Démarrer avec QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer votre nouveau service de paie QuickBooks en ligne Paie de base, Premium ou Elite.

Vous devez effectuer quelques tâches avant de pouvoir payer vos employés. Voici un guide pratique et des vidéos pour vous aider à faire la configuration.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Commencer la configuration de la paie
• Terminez vos tâches de configuration de la paie
• Ajoutez votre équipe
• Saisissez vos renseignements fiscaux
• Lier votre institution financière
• Ajouter l’historique de paie

 : Si vous ne savez pas quel abonnementà QuickBooks en ligne Paie vous avez, connectez- vous à votre compte. Ensuite, actualisez cette page pour obtenir des étapes personnalisées, ou suivez ces étapes si vous êtes l’administrateur principal :

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Abonnements et facturation.
2. Le nom de votre abonnement à la paie se trouve dans la deuxième case.

Commencer la configuration de la paie

Pour lancer la configuration de la paie :

1. Connectez-vous à votre compte en tant qu’administrateur principal.
2. Allez à Paie, puis sélectionnez Aperçu (Amenez-moi là-bas).

Si vous avez QuickBooks en ligne Paie Elite, vous pouvez demander à l’un de nos experts de configurer la paie avec vous ou de le faire pour vous. Consultez la section Configuration de l’expert pour appeler ou prendre rendez-vous.

3. Sélectionnez Démarrer.
4. Indiquez si vous (ou quelqu’un d’autre) avez payé des employés durant l’année courante.
5. Sélectionnez la date à laquelle vous voulez commencer à payer vos employés avec QuickBooks.
6. Saisissez votre adresse d’entreprise principale.
   • Saisissez une adresse municipale (pas une case postale). Le lieu de travail détermine vos responsabilités fiscales.
   • Si vous avez plusieurs lieux de travail, vous pouvez les ajouter plus tard lorsque vous ajoutez vos employés.
7. Saisissez vos coordonnées principales pour la paie.
   • Il s’agit généralement de la personne responsable de payer vos employés. La personne-ressource pour la paie recevra de notre part les notifications importantes relatives à la paie et pourra discuter avec nos experts de la paie au sujet de votre compte de la paie.
8. Sélectionnez la façon dont vous avez exécuté votre paie dans le passé.
   • Selon votre réponse, vous pourriez être en mesure d’importer les renseignements sur les employés et l’historique de paie au lieu de les saisir manuellement.
9. Vous allez maintenant commencer à ajouter vos employés. Voir Ajouter votre équipe ci-dessous pour plus de détails.
10. Si vous n’avez payé aucun de vos employés cette année, vous pouvez choisir de le payer maintenant par chèque papier au besoin. Ou vous pouvez continuer la configuration et terminer les tâches de configuration restantes. Voir Configurer des tâches ci-dessous.

Note : Si vous choisissez de payer vos employés maintenant, vous êtes responsable des cotisations sociales à payer jusqu’à ce que vous terminiez la configuration de la paie. Si vous avez payé des employés cette année, vous aurez d’autres tâches à accomplir avant d’exécuter la paie. Consultez Terminer les tâches de configuration de la paie ci-dessous.

Terminez vos tâches de configuration de la paie

Comme il faut du temps pour importer vos renseignements sur la paie dans QuickBooks, la configuration est conçue pour vous permettre d’ajouter des renseignements à votre convenance et de les enregistrer au fur et à mesure. 

Les tâches peuvent être accomplies dans presque n’importe quel ordre. Il y a quelques tâches supplémentaires si vous avez déjà payé vos employés cette année.

Pour accéder à ces tâches :

1. Allez à Paie, puis sélectionnez Aperçu (Amenez-moi là-bas).
2. Sélectionnez Commencer sur la tâche sur laquelle vous voulez travailler.

Ajoutez votre équipe

Vous avez plusieurs options pour ajouter des renseignements sur vos employés.  Vous devez ajouter des renseignements vous-même. 

Dans cette tâche, vous saisirez les renseignements de vos employés et vous pourrez inviter vos employés à saisir certains de leurs renseignements grâce à notre logiciel gratuit QuickBooks Main-d’œuvre. 

Voici les renseignements nécessaires pour ajouter vos employés :

• Complété Formulaire TD1 et tout formulaire provincial équivalent, s’il y a lieu
• La date d’embauche
• La date de naissance
• Le taux de rémunération
• Les retenues sur le chèque de paie telles que les cotisations à l’assurance, au régime de retraite ou aux remboursements de prêt
• Le compte bancaire pour le dépôt direct (s’il y a lieu)
• Les taux d’accumulation et le solde de congés de maladie, de congés annuels et d’heures chômées et rémunérées (s’il y a lieu)

Regardez ces vidéos pour découvrir comment ajouter des employés :

Saisissez vos renseignements fiscaux

Dans cette tâche, vous ajouterez vos renseignements sur les cotisations sociales fédérales et provinciales. Voici les renseignements dont vous aurez besoin :

• Les détails de votre entreprise, comme la dénomination sociale et l’adresse légale de l’entreprise. Voici l’information que vous avez fournie pour demander un numéro d’entreprise à l’ARC.
• Un numéro de paie de l’ARC comprenant :
  • Un numéro d’entreprise à neuf chiffres
  • Un numéro de référence à quatre chiffres
• Formulaires utilisés pour calculer et soumettre vos cotisations sociales à l’ARC (par exemple, formulaire PD7A)
• La fréquence de vos remises d’impôt à l’emploi

Lier votre institution financière

Dans cette tâche, vous connecterez votre compte bancaire de la paie afin que vous puissiez utiliser le dépôt direct et que nous puissions payer et soumettre vos cotisations sociales. Vous pourrez peut-être le connecter instantanément afin de pouvoir utiliser le dépôt direct tout de suite. Voici les renseignements dont vous aurez besoin :

• Nom, adresse domiciliaire, numéro d’assurance sociale et date de naissance de l’administrateur général. L’administrateur général est le signataire autorisé du compte bancaire de la paie.
• Votre numéro de domiciliation, votre numéro d’institution financière et le numéro de compte chèques que vous voulez utiliser pour vos dépôts directs. Découvrez les multiples couches de sécurité que nous utilisons pour protéger vos données.

Ajouter l’historique de paie

Dans cette tâche, vous saisirez l’info sur le chèque de paie depuis le début de l’année pour chaque employé que vous avez payé cette année. Nous utiliserons cette information pour déclarer avec précision les salaires et les impôts sur les feuillets T4 et autres formulaires de cotisations sociales. Voici les renseignements dont vous aurez besoin :

• Fiches de paie ou rapports de paie pour chaque employé payé durant l’année civile
• Rapports sur la paie avec les totaux des salaires et des impôts de l’entreprise pour chaque date de paie du trimestre en cours