Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement configurer le dépôt direct de la paie. Après la configuration initiale, vous pouvez inscrire chaque employé au dépôt direct et vérifier une opération d’essai.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Sachez ce qu’il faut savoir
- Configurer le dépôt direct
- Vérifier une opération de test de dépôt direct
- Configurer le dépôt direct pour chaque employé
- Vérifier les limites et les délais de traitement du dépôt direct
Éléments à prendre en considération
Voici ce que vous devez savoir au sujet du dépôt direct :
- Vous devez approuver les chèques de paie qui sont payés par dépôt direct en fonction de votre délai de paiement par dépôt direct.
- Modèle du jour suivant : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) le jour précédant le jour de la paie.
- Modèle de 2 jours : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) au moins 2 jours ouvrables avant le jour de paie.
- Modèle de 5 jours : Approuvez la paie avant 17 h HP (20 h HE) au moins 5 jours ouvrables avant le jour de paie.
- L’analyse des risques peut prendre jusqu’à 3 jours après la configuration initiale.
- Confirmez toujours que tous les numéros de compte et les renseignements sont exacts. Des renseignements inexacts peuvent causer un retard, ou empêcher que les fonds soient envoyés à un employé.
- Une pratique exemplaire consiste à commencer la configuration du dépôt direct le jour suivant le traitement d’une paie avec des chèques papier pour vous assurer que vous n’êtes pas dans une En attente indiquer quand il est temps d’exécuter votre prochaine paie.
- La configuration et la vérification du dépôt direct peuvent parfois prendre jusqu’à une semaine.
- L’administrateur général est le titulaire du compte bancaire configuré pour le dépôt direct.
- Les communications par courriel pour le dépôt direct seront envoyées à Administrateur principal au dossier, mais le Vérification de l’identité courriel et le vérifier le compte bancaire Le courriel sera envoyé à l’administrateur principal (propriétaire de la banque) et à l’administrateur principal.
- La plupart des entreprises reçoivent une Vérification de l’identité courriel de notify@Quickbase.com demandant une preuve d’identité et des renseignements supplémentaires. L’administrateur général doit répondre à ce courriel avec la documentation appropriée avant d’utiliser le dépôt direct; Une fois la pièce d’identité soumise, son approbation peut prendre jusqu’à deux jours ouvrables. Pour en savoir plus sur la façon de téléverser votre pièce d’identité gouvernementale ,voir cet article.
Note : Consultez le calendrier de traitement de dépôt direct pour savoir combien de temps le processus de dépôt prendra une fois que vous avez soumis la paie.
Configurer le dépôt direct
- Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙️, puis cliquez sur Paramètres de la paie.
- Sélectionnez Comptes bancaires.
- Remplissez les champs requis pour votre Entreprise, Administrateur principal, et Compte bancaire.
- Sélectionnez Enregistrer.
Vous recevrez un courriel de confirmation vous invitant à vérifier votre information téléversement d’une copie de votre pièce d’identité. Une fois que vos renseignements auront été vérifiés, vous recevrez un autre courriel confirmant vos débits préautorisés.
Vérifier une opération de test de dépôt direct
Il est nécessaire de vérifier les opérations de test de dépôt direct après la configuration initiale. Deux débits minimes de moins de 1,00 $ CA chacun sont portés à votre compte à l’essai dans les 2 à 3 jours ouvrables.
Pour vérifier ces montants :
- Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙️, puis cliquez sur Paramètres de la paie.
- Sélectionnez l’icône de modification à côté de Comptes bancaires, puis sélectionnez Vérifier votre compte. Cette option est disponible de 24 à 48 heures après la saisie des renseignements sur le compte bancaire.
- Saisissez les deux montants des opérations de test dans des cases (moins de 1,00 $). Entrez les cents seulement, sans signe de dollar. (par exemple, 47 pour 0,47 $)
- Sélectionner Vérifier.
Après avoir effectué la vérification, vous serez prêt à configurer les employés!
Si vous ne voyez pas ces opérations dans les trois jours ouvrables suivant la saisie des renseignements sur le dépôt direct dans vos paramètres de la paie, suivez ces étapes pour déclencher l’opération de test de nouveau :
- Sélectionnez l’icône Paramètres ⚙️, puis cliquez sur Paramètres de la paie.
- Sélectionnez l’icône de modification à côté de Comptes bancaires, puis sélectionnez Vérifiez l’opération de test.
- Pour réinitialiser l’opération de test, saisissez 0,01 $ dans les cases ci-dessous et sélectionnez vérifier 3 fois. Cela entraînera l’échec de l’opération de test et vous permettra d’ajouter les renseignements bancaires de nouveau.
- Retourner à Paramètres de la paie et sélectionnez Modifier bouton à côté de Compte bancaire champ.
- Saisissez de nouveau les bons renseignements sur le compte bancaire.
- Sélectionnez Continuer pour enregistrer vos modifications.
Cela devrait permettre à QuickBooks en ligne d’envoyer l’opération de test à votre banque. Veuillez attendre encore 3 jours ouvrables pour que l’opération apparaisse dans votre compte bancaire.
Configurer le dépôt direct pour chaque employé
Après avoir vérifié votre opération d’essai de dépôt direct, vous serez prêt à configurer chaque employé :
1. Assurez-vous que l’employé a rempli le Formulaire d’autorisation de dépôt direct.
2. Aller à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
3. Sélectionnez l’employé que vous voulez configurer pour le dépôt direct.
4. Modifiez le Mode de paiement et sélectionnez Dépôt direct dans le menu déroulant.
5. Remplissez les champs à l’aide des renseignements du formulaire d’autorisation de l’employé.
6. Sélectionnez Enregistrer.
Le processus de configuration est terminé. Vous êtes maintenant prêt à utiliser le dépôt direct pour payer vos employés.
Vérifier les limites et les délais de traitement du dépôt direct
Pour en savoir plus sur la façon de vérifier vos limites de dépôt direct et vos délais de traitement, visitez Obtenez de l’aide si vous avez dépassé une limite de dépôt direct.
Que faire si mon compte n’est toujours pas activé pour le dépôt direct?
Cette situation peut être attribuable à l’une des raisons suivantes :
- Vous avez saisi un numéro de compte bancaire non valide.
- Nous n’avons pas pu procéder à l’opération d’essai parce que votre compte bancaire affiche un solde de zéro.
- Vous avez saisi un montant incorrect pour l’opération d’essai.
Si l’une de ces situations se produit, nous vous enverrons un courriel contenant des instructions pour y remédier. L’expéditeur s’affichera comme notify@quickbase.com. Sinon, communiquez avec Soutien pour la paie pour obtenir de l’aide.