie et sélectionnez le bouton Modifier à côté du champ Compte bancaire .
5. Saisissez de nouveau les bons renseignements sur le compte bancaire.
6. Sélectionnez Continuer pour enregistrer les modifications.
7. Cela devrait déclencher l’envoi de l’opération de test par QuickBooks en ligne. Veuillez attendre encore 3 jours ouvrables pour que l’opération s’affiche.

Étape 3 : Configurer les employés pour le dépôt direct

Une fois votre compte bancaire vérifié, vous pourrez configurer chaque employé.

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit.

1. Assurez-vous que l’employé a rempli le formulaire d’autorisation de dépôt direct. Vous pouvez également accéder au formulaire d’autorisation de dépôt direct si votre employé n’en a pas signé un.
2. Sélectionnez l’employé à configurer pour le dépôt direct.
3. Sélectionnez Modifier dans Mode de paiement.
4. Sélectionnez Dépôt direct dans le menu déroulant Mode de paiement .
5. Sélectionnez une méthode de dépôt direct. Vous pouvez répartir les dépôts selon un montant en dollars ou un pourcentage :
   • Dépôt direct dans un compte.
   • Dépôt direct dans deux comptes.
   • Dépôt direct avec le solde sous forme de chèque.
6. Remplissez les champs à l’aide des renseignements du chèque annulé ou du formulaire d’autorisation de l’employé.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Le processus de configuration est terminé.

Dépannage et étapes suivantes

Vérifier les délais et les limites de traitement

Pour en savoir plus sur le calendrier de traitement du dépôt direct après la soumission de la paie, consultez le calendrier de traitement du dépôt direct.

Pour vérifier vos limites de dépôt direct et vos délais de traitement, consultez l’article Obtenir de l’aide si vous avez dépassé une limite de dépôt direct.

Que faire si mon compte n’est toujours pas actif?

Si votre compte n’est pas actif, cela peut être dû à l’une des situations suivantes :

• Vous avez saisi un numéro de compte bancaire non valide.
• Votre compte bancaire avait un solde nul et nous n’avons pas pu effectuer l’opération de test.
• Vous avez saisi un montant incorrect pour l’opération d’essai.

Si l’un de ces problèmes survient, vous recevrez un courriel de notify@quickbase.com avec des instructions. Sinon, communiquez avec le soutien de la paie pour obtenir de l’aide.

Les services de transfert de fonds sont fournis par Intuit Canada Payments Inc.