Démarrer avec QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer votre nouveau service de paie QuickBooks en ligne Paie de base, Premium ou Elite.

Vous devrez effectuer quelques tâches avant de pouvoir payer vos employés. Voici un guide pratique et des vidéos pour vous aider à configurer la paie.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Commencez la configuration de la paie
• Terminer les tâches de configuration de la paie
• Ajouter votre équipe
• Saisissez vos renseignements fiscaux
• Connectez votre compte bancaire
• Ajouter l’historique de paie

Conseil : Si vous ne savez pas exactement de quel abonnement à QuickBooks en ligne Paie vous disposez ,ouvrir une session à votre compte. Ensuite, actualisez cette page pour obtenir des étapes personnalisées, ou suivez ces étapes si vous êtes l’administrateur principal :

Commencez la configuration de la paie

Pour lancer la configuration de la paie :

1. Ouvrez une session dans votre compte en tant qu’administrateur principal.
2. Allez à Paie, puis sélectionnez Aperçu (Amenez-moi là-bas).

Si vous avez QuickBooks en ligne Paie Elite, vous pouvez demander à l’un de nos experts de configurer la paie avec vous. Consultez le Section Configuration par un expert pour appeler ou prendre rendez-vous.

3. Sélectionnez Démarrer.
4. Indiquez si vous ou une autre personne avez payé des employés au cours de l’année courante.
5. Sélectionnez la date à laquelle vous voulez commencer à payer vos employés dans QuickBooks.
6. Saisissez l’adresse principale de votre entreprise.
   • Saisissez une adresse municipale (pas une case postale). Le lieu de travail détermine vos responsabilités fiscales.
   • Si vous avez plusieurs lieux de travail, vous pouvez les ajouter plus tard lorsque vous ajoutez vos employés.
7. Saisissez vos coordonnées principales pour la paie.
   • Il s’agit généralement de la personne responsable de la paie de vos employés. Le contact avec la paie recevra les notifications importantes de notre part et pourrait discuter avec nos experts de la paie de votre compte de paie.
8. Sélectionnez la façon dont vous avez exécuté votre paie dans le passé.
   • Selon votre réponse, vous serez en mesure d’importer l’information sur l’employé et la paie au lieu de le saisir manuellement.
9. Vous allez maintenant commencer à ajouter vos employés. Voir Ajouter votre équipe ci-dessous pour plus de détails.
10. Si vous n’avez payé aucun de vos employés cette année, vous pouvez choisir de le payer maintenant par chèque papier, au besoin. Sinon, vous pouvez poursuivre la configuration et terminer les tâches de configuration restantes. Voir Configurer les tâches ci-dessous.

Note :Si vous optez pour Payer vos employés maintenant, vous serez responsable des cotisations sociales dues jusqu’à ce que vous terminiez la configuration de la paie. Si vous avez payé vos employés cette année, vous aurez plus de tâches à effectuer avant de pouvoir exécuter la paie. Voir Terminer les tâches de configuration de la paie ci-dessous.

Terminer les tâches de configuration de la paie

Nous savons qu’il faut du temps pour importer vos renseignements sur la paie dans QuickBooks, la configuration est donc conçue pour vous permettre d’ajouter des renseignements à votre convenance et de les enregistrer au fur et à mesure. 

Les tâches peuvent être complétées dans presque n’importe quel ordre.Il y a quelques tâches supplémentaires si vous avez déjà payé vos employés cette année.

Pour accéder à ces tâches :

1. Allez à Paie, puis sélectionnez Aperçu (Amenez-moi là-bas).
2. Sélectionnez Commencer sur la tâche sur laquelle vous voulez travailler.

Ajouter votre équipe

Vous avez deux options pour vous aider à ajouter certains renseignements sur vos employés.Vous devrez quand même ajouter des renseignements vous-même. 

Dans cette tâche, vous saisirez les renseignements de vos employés, et vous pourrez inviter vos employés à saisir certains de leurs propres renseignements à l’aide de notre logiciel QuickBooks Main-d’œuvre gratuit.

Voici les renseignements nécessaires pour ajouter vos employés :

• Terminer Formulaire TD1 et tout formulaire équivalent provincial, le cas échéant
• La date d’embauche
• La date de naissance
• Le taux de rémunération
• Les retenues sur le chèque de paie telles que les cotisations à l’assurance, au régime de retraite ou aux remboursements de prêt
• Le compte bancaire pour le dépôt direct (s’il y a lieu)
• Les taux d’accumulation et le solde de congés de maladie, de congés annuels et d’heures chômées et rémunérées (s’il y a lieu)

Regardez ces vidéos pour découvrir comment ajouter des employés :

Saisissez vos renseignements fiscaux

Dans cette tâche, vous ajouterez vos renseignements de cotisations sociales fédérales et provinciales.Voici les renseignements dont vous aurez besoin :

• Renseignements commerciaux, comme la dénomination sociale et l’adresse légale de l’entreprise. Voici l’information que vous avez fournie pour demander un numéro d’entreprise à l’ARC.
• Un numéro de paie de l’ARC composé de :
  • Un numéro d’entreprise à neuf chiffres
  • Un numéro de référence à quatre chiffres
• Formulaires utilisés pour calculer et verser les cotisations sociales à l’ARC (p. ex., formulaire PD7A)
• La fréquence de vos remises d’impôt.

Connecter votre banque

Dans cette tâche, vous connecterez votre compte bancaire de la paie pour que vous puissiez utiliser le dépôt direct et que nous puissions payer et soumettre vos cotisations sociales.Vous pourriez être en mesure de le connecter instantanément afin de pouvoir utiliser le dépôt direct immédiatement. Voici les renseignements dont vous aurez besoin :

• Nom, adresse domiciliaire, numéro d’assurance sociale et date de naissance de l’administrateur général. L’administrateur général est le signataire agréé du compte bancaire de la paie.
• Votre numéro de domiciliation, le numéro de votre institution financière et le numéro du compte chèques que vous souhaitez utiliser pour vos dépôts directs Découvrez les multiples couches de sécurité que nous utilisons pour assurer la sécurité de vos données.)

Ajouter l’historique de paie

Dans cette tâche, vous saisirez les renseignements sur les chèques de paie du cumul annuel pour chaque employé que vous avez payé cette année. Nous utiliserons cette information pour déclarer avec précision les salaires et les impôts sur les feuillets T4 et d’autres formulaires de cotisations sociales. Voici les renseignements dont vous aurez besoin :

• Fiches de paie ou rapports de paie pour chaque employé payé durant l’année civile en cours
• Rapports de paie avec les totaux de l’entreprise pour les salaires et les impôts pour chaque date de chèque de paie dans le trimestre courant