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Comment configurer le dépôt direct de la paie

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne11Mis à jour le 23 juin, 2021

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement configurer le dépôt direct de la paie. Après avoir effectué la configuration initiale, vous pouvez configurer chaque employé en dépôt direct et vérifier votre opération d’essai.

Voici quelques éléments à prendre en considération sur le dépôt direct :

  • Vous devez approuver les chèques de paie en cours payé par dépôt direct au plus tard à 17 h HNP, deux jours ouvrés avant la date de paie.
  • Cela peut prendre jusqu’à trois jours pour terminer l’analyse des risques après la configuration initiale.
  • Revérifiez tous les numéros de compte et tous les renseignements. Des renseignements erronés peuvent entraîner un retard ou que les fonds ne soient pas envoyés à un employé.
  • Une pratique optimale consiste à commencer la configuration du dépôt direct le lendemain de l’exécution d’une paie versée sous forme de chèques papier pour vous assurer de ne pas être dans l’état « En attente » lorsqu’il est temps d’exécuter votre prochaine paie. Configuration et vérification du dépôt direct peut parfois prendre jusqu’à une semaine.
  • L’administrateur général est le titulaire du compte bancaire configuré pour le dépôt direct.
  • Les communications par courriel pour le dépôt direct seront envoyées au Administrateur principal (MMA) au dossier, mais le AML / OFAC courriel et le vérifier le compte bancaire courriel ira aux deux l’administrateur général (propriétaire de la banque) et l’administrateur principal.
  • La plupart des entreprises recevra un courriel AML / OFAC de notifier@quickbase.com demander preuve d’identité et autres renseignements. L’administrateur général doit répondre à ce courriel avec la documentation appropriée avant d’utiliser le dépôt direct et l’approbation d’une seule fois peut prendre jusqu’à deux jours ouvrables la pièce d’identité est soumise.
Note : Passez en revue les délai de traitement du dépôt direct pour savoir combien de temps prendra le dépôt direct une fois la paie soumise.

Configuration initiale du dépôt direct

Voici comment configurer le dépôt direct pour la première fois :

  1. Sélectionnez le Paramètres ⚙️, puis Paramètres de la paie.
  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.
  3. Vérifiez ce dont vous avez besoin pour configurer le dépôt direct et sélectionnez Oui! Allons-y.
  4. Remplissez les champs obligatoires pour Compte bancaire de l’employeur et Administrateur principal du compte. 
  5. Sélectionnez Continuer.
  6. Vous recevoir un courriel de confirmation de notifier@quickbase.com vous invitant à vérifier vos renseignements. Une fois que l’information est vérifiée, vous recevrez un autre courriel confirmant vos débits préautorisés.

Vérifiez le dépôt direct d’une opération d’essai

Après avoir effectué la configuration initiale, vous devez vérifier une opération d’essai de dépôt direct. Dans 2 à 3 jours ouvrables, un petit débit de moins de 1,00 $ (CAD) sera extrait de votre compte à titre de test. Pour vérifier ce montant :

  1. Sélectionnez le Paramètres ⚙️, puis Paramètres de la paie.
  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.
  3. Sélectionnez Vérification Opération test. (Note : Cette option sera disponible seulement lorsque le montant de l’essai aura été prélevé.)
  4. Saisissez le montant de l’opération d’essai dans les deux cases (moins de 1,00 $). Saisissez les cents seulement, sans signe de dollar (p. ex. 0,47).
  5. Sélectionner Ok.
  6. Après avoir effectué la vérification, vous êtes prêt à configurer les employés!

Si vous vous ne voyez pas cette opération dans les trois jours ouvrables suivant la saisie des renseignements sur le dépôt direct dans vos paramètres de la paie, il y a des étapes que vous pouvez suivre pour déclencher l'opération de test. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez le Paramètres ⚙️, puis Paramètres de la paie.
  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.
  3. Sélectionnez Oui! Allons-y.
  4. Sélectionnez le Modifier à côté du bouton Compte bancaire champ.
  5. Saisissez la séquence de numéros suivante dans le champ du compte bancaire : 123456789.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
  7. Revenez immédiatement en arrière dans votre Paramètres de la paie du Équipement icône et sélectionnez Dépôt direct.
  8. Sélectionnez le Modifier à côté du bouton Compte bancaire champ.
  9. Saisissez de nouveau le numéro de compte bancaire correct et sauvegardez les modifications.
  10. Ceci devrait relancer QuickBooks en ligne pour envoyer l’opération d’essai à votre banque. Veuillez patienter encore trois jours ouvrables pour que l’opération apparaisse sur votre compte bancaire.
Note : Vous avez trois tentatives pour vérifier votre opération de test. Si vous ne réussissez pas, contactez-nous pour obtenir de l’aide.

Configurer le dépôt direct pour chaque employé

Après avoir vérifié votre opération d’essai de dépôt direct, vous êtes prêt à configurer chaque employé :

  1. Assurez-vous que l’employé a bien rempli le formulaire d’autorisation de dépôt direct.
  2. Une fois que vous avez terminé la configuration initiale, voici à quoi ressemble votre écran des paramètres du dépôt direct : Sélectionnez Configurer à côté de l’employé voulu.Set up direct deposit in QuickBooks Online
  3. De la Qu’est-ce que vous utilisez pour payer l’employé? flèche de déroulement, choisissez Dépôt direct.
  4. Remplissez les champs en utilisant les renseignements dans le formulaire d’autorisation de l’employé.
  5. Sélectionner Ok.
  6. Vous avez terminé la configuration du processus et vous êtes maintenant prêt à utiliser le dépôt direct pour payer vos employés.

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